DB13-T 3008.8-2024 人力資源服務(wù)規(guī)范 第8部分：流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)

ICS03.080.20CCSA1013代替DB13/T3008.10-2018DB13/T3008.8—2024I為推進(jìn)京津冀協(xié)同發(fā)展戰(zhàn)略實(shí)施，北京市市場(chǎng)監(jiān)督管理局、天津市市場(chǎng)監(jiān)督管理委員會(huì)、河北省市場(chǎng)監(jiān)督管理局共同組織制定本地方標(biāo)準(zhǔn)，在京津冀區(qū)域內(nèi)適用，現(xiàn)予發(fā)布。本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)本部分是DB13/T3008的第8部分。DB13/T3008已經(jīng)發(fā)布了以下部分：——第1部分：基本要求；——第2部分：招聘服務(wù)；——第3部分：高級(jí)人才尋訪服務(wù)；——第4部分：職業(yè)指導(dǎo)服務(wù)；——第5部分：人力資源測(cè)評(píng)服務(wù)；——第6部分：人力資源培訓(xùn)服務(wù)；——第7部分：人力資源管理咨詢服務(wù)；——第8部分：流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)；——第9部分：人力資源服務(wù)外包；——第10部分：勞務(wù)派遣服務(wù)。本文件代替DB13/T3008.10—2018《人力資源服務(wù)規(guī)范第10部分：流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)》，與DB13/T3008.10—2018相比，除結(jié)構(gòu)調(diào)整和編輯性修改外，主要技術(shù)變化如下：——增加了“術(shù)語(yǔ)和定義”（見第3章——更改了“機(jī)構(gòu)和從業(yè)人員”的部分內(nèi)容（見第4章，2018年版的3.1、3.2）；——更改了“檔案管理范圍”的部分內(nèi)容（見第5章，2018年版的第4章——更改了“檔案的接收”的部分內(nèi)容（見6.1.1.1.2，2018年版的5.1.1.1.2）——更改了“檔案材料收集鑒別與歸檔”的部分內(nèi)容（見6.2.2，2018年版的5.2.2）——更改了“檔案保管”的部分內(nèi)容（見6.3.2，2018年版的5.3.2.1——更改了“附錄A”的部分內(nèi)容（見附錄A，2018年版的附錄A——更改了“附錄B”的部分內(nèi)容（見附錄B，2018年版的附錄B——更改了“參考文獻(xiàn)”的部分內(nèi)容（見參考文獻(xiàn)，2018年版的參考文獻(xiàn)）。本文件由河北省人力資源和社會(huì)保障廳提出并歸口。本文件由河北省人力資源和社會(huì)保障廳組織實(shí)施。本文件起草單位：北京市人力資源和社會(huì)保障局、天津市人力資源和社會(huì)保障局、河北省人力資源和社會(huì)保障廳、北京市公共人力資源服務(wù)中心、中國(guó)北方人才市場(chǎng)、河北省人才服務(wù)中心、北京人力資源服務(wù)行業(yè)協(xié)會(huì)、河北冀聯(lián)人力資源服務(wù)集團(tuán)有限公司、誠(chéng)通人力資源有限公司。本文件主要起草人：張宇泉、石曉明、巫嫕、周啟陽(yáng)、郭文波、王守成、劉芳、范小虎、王新文、吳鎖柱、張望紅、謝琳、于麗、陳麗、李青、任巍、辛彤、沈志歈、閆華、丁國(guó)杰、吳曉軍。本文件所代替的文件歷次版本發(fā)布情況為：——2018年首次發(fā)布為DB13/T3008.10—2018；——本次為第一次修訂。DB13/T3008.8—2024為了更好貫徹落實(shí)《京津冀協(xié)同發(fā)展規(guī)劃綱要》，推動(dòng)京津冀人力資源市場(chǎng)協(xié)同發(fā)展，完善人力資源服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系，促進(jìn)三地人力資源服務(wù)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提升人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)服務(wù)質(zhì)量和效率，獲得人力資源服務(wù)業(yè)最佳秩序，按照國(guó)家法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定，遵循人力資源服務(wù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)內(nèi)容，在調(diào)查和測(cè)試驗(yàn)證的基礎(chǔ)上，針對(duì)近幾年貫標(biāo)中出現(xiàn)的實(shí)際問題進(jìn)行了修訂。DB13/T3008擬由10個(gè)部分構(gòu)成?！?部分：基本要求。目的在于規(guī)范人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)開展人力資源服務(wù)的服務(wù)場(chǎng)所、從業(yè)人員、規(guī)章制度、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)要求、數(shù)字化建設(shè)及服務(wù)評(píng)價(jià)與改進(jìn)；——第2部分：招聘服務(wù)。目的在于規(guī)范人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)開展招聘服務(wù)的基本要求、服務(wù)流程、服務(wù)評(píng)價(jià)與改進(jìn)；——第3部分：高級(jí)人才尋訪服務(wù)。目的在于規(guī)范人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)開展高級(jí)人才尋訪服務(wù)的基本要求、服務(wù)流程、服務(wù)評(píng)價(jià)與改進(jìn)；——第4部分：職業(yè)指導(dǎo)服務(wù)。目的在于規(guī)范人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)開展職業(yè)指導(dǎo)服務(wù)的基本要求、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)流程、服務(wù)評(píng)價(jià)與改進(jìn)；——第5部分：人力資源測(cè)評(píng)服務(wù)。目的在于規(guī)范人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)開展人力資源測(cè)評(píng)服務(wù)的基本要求、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)流程、服務(wù)要求、服務(wù)評(píng)價(jià)與改進(jìn)；——第6部分：人力資源培訓(xùn)服務(wù)。目的在于規(guī)范人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)開展人力資源培訓(xùn)服務(wù)的基本要求、培訓(xùn)內(nèi)容、服務(wù)流程、服務(wù)評(píng)價(jià)與改進(jìn)；——第7部分：人力資源管理咨詢服務(wù)。目的在于規(guī)范人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)開展人力資源管理咨詢服務(wù)的基本要求、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)流程、服務(wù)評(píng)價(jià)與改進(jìn)；——第8部分：流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)。目的在于規(guī)范從事流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)開展流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的機(jī)構(gòu)和從業(yè)人員、檔案管理范圍、服務(wù)內(nèi)容及要求、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案管理服務(wù)信息化、服務(wù)評(píng)價(jià)與改進(jìn)；——第9部分：人力資源服務(wù)外包。目的在于規(guī)范人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)開展人力資源服務(wù)外包的基本要求、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)流程、服務(wù)評(píng)價(jià)與改進(jìn)；——第10部分：勞務(wù)派遣服務(wù)。目的在于規(guī)范人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)開展勞務(wù)派遣服務(wù)的基本要求、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)流程、時(shí)點(diǎn)控制、競(jìng)業(yè)限制、執(zhí)行安全保密要求、服務(wù)評(píng)價(jià)與改進(jìn)。DB13/T3008.8—20241本文件規(guī)定了流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的機(jī)構(gòu)和從業(yè)人員、檔案管理范圍、服務(wù)內(nèi)容及要求、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案管理服務(wù)信息化、服務(wù)評(píng)價(jià)與改進(jìn)。本文件適用于從事流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱“服務(wù)機(jī)構(gòu)”）開展的流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T32623流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)范GB/T33529人力資源服務(wù)術(shù)語(yǔ)DB13/T3008.1人力資源服務(wù)規(guī)范第1部分：基本要求3術(shù)語(yǔ)和定義GB/T32623、GB/T33529界定的術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。4機(jī)構(gòu)和從業(yè)人員4.1流動(dòng)人員人事檔案由縣級(jí)以上（含縣級(jí)）人民政府設(shè)立的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)以及經(jīng)省級(jí)人力資源社會(huì)保障行政部門授權(quán)的單位管理。4.2從業(yè)人員應(yīng)具備下列條件：a)政治素質(zhì)好、專業(yè)能力強(qiáng)、作風(fēng)正派，關(guān)鍵核心崗位選配中共黨員；b)熟悉人力資源、社會(huì)保障、檔案管理等法律法規(guī)、規(guī)章制度、政策文件；c)嚴(yán)格遵守流動(dòng)人員人事檔案管理規(guī)定和保密制度；d)具有檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能。5檔案管理范圍具有從事流動(dòng)人員人事檔案管理資質(zhì)的服務(wù)機(jī)構(gòu)，受用人單位或個(gè)人委托可管理下列人員人事a)非公有制經(jīng)濟(jì)組織和社會(huì)組織聘用人員的人事檔案；b)辭職辭退、解除（終止）聘用（勞動(dòng)）合同、取消錄（聘）用、被開除等與用人單位解除或終止人事（勞動(dòng)）關(guān)系的未就業(yè)的原機(jī)關(guān)公務(wù)員、國(guó)有企事業(yè)單位的管理人員和專業(yè)技術(shù)人員、軍隊(duì)文職人員的人事檔案；c)未就業(yè)的高校畢業(yè)生及中專畢業(yè)生的人事檔案；d)自費(fèi)出國(guó)（境）留學(xué)的高校畢業(yè)生及其他因私出國(guó)（境）人員的人事檔案；e)外國(guó)企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員的人事檔案；f)自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員的人事檔案；g)其他流動(dòng)人員的人事檔案。6服務(wù)內(nèi)容及要求DB13/T3008.8—202426.1檔案接收與轉(zhuǎn)遞6.1.1檔案接收6.1.1.1單位委托檔案的接收6.1.1.1.1建立單位委托檔案管理服務(wù)關(guān)系應(yīng)符合下列要求：a)查驗(yàn)委托存檔單位提交的證明材料和其他可供參考的材料；b)與委托存檔單位簽訂檔案管理服務(wù)協(xié)議。內(nèi)容包括但不限于雙方權(quán)利和義務(wù)、違約責(zé)任及爭(zhēng)議處理辦法。6.1.1.1.2單位委托檔案的接收程序：a)審核委托存檔單位同意接收檔案的證明材料及經(jīng)辦人、擬調(diào)人員的身份證明；b)審核提交材料無誤后，向擬調(diào)人員的原存檔單位出具商調(diào)函；c)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定審核檔案材料，接收檔案時(shí)實(shí)行告知承諾制。擬接收的檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)照材料目錄清單認(rèn)真審核甄別，對(duì)缺少關(guān)鍵材料的，一次性告知所缺材料及其可能造成的影響，經(jīng)本人作出書面知情說明、承諾補(bǔ)充材料后予以接收，或與原工作單位協(xié)商退回并補(bǔ)充材料；對(duì)缺少非關(guān)鍵材料的，應(yīng)采取先存后補(bǔ)方式予以接收，并督促指導(dǎo)流動(dòng)人員補(bǔ)充相關(guān)缺失材料；d)審核合格辦理檔案接收手續(xù)，并登記備案，編號(hào)入庫(kù)；e)本著誠(chéng)信真實(shí)的原則，單位宜提供信用證明。6.1.1.2個(gè)人委托檔案的接收個(gè)人委托檔案的接收程序：a)審核調(diào)檔申請(qǐng)人的身份證明；b)審核提交材料無誤后，向調(diào)檔申請(qǐng)人的原存檔單位出具商調(diào)函；c)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定審核檔案材料，接收檔案時(shí)實(shí)行告知承諾制。擬接收的檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)照材料目錄清單認(rèn)真審核甄別，對(duì)缺少關(guān)鍵材料的，一次性告知所缺材料及其可能造成的影響，經(jīng)本人作出書面知情說明、承諾補(bǔ)充材料后予以接收，或與原工作單位協(xié)商退回并補(bǔ)充材料；對(duì)缺少非關(guān)鍵材料的，應(yīng)采取先存后補(bǔ)方式予以接收，并督促指導(dǎo)流動(dòng)人員補(bǔ)充相關(guān)缺失材料；d)審核合格后，與個(gè)人簽訂檔案管理服務(wù)協(xié)議，辦理檔案接收手續(xù)；e)對(duì)接收檔案登記備案，編號(hào)入庫(kù)；f)本著誠(chéng)信真實(shí)的原則，個(gè)人宜提供信用證明。6.1.2檔案轉(zhuǎn)出檔案轉(zhuǎn)出應(yīng)按下列程序辦理：a)確認(rèn)檔案接收單位檔案管理資質(zhì)、審核調(diào)檔手續(xù)、核實(shí)經(jīng)辦人身份；b)檢查核對(duì)檔案材料，解除委托存檔關(guān)系，辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)；c)及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)接的簽收和交接登記；d)查收檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)，對(duì)商調(diào)函、回執(zhí)等資料及時(shí)整理歸檔。6.2檔案材料收集鑒別與歸檔6.2.1收集鑒別檔案材料應(yīng)符合下列要求：a)歸檔材料對(duì)象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實(shí)、填寫規(guī)范、手續(xù)完備；b)歸檔材料一般為原件。證書、證件等特殊情況需用復(fù)印件存檔的，注明復(fù)制時(shí)間，并加蓋材料制作單位公章或人事關(guān)系所在單位組織（人事）部門公章。6.2.2對(duì)收集的檔案材料應(yīng)按照附錄A的要求進(jìn)行分類并歸檔。對(duì)符合要求的材料，應(yīng)在接收后2個(gè)月內(nèi)將材料歸入本人檔案并做好登記備案。不符合歸檔要求的材料退還并說明原因。DB13/T3008.8—202436.3檔案整理與保管6.3.1檔案整理6.3.1.1整理檔案材料應(yīng)按附錄A進(jìn)行分類，依檔案材料形成的時(shí)間、材料內(nèi)容的主次關(guān)系排列，分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，對(duì)裝訂成卷的檔案驗(yàn)收后入庫(kù)保存。6.3.1.2檔案材料、檔案卷盒、檔案袋的樣式和規(guī)格應(yīng)符合附錄B的要求。6.3.1.3應(yīng)對(duì)檔案材料進(jìn)行編目，著錄類號(hào)、材料名稱、時(shí)間、份數(shù)、頁(yè)數(shù)等項(xiàng)目。6.3.1.4檔案材料按照一人一檔的方法整理。6.3.2檔案保管檔案保管應(yīng)符合下列要求：a)建立與檔案工作發(fā)展相適應(yīng)的專用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)的檔案柜或檔案密集架；b)檔案庫(kù)房滿足防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等要求，按照GB/T32623—20168.2c)檔案庫(kù)房、閱檔場(chǎng)所（室）、整理場(chǎng)所、辦公場(chǎng)所分開；d)建立檔案保管、保密、安全、借閱、轉(zhuǎn)遞等管理制度和辦事流程；e)定期將檔案實(shí)物與檔案名冊(cè)、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行核對(duì)。6.4檔案利用與服務(wù)6.4.1檔案查借閱檔案查借閱應(yīng)遵守下列要求：a)查閱人事檔案按照查閱檔案的規(guī)定辦理審批手續(xù)；b)做好檔案查閱登記備案以及催還核對(duì)入庫(kù)手續(xù)；c)檔案外借時(shí)，由借閱單位以書面形式說明理由，經(jīng)批準(zhǔn)并辦理登記手續(xù)后，方可借出并限d)查借閱檔案遵守保密和閱檔規(guī)定。6.4.2出具人事證明出具人事證明應(yīng)按下列要求辦理：a)審核委托存檔單位相關(guān)證明材料；b)審核個(gè)人委托存檔人員的身份證件及其他證明文件；c)依據(jù)檔案記載出具證明并加蓋公章。6.4.3審核專業(yè)技術(shù)人員職業(yè)資格、技能人員職業(yè)資格、執(zhí)業(yè)資格等申報(bào)材料審核專業(yè)技術(shù)人員職業(yè)資格、技能人員職業(yè)資格、執(zhí)業(yè)資格等申報(bào)材料，應(yīng)按下列要求辦理：a)審核委托存檔單位相關(guān)證明材料；b)審核個(gè)人委托存檔人員的身份證件及其他證明文件；c)審核委托存檔人員的人事檔案并在符合條件的申報(bào)材料上加蓋公章；d)對(duì)獲得專業(yè)技術(shù)人員職業(yè)資格、技能人員職業(yè)資格、執(zhí)業(yè)資格等的個(gè)人考評(píng)材料收集鑒別6.4.4提供政審服務(wù)提供政審服務(wù)按下列要求辦理：a)審核委托存檔單位相關(guān)證明材料；b)審核個(gè)人委托存檔人員的身份證件、經(jīng)辦人身份證件、政審函及其他證明文件；c)依據(jù)檔案記載出具政審復(fù)函并加蓋公章。6.4.5中共黨員組織關(guān)系接轉(zhuǎn)6.4.5.1中共黨員組織關(guān)系接收按下列要求辦理：a)審核中共黨員組織關(guān)系介紹信、擬轉(zhuǎn)入人員身份證件；b)審核材料無誤后，登記并核實(shí)個(gè)人基本信息，錄入管理信息系統(tǒng)；DB13/T3008.8—20244c)將中共黨員編入支部并告知黨員；d)填寫并發(fā)出中共黨員組織關(guān)系回執(zhí)；e)將中共黨員組織關(guān)系介紹信、登記材料等資料及時(shí)整理歸檔。6.4.5.2中共黨員組織關(guān)系轉(zhuǎn)出按下列要求辦理：a)確認(rèn)中共黨員組織關(guān)系接收單位、審核經(jīng)辦人身份證件；b)辦理中共黨員組織關(guān)系轉(zhuǎn)出手續(xù)；c)查收中共黨員組織關(guān)系介紹信回執(zhí)，將回執(zhí)等資料及時(shí)整理歸檔。7檔案統(tǒng)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)按照GB/T32623的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。8檔案管理服務(wù)信息化檔案管理服務(wù)信息化按照GB/T32623的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。9服務(wù)評(píng)價(jià)與改進(jìn)服務(wù)評(píng)價(jià)與改進(jìn)按照DB13/T3008.1的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。DB13/T3008.8—20245人事檔案材料的分類A.1檔案材料分類A.1.1履歷材料。A.1.3鑒定、考核、考察材料。A.1.4學(xué)歷學(xué)位、職業(yè)（任職）資格和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料。A.1.5政治歷史情況的審查材料。A.1.6參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料。A.1.7獎(jiǎng)勵(lì)材料。A.1.8涉紀(jì)涉法材料。A.1.9錄用、任免、招工、調(diào)動(dòng)、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、復(fù)員退伍、工資、待遇、出國(guó)（境）、退（離）休、退職材料及各種代表會(huì)代表登記表等材料。A.1.10其他可供參考有保存價(jià)值的材料。DB13/T3008.8—20246人事檔案材料、檔案卷盒、檔案袋的樣式和規(guī)格B.1檔案材料和目錄人事檔案材料和目錄采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型（297mm×210mm）。材料左邊應(yīng)當(dāng)留有25mm的裝訂邊，字跡材料應(yīng)當(dāng)符合檔案保護(hù)要求。A4紙型的人事檔案材料和目錄按照靠左下對(duì)齊的方式打3孔裝訂，中間孔距上、下孔（從孔中心算起）83mm，下孔距材料底邊54mm，孔中心距左邊沿12mm，孔直徑為5mm。檔案中原有小于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊。B.2檔案卷盒人事檔案卷盒規(guī)格按照A4紙型相應(yīng)調(diào)整，分為310mm×225mm×25mm、310mm×225mm×35mm和310mm×225mm×45mm三種。卷盒設(shè)3個(gè)裝訂立柱，裝訂立柱中心距左邊內(nèi)沿15mm，下裝訂立柱距卷盒底邊54mm，中間裝訂立柱距上、下裝訂立柱（從裝訂立柱中心算起）83mm，裝訂立柱直徑為4mm。卷盒背脊標(biāo)簽規(guī)格相應(yīng)調(diào)整為310mm×22mm、310mm×32