DHJB 9-2022 生態(tài)環(huán)境檔案著錄細(xì)則

iHJ9—2022 2規(guī)范性引用文件 3術(shù)語和定義 4著錄標(biāo)識符號 25著錄用文字 26著錄項目與著錄格式 2 38著錄信息源 59著錄項目細(xì)則 6HJ9—2022為貫徹《中華人民共和國環(huán)境保護(hù)法》《中華人民共和國檔案法》《環(huán)境保護(hù)檔案管理辦法》，規(guī)范生態(tài)環(huán)境檔案著錄工作，制定本標(biāo)準(zhǔn)。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了生態(tài)環(huán)境檔案著錄標(biāo)識符號、著錄用文字、著錄項目與著錄格式、目錄數(shù)據(jù)庫、著錄信息源以及著錄項目細(xì)則。本標(biāo)準(zhǔn)是對《環(huán)境保護(hù)檔案著錄細(xì)則》（HJ/T9—95）的修訂。本標(biāo)準(zhǔn)首次發(fā)布于1995年，本次為第一次修訂。本次修訂的主要內(nèi)容有：——標(biāo)準(zhǔn)名稱調(diào)整為《生態(tài)環(huán)境檔案著錄細(xì)則》；——調(diào)整了規(guī)范性引用文件、術(shù)語和定義；——修改調(diào)整了著錄標(biāo)識符號、著錄項目與格式等；——增加了目錄數(shù)據(jù)庫相關(guān)內(nèi)容。自本標(biāo)準(zhǔn)實施之日起，《環(huán)境保護(hù)檔案著錄細(xì)則》（HJ/T9—95）廢止。本標(biāo)準(zhǔn)由生態(tài)環(huán)境部辦公廳、法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)司組織制訂。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草單位：蘇州大學(xué)。本標(biāo)準(zhǔn)生態(tài)環(huán)境部2022年3月9日批準(zhǔn)。本標(biāo)準(zhǔn)由生態(tài)環(huán)境部解釋。1HJ9—2022生態(tài)環(huán)境檔案著錄細(xì)則本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了生態(tài)環(huán)境檔案著錄標(biāo)識符號、著錄用文字、著錄項目與著錄格式、目錄數(shù)據(jù)庫、著錄信息源以及著錄項目細(xì)則。本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級生態(tài)環(huán)境主管部門及其所屬單位的檔案著錄，可用于建立生態(tài)環(huán)境檔案的檢索2規(guī)范性引用文件本標(biāo)準(zhǔn)引用了下列文件或其中的條款。凡是注明日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標(biāo)準(zhǔn)。GB/T3860文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則GB/T7408數(shù)據(jù)元和交換格式信息交換日期和時間表示法HJ/T7中國檔案分類法環(huán)境保護(hù)檔案分類表3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3.1生態(tài)環(huán)境檔案ecologicalandenvironmentalarchives在生態(tài)環(huán)境保護(hù)各項工作和活動中直接形成的，對國家、社會和單位具有利用價值、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種形式和載體的歷史記錄。3.2著錄description在編制檔案檢索工具時，按一定的規(guī)則對生態(tài)環(huán)境檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。3.3著錄項目descriptionitem揭示檔案內(nèi)容和形式特征的記錄事項。3.4條目entry組成檔案目錄的單元，是對檔案的內(nèi)容和形式特征所作的一條記錄，它由著錄項目組成，是著錄的3.5著錄格式descriptionformat著錄項目在條目中的排列順序及其表達(dá)方式。2HJ9—20223.6檔案目錄archivescatalog按照一定的次序編排而成的條目的匯集，是檔案管理、檢索和報道的工具。4著錄標(biāo)識符號著錄標(biāo)識符號規(guī)定如下：a）=并列題名；b置于說明題名文字之前；c用于分隔兩個（含）以上責(zé)任者項、文件編號、主題詞（關(guān)鍵詞）項等，也用于題名項、內(nèi)容提要等項中呈平行關(guān)系的詞語之間；d）+用于正本與、與、多種稿本之間的連接；e）[]置于自擬著錄內(nèi)容兩端；f）()置于解釋或補(bǔ)充說明內(nèi)容的兩端，如責(zé)任者所屬機(jī)構(gòu)名稱、責(zé)任者真實姓名、責(zé)任者職務(wù)、中國責(zé)任者時代、外國責(zé)任者國別及姓名原文等；g用于不能確定的著錄內(nèi)容；h）–用于承接上下文、起始與終止時間，以及檔號構(gòu)成要素、電子文檔號、縮微號各層次之間i）□表示一個殘缺的、無法辨識的文字，超過三個文字的用三個“□”表示。5著錄用文字5.1著錄用漢字應(yīng)當(dāng)使用規(guī)范化的簡化漢字，外文與少數(shù)民族文字應(yīng)當(dāng)依照其文字規(guī)則書寫。5.2人名、地名、圖形、符號應(yīng)當(dāng)按原文照實著錄，無法照實著錄的可改為其他形式的相應(yīng)內(nèi)容，并加“[]”標(biāo)識符號。5.3著錄項目中各種編號、代號、時間、數(shù)量中的數(shù)字應(yīng)當(dāng)采用阿拉伯?dāng)?shù)字。6著錄項目與著錄格式6.1著錄項目6.1.1題名與責(zé)任者項a）案卷題名；6.1.2稿本與文種項b）文種。6.1.3利用控制與保管期限項3HJ9—20226.1.4時間項b）起止日期。6.1.5載體類型及形態(tài)項a）載體類型；）；6.1.6備注項6.1.7標(biāo)準(zhǔn)編號及有關(guān)記載項6.1.8提要項6.1.9排檢與編號項a）分類號；b）檔案館（室）代號；e）縮微號；f）主題詞或關(guān)鍵詞。6.2著錄格式生態(tài)環(huán)境檔案的著錄格式，以“卷”為單位整理的，分為案卷級目錄著錄格式與卷內(nèi)文件級目錄著錄格式；以“件”為單位整理的，為歸檔文件目錄著錄格式。7.1一般要求7.1.1以“卷”為單位整理的檔案，應(yīng)當(dāng)建立案卷級目錄數(shù)據(jù)庫、卷內(nèi)文件級目錄數(shù)據(jù)庫；以“件”為單位整理的檔案，應(yīng)當(dāng)建立歸檔文件目錄數(shù)據(jù)庫；7.1.2為滿足生態(tài)環(huán)境檔案管理需要，應(yīng)當(dāng)建立符合實際需求的結(jié)構(gòu)化關(guān)系型機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，且目錄數(shù)據(jù)庫應(yīng)當(dāng)具有可擴(kuò)展性。7.2數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)7.2.1案卷級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)案卷級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)見表1。4HJ9—2022表1案卷級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)序號著錄項目字段名字段類型字段長度約束性1檔號DH字符型40必選2案卷題名AJTM字符型200必選3總頁數(shù)YS數(shù)值型/必選4保管期限BGQX字符型4必選5備注BZ字符型可選6起止日期QZRQ20必選7載體類型ZTLX字符型20可選8件數(shù)JS數(shù)值型/必選9載體單位ZTDW字符型4可選密級MJ字符型20可選主題詞或關(guān)鍵詞ZTCHGJC字符型40可選檔案館（室）代號DAGSDH字符型可選7.2.2卷內(nèi)文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)卷內(nèi)文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)見表2。表2卷內(nèi)文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)序號著錄項目字段名字段類型字段長度約束性1檔號DH字符型40必選2文件編號WJBH字符型40必選3責(zé)任者ZRZ字符型50必選4文件題名TM字符型200必選5RQ8必選6頁數(shù)YS數(shù)值型/必選7備注BZ字符型可選8密級MJ字符型20可選9保密期限BMQX字符型20可選公開屬性GKSX字符型20可選控制標(biāo)識KZBS字符型20可選保管期限BGQX字符型4必選稿本GB字符型20必選文種WZ字符型可選載體類型ZTLX字符型20可選載體數(shù)量ZTSL數(shù)值型/可選載體單位ZTDW字符型4可選載體規(guī)格ZTGG字符型20可選標(biāo)準(zhǔn)編號及有關(guān)記載BZBH字符型60可選20DZWDH字符型40可選21分類號FLH字符型20可選22縮微號SWH字符型20可選23主題詞或關(guān)鍵詞ZTCHGJC字符型30可選24提要TY字符型400可選5HJ9—20227.2.3歸檔文件目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)歸檔文件目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)見表3。表3歸檔文件目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)序號著錄項目字段名字段類型字段長度約束性1檔號DH字符型40必選2文件編號WJBH字符型40必選3責(zé)任者ZRZ字符型50必選4文件題名TM字符型200必選5RQ8必選6密級MJ字符型20可選7頁數(shù)YS數(shù)值型/必選8備注BZ字符型可選9機(jī)構(gòu)名稱JGMC字符型20必選保密期限BMQX字符型20可選公開屬性GKSX字符型20可選控制標(biāo)識KZBS字符型20可選保管期限BGQX字符型4必選稿本GB字符型20必選文種WZ字符型可選載體類型ZTLX字符型20可選載體數(shù)量ZTSL數(shù)值型/可選載體單位ZTDW字符型4可選載體規(guī)格ZTGG字符型20可選20標(biāo)準(zhǔn)編號及有關(guān)記載BZBH字符型60可選21電子文檔號DZWDH字符型40可選22分類號FLH字符型20可選23縮微號SWH字符型20可選24主題詞或關(guān)鍵詞ZTCHGJC字符型30可選25提要TY字符型400可選26檔案館（室）代號DAGSDH字符型可選8著錄信息源8.1生態(tài)環(huán)境檔案的著錄信息源是被著錄的生態(tài)環(huán)境檔案本身。著錄信息源的確定依據(jù)如下：a）案卷級著錄信息源主要依據(jù)案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表等。b）卷內(nèi)文件級著錄信息源主要依據(jù)檔案材料的文頭、文尾及文件正文等。c）歸檔文件著錄信息源主要依據(jù)檔案材料的內(nèi)容及形式特征等。d）項目類生態(tài)環(huán)境檔案的著錄信息源主要依據(jù)項目的核心要素、內(nèi)容及形式特征等。8.2被著錄檔案本身信息不足時，可參考其他有關(guān)的檔案資料。6HJ9—20229著錄項目細(xì)則9.1題名與責(zé)任者項9.1.1案卷題名以“卷”為單位整理的生態(tài)環(huán)境檔案，案卷題名著錄的一般結(jié)構(gòu)為：責(zé)任者+“關(guān)于”++“的”+文種。生態(tài)環(huán)境部、XX有限公司關(guān)于審查XX項目環(huán)境影響報告書的請示、評審意見、會議紀(jì)要、批復(fù)9.1.2文件題名9.1.2.1一般著錄單份文件文首的題目名稱。文件題名分為正題名、副題名、并列題名等，一般應(yīng)當(dāng)照原文著錄。文件題名著錄的一般結(jié)構(gòu)與案卷題名相同。生態(tài)環(huán)境部辦公廳關(guān)于加強(qiáng)環(huán)境保護(hù)檔案安全工作的通知9.1.2.2正題名是檔案的主要題名，一般指單份文件文首的題目和案卷封面上的題目。正題名應(yīng)當(dāng)照原文著錄。9.1.2.3副題名是解釋或從屬于正題名的另一題名。正題名能夠反映檔案中的主題時，副題名不必著錄。正題名不能反映檔案的主題時，副題名應(yīng)當(dāng)照原題名著錄于正題名之后，在其之前用“：”號。XXX同志在XX年全國生態(tài)環(huán)境系統(tǒng)扶貧工作會議上的講話：堅決扛起脫貧攻堅政治責(zé)任協(xié)同打好污染防治和精準(zhǔn)脫貧攻堅戰(zhàn)9.1.2.4并列題名是以第二種語言文字書寫的、與正題名對照并列的題名。生態(tài)環(huán)境檔案的外文題名即為并列題名，應(yīng)當(dāng)著錄，著錄時應(yīng)當(dāng)在并列題名前加“=”號。與正題名并列的漢語拼音不能視為并列題名，不予著錄。聯(lián)合國開發(fā)署（UNDP）工作組關(guān)于中國臭氧層保護(hù)的考察報告（CPR/89/029）=REPORTOFAUNITEDNATIONSDEVELOPMENTMISSIONTOINVESTIGATEOZONELAYERPROTECTIONINCHINA（CPR/89/029）9.1.2.5對于題名中的說明題名文字，如在題名前后對檔案文件內(nèi)容、范圍、用途等的說明文字，應(yīng)第二次全國污染源普查公報：時期資料為XXXX年度9.1.2.6無題名的單份文件材料依據(jù)其內(nèi)容擬寫題名，并加“[]”號。單份文件材料的題名不能揭示內(nèi)容時，原題名照錄，并根據(jù)其內(nèi)容另擬題名附后，加“[]”號。生態(tài)環(huán)境部令（第25號）[生態(tài)環(huán)境部關(guān)于修改部分部門規(guī)章的決定]9.1.2.7正題名有別名者，除著錄正題名外，可將別名在備注項中注明。國務(wù)院關(guān)于印發(fā)《大氣污染防治行動計劃》的通知，在備注項注明：“大氣十條”9.1.2.8對于著錄文件材料正文之后的附加材料的，格式為“正文題名+題名”。正文之后附有多個材料的，應(yīng)當(dāng)逐一著錄，用“+”連接。正文中包含有題名，而歸檔的文件材料實際沒有附7HJ9—2022件原文的，應(yīng)當(dāng)在備注項中說明。國家核安全局關(guān)于頒發(fā)XX有限公司民用核安全設(shè)備制造許可證的通知+民用核安全設(shè)備制造許可證9.1.3責(zé)任者9.1.3.1應(yīng)當(dāng)著錄對文件材料負(fù)有直接責(zé)任的團(tuán)體或個人。三個及以下責(zé)任者，照原文著錄；超過三個責(zé)任者，著錄列居首位的責(zé)任者，立檔單位本身是責(zé)任者的必須著錄，其余視需要著錄，被省略的責(zé)任者用“等”字表示；責(zé)任者之間用“；”號隔開。9.1.3.2機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者必須著錄全稱或規(guī)范化通用簡稱。機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者的名稱在一個全宗內(nèi)應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一，不能使用省略或非規(guī)范簡稱。如：“中國共產(chǎn)黨中央委員會”簡稱“中共中央”，“中華人民共和國生態(tài)環(huán)境部”簡稱“生態(tài)環(huán)境部”，不得著錄為“中央”“我部”。9.1.3.3個人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時在姓名后著錄職務(wù)，并加“()”號，如：XXX（XX省生態(tài)環(huán)境廳廳長）。文件所署個人責(zé)任者有多種職務(wù)時，只著錄與形成文件材料相應(yīng)的職務(wù)。文件所署個人責(zé)任者為別名、筆名時，均照原文著錄，但應(yīng)當(dāng)將其真實姓名附后，并加“()”號，如：魯迅（周樹人）。外國責(zé)任者應(yīng)當(dāng)著錄國別，統(tǒng)一的中文譯名、姓氏原文及名的縮寫，國別、姓氏原文及名的縮寫均加“()”號。9.1.3.4未署責(zé)任者的文件，應(yīng)當(dāng)著錄根據(jù)其內(nèi)容、形成特征考證出的責(zé)任者，并加“[]”號。經(jīng)考證仍無結(jié)果時，著錄為“□□□”。文件的責(zé)任者有誤或不完整時，仍照原文著錄，但應(yīng)當(dāng)將考證出真實或完整的責(zé)任者附后，并加“[]”號。9.1.4機(jī)構(gòu)名稱機(jī)構(gòu)名稱著錄機(jī)關(guān)單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)名稱，如：辦公室、法規(guī)處、綜合處等。9.1.5文件編號9.1.5.1文件編號是文件材料在制發(fā)過程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個人編寫的文件材料序號，如發(fā)文字號、技術(shù)鑒定證書編號、科研試驗報告流水號、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類文件的統(tǒng)編號、圖號等，應(yīng)當(dāng)照原文著錄。9.1.5.2著錄文件編號應(yīng)當(dāng)齊全完整，不得省略。如發(fā)文字號包括機(jī)關(guān)代字、年度、順序號。9.1.5.3文件材料上有多個文件編號時，一般只著錄一個文件編號；若需著錄多個文件編號，中間用9.1.5.4圖紙類材料，其圖號可視為文件編號，予以著錄。但當(dāng)圖號作為檔號的一部分時，文件編號9.2稿本與文種項9.2.1稿本稿本為生態(tài)環(huán)境文件材料的文稿、文本和版本的統(tǒng)稱。稿本項依實際情況著錄為草稿、定稿、手稿、草圖、原圖、底圖、藍(lán)圖、正本、副本、原版、試行本、修訂本、影印本、各種文字本等。9.2.2文種文種應(yīng)當(dāng)著錄文件種類的名稱，依據(jù)實際情況著錄為決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要、說明書、協(xié)議書、任務(wù)書、起訴書、判決書、備忘錄、大事記等。8HJ9—20229.3利用控制與保管期限項9.3.1密級文件材料的保密程度等級，國家秘密分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”三種，工作秘密照實著錄。一般按文件材料形成時所定密級著錄，對于已變更密級的，應(yīng)當(dāng)著錄新的密級。沒有密級或已解密的文件材料，此項不需著錄。9.3.2保密期限文件材料標(biāo)明保密期限的，如“3個月”“2年”“10年”“20年”等，應(yīng)當(dāng)照實著錄。沒有標(biāo)明保密期限的，此項不需著錄。已變更密級的，按新的保密期限著錄。9.3.3公開屬性公開屬性應(yīng)當(dāng)著錄信息源的公開審核意見。公開屬性應(yīng)照實著錄。不予公開的，宜在備注項中注明9.3.4控制標(biāo)識控制標(biāo)識是對著錄信息源的開放審核意見的標(biāo)識。控制標(biāo)識應(yīng)照實著錄。受控的，宜在備注項中注9.3.5保管期限按照文件材料歸檔時所定的保管期限著錄，對已變更的，應(yīng)當(dāng)著錄新的保管期限。文書檔案的保管期限分為“永久”“30年”“10年”三種；科技、專門等其他類別的生態(tài)環(huán)境檔案，按照各自有關(guān)規(guī)定，著錄其相應(yīng)的保管期限。9.4時間項9.4.1一般要求按照GB/T7408的規(guī)定，公元紀(jì)年的年、月、日三要素用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第1～4位表示年，第5～6位表示月，第7～8位表示日，不足位數(shù)用“0”補(bǔ)齊，應(yīng)當(dāng)省略年、月、日三字，在表示年、月、日的數(shù)字之間不應(yīng)采用符號相隔。2020年6月5日著錄為“20200605”9.4.2.1一般情況下，文書著錄發(fā)文日期；決議、決定、命令、法律、標(biāo)準(zhǔn)、辦法、規(guī)定、條例、章程等著錄通過日期或發(fā)布日期；條約、合同、協(xié)議著錄簽署日期；技術(shù)評審證書、技術(shù)鑒定證書、轉(zhuǎn)讓產(chǎn)品證書著錄通過日期；獲獎證書、發(fā)明證書、專利證書著錄頒發(fā)日期；科研試驗報告著錄制發(fā)日期；專著、論文著錄發(fā)表日期；竣工圖著錄繪制日期；生態(tài)環(huán)境工程、設(shè)備的圖紙著錄設(shè)計日期；原始試驗記錄、生態(tài)環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)、測定檢驗數(shù)據(jù)報告等著錄記錄日期；統(tǒng)計報表、計劃著錄編制日期。9.4.2.2未標(biāo)明形成日期的文件材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其內(nèi)容、形式、載體特征等考證出形成日期，并在備注項中說明“日期系考證”；或著錄文件材料上的其他日期（如收文日期、審核日期、印發(fā)日期等），并在備注項中說明。9HJ9—20229.4.2.3文件材料的形成日期年、月、日不清，考證無結(jié)果，且又無其他日期的，用“0”替代。2018年5月×日，著錄為“20180500”××××年×月×日，著錄為“00000000”9.4.2.4文件材料的形成日期記載有誤的，應(yīng)當(dāng)著錄正確的日期，并在備注項中說明“原日期記載有誤”。9.4.3起止日期以“卷”為單位整理的檔案，著錄卷內(nèi)文件材料最早形成的日期和最晚形成的日期，中間用“-”連2019年1月5日至2019年11月15日著錄為“20190105-20191115”9.5載體類型及形態(tài)項9.5.1載體類型檔案的載體類型一般分為紙質(zhì)、膠片、膠卷、磁帶、磁盤、光盤等。以紙質(zhì)為載體的檔案一般不予著錄，其他載體類型應(yīng)當(dāng)據(jù)實著錄；當(dāng)生態(tài)環(huán)境檔案的正文為紙質(zhì)載體，為其他載體時，應(yīng)當(dāng)同時著錄，并用“+”連接。紙質(zhì)+光盤9.5.2總頁數(shù)（頁數(shù)）總頁數(shù)應(yīng)當(dāng)著錄整卷檔案的實有頁數(shù)，案卷封面、卷內(nèi)備考表、卷內(nèi)文件目錄的頁數(shù)不得計算在內(nèi)；頁數(shù)應(yīng)當(dāng)著錄卷內(nèi)單件文件的實有頁數(shù)，或著錄以“件”為單位整理的檔案每件的頁數(shù)。9.5.3件數(shù)著錄每卷檔案中的實有件數(shù)。9.5.4載體數(shù)量載體數(shù)量用阿拉伯?dāng)?shù)字記錄。9.5.5載體單位9.5.6載體規(guī)格著錄檔案載體的尺寸及型號等。一件檔案有多種載體規(guī)格時，應(yīng)當(dāng)同時著錄，并用“+”連接。35㎜（表示膠片長度）A4+A3HJ9—20229.6備注項著錄各個項目中需要解釋和補(bǔ)充的事項，如9.1.2.7、9.1.2.8、9.3.3、9.3.4、9.4.2.2、9.4.2.4等所示。若多個項目需備注時，依各項目順序著錄，項目以外需要解釋和補(bǔ)充的事項列在最后。9.7標(biāo)準(zhǔn)編號及有關(guān)記載項著錄國際、國內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)書（刊）號和有特殊意義的記載事項，如出版物的國際標(biāo)準(zhǔn)書號（ISBN）、標(biāo)準(zhǔn)文件的UDC編號、科研成果的獲獎等級等。ISBN978-7-5086-3312-19.8提要項著錄對案卷或文件材料內(nèi)容的簡介，應(yīng)當(dāng)力求反映其主題內(nèi)容或重要數(shù)據(jù)（包括技術(shù)參數(shù)等一般不超過200字。9.9排檢與編號項9.9.1分類號依據(jù)HJ/T7有關(guān)規(guī)定著錄。9.9.2檔案館（室）代號著錄檔案館（室）的代號，無相應(yīng)代號可不著錄。9.9.3檔號9.9.3.1檔號為檔案在整理過程中被賦予的代號。如以“卷”為單位整理的，則檔號一般包括全宗號、目錄號（分類號或項目代號）、案卷號、件號；如以“件”為單位整理的，則檔號一般包括全宗號、檔案門類代碼、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）代碼、件號。檔號中各組成部分間用“-”連接。9.9.3.2全宗號為國家綜合檔案館賦予立檔單位的編號，一般為4位。如果尚未被賦予全宗號，著錄此項時應(yīng)當(dāng)留出空位。9.9.3.3目錄號是全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼，一般為3位阿拉伯?dāng)?shù)字；分類號依據(jù)HJ/T7著錄；項目代號根據(jù)項目實際情況著錄。9.9.3