采購管理制度會議筆錄

采購管理制度會議筆錄第一章總則

一、目的與原則

為確保采購管理制度的有效實施，提高采購工作效率，規(guī)范采購行為，保障公司利益，特制定本會議管理制度。本制度遵循公開、公正、公平的原則，旨在加強各部門之間的溝通與協(xié)作，提升會議決策的科學(xué)性、嚴謹性。

二、適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部召開的涉及采購管理相關(guān)的會議，包括但不限于以下類型：

1.采購決策會議；

2.采購協(xié)調(diào)會議；

3.采購評審會議；

4.采購培訓(xùn)會議；

5.其他與采購管理相關(guān)的會議。

三、會議組織

1.會議的組織者負責(zé)確定會議主題、議程、參會人員、時間、地點等，并在會議召開前通知相關(guān)人員；

2.會議組織者應(yīng)確保會議內(nèi)容的針對性和有效性，避免召開無實質(zhì)內(nèi)容的會議；

3.會議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備好會議所需的資料、設(shè)備等，確保會議的順利進行。

四、參會人員

1.與會議主題相關(guān)的各部門負責(zé)人及員工應(yīng)按時參加；

2.參會人員應(yīng)充分準(zhǔn)備會議議題相關(guān)資料，積極參與討論，提出建設(shè)性意見；

3.參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，按時到場，不得無故缺席、遲到或早退；

4.參會人員應(yīng)保守會議秘密，不得泄露會議內(nèi)容。

五、會議記錄

1.會議應(yīng)指定專人負責(zé)記錄，確保會議內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性；

2.會議記錄應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、決策結(jié)果等；

3.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理、歸檔，并按需分發(fā)至相關(guān)人員。

六、制度修訂

本制度根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，結(jié)合實際情況進行修訂。修訂程序如下：

1.提出修訂意見；

2.組織相關(guān)部門進行討論；

3.形成修訂稿，報請公司領(lǐng)導(dǎo)審批；

4.公布修訂后的制度。

七、附則

本制度自發(fā)布之日起實施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。各部門應(yīng)認真貫徹執(zhí)行本制度，如有違反，將按照公司相關(guān)規(guī)定予以處理。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議組織者根據(jù)工作需要，確定會議主題、目標(biāo)，制定會議議程；

2.會議組織者選定合適的會議時間、地點，確保參會人員能夠按時參加；

3.會議組織者提前通知參會人員，告知會議主題、議程、時間、地點等信息，并要求參會人員做好相關(guān)準(zhǔn)備工作；

4.會議組織者準(zhǔn)備會議所需資料、設(shè)備，如投影儀、白板、筆記本等。

二、會議召開

1.會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程及參會人員；

2.會議組織者對會議主題進行簡要闡述，明確會議目的；

3.按照會議議程，逐一討論議題，參會人員充分發(fā)表意見，展開討論；

4.會議主持人負責(zé)引導(dǎo)討論，確保會議有序進行，避免偏離主題；

5.討論結(jié)束后，會議主持人對討論結(jié)果進行總結(jié)，形成決策。

三、會議決策

1.會議主持人根據(jù)討論結(jié)果，提出決策建議；

2.參會人員對決策建議進行表決，表決通過后形成會議決策；

3.會議決策應(yīng)明確責(zé)任人、完成時間、驗收標(biāo)準(zhǔn)等要素；

4.會議組織者將會議決策整理成書面文件，分發(fā)給相關(guān)部門及人員。

四、會議記錄

1.會議記錄人負責(zé)記錄會議全過程，確保記錄的完整性、準(zhǔn)確性；

2.會議記錄應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、決策結(jié)果等；

3.會議記錄人在會議結(jié)束后及時整理會議記錄，提交給會議組織者審核；

4.會議組織者審核無誤后，將會議記錄歸檔，并根據(jù)需要分發(fā)至相關(guān)人員。

五、會議總結(jié)

1.會議組織者對會議效果進行評估，總結(jié)會議的優(yōu)點和不足；

2.會議組織者根據(jù)會議總結(jié)，提出改進措施，以提高后續(xù)會議的效果；

3.會議組織者將會議總結(jié)及改進措施通報給公司領(lǐng)導(dǎo)，以便領(lǐng)導(dǎo)對會議管理工作進行指導(dǎo)。

六、會議跟進

1.會議組織者對會議決策的執(zhí)行情況進行跟進，確保決策落實到位；

2.會議組織者定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報會議決策執(zhí)行情況，及時解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題；

3.會議組織者對未按期完成的會議決策進行原因分析，制定整改措施，并督促相關(guān)部門予以落實。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)根據(jù)會議內(nèi)容及時整理會議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整；

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議基本信息、討論議題、決策結(jié)果、責(zé)任分配、完成時間節(jié)點等；

3.會議紀(jì)要經(jīng)會議組織者審核無誤后，應(yīng)及時發(fā)布給參會人員及相關(guān)執(zhí)行部門；

4.會議紀(jì)要的發(fā)布形式可以是紙質(zhì)文檔、電子文檔或企業(yè)內(nèi)部通訊工具。

二、會議紀(jì)要的執(zhí)行監(jiān)督

1.會議組織者或指定專人負責(zé)對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進行監(jiān)督；

2.監(jiān)督內(nèi)容包括但不限于決策執(zhí)行的進度、質(zhì)量、存在的問題及改進措施；

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，監(jiān)督人應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通，協(xié)助解決問題，確保決策順利實施；

4.監(jiān)督人定期向會議組織者匯報會議紀(jì)要執(zhí)行情況，以便及時調(diào)整工作計劃。

三、會議紀(jì)要的跟蹤檢查

1.會議組織者應(yīng)定期對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進行檢查，確保決策落實到位；

2.檢查內(nèi)容包括責(zé)任部門的工作進度、工作質(zhì)量、資源配備等；

3.檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時反饋給相關(guān)部門，并提出整改要求；

4.會議組織者應(yīng)對整改情況進行跟蹤，確保問題得到有效解決。

四、會議紀(jì)要的總結(jié)與評估

1.會議組織者根據(jù)會議紀(jì)要執(zhí)行情況，進行總結(jié)與評估；

2.總結(jié)內(nèi)容包括決策執(zhí)行的優(yōu)點、不足、改進空間等；

3.評估結(jié)果作為后續(xù)會議管理制度優(yōu)化及工作改進的依據(jù)；

4.會議組織者將總結(jié)與評估報告提交給公司領(lǐng)導(dǎo)，以便領(lǐng)導(dǎo)對會議管理工作進行指導(dǎo)。

五、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要整理歸檔后，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行保存；

2.會議紀(jì)要歸檔后，便于相關(guān)人員查閱，為公司工作提供參考；

3.會議組織者應(yīng)確保會議紀(jì)要的保密性，防止泄露公司內(nèi)部信息；

4.如有需要，會議組織者可根據(jù)實際情況提供會議紀(jì)要的查閱服務(wù)。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采取預(yù)約制度，由會議組織者或指定專人負責(zé)；

2.預(yù)訂時應(yīng)詳細填寫會議主題、時間、參會人數(shù)等信息，以便于會議室管理員進行安排；

3.會議室管理員根據(jù)預(yù)訂信息，合理安排會議室，確保會議順利進行；

4.如遇特殊情況需取消或變更會議，會議組織者應(yīng)提前通知會議室管理員。

二、會議室設(shè)施與管理

1.會議室應(yīng)配置必要的設(shè)施，如投影儀、音響設(shè)備、白板等；

2.會議室管理員負責(zé)檢查設(shè)施設(shè)備的使用狀況，確保設(shè)施設(shè)備完好；

3.會議組織者在使用會議室前，應(yīng)與會議室管理員溝通確認設(shè)施設(shè)備需求；

4.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)確保會議室整潔，設(shè)施設(shè)備歸位。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)禁止吸煙、進食，保持室內(nèi)環(huán)境整潔；

2.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，不得隨意離開座位，關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)；

3.會議組織者應(yīng)確保會議內(nèi)容保密，不得泄露公司內(nèi)部信息；

4.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將個人物品帶離會議室，以免影響他人使用。

四、會議室維護與保養(yǎng)

1.會議室管理員定期對會議室進行清潔、保養(yǎng)，確保會議室環(huán)境良好；

2.對于損壞的設(shè)施設(shè)備，會議室管理員應(yīng)及時報修，確保會議室的正常使用；

3.會議組織者在使用會議室過程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備損壞，應(yīng)立即報告給會議室管理員；

4.定期對會議室設(shè)施設(shè)備進行評估，根據(jù)需要更新、升級設(shè)備。

五、會議室開放時間

1.會議室管理員根據(jù)公司實際情況，制定會議室開放時間表；

2.會議組織者應(yīng)遵守會議室開放時間，合理規(guī)劃會議時間，避免影響其他部門正常工作；

3.特殊情況下，會議室管理員可根據(jù)實際情況調(diào)整會議室開放時間，并及時通知相關(guān)人員；

4.會議組織者如需在非開放時間使用會議室，應(yīng)提前向會議室管理員申請，經(jīng)批準(zhǔn)