麗水機關會議管理制度

麗水機關會議管理制度麗水機關會議管理制度

第一章總則

第一條目的與依據(jù)

本制度旨在規(guī)范麗水機關會議的組織與管理，提高會議效率，確保會議質量，充分發(fā)揮集體智慧，推動機關工作的發(fā)展。本制度根據(jù)《中華人民共和國行政機關會議條例》以及相關法律法規(guī)制定。

第二條適用范圍

本制度適用于麗水機關（以下簡稱“機關”）召開的各類會議，包括但不限于全體會議、辦公會議、專題會議、協(xié)調會議等。

第三條基本原則

（一）民主集中制原則。會議應充分發(fā)揚民主，確保每位參會人員有發(fā)言權和表決權，同時實行集中統(tǒng)一的領導。

（二）效率原則。會議應注重效率，嚴格控制會議時間，避免無謂的拖延。

（三）務實原則。會議內容應實事求是，討論的問題應具有針對性和可操作性。

（四）保密原則。會議內容涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的，應嚴格按照保密規(guī)定執(zhí)行。

第四條會議種類及組織

（一）全體會議：由機關主要負責人主持，全體機關工作人員參加。

（二）辦公會議：由機關主要負責人或指定負責人主持，相關部門負責人參加。

（三）專題會議：針對特定問題或項目召開的會議，由相關項目負責人或指定負責人主持。

（四）協(xié)調會議：涉及多個部門或單位的協(xié)調事項，由機關主要負責人或指定負責人主持。

第五條會議組織機構

會議的組織工作由機關辦公室負責，主要包括會議籌備、會議通知、會議記錄、會議紀要的編寫和分發(fā)等。

第六條參會人員職責

（一）參會人員應按時參加機關召開的會議，因特殊情況不能參加的，需提前向會議主持人請假。

（二）參會人員應認真履行職責，積極參與會議討論，對會議議題提出建設性意見和建議。

（三）參會人員應嚴格遵守會議紀律，保守會議秘密，不得泄露會議內容和討論情況。

第七條會議紀律

（一）會議期間，參會人員應關閉手機或將其調至靜音狀態(tài)。

（二）會議期間，參會人員不得隨意離席，確需離席的，應向會議主持人請假。

（三）會議期間，參會人員應保持會場秩序，不得喧嘩、交頭接耳。

（四）會議結束后，參會人員應按照會議紀要的要求，認真落實會議決定事項。

第二章會議流程

第一節(jié)會議籌備

一、會議主題確定

會議主題應根據(jù)機關工作需要和實際情況提出，具有明確的目的和針對性。會議主題由會議主持人或提議人提出，報請機關主要負責人審批。

二、會議時間安排

1.會議時間應根據(jù)參會人員的工作安排和會議內容進行合理規(guī)劃。

2.全體會議、辦公會議等定期會議，應在年初制定會議計劃，明確會議時間、地點等。

3.臨時性會議，應根據(jù)緊急程度和實際情況，提前通知參會人員。

三、會議通知

1.會議通知應明確會議時間、地點、參會人員、會議議程等。

2.會議通知應提前發(fā)送給參會人員，確保參會人員有足夠的時間準備。

3.會議通知可通過書面、電話、電子郵件等形式進行。

四、會議資料準備

1.會議主持人或提議人應根據(jù)會議主題，準備會議相關資料，包括但不限于會議議程、議題背景、相關文件等。

2.會議資料應在會前分發(fā)至參會人員，以便參會人員提前了解會議內容。

第二節(jié)會議進行

一、會議簽到

1.會議開始前，由機關辦公室負責組織簽到工作。

2.參會人員應按時簽到，確因特殊情況不能參加的，需提前向會議主持人請假。

二、會議主持人宣布會議開始

1.會議主持人簡要介紹會議主題、議程和參會人員。

2.會議主持人強調會議紀律，要求參會人員遵守相關規(guī)定。

三、會議討論

1.會議主持人按照議程逐項組織討論。

2.參會人員圍繞議題充分發(fā)表意見，提出建議和解決方案。

3.會議主持人應對討論內容進行總結，形成共識。

四、會議表決

1.會議主持人根據(jù)討論情況，提出表決事項。

2.表決方式可采取口頭表決、舉手表決或投票表決。

3.表決結果由會議主持人當場宣布。

第三節(jié)會議總結

一、會議主持人對會議討論情況進行總結，明確會議成果和下一步工作要求。

二、會議紀要的編寫

1.會議紀要應詳細記錄會議時間、地點、參會人員、討論內容、表決結果等。

2.會議紀要由機關辦公室負責編寫，經會議主持人審核后，分發(fā)給參會人員。

三、會議紀要的簽字確認

1.參會人員應在會議紀要上簽字確認，表示已了解會議內容并承諾落實會議決定。

2.會議紀要簽字后，由機關辦公室存檔保管。

第四節(jié)會議結束

會議主持人宣布會議結束，參會人員有序離場。機關辦公室負責整理會場，確保會議室整潔。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第一節(jié)跟蹤落實原則

一、及時性原則

會議紀要發(fā)布后，相關責任部門和個人應立即行動，按照會議決定的時間節(jié)點和要求進行落實。

二、責任制原則

會議紀要中明確的任務和責任，應明確到具體責任人和完成時限，確保每一項工作都有人負責，有人監(jiān)督。

三、反饋性原則

責任部門和責任人在落實過程中，應及時向會議主持人或指定負責人反饋進展情況，遇到問題應及時報告，尋求解決方案。

第二節(jié)跟蹤落實流程

一、任務分解

會議紀要發(fā)布后，機關辦公室應將會議決定事項分解為具體的任務，明確每項任務的責任部門、責任人和完成時限。

二、任務下達

機關辦公室將分解后的任務通過書面形式下達給相關責任部門和責任人，確保任務清晰明了。

三、任務執(zhí)行

責任部門和責任人根據(jù)任務要求，制定實施方案，開展相關工作，確保按時完成。

四、進度反饋

責任部門和責任人在執(zhí)行任務過程中，應定期向會議主持人或指定負責人匯報進展情況，遇到問題及時反饋。

第三節(jié)跟蹤落實監(jiān)督

一、機關辦公室負責對會議紀要的落實情況進行全程監(jiān)督，確保各項工作按照既定計劃推進。

二、會議主持人或指定負責人應定期檢查任務執(zhí)行情況，對落實不力的部門和個人進行督促指導。

三、對未按期完成任務的部門和個人，應根據(jù)實際情況采取相應的措施，包括但不限于通報批評、績效考核等。

第四節(jié)跟蹤落實評估

一、任務完成后，責任部門應對完成情況進行自我評估，總結經驗教訓，為今后類似工作提供借鑒。

二、機關辦公室組織對會議紀要落實情況進行全面評估，形成評估報告，報請機關主要負責人審閱。

三、根據(jù)評估結果，對會議紀要落實情況進行總結，對表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰，對存在的問題提出整改措施。

第五節(jié)跟蹤落實改進

一、針對跟蹤落實過程中發(fā)現(xiàn)的問題，責任部門應認真分析原因，制定整改措施，及時進行整改。

二、機關辦公室應定期收集整改情況，對整改效果進行評價，確保問題得到有效解決。

三、通過不斷優(yōu)化會議紀要跟蹤落實流程，提高機關工作效能，為麗水機關的發(fā)展提供有力保障。

第四章會議室管理規(guī)定

第一節(jié)會議室預訂

一、機關各部門或個人需使用會議室時，應提前向機關辦公室提交會議室預訂申請。

二、會議室預訂申請應包括會議時間、會議主題、參會人數(shù)等信息。

三、機關辦公室根據(jù)會議室使用情況，統(tǒng)籌安排會議室使用，并在確認后通知預訂人。

第二節(jié)會議室配置

一、會議室應配備必要的設施設備，包括但不限于音響設備、投影儀、白板、會議桌椅等。

二、機關辦公室負責定期檢查會議室設施設備，確保其正常運行。

三、會議室應根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進行合理布局，提供舒適、安靜的會議環(huán)境。

第三節(jié)會議室使用

一、會議室使用時應嚴格按照預訂時間進行，不得提前占用或延遲使用。

二、使用會議室的部門或個人應愛護會議室設施，保持會議室整潔。

三、會議期間，參會人員應遵守會議室紀律，不得在會場內吸煙、進食或大聲喧嘩。

第四節(jié)會議室清潔與維護

一、會議結束后，使用部門或個人應負責清理會議室，恢復原狀。

二、機關辦公室應定期對會議室進行清潔和保養(yǎng)，確保會議室的衛(wèi)生和設施完好。

三、如遇會議室設施損壞，使用部門或個人應立即報告機關辦公室進行維修。

第五節(jié)會議室安全管理

一、會議室使用期間，使用部門或個人應確保消防安全，遵守消防規(guī)定。

二、機關辦公室應定期對會議室進行安全檢查，排除安全隱患。

三、會議室內的文件和資料應妥善保管，會議結束后，應將涉密文件和資料及時收回或銷毀。

第六節(jié)會議室使用費用

一、機關內部會議使用會議室，原則上不收取費用。

二、如涉及對外租賃會議室，需按照相關規(guī)定收取費用，并報請機關主要負責人審批。

三、會議室使用費用應定期