人才驛站會(huì)議室管理制度

人才驛站會(huì)議室管理制度第一章總則

一、目的與原則

為確保人才驛站會(huì)議室（以下簡(jiǎn)稱“會(huì)議室”）的有效管理與合理使用，提高會(huì)議效率，制定本管理制度。本制度遵循公開(kāi)、公平、高效、節(jié)約的原則，保障驛站各項(xiàng)會(huì)議的順利進(jìn)行。

二、適用范圍

本管理制度適用于在人才驛站會(huì)議室召開(kāi)的各種形式的會(huì)議，包括但不限于座談會(huì)、培訓(xùn)會(huì)、研討會(huì)等。

三、會(huì)議分類

1.固定會(huì)議：按照驛站工作計(jì)劃定期召開(kāi)的會(huì)議；

2.臨時(shí)會(huì)議：因工作需要臨時(shí)召集的會(huì)議；

3.大型會(huì)議：參會(huì)人數(shù)較多，需提前申請(qǐng)的會(huì)議。

四、責(zé)任部門

1.驛站綜合管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理、維護(hù)及預(yù)約工作；

2.驛站各部門負(fù)責(zé)本部門會(huì)議的召開(kāi)及會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)；

3.驛站領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審批會(huì)議室預(yù)約申請(qǐng)及監(jiān)督會(huì)議管理制度執(zhí)行。

五、會(huì)議室使用原則

1.優(yōu)先保障固定會(huì)議和大型會(huì)議；

2.鼓勵(lì)各部門共享會(huì)議室資源，提高使用效率；

3.會(huì)議室使用需遵循預(yù)約制度，未經(jīng)預(yù)約不得擅自使用；

4.會(huì)議室使用過(guò)程中，應(yīng)愛(ài)護(hù)公物，保持環(huán)境整潔。

六、制度執(zhí)行與監(jiān)督

1.驛站各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本管理制度，如有違反，將視情節(jié)給予相應(yīng)處理；

2.驛站綜合管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議室的管理與監(jiān)督，定期檢查設(shè)備設(shè)施，確保會(huì)議室的正常使用；

3.驛站領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議管理制度的宣傳與教育，提高全體員工遵守制度的自覺(jué)性。

本章內(nèi)容旨在明確會(huì)議室管理的基本原則和責(zé)任分工，為后續(xù)章節(jié)的具體規(guī)定提供指導(dǎo)。請(qǐng)各部門認(rèn)真貫徹執(zhí)行，共同維護(hù)驛站會(huì)議秩序。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和目標(biāo)：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)工作需要，明確會(huì)議的主題和預(yù)期目標(biāo)，制定會(huì)議議程。

2.提交會(huì)議申請(qǐng)：會(huì)議發(fā)起人向綜合管理部門提交會(huì)議申請(qǐng)，內(nèi)容包括會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等。

3.審批會(huì)議申請(qǐng)：綜合管理部門收到會(huì)議申請(qǐng)后，進(jìn)行審批，確認(rèn)會(huì)議室是否可用，并在1個(gè)工作日內(nèi)給予答復(fù)。

4.通知參會(huì)人員：會(huì)議申請(qǐng)批準(zhǔn)后，會(huì)議發(fā)起人應(yīng)及時(shí)通知參會(huì)人員，確保相關(guān)人員按時(shí)參加。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前進(jìn)行簽到，會(huì)議負(fù)責(zé)人需做好簽到記錄。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，并介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員。

3.按照會(huì)議議程逐項(xiàng)進(jìn)行討論，鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)言，充分表達(dá)意見(jiàn)和建議。

4.會(huì)議主持人負(fù)責(zé)把控會(huì)議進(jìn)程，確保會(huì)議內(nèi)容緊扣主題，避免跑題和拖延。

三、會(huì)議記錄與紀(jì)要

1.指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議討論內(nèi)容、結(jié)論和待辦事項(xiàng)。

2.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)整理出會(huì)議紀(jì)要，提交給會(huì)議主持人審核。

3.會(huì)議主持人審核通過(guò)后，將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員，并抄送相關(guān)部門。

四、會(huì)議決策執(zhí)行與跟蹤

1.各部門根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中確定的待辦事項(xiàng)，制定執(zhí)行計(jì)劃，明確責(zé)任人、完成時(shí)間和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

2.會(huì)議發(fā)起人負(fù)責(zé)跟蹤督促待辦事項(xiàng)的執(zhí)行進(jìn)度，確保會(huì)議決策得到有效落實(shí)。

3.各責(zé)任部門應(yīng)定期向會(huì)議發(fā)起人報(bào)告待辦事項(xiàng)的執(zhí)行情況，直至完成。

本章詳細(xì)闡述了會(huì)議的籌備、召開(kāi)、記錄與紀(jì)要以及決策執(zhí)行與跟蹤等環(huán)節(jié)，旨在規(guī)范會(huì)議流程，提高會(huì)議效率。各部門應(yīng)嚴(yán)格按照本章規(guī)定執(zhí)行，確保會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確反映會(huì)議的討論內(nèi)容、決策結(jié)果和具體的行動(dòng)措施。

2.會(huì)議紀(jì)要的整理應(yīng)清晰、條理分明，便于參會(huì)人員理解和執(zhí)行。

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核無(wú)誤后，應(yīng)及時(shí)通過(guò)郵件、內(nèi)部通訊平臺(tái)等方式發(fā)布給所有參會(huì)人員和相關(guān)利益方。

二、會(huì)議紀(jì)要的審批與確認(rèn)

1.發(fā)布會(huì)議紀(jì)要前，應(yīng)由會(huì)議主持人或指定負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。

2.會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后，參會(huì)人員應(yīng)對(duì)紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，如有異議或補(bǔ)充，應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)提出。

3.會(huì)議紀(jì)要的最終版本需得到會(huì)議主持人的再次確認(rèn)，并作為后續(xù)執(zhí)行的依據(jù)。

三、行動(dòng)措施的分解與責(zé)任分配

1.根據(jù)會(huì)議紀(jì)要確定的行動(dòng)措施，各部門應(yīng)將其細(xì)化為具體的任務(wù)，明確每項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人、完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)和預(yù)期成果。

2.責(zé)任人應(yīng)清晰了解自己的任務(wù)要求，并承諾按計(jì)劃執(zhí)行。

四、執(zhí)行進(jìn)度的監(jiān)控與報(bào)告

1.會(huì)議發(fā)起人或指定跟蹤人應(yīng)定期檢查行動(dòng)措施的執(zhí)行進(jìn)度，確保各項(xiàng)任務(wù)按時(shí)完成。

2.責(zé)任人應(yīng)定期向會(huì)議發(fā)起人報(bào)告任務(wù)進(jìn)展情況，對(duì)于執(zhí)行中遇到的問(wèn)題和困難，應(yīng)及時(shí)溝通并尋求解決方案。

3.對(duì)于關(guān)鍵任務(wù)或重要問(wèn)題，可設(shè)立專項(xiàng)會(huì)議進(jìn)行討論和決策，確保問(wèn)題得到及時(shí)解決。

五、結(jié)果評(píng)估與反饋

1.任務(wù)完成后，責(zé)任人應(yīng)提交成果報(bào)告，會(huì)議發(fā)起人應(yīng)對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評(píng)估。

2.對(duì)于執(zhí)行效果良好的措施，應(yīng)給予肯定和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于執(zhí)行不力的，應(yīng)分析原因，制定改進(jìn)措施，并在后續(xù)工作中予以落實(shí)。

3.評(píng)估結(jié)果和改進(jìn)措施應(yīng)記錄在案，作為未來(lái)工作的參考。

本章著重強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，確保會(huì)議決策不流于形式，而是轉(zhuǎn)化為實(shí)際行動(dòng)和成果。各環(huán)節(jié)的嚴(yán)格執(zhí)行是提高會(huì)議效率和執(zhí)行力度的關(guān)鍵。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)約與使用

1.會(huì)議室預(yù)約：各部門需提前向綜合管理部門預(yù)約會(huì)議室，并提供會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、設(shè)備需求等信息。

2.預(yù)約確認(rèn)：綜合管理部門收到預(yù)約申請(qǐng)后，應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行確認(rèn)，如有沖突，需與申請(qǐng)部門協(xié)商解決。

3.會(huì)議室使用：會(huì)議開(kāi)始前，預(yù)約部門應(yīng)確保會(huì)議室整潔，并按照預(yù)定時(shí)間開(kāi)始使用。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)恢復(fù)會(huì)議室原狀，關(guān)閉設(shè)備電源，確保門窗關(guān)閉。

二、會(huì)議室設(shè)備管理

1.設(shè)備維護(hù)：綜合管理部門負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.使用培訓(xùn)：對(duì)于專業(yè)設(shè)備，綜合管理部門應(yīng)提供使用培訓(xùn)，確保各部門能正確操作設(shè)備。

3.故障處理：如遇設(shè)備故障，綜合管理部門應(yīng)及時(shí)聯(lián)系維修人員處理，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

三、會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會(huì)議室衛(wèi)生：綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔，保持環(huán)境整潔。

2.會(huì)議期間衛(wèi)生：參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議室衛(wèi)生，不亂丟垃圾，不在室內(nèi)吸煙。

3.突發(fā)事件處理：如會(huì)議期間發(fā)生衛(wèi)生問(wèn)題，綜合管理部門應(yīng)立即處理，確保會(huì)議正常進(jìn)行。

四、會(huì)議室安全管理

1.人員安全：會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守安全規(guī)定，注意人身安全。

2.信息安全：會(huì)議內(nèi)容涉及敏感信息時(shí)，參會(huì)人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。

3.緊急疏散：綜合管理部門應(yīng)制定會(huì)議室緊急疏散方案，并在會(huì)議開(kāi)始前告知參會(huì)人員。

本章詳細(xì)闡述了會(huì)議室的預(yù)約與使用、設(shè)備管理、環(huán)境衛(wèi)生和安全管理等方面的規(guī)定，旨在為會(huì)議室的管理提供明確指引，確保會(huì)議室的高效、安全、整潔使用。各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本章規(guī)定，共同維護(hù)會(huì)議室的正常運(yùn)行。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

二、本管理制度的解釋權(quán)歸人才驛站綜合管理部門所有。

三、各部門可根據(jù)本管理制度制定實(shí)施