公共會(huì)議室管理制度范文

公共會(huì)議室管理制度范文第一章總則

為確保公司會(huì)議的高效、有序進(jìn)行，提高會(huì)議質(zhì)量，明確會(huì)議管理制度，特制定本公共會(huì)議室管理制度。本制度適用于公司內(nèi)部所有使用公共會(huì)議室召開的各類會(huì)議。

一、目的

1.規(guī)范會(huì)議組織與召開流程，提高會(huì)議效率。

2.確保會(huì)議室資源合理分配，避免資源浪費(fèi)。

3.強(qiáng)化會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議，包括但不限于：工作例會(huì)、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)、專題討論會(huì)等。

2.本制度適用于公司全體員工及會(huì)議相關(guān)人員。

三、基本原則

1.會(huì)議召開應(yīng)以解決實(shí)際問題、提高工作效率為目的，嚴(yán)禁召開無實(shí)際內(nèi)容的會(huì)議。

2.會(huì)議應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)定議程進(jìn)行，控制會(huì)議時(shí)間，避免拖沓。

3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議內(nèi)容，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

4.會(huì)議室資源應(yīng)公平、合理分配，優(yōu)先保障重要會(huì)議。

四、責(zé)任與權(quán)限

1.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、召開和總結(jié)，并對(duì)會(huì)議效果負(fù)責(zé)。

2.會(huì)議參與者應(yīng)積極參與討論，遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)完成會(huì)議任務(wù)。

3.會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理、維護(hù)及預(yù)約安排。

五、制度修訂

1.本制度根據(jù)公司發(fā)展需要和實(shí)際情況適時(shí)進(jìn)行修訂。

2.修訂后的制度經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，自發(fā)布之日起生效。

六、附則

1.本制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部門。

2.本制度的實(shí)施過程中，如有未盡事宜，可由公司行政管理部門協(xié)商解決。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議召開的各個(gè)環(huán)節(jié)，特制定以下會(huì)議流程：

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和目標(biāo)：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，明確會(huì)議的主題和目標(biāo)，確保會(huì)議內(nèi)容具有針對(duì)性和實(shí)用性。

2.擬定會(huì)議議程：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和目標(biāo)，制定會(huì)議議程，包括會(huì)議議題、時(shí)間安排、參會(huì)人員等。

3.確定參會(huì)人員：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，邀請(qǐng)相關(guān)部門和人員參會(huì)，確保會(huì)議決策的全面性和準(zhǔn)確性。

4.通知參會(huì)人員：會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開前至少1個(gè)工作日，通過郵件、電話等方式通知參會(huì)人員，并附上會(huì)議議程。

5.預(yù)約會(huì)議室：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議時(shí)間、人數(shù)等因素，提前預(yù)約合適的會(huì)議室，并通知會(huì)議室管理員做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議室門口簽到，確保會(huì)議的出勤情況。

2.會(huì)議主持人開場(chǎng)：會(huì)議主持人簡(jiǎn)要介紹會(huì)議主題、目標(biāo)和議程，明確會(huì)議紀(jì)律和參會(huì)人員要求。

3.會(huì)議討論：根據(jù)會(huì)議議程，依次討論各個(gè)議題，參會(huì)人員應(yīng)充分發(fā)表意見，確保會(huì)議決策的全面性。

4.會(huì)議決策：會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，總結(jié)各方意見，形成會(huì)議決策。

5.會(huì)議記錄：指定專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，確保會(huì)議紀(jì)要真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

三、會(huì)議總結(jié)與反饋

1.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議的成果、不足之處進(jìn)行總結(jié)，并對(duì)下次會(huì)議提出期望和要求。

2.會(huì)議紀(jì)要整理：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)整理出會(huì)議紀(jì)要，并發(fā)送給會(huì)議組織者審核。

3.會(huì)議紀(jì)要反饋：會(huì)議組織者應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后的2個(gè)工作日內(nèi)，將紀(jì)要反饋給參會(huì)人員，以便大家了解會(huì)議內(nèi)容。

4.會(huì)議決策落實(shí)：會(huì)議組織者應(yīng)跟蹤會(huì)議決策的執(zhí)行情況，確保會(huì)議成果的落實(shí)。

四、會(huì)議評(píng)估與改進(jìn)

1.會(huì)議評(píng)估：會(huì)議組織者應(yīng)在每次會(huì)議結(jié)束后，收集參會(huì)人員的意見和建議，評(píng)估會(huì)議效果。

2.會(huì)議改進(jìn)：根據(jù)會(huì)議評(píng)估結(jié)果，會(huì)議組織者應(yīng)針對(duì)會(huì)議流程、議題設(shè)置等方面進(jìn)行改進(jìn)，不斷提高會(huì)議質(zhì)量。

3.定期回顧：公司行政管理部門應(yīng)定期回顧會(huì)議管理制度，結(jié)合實(shí)際運(yùn)行情況，提出修訂建議。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議內(nèi)容的記錄，是會(huì)議決策的執(zhí)行依據(jù)。為確保會(huì)議成果的有效落實(shí)，特制定以下會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)措施：

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由指定的記錄人在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果、責(zé)任人和完成時(shí)限等。

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議組織者審核無誤后，于會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。

二、會(huì)議紀(jì)要的反饋與確認(rèn)

1.各參會(huì)人員應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后的2個(gè)工作日內(nèi)，對(duì)紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行閱讀和確認(rèn)，如有異議，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織者提出。

2.會(huì)議組織者應(yīng)在收到反饋后的1個(gè)工作日內(nèi)，對(duì)異議進(jìn)行核實(shí)和處理，確保會(huì)議紀(jì)要的正確性和可執(zhí)行性。

3.確認(rèn)后的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為會(huì)議決策執(zhí)行的正式依據(jù)。

三、會(huì)議決策的執(zhí)行與跟蹤

1.各責(zé)任部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決策內(nèi)容，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.會(huì)議組織者應(yīng)建立會(huì)議決策跟蹤表，對(duì)決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期跟蹤和督促。

3.各責(zé)任部門應(yīng)按時(shí)完成會(huì)議決策的執(zhí)行，如遇困難和問題，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織者報(bào)告，尋求協(xié)調(diào)和支持。

四、會(huì)議成果的評(píng)估與反饋

1.會(huì)議組織者應(yīng)在決策執(zhí)行期限到期后，組織相關(guān)人員對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行評(píng)估，確保決策效果達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

2.對(duì)于未按期完成或執(zhí)行效果不佳的決策，會(huì)議組織者應(yīng)分析原因，提出改進(jìn)措施，并在后續(xù)會(huì)議中進(jìn)行通報(bào)和討論。

3.會(huì)議成果的評(píng)估結(jié)果應(yīng)作為對(duì)相關(guān)部門和人員績(jī)效考核的依據(jù)之一。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.會(huì)議紀(jì)要的歸檔應(yīng)包括電子版和紙質(zhì)版，由行政管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理和保存。

3.會(huì)議紀(jì)要的查閱和借閱應(yīng)遵循公司檔案管理相關(guān)規(guī)定，確保信息安全。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保會(huì)議室資源的高效利用，創(chuàng)造良好的會(huì)議環(huán)境，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定：

一、會(huì)議室預(yù)約與使用

1.會(huì)議室預(yù)約：需使用會(huì)議室的部門或個(gè)人，應(yīng)提前向會(huì)議室管理員預(yù)約，并提供會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息。

2.會(huì)議室安排：會(huì)議室管理員根據(jù)預(yù)約情況進(jìn)行合理安排，確保會(huì)議室資源得到公平、合理的使用。

3.臨時(shí)使用：如遇緊急會(huì)議，會(huì)議室管理員可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會(huì)議室安排，并及時(shí)通知相關(guān)部門。

二、會(huì)議室設(shè)備與設(shè)施

1.會(huì)議室設(shè)備：會(huì)議室應(yīng)配備必要的會(huì)議設(shè)備，如投影儀、音響、白板等，并保持設(shè)備完好。

2.設(shè)備使用：會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議開始前檢查設(shè)備運(yùn)行情況，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

3.設(shè)施維護(hù)：會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議室設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)修，確保設(shè)施正常使用。

三、會(huì)議室環(huán)境與衛(wèi)生

1.環(huán)境要求：會(huì)議室應(yīng)保持安靜、整潔、光線充足，室內(nèi)溫度適宜，為參會(huì)人員提供舒適的環(huán)境。

2.衛(wèi)生管理：會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常清潔工作，確保會(huì)議室內(nèi)外環(huán)境整潔。

3.會(huì)后整理：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)督促參會(huì)人員共同整理會(huì)議室，將設(shè)備歸位，清理垃圾。

四、會(huì)議室安全與保密

1.安全管理：會(huì)議室管理員應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患，確保會(huì)議安全。

2.保密要求：涉及公司機(jī)密的會(huì)議，會(huì)議組織者應(yīng)采取必要措施，如設(shè)置密碼、限制參會(huì)人員等，確保會(huì)議內(nèi)容保密。

3.會(huì)議資料：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)妥善保管會(huì)議資料，防止泄露公司機(jī)密。

五、會(huì)議室違規(guī)處理

1.違規(guī)行為：違反會(huì)議室管理規(guī)定的行為，如擅自占用會(huì)議室、損壞設(shè)備等，應(yīng)予以制止并記錄。

2.處理措施：對(duì)違反規(guī)定的部門或個(gè)人，視情節(jié)輕重，給予警告、罰款等處罰，并納入個(gè)人或部門績(jī)效考核。

3.改進(jìn)與反饋：會(huì)議室管理員應(yīng)收集違規(guī)情況，定期進(jìn)行分析和改進(jìn)，提高會(huì)議室管理水平。

第五章附則

為確保本公共會(huì)議室管理制度的實(shí)施效果，明確相關(guān)責(zé)