會(huì)議室用品管理制度

會(huì)議室用品管理制度第一章總則

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，規(guī)范會(huì)議室用品的管理，特制定本管理制度。以下內(nèi)容適用于會(huì)議室用品管理制度，適用于公司內(nèi)部所有會(huì)議及相關(guān)活動(dòng)。

一、目的

本制度旨在明確會(huì)議室用品的管理職責(zé)、使用流程及維護(hù)要求，保障會(huì)議的有序進(jìn)行，提高工作效率，降低成本。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議室、接待室等場(chǎng)所的用品管理。

2.本制度所涉及的會(huì)議室用品包括但不限于：投影儀、音響設(shè)備、筆記本電腦、會(huì)議桌椅、白板、筆紙等。

三、會(huì)議室用品管理原則

1.統(tǒng)一管理：會(huì)議室用品由行政部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)采購(gòu)、保管、分配及維護(hù)。

2.定期檢查：行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室用品進(jìn)行檢查，確保用品的正常使用。

3.節(jié)約使用：?jiǎn)T工應(yīng)愛(ài)惜會(huì)議室用品，避免浪費(fèi)，提高資源利用率。

4.及時(shí)報(bào)修：如發(fā)現(xiàn)會(huì)議室用品損壞，使用人應(yīng)立即報(bào)修，確保會(huì)議用品的正常使用。

四、會(huì)議室用品管理職責(zé)

1.行政部門(mén)：負(fù)責(zé)會(huì)議室用品的采購(gòu)、保管、分配、維護(hù)及報(bào)廢處理。

2.使用部門(mén)：負(fù)責(zé)會(huì)議室用品的日常使用及維護(hù)，確保用品完好。

3.使用人：負(fù)責(zé)在使用會(huì)議室用品時(shí)，遵守相關(guān)規(guī)定，愛(ài)惜用品，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

五、制度修訂

本制度由行政部門(mén)負(fù)責(zé)解釋和修訂。如遇實(shí)際情況發(fā)生變化，需對(duì)制度進(jìn)行調(diào)整時(shí)，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出修改方案，報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后予以實(shí)施。

六、生效時(shí)間

本制度自發(fā)布之日起生效，如有未盡事宜，可由行政部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的有序進(jìn)行，提高會(huì)議效率，以下會(huì)議流程必須嚴(yán)格執(zhí)行：

一、會(huì)議預(yù)約

1.需要召開(kāi)會(huì)議的部門(mén)或個(gè)人，應(yīng)提前向行政部門(mén)提出會(huì)議申請(qǐng)，填寫(xiě)會(huì)議預(yù)約單，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議主題等內(nèi)容。

2.行政部門(mén)在收到會(huì)議申請(qǐng)后，根據(jù)會(huì)議室使用情況，合理安排會(huì)議室，并在會(huì)議預(yù)約單上簽字確認(rèn)。

3.會(huì)議預(yù)約單經(jīng)行政部門(mén)確認(rèn)后，申請(qǐng)部門(mén)或個(gè)人應(yīng)將會(huì)議通知及時(shí)發(fā)送給參會(huì)人員。

二、會(huì)議準(zhǔn)備

1.會(huì)議召開(kāi)前，行政部門(mén)負(fù)責(zé)檢查會(huì)議室用品是否齊全、設(shè)備是否正常運(yùn)行。

2.會(huì)議主持人應(yīng)提前準(zhǔn)備會(huì)議資料，確保會(huì)議內(nèi)容的充實(shí)和有序。

3.會(huì)議召開(kāi)前15分鐘，行政部門(mén)負(fù)責(zé)將會(huì)議室用品擺放整齊，開(kāi)啟設(shè)備，確保會(huì)議環(huán)境整潔、舒適。

三、會(huì)議進(jìn)行

1.會(huì)議主持人應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)議議程進(jìn)行，控制會(huì)議時(shí)間，確保會(huì)議內(nèi)容充實(shí)、高效。

2.與會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，遵守會(huì)議紀(jì)律，積極參與討論，禁止私下交談或玩手機(jī)等行為。

3.會(huì)議期間，如需使用會(huì)議室設(shè)備，使用人應(yīng)提前熟悉設(shè)備操作，如有問(wèn)題，及時(shí)向行政部門(mén)求助。

四、會(huì)議記錄

1.會(huì)議應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議紀(jì)要，內(nèi)容包括：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主要討論內(nèi)容、決策事項(xiàng)等。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)完成，經(jīng)會(huì)議主持人審核后，發(fā)送給參會(huì)人員。

五、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)人員應(yīng)將會(huì)議室用品歸位，保持會(huì)議室整潔。

2.會(huì)議主持人應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給行政部門(mén)存檔，以便跟蹤落實(shí)會(huì)議決策事項(xiàng)。

六、會(huì)議延期與取消

1.如需延期或取消會(huì)議，申請(qǐng)部門(mén)或個(gè)人應(yīng)提前通知行政部門(mén)，以便及時(shí)調(diào)整會(huì)議室安排。

2.延期或取消的會(huì)議，應(yīng)重新提交會(huì)議預(yù)約單，按正常流程進(jìn)行預(yù)約。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)至關(guān)重要。以下為會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)流程：

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主要討論內(nèi)容、決策事項(xiàng)、責(zé)任人和完成期限等。

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核無(wú)誤后，應(yīng)及時(shí)發(fā)送給所有參會(huì)人員，并抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

二、會(huì)議決策事項(xiàng)的責(zé)任分配

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的決策事項(xiàng)，應(yīng)明確責(zé)任人，并規(guī)定完成期限。

2.責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，確保決策事項(xiàng)的落實(shí)。

三、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤與監(jiān)督

1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)度。

2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)主動(dòng)關(guān)注本部門(mén)相關(guān)的會(huì)議決策事項(xiàng)，督促責(zé)任人按期完成。

四、會(huì)議決策事項(xiàng)的反饋與評(píng)估

1.責(zé)任人在完成決策事項(xiàng)后，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議主持人或行政部門(mén)反饋執(zhí)行結(jié)果。

2.行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后類似會(huì)議提供借鑒。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，以便于今后的查閱。

2.員工如需查閱會(huì)議紀(jì)要，可向行政部門(mén)提出申請(qǐng)，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)提供相應(yīng)的支持。

六、會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的改進(jìn)與優(yōu)化

1.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行總結(jié)，分析存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施。

2.針對(duì)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行過(guò)程中的痛點(diǎn)，優(yōu)化管理流程，提高會(huì)議決策的執(zhí)行效率。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保會(huì)議室的高效利用和良好環(huán)境，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定：

一、會(huì)議室使用預(yù)約

1.會(huì)議室使用前，需提前向行政部門(mén)提交會(huì)議室預(yù)約申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息。

2.行政部門(mén)根據(jù)預(yù)約申請(qǐng)，合理安排會(huì)議室，并在會(huì)議前確認(rèn)會(huì)議室的使用狀態(tài)。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持室內(nèi)整潔。

2.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)，遵守會(huì)議紀(jì)律，不得隨意離開(kāi)。

3.使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵循操作規(guī)程，愛(ài)護(hù)設(shè)備，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)報(bào)修。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會(huì)議室設(shè)備使用完畢后，應(yīng)關(guān)閉電源，避免長(zhǎng)時(shí)間待機(jī)耗電。

3.如需攜帶設(shè)備外出或借用，應(yīng)向行政部門(mén)申請(qǐng)，并辦理相應(yīng)的借用手續(xù)。

四、會(huì)議室環(huán)境維護(hù)

1.會(huì)議室應(yīng)保持通風(fēng)、清潔，定期進(jìn)行衛(wèi)生打掃。

2.會(huì)議室內(nèi)物品應(yīng)擺放整齊，不得隨意挪動(dòng)或損壞。

3.行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議室環(huán)境進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。

五、會(huì)議室安全措施

1.會(huì)議室應(yīng)配置適當(dāng)數(shù)量的消防設(shè)施，并定期檢查，確保其正常使用。

2.會(huì)議室內(nèi)不得存放易燃、易爆等危險(xiǎn)物品。

3.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)了解緊急疏散路線，確保在緊急情況下快速、安全地疏散。

六、會(huì)議室保密要求

1.會(huì)議室內(nèi)討論的內(nèi)容涉及公司機(jī)密時(shí)，與會(huì)人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露。

2.會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)將涉及機(jī)密的資料妥善保管，不得遺留在會(huì)議室內(nèi)。

七、會(huì)議室違規(guī)處理

1.對(duì)違反會(huì)議室管理規(guī)定的個(gè)人或部門(mén)，行政部門(mén)有權(quán)進(jìn)行提醒、警告，并視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處罰。

2.如造成設(shè)備損壞或遺失，責(zé)任人應(yīng)按公司規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

遵守會(huì)議室管理規(guī)定，有助于提高會(huì)議效率，保障會(huì)議的順利進(jìn)行，望全體員工共同維護(hù)。

第五章附則

為確保本管理制度的貫徹執(zhí)行，特制定以下附則：

一、本管理制度自發(fā)布之