會議如何管理制度

會議如何管理制度第一章總則

為確保會議的高效、有序進行，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行力度，制定本會議管理制度。本制度適用于會議如何管理制度的所有參與者，包括但不限于公司領導、各部門負責人及員工。

一、會議宗旨

會議應圍繞公司戰(zhàn)略發(fā)展、業(yè)務推進、問題解決等方面進行，旨在促進溝通交流，統(tǒng)一思想認識，形成有效決策，確保公司各項工作順利開展。

二、會議原則

1.精簡高效：嚴格控制會議次數(shù)、規(guī)模和時長，提倡開短會、講短話，提高會議效率。

2.預議題準備：會議議題應提前征集，確保會議內(nèi)容充實、有針對性。

3.討論充分：鼓勵與會人員積極發(fā)表意見，充分討論，形成共識。

4.決策明確：會議形成的決策應明確具體，具有可操作性。

5.跟蹤落實：會議紀要應及時整理，明確責任人和完成時限，確保決策落實到位。

三、會議類型

根據(jù)會議性質(zhì)和目的，會議分為以下幾種：

1.公司級會議：研究公司重大事項，部署公司整體工作。

2.部門級會議：研究部門內(nèi)部工作，協(xié)調(diào)跨部門合作事項。

3.專題會議：針對特定問題或項目進行研究和討論。

4.例會：定期召開，匯報工作進展，解決日常問題。

四、會議組織與管理

1.會議組織者：負責會議的籌備、組織和主持工作，確保會議的順利進行。

2.會議記錄人：負責記錄會議內(nèi)容，整理會議紀要，并跟蹤落實。

3.與會人員：按時參加會議，積極參與討論，嚴格執(zhí)行會議決策。

4.會議室管理：遵循會議室管理規(guī)定，確保會議環(huán)境整潔、設施齊全。

五、本制度的解釋權歸公司董事會所有，自發(fā)布之日起執(zhí)行。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。

后續(xù)章節(jié)（會議流程、會議紀要的跟蹤落實、會議室管理規(guī)定、附則）將在此基礎上展開，進一步明確會議管理的具體要求和操作流程。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，本章將詳細介紹會議流程。

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議組織者應根據(jù)公司或部門工作需要，明確會議主題，確保會議目標清晰。

2.制定會議議程：會議組織者應提前制定會議議程，包括議題、討論時間、與會人員等內(nèi)容，并通知與會人員。

3.發(fā)送會議通知：會議組織者應在會議召開前，通過郵件、短信等方式發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議程等信息。

4.準備會議材料：會議組織者應收集與會議議題相關的資料，提前分發(fā)給與會人員，以便與會人員提前了解議題內(nèi)容。

5.會議室預約與布置：會議組織者應提前預約會議室，并確保會議室環(huán)境整潔、設施齊全，根據(jù)會議需求進行適當布置。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員應在會議開始前進行簽到，會議組織者應確保與會人員到齊。

2.會議主持人開場：會議主持人應簡要介紹會議主題、議程和預期目標，明確會議紀律。

3.議題討論：會議組織者按照議程安排，引導與會人員就各議題展開討論，確保討論充分、觀點明確。

4.決策與表決：會議組織者應在討論充分的基礎上，引導與會人員形成決策。對于重大事項，應進行表決，確保決策的民主性和合法性。

5.會議總結：會議主持人應在會議結束時，對會議討論情況進行總結，明確會議成果和下一步工作計劃。

三、會議紀要整理與發(fā)布

1.會議記錄人應在會議結束后，根據(jù)會議討論內(nèi)容整理會議紀要。

2.會議紀要應包括會議主題、時間、地點、與會人員、主要討論內(nèi)容、決策結果等內(nèi)容。

3.會議紀要應于會議結束后1個工作日內(nèi)完成整理，并發(fā)送給與會人員確認。

4.與會人員應在收到會議紀要后1個工作日內(nèi)提出修改意見，會議記錄人進行修改完善。

5.最終版會議紀要應于會議結束后3個工作日內(nèi)發(fā)布，以便相關人員了解會議內(nèi)容和執(zhí)行決策。

四、會議跟蹤與落實

1.會議組織者應跟蹤會議決策的執(zhí)行情況，確保決策落實到位。

2.會議紀要中明確的責任人和完成時限，應作為考核依據(jù)。

3.會議組織者應定期檢查會議決策的執(zhí)行情況，對未按期完成的任務進行催辦。

4.對于重大決策，會議組織者應定期向公司領導匯報執(zhí)行情況，確保決策的落地。

第三章會議紀要的跟蹤落實

為保障會議決策的有效執(zhí)行，本章重點闡述會議紀要的跟蹤落實流程及要求。

一、會議紀要的確認與發(fā)布

1.會議紀要完成后，應由會議組織者或指定人員進行審核，確保紀要內(nèi)容完整、準確。

2.會議紀要需經(jīng)與會人員確認，確保各事項表述無誤，決策明確。

3.確認后的會議紀要應以書面形式發(fā)布，確保公司相關人員均能查閱。

二、會議決策的分解與責任落實

1.會議組織者應將會議決策分解為具體的行動計劃，明確責任人和完成時限。

2.責任人應充分了解會議決策內(nèi)容，確保行動計劃與決策要求相符。

3.責任人應按照行動計劃推進工作，確保會議決策按期完成。

三、會議決策的跟蹤檢查

1.會議組織者應定期對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，了解進度，發(fā)現(xiàn)問題。

2.對于未按期完成的任務，會議組織者應及時與責任人溝通，了解原因，協(xié)助解決困難。

3.跟蹤檢查結果應記錄在案，作為會議組織者、責任人和相關部門的考核依據(jù)。

四、會議決策的匯報與反饋

1.會議組織者應定期向公司領導匯報會議決策的執(zhí)行情況，確保領導層了解工作動態(tài)。

2.對于重大決策，會議組織者應主動與領導溝通，及時匯報進展，爭取領導支持。

3.領導對會議決策的反饋意見，會議組織者應認真聽取，及時調(diào)整執(zhí)行計劃。

五、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要發(fā)布后，應由專人負責歸檔，確保資料齊全，便于查閱。

2.會議紀要的查閱權限應按照公司保密規(guī)定執(zhí)行，確保信息安全。

3.對于涉及重大事項的會議紀要，應按照公司檔案管理要求進行保管，確保資料的完整性和可追溯性。

六、會議紀要的持續(xù)改進

1.會議組織者應定期收集會議紀要執(zhí)行過程中的問題和建議，不斷優(yōu)化會議管理流程。

2.結合公司發(fā)展需求和實際情況，對會議紀要的內(nèi)容、格式和發(fā)布流程進行持續(xù)改進，提高會議管理效率。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障會議的順利進行，提高會議室使用效率，本章針對會議室的管理制定以下規(guī)定。

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，各部門或個人需提前預訂，確保會議時間、地點無沖突。

2.預訂會議室時，需填寫會議室預約表，包括會議主題、時間、參會人數(shù)等信息。

3.會議室預訂成功后，預訂人需按時使用，如需取消或變更，應提前通知會議室管理部門。

二、會議室布置與設施

1.會議室管理部門應確保會議室整潔、設施齊全，包括但不限于投影儀、音響、白板、空調(diào)等。

2.根據(jù)會議需求，會議室管理部門負責對會議室進行適當布置，如擺放座位、調(diào)試設備等。

3.預訂人如有特殊需求，應提前與會議室管理部門溝通，確保會議所需設施設備齊全。

三、會議室使用規(guī)范

1.與會人員應遵守會議紀律，按時進入會議室，關閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)。

2.會議期間，與會人員應保持安靜，不隨意離席，如有緊急事項需離開，應向會議主持人請假。

3.愛護會議室設施，不隨意損壞，使用完畢后，應將設備歸位，保持會議室整潔。

四、會議室安全管理

1.會議室管理部門應定期檢查會議室設施，確保安全無隱患。

2.會議期間，與會人員應遵守消防安全規(guī)定，不私拉亂接電源，不使用明火。

3.會議室管理部門應制定應急預案，應對突發(fā)事件，確保與會人員安全。

五、會議室維護與保養(yǎng)

1.會議室管理部門應定期對會議室進行清潔、保養(yǎng)，確保設施設備正常運行。

2.對于損壞的設施，應及時報修，確保會議室使用不受影響。

3.會議室管理部門應定期評估會議室使用情況，提出改進建議，提高會議室使用效率。

六、會議室管理考核

1.會議室管理部門應建立健全會議室管理制度，對會議室使用情況進行監(jiān)督、檢查。

2.定期對會議室使用情況進行統(tǒng)計，對違反規(guī)定的部門或個人進行通報批評，納入績效考核。

3.鼓勵各部門為會議室管理提供寶貴意見，共同提高會議室管理水平。

第五章附則

為確保本會議管理制度的有