設(shè)計(jì)院會(huì)議日常管理制度

設(shè)計(jì)院會(huì)議日常管理制度第一章總則

為確保設(shè)計(jì)院會(huì)議的效率與效果，規(guī)范會(huì)議流程，保障會(huì)議決策的貫徹落實(shí)，特制定本會(huì)議日常管理制度。

一、本制度適用于設(shè)計(jì)院范圍內(nèi)所有會(huì)議的管理，包括但不限于院務(wù)會(huì)議、專業(yè)委員會(huì)會(huì)議、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)議等。

二、會(huì)議旨在研究解決工作中的重大問題，部署重要工作，促進(jìn)溝通交流，提高工作效率。會(huì)議應(yīng)遵循高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉的原則。

三、參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)參加會(huì)議，積極參與討論，并對(duì)會(huì)議內(nèi)容保密。

四、會(huì)議的組織、籌備、召開、紀(jì)要整理及跟蹤落實(shí)等工作，由院辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。

五、會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。定期會(huì)議主要包括院務(wù)會(huì)議、專業(yè)委員會(huì)會(huì)議等，臨時(shí)會(huì)議根據(jù)工作需要隨時(shí)召開。

六、會(huì)議通知應(yīng)明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員及議程等內(nèi)容。會(huì)議通知應(yīng)提前發(fā)送給參會(huì)人員，以便做好參會(huì)準(zhǔn)備。

七、參會(huì)人員因故不能參加會(huì)議，應(yīng)提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假，并說明請(qǐng)假原因。

八、會(huì)議決策事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任單位、責(zé)任人和完成時(shí)限，確保決策的貫徹落實(shí)。

九、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。

十、本制度的解釋權(quán)歸設(shè)計(jì)院所有。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題及目標(biāo)，明確會(huì)議類型（定期會(huì)議或臨時(shí)會(huì)議）。

2.院辦公室負(fù)責(zé)制定會(huì)議議程，并根據(jù)會(huì)議主題邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和專業(yè)人員參會(huì)。

3.確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，提前做好會(huì)議室預(yù)定工作，確保會(huì)議硬件設(shè)施齊全。

4.發(fā)布會(huì)議通知，通知應(yīng)包含會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等內(nèi)容，并于會(huì)議召開前至少3天發(fā)送至參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議主持人應(yīng)提前到場(chǎng)，檢查會(huì)議設(shè)備，確保會(huì)議順利召開。

2.會(huì)議開始時(shí)，主持人簡(jiǎn)要介紹會(huì)議主題和議程，明確會(huì)議目的和要求。

3.與會(huì)人員按議程發(fā)言，圍繞會(huì)議主題展開討論，并提出建設(shè)性意見和建議。

4.會(huì)議主持人負(fù)責(zé)維持會(huì)議秩序，確保會(huì)議討論有序進(jìn)行，避免跑題和無效討論。

5.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)做好會(huì)議記錄，特別是關(guān)注會(huì)議決策和任務(wù)分工。

三、會(huì)議決策

1.會(huì)議主持人對(duì)討論事項(xiàng)進(jìn)行總結(jié)，形成決策。

2.決策事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任單位、責(zé)任人和完成時(shí)限。

3.對(duì)重大決策事項(xiàng)，應(yīng)進(jìn)行表決，表決結(jié)果需超過半數(shù)參會(huì)人員同意方可生效。

4.會(huì)議決策記錄應(yīng)詳細(xì)記載，并由主持人簽字確認(rèn)。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議的成果進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決策的貫徹落實(shí)。

2.對(duì)未解決的問題和需要進(jìn)一步討論的事項(xiàng)，明確下次會(huì)議議題。

3.會(huì)議結(jié)束后，主持人告知參會(huì)人員會(huì)議紀(jì)要的整理和發(fā)送時(shí)間。

五、會(huì)議資料的歸檔

1.院辦公室負(fù)責(zé)整理會(huì)議紀(jì)要、決策記錄等資料，并按照規(guī)定進(jìn)行歸檔。

2.對(duì)于涉密會(huì)議資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。

3.會(huì)議資料的歸檔工作應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后1周內(nèi)完成。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.院辦公室負(fù)責(zé)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、決策事項(xiàng)及責(zé)任人等。

3.會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)主持人審核批準(zhǔn)后，及時(shí)發(fā)布給所有參會(huì)人員，并對(duì)未參會(huì)人員做好傳達(dá)工作。

4.對(duì)于重大決策事項(xiàng)，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)抄送相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)，以便監(jiān)督執(zhí)行。

二、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.責(zé)任單位及責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要明確的時(shí)限和要求，積極推進(jìn)決策事項(xiàng)的落實(shí)。

2.院辦公室設(shè)立專門的跟蹤機(jī)制，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和督促。

3.對(duì)于執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向會(huì)議主持人或相關(guān)部門報(bào)告，尋求支持和協(xié)調(diào)。

三、會(huì)議紀(jì)要的反饋與評(píng)估

1.院辦公室定期收集會(huì)議決策的執(zhí)行情況，形成反饋報(bào)告，并在下一次會(huì)議中進(jìn)行通報(bào)。

2.對(duì)于未按期完成的決策事項(xiàng)，責(zé)任人需在會(huì)議上說明原因，并提出整改措施。

3.會(huì)議主持人根據(jù)執(zhí)行情況和反饋報(bào)告，對(duì)會(huì)議決策的落實(shí)效果進(jìn)行評(píng)估，必要時(shí)調(diào)整決策。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與應(yīng)用

1.會(huì)議紀(jì)要作為重要的工作檔案，應(yīng)由院辦公室按照規(guī)定進(jìn)行長(zhǎng)期保存，以備查閱。

2.會(huì)議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)應(yīng)作為工作計(jì)劃和考核的依據(jù)，納入相關(guān)人員的績(jī)效評(píng)估體系。

3.對(duì)于具有指導(dǎo)意義的會(huì)議紀(jì)要，可在適當(dāng)范圍內(nèi)進(jìn)行分享，以促進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)的交流和推廣。

五、會(huì)議紀(jì)要的修訂與更新

1.如會(huì)議決策在實(shí)際執(zhí)行中出現(xiàn)重大調(diào)整，院辦公室應(yīng)及時(shí)修訂會(huì)議紀(jì)要，并重新發(fā)布。

2.對(duì)于定期會(huì)議，院辦公室應(yīng)定期更新會(huì)議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容與實(shí)際情況相符。

3.修訂和更新后的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)通知所有相關(guān)人員，確保信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由院辦公室統(tǒng)一管理。

2.需要召開會(huì)議的部門或個(gè)人，應(yīng)提前向院辦公室提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息。

3.院辦公室根據(jù)預(yù)訂申請(qǐng)，合理安排會(huì)議室，確保會(huì)議硬件設(shè)施滿足會(huì)議需求。

4.若會(huì)議室出現(xiàn)沖突，院辦公室有權(quán)進(jìn)行調(diào)整，并及時(shí)通知相關(guān)預(yù)訂者。

二、會(huì)議室使用

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止在會(huì)議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食。

2.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室內(nèi)設(shè)施，如遇設(shè)施故障，及時(shí)向院辦公室報(bào)修。

3.會(huì)議室內(nèi)不得隨意更改布局，如需調(diào)整，請(qǐng)?zhí)崆跋蛟恨k公室申請(qǐng)。

4.會(huì)議結(jié)束后，使用部門或個(gè)人應(yīng)確保會(huì)議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源、水源，并帶走個(gè)人物品。

三、會(huì)議室設(shè)施與管理

1.院辦公室負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會(huì)議室應(yīng)配備必要的硬件設(shè)施，如投影儀、音響、白板等，以滿足不同會(huì)議需求。

3.會(huì)議室鑰匙由院辦公室統(tǒng)一管理，使用部門或個(gè)人需在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)歸還。

4.院辦公室應(yīng)建立會(huì)議室使用檔案，記錄會(huì)議室使用情況，為會(huì)議室管理和維護(hù)提供依據(jù)。

四、會(huì)議室保密規(guī)定

1.會(huì)議室內(nèi)討論的內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露涉密信息。

2.涉密會(huì)議應(yīng)在符合保密要求的會(huì)議室召開，參會(huì)人員需簽訂保密協(xié)議。

3.會(huì)議結(jié)束后，涉密資料應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或帶出會(huì)議室。

五、會(huì)議室應(yīng)急預(yù)案

1.院辦公室應(yīng)制定會(huì)議室應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，確保會(huì)議的正常進(jìn)行。

2.遇到突發(fā)事件，如會(huì)議室設(shè)施故障、突發(fā)停電等，院辦公室應(yīng)及時(shí)采取措施，并通知相關(guān)預(yù)訂者。

3.預(yù)案內(nèi)容包括但不限于設(shè)施搶修、備用會(huì)議室安排、通知參會(huì)人員等。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸