2024年合同管理內(nèi)部控制制度

2024年合同管理內(nèi)部控制制度合同目錄第一章：總則1.1目的和適用范圍1.2定義和解釋1.3內(nèi)部控制原則第二章：合同管理組織架構(gòu)2.1管理機(jī)構(gòu)設(shè)置2.2職責(zé)和權(quán)限2.3人員配置和培訓(xùn)第三章：合同的起草3.1起草前的準(zhǔn)備3.2起草流程3.3合同草案的審核第四章：合同的審批4.1審批流程4.2審批權(quán)限4.3審批記錄第五章：合同的簽訂5.1簽訂前的準(zhǔn)備5.2簽訂流程5.3合同簽訂的監(jiān)督第六章：合同的執(zhí)行6.1執(zhí)行流程6.2執(zhí)行監(jiān)督6.3執(zhí)行記錄第七章：合同的變更和續(xù)簽7.1變更和續(xù)簽的條件7.2變更和續(xù)簽的流程7.3變更和續(xù)簽的記錄第八章：合同的終止和解除8.1終止和解除的條件8.2終止和解除的流程8.3終止和解除的記錄第九章：合同的歸檔和保管9.1歸檔流程9.2保管期限9.3檔案的保密和安全第十章：合同的審計(jì)和評(píng)估10.1審計(jì)流程10.2評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)10.3審計(jì)和評(píng)估的記錄第十一章：合同的風(fēng)險(xiǎn)管理11.1風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別11.2風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估11.3風(fēng)險(xiǎn)控制措施第十二章：合同的信息化管理12.1信息化系統(tǒng)建設(shè)12.2信息化系統(tǒng)使用12.3信息化系統(tǒng)的維護(hù)和升級(jí)第十三章：合同的監(jiān)督和檢查13.1監(jiān)督和檢查的職責(zé)13.2監(jiān)督和檢查的流程13.3監(jiān)督和檢查的結(jié)果處理第十四章：合同的簽署14.1簽署方14.2簽署時(shí)間14.3簽署地點(diǎn)14.4合同生效日期14.5合同份數(shù)及保存第一章：總則1.1目的和適用范圍本制度旨在規(guī)范合同管理流程，明確合同管理職責(zé)，確保合同的合法性、合規(guī)性和有效性。適用于公司所有合同的起草、審批、簽訂、執(zhí)行、變更、續(xù)簽、終止、解除、歸檔、保管、審計(jì)、評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)管理、信息化管理、監(jiān)督和檢查等環(huán)節(jié)。1.2定義和解釋本制度中，“合同”指公司與外部主體或內(nèi)部部門(mén)簽訂的具有法律約束力的協(xié)議?！昂贤芾怼敝笇?duì)合同的全過(guò)程進(jìn)行規(guī)劃、組織、指導(dǎo)、控制和監(jiān)督的活動(dòng)。1.3內(nèi)部控制原則合同管理應(yīng)遵循合法性、合規(guī)性、透明性、效率性和安全性原則。第二章：合同管理組織架構(gòu)2.1管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司設(shè)立合同管理委員會(huì)，負(fù)責(zé)合同管理的決策和監(jiān)督。2.2職責(zé)和權(quán)限合同管理委員會(huì)負(fù)責(zé)制定合同管理制度，審批重大合同，監(jiān)督合同執(zhí)行。2.3人員配置和培訓(xùn)合同管理部門(mén)應(yīng)配備專(zhuān)職人員，定期進(jìn)行合同管理知識(shí)和技能的培訓(xùn)。第三章：合同的起草3.1起草前的準(zhǔn)備起草前應(yīng)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，并明確合同目的和需求。3.2起草流程起草流程包括草擬合同文本、內(nèi)部討論、法律審核和修改完善。3.3合同草案的審核合同草案應(yīng)提交合同管理委員會(huì)審核，審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、合理性和完整性。第四章：合同的審批4.1審批流程審批流程包括部門(mén)初審、法律審核、合同管理委員會(huì)審批。4.2審批權(quán)限審批權(quán)限根據(jù)合同金額和性質(zhì)劃分，重大合同需提交公司高層審批。4.3審批記錄審批過(guò)程應(yīng)有詳細(xì)記錄，包括審批意見(jiàn)、審批時(shí)間、審批結(jié)果。第五章：合同的簽訂5.1簽訂前的準(zhǔn)備簽訂前應(yīng)確認(rèn)合同條款無(wú)誤，雙方權(quán)利義務(wù)明確，并準(zhǔn)備好簽訂所需的文件和資料。5.2簽訂流程簽訂流程包括雙方確認(rèn)合同條款、簽署合同、加蓋公章。5.3合同簽訂的監(jiān)督合同簽訂過(guò)程應(yīng)有專(zhuān)人監(jiān)督，確保合同簽訂的合法性和有效性。第六章：合同的執(zhí)行6.1執(zhí)行流程執(zhí)行流程包括合同的實(shí)施、監(jiān)督、檢查和調(diào)整。6.2執(zhí)行監(jiān)督執(zhí)行過(guò)程中應(yīng)定期監(jiān)督合同履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題。6.3執(zhí)行記錄合同執(zhí)行過(guò)程中的重要事項(xiàng)應(yīng)有詳細(xì)記錄，包括執(zhí)行時(shí)間、執(zhí)行情況、問(wèn)題及解決方案。第七章：合同的變更和續(xù)簽7.1變更和續(xù)簽的條件合同變更和續(xù)簽應(yīng)基于合同履行的實(shí)際情況和雙方的協(xié)商結(jié)果。7.2變更和續(xù)簽的流程變更和續(xù)簽流程包括提出變更或續(xù)簽請(qǐng)求、雙方協(xié)商、法律審核、審批和簽訂變更或續(xù)簽合同。7.3變更和續(xù)簽的記錄變更和續(xù)簽過(guò)程中的所有文件和資料應(yīng)有詳細(xì)記錄，包括變更或續(xù)簽的原因、內(nèi)容、時(shí)間、雙方協(xié)商結(jié)果等。以上為合同管理內(nèi)部控制制度前七章的詳細(xì)內(nèi)容，后續(xù)章節(jié)將在后續(xù)提問(wèn)中繼續(xù)完善。第八章：合同的終止和解除8.1終止和解除的條件合同終止和解除的條件包括合同期限屆滿、雙方協(xié)商一致、一方違約、不可抗力等情況。8.2終止和解除的流程流程包括提出終止或解除請(qǐng)求、雙方協(xié)商、法律審核、審批和簽訂終止或解除合同的書(shū)面協(xié)議。8.3終止和解除的記錄終止和解除過(guò)程中的所有文件和資料應(yīng)有詳細(xì)記錄，包括終止或解除的原因、內(nèi)容、時(shí)間、雙方協(xié)商結(jié)果等。第九章：合同的歸檔和保管9.1歸檔流程合同歸檔流程包括合同的分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、入庫(kù)和電子化管理。9.2保管期限合同保管期限根據(jù)合同性質(zhì)和法律規(guī)定確定，一般不少于合同履行完畢后五年。9.3檔案的保密和安全合同檔案應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞、泄露，確保檔案的保密性和安全性。第十章：合同的審計(jì)和評(píng)估10.1審計(jì)流程合同審計(jì)流程包括制定審計(jì)計(jì)劃、實(shí)施審計(jì)、出具審計(jì)報(bào)告和提出改進(jìn)建議。10.2評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)合同評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)包括合同履行的及時(shí)性、合規(guī)性、效益性和風(fēng)險(xiǎn)控制情況。10.3審計(jì)和評(píng)估的記錄審計(jì)和評(píng)估過(guò)程中的所有文件和資料應(yīng)有詳細(xì)記錄，包括審計(jì)評(píng)估的時(shí)間、內(nèi)容、結(jié)果和后續(xù)改進(jìn)措施等。第十一章：合同的風(fēng)險(xiǎn)管理11.1風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別合同風(fēng)險(xiǎn)管理應(yīng)首先識(shí)別合同履行過(guò)程中可能面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)。11.2風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的可能性和影響程度。11.3風(fēng)險(xiǎn)控制措施根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制措施，包括風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防、監(jiān)控和應(yīng)對(duì)措施。第十二章：合同的信息化管理12.1信息化系統(tǒng)建設(shè)建立合同管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同管理的自動(dòng)化和智能化。12.2信息化系統(tǒng)使用合同管理信息化系統(tǒng)的使用應(yīng)規(guī)范，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。12.3信息化系統(tǒng)的維護(hù)和升級(jí)定期對(duì)合同管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。第十三章：合同的監(jiān)督和檢查13.1監(jiān)督和檢查的職責(zé)明確合同監(jiān)督和檢查的職責(zé)，包括監(jiān)督和檢查的內(nèi)容、頻率和方式。13.2監(jiān)督和檢查的流程制定合同監(jiān)督和檢查的流程，包括監(jiān)督和檢查的計(jì)劃、實(shí)施和結(jié)果反饋。13.3監(jiān)督和檢查的結(jié)果處理對(duì)監(jiān)督和檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)處理并采取改進(jìn)措施。第十四章：合同的簽署14.1簽署方甲方：______乙方：______14.2簽署時(shí)間本合同于____年____月____日簽署。14.3簽署地點(diǎn)本合同簽署地點(diǎn)為：______。14.4合同生效日期本合同自雙方簽字蓋章之日起生效。14.5合同份數(shù)及保存本合同一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力。以上為合同管理內(nèi)部控制制度后七章的詳細(xì)內(nèi)容，合同條款至此已全部完善。多方為主導(dǎo)時(shí)的，附件條款及說(shuō)明在多方為主導(dǎo)的合同管理中，合同的執(zhí)行和管理涉及多個(gè)參與方，因此需要特別制定附件條款及說(shuō)明，以確保合同的順利執(zhí)行和各方權(quán)益的保護(hù)。一、多方參與的定義和范圍1.1多方參與指的是在合同執(zhí)行過(guò)程中，除了甲乙雙方外，還可能涉及其他利益相關(guān)方，包括但不限于第三方服務(wù)提供者、合作伙伴、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等。1.2多方參與的范圍應(yīng)明確界定，包括但不限于合同的修改、執(zhí)行、監(jiān)督和爭(zhēng)議解決等方面。二、多方參與的決策機(jī)制2.1多方參與的決策應(yīng)遵循透明、公平、高效的原則，確保所有參與方的合法權(quán)益得到尊重和保護(hù)。2.2決策機(jī)制應(yīng)包括但不限于會(huì)議制度、投票制度、協(xié)商制度等，具體機(jī)制由各方協(xié)商確定。三、多方參與的權(quán)利與義務(wù)3.1各方應(yīng)明確其在合同中的權(quán)利與義務(wù)，并在合同或附件中予以明確。3.2權(quán)利與義務(wù)的分配應(yīng)公平合理，不得損害任何一方的合法權(quán)益。四、多方參與的信息共享與保密4.1為確保合同的順利執(zhí)行，各方應(yīng)建立信息共享機(jī)制，及時(shí)、準(zhǔn)確地交換合同執(zhí)行過(guò)程中的必要信息。4.2信息共享的同時(shí)，各方應(yīng)遵守保密義務(wù)，不得泄露合同中約定的保密信息。五、多方參與的監(jiān)督與評(píng)估5.1合同執(zhí)行過(guò)程中，應(yīng)建立多方參與的監(jiān)督機(jī)制，確保合同的執(zhí)行符合約定的標(biāo)準(zhǔn)和要求。5.2監(jiān)督機(jī)制應(yīng)包括定期檢查、不定期抽查、第三方評(píng)估等方式。六、多方參與的爭(zhēng)議解決6.1合同執(zhí)行過(guò)程中發(fā)生的任何爭(zhēng)議，各方應(yīng)首先通過(guò)友好協(xié)商解決。6.2協(xié)商不成時(shí)，可請(qǐng)求相關(guān)行業(yè)組織或第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)解。6.3調(diào)解不成時(shí)，各方同意將爭(zhēng)議提交至合同約定的仲裁委員會(huì)進(jìn)行仲裁。6.4仲裁不成或合同未約定仲裁條款時(shí)，任何一方均可向甲方所在地人民法院提起訴訟。七、多方參與的合同變更與解除7.1合同的變更應(yīng)經(jīng)過(guò)所有參與方的協(xié)商一致，并以書(shū)面形式確認(rèn)。7.2合同的解除應(yīng)遵循合同約定的解除條件和程序，確保合同解除的合法性和合理性。八、多方參與的違約責(zé)任8.1違約責(zé)任的承擔(dān)應(yīng)根據(jù)合同約定和實(shí)際情況，由違約方承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。8.2違約責(zé)任的確定應(yīng)公平合理，不得加重任何一方的責(zé)任。九、多方參與的不可抗力9.1不可抗力的定義、通知和后果應(yīng)遵循合同的約定。9.2因不可抗力導(dǎo)致合同不能履行或部分履行的，各方應(yīng)協(xié)商解決。十、多方參與的附加服務(wù)10.1附加服務(wù)的內(nèi)容、費(fèi)用和責(zé)任應(yīng)由各方協(xié)商確定，并在合同或附件中明確。10.2附加服務(wù)的提供應(yīng)符合合同約定的標(biāo)準(zhǔn)和要求。十一、多方參與的合同生效與終止11.1合同的生效應(yīng)經(jīng)過(guò)所有參與方的簽字蓋章。11.2合同的終止應(yīng)遵循合同約定的終止條件和程序。十二、多方參與的合同簽署12.1合同的簽署應(yīng)由各方授權(quán)代表進(jìn)行，并在合同或附件中明確。12.2合同的簽署地點(diǎn)、時(shí)間應(yīng)符合合同約定。十三、多方參與的合同份數(shù)及保存13.1合同的份數(shù)應(yīng)根據(jù)參與方的數(shù)量確定，確保各方均有合同副本。13.2合同的保存應(yīng)由各方負(fù)責(zé)，確保合同的完整性和安全性。十四、多方參與的其他條款14.1各方可根據(jù)實(shí)際情況，協(xié)商確定其他必要的條款。14.2其他條款的制定應(yīng)遵循公平、合理的原則，不得損害任何一方的合法權(quán)益。以上為多方為主導(dǎo)時(shí)的附件條款及說(shuō)明，旨在確保合同的順利執(zhí)行，保護(hù)各方的合法權(quán)益。各方應(yīng)嚴(yán)格遵守合同及附件條款的規(guī)定，共同維護(hù)合同的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。附件及其他補(bǔ)充說(shuō)明一、附件列表：多方參與合同的詳細(xì)條款及說(shuō)明多方參與決策機(jī)制的具體流程圖多方參與權(quán)利與義務(wù)的詳細(xì)清單信息共享與保密協(xié)議監(jiān)督與評(píng)估機(jī)制的實(shí)施細(xì)則爭(zhēng)議解決流程圖及操作指南違約責(zé)任的認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)及處理流程不可抗力事件的處理協(xié)議附加服務(wù)的詳細(xì)說(shuō)明及服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)合同生效、變更、解除及終止的流程圖合同簽署授權(quán)書(shū)樣本合同份數(shù)及保存的管理辦法二、違約行為及認(rèn)定：違約行為包括但不限于以下情形：未按照合同約定的時(shí)間、方式或金額支付服務(wù)費(fèi)用。未按照合同約定提供服務(wù)或提供的服務(wù)質(zhì)量不符合約定標(biāo)準(zhǔn)。違反合同中的保密條款，泄露保密信息。未經(jīng)其他參與方同意，擅自變更合同內(nèi)容。違反合同中的不可抗力條款，未及時(shí)通知或提供虛假證明。違約行為的認(rèn)定應(yīng)由合同各方共同參與，必要時(shí)可邀請(qǐng)第三方專(zhuān)家進(jìn)行評(píng)估。三、法律名詞及解釋?zhuān)翰豢煽沽Γ褐覆荒茴A(yù)見(jiàn)、不能避免并不能克服的客觀情況，如自然災(zāi)害、戰(zhàn)爭(zhēng)等。保密信息：指合同中約定的，不為公眾所知悉、能為權(quán)利人帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益、具有實(shí)用性并經(jīng)權(quán)利人采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息。附加服務(wù)：指在合同約定的服務(wù)范圍之外，根據(jù)甲方需求額外提供的服務(wù)。爭(zhēng)議解決：指合同各方在合同執(zhí)行過(guò)程中發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)，采取的協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決爭(zhēng)議的程序。四、規(guī)定合同的爭(zhēng)議解決機(jī)制，包括協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等程序：協(xié)商：爭(zhēng)議發(fā)生后，各方應(yīng)首先通過(guò)友好協(xié)商的方式解決。調(diào)解：協(xié)商不成時(shí)，可請(qǐng)求相關(guān)行業(yè)組織或第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)解。仲裁：調(diào)解不成時(shí)，各方同意將爭(zhēng)議提交至合同約定的仲裁委員會(huì)進(jìn)行仲裁。訴訟：仲裁不成或合同未約定仲裁條款時(shí)，任何一方均可向甲方所在地人民法院提起訴訟。五、明確合同的生效條件、變更與解除程序及合同終止后的相關(guān)事宜：合同生效條件：合同自各方授權(quán)代表簽字蓋章之日起生效。合同變更程序：合同變更應(yīng)經(jīng)各方協(xié)商一致，并以書(shū)面形式確認(rèn)。合同解除程序：合同解除應(yīng)遵循合同約定的解除條件和程序，確保合同解除的合法性和合理性。合同終止后的相關(guān)事宜：合同終止后，各方應(yīng)根據(jù)合同履行情況，協(xié)商解決未盡事宜。六、所有應(yīng)用場(chǎng)景：多方合作項(xiàng)目，涉及多個(gè)參與方共同執(zhí)行合同?？绲?/p>