第三章-總賬系統(tǒng)-日常業(yè)務(wù)處理

第一節(jié)憑證管理1第二節(jié)賬簿管理2目錄CONTENTS第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件學(xué)習(xí)目標(biāo)●?能夠熟練地根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)編制記賬憑證●?了解各種賬簿的查詢、輔助查詢以及相關(guān)打印規(guī)定●?掌握記賬憑證的填制、審核、記賬的處理第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件第一節(jié)憑?證?管?理第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件一、填制憑證記賬憑證是登記賬簿的直接依據(jù)。填制記賬憑證是會(huì)計(jì)電算化日常賬務(wù)處理工作中最基礎(chǔ)、最頻繁的工作。必須確保記賬憑證輸入的準(zhǔn)確與完整。在實(shí)際工作中可直接在計(jì)算機(jī)上根據(jù)審核無誤的原始憑證填制記賬憑證，即前臺(tái)處理；也可以先由人工制單而后集中輸入，即后臺(tái)處理。業(yè)務(wù)量不多、基礎(chǔ)較好或使用網(wǎng)絡(luò)版的用戶可采用前臺(tái)處理方式，而在第一年使用或人機(jī)并行階段則比較適合后臺(tái)處理方式。第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件1．登錄填制記賬憑證窗口填制記賬憑證是日常業(yè)務(wù)處理工作的起始點(diǎn)，也是所有賬簿數(shù)據(jù)的主要來源。在賬務(wù)處理系統(tǒng)中，記賬憑證有三種來源：第一種來源是操作員直接在計(jì)算機(jī)上編制的記賬憑證；第二種來源是從本賬套其他子系統(tǒng)，如工資系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)等自動(dòng)傳遞到賬務(wù)處理系統(tǒng)的記賬憑證；第三種來源是從外部導(dǎo)入的記賬憑證，如憑證引入或接口開發(fā)等。在實(shí)際工作中，第一種憑證來源應(yīng)用最為廣泛。第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件單擊“總賬”下拉菜單中的“填制憑證”命令（或單擊總賬系統(tǒng)界面中的“填制憑證”），系統(tǒng)彈出“填制憑證”窗口?！疤钪茟{證”窗口第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件2．憑證一般要素的填制電子記賬憑證的基本要素由三部分組成：一是憑證頭部分，包括憑證類別、制單日期、憑證編號(hào)和附單據(jù)數(shù)等；二是正文部分，包括摘要、科目名稱和借貸金額等；三是憑證尾部分，包括各職責(zé)崗位的簽名等。（1）增加新憑證（2）憑證頭部分輸入內(nèi)容（3）憑證正文部分輸入內(nèi)容（4）憑證尾部分輸入內(nèi)容（5）保存憑證（6）其他憑證填制第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件各功能按鈕的主要作用。第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件3．記賬憑證中特殊要素的填制填制記賬憑證時(shí)，一些會(huì)計(jì)科目還需要輸入特殊要素。特殊要素填制分類表第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件（1）輸入銀行賬輔助核算信息“輔助項(xiàng)”對(duì)話框第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件（2）涉及外幣核算“借方金額自動(dòng)顯示”窗口第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件（3）輸入數(shù)量金額輔助核算信息數(shù)量金額核算“輔助項(xiàng)”窗口第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件（4）輸入客戶往來輔助核算信息客戶往來“輔助項(xiàng)”窗口第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件相關(guān)信息出現(xiàn)在下方備注欄中第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件（5）輸入供應(yīng)商往來輔助核算信息供應(yīng)商往來“輔助項(xiàng)”窗口第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件供應(yīng)商信息出現(xiàn)在下方備注欄中第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件（6）輸入部門和個(gè)人往來輔助核算信息系統(tǒng)為用戶提供了三種部門名稱的輸入方法，第一種是直接輸入部門的中文名稱，第二種是輸入部門的代碼，第三種是從參照窗口錄入。無論采用哪一種方法，系統(tǒng)都要求用戶預(yù)先在部門目錄中完成對(duì)要輸入部門的定義，再填制憑證。第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件部門往來“輔助項(xiàng)”窗口第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件個(gè)人往來“輔助項(xiàng)”窗口第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件（7）輸入項(xiàng)目輔助核算信息（8）其他憑證填制“輔助項(xiàng)”窗口第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件4．憑證的其他管理功能（1）最新余額一覽表將鼠標(biāo)指向當(dāng)前憑證中的任一科目上，單擊“余額”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)顯示該科目的最新余額一覽表。“最新余額一覽表”窗口第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件（2）聯(lián)查單據(jù)在“填制憑證”窗口中，單擊“查看”菜單，在其下拉菜單中可以查看到與當(dāng)前科目相關(guān)的“明細(xì)賬”和“原始單據(jù)”。若該張憑證是其他子系統(tǒng)傳遞到總賬系統(tǒng)中來的，可以將鼠標(biāo)指向憑證名稱，單擊鼠標(biāo)左鍵，可看到生成該憑證的來源信息。（3）常用憑證在填制憑證的過程中，會(huì)有一些憑證的內(nèi)容基本相同或者部分相同。如果能將這些常用的憑證存儲(chǔ)起來，供填制憑證時(shí)隨時(shí)調(diào)用，必然會(huì)起到提高業(yè)務(wù)處理效率的作用。第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件“常用憑證生成”對(duì)話框第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件二、憑證查詢與匯總1．憑證查詢?cè)谥茊沃校赏ㄟ^查詢功能對(duì)憑證進(jìn)行查看，以隨時(shí)了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生情況，保證填制憑證的正確性。該功能可查看當(dāng)前科目的最新余額、明細(xì)賬等?！皯{證查詢”對(duì)話框第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件2．憑證匯總記賬憑證全部填制完畢后，可以利用憑證匯總功能將未記賬或已記賬的憑證進(jìn)行匯總，以便財(cái)務(wù)人員隨時(shí)查看企業(yè)的財(cái)務(wù)信息。“科目匯總”對(duì)話框第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件三、修改憑證在憑證輸入時(shí)，雖然系統(tǒng)提供了各種控錯(cuò)措施，但仍會(huì)有錯(cuò)誤發(fā)生。為了及時(shí)糾正憑證的錯(cuò)誤，系統(tǒng)為用戶提供了憑證修改的功能。不同狀態(tài)下的錯(cuò)誤憑證具有不同的修改方法。憑證修改分類第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件四、刪除憑證如果有錯(cuò)誤或非法的未記賬憑證需要?jiǎng)h除時(shí)，可使用本功能。先在這些憑證上打上“作廢字樣”，再通過整理憑證功能，將其徹底刪除并由系統(tǒng)對(duì)未記賬憑證重新編號(hào)。1．作廢憑證作廢憑證是指在未記賬憑證左上角打上“作廢”標(biāo)記，不能參與修改和審核的記賬憑證。記賬時(shí)作廢憑證相當(dāng)于一張空白憑證，但仍然參與記賬，否則月末無法結(jié)賬。在進(jìn)行賬簿查詢時(shí)，查不到作廢憑證的數(shù)據(jù)。第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件作廢憑證第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件2．整理憑證整理憑證就是要?jiǎng)h除所有打上“作廢”標(biāo)志的憑證，并對(duì)未記賬憑證進(jìn)行重新編號(hào)。憑證整理只能對(duì)未記賬憑證進(jìn)行整理。若是對(duì)已記賬憑證進(jìn)行整理，需要先取消記賬狀態(tài)，恢復(fù)到月初記賬狀態(tài)后再進(jìn)行憑證整理。（1）在“填制憑證”窗口中，單擊“制單”菜單中的“整理憑證”命令。（2）在彈出的“整理憑證”對(duì)話框中，選擇要整理的月份“2017.06”單擊“確定”按鈕?！罢響{證”對(duì)話框第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件（3）在彈出的“作廢憑證表”中單擊“全選”按鈕，再單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)刪除該張憑證，并對(duì)剩余的憑證重新編號(hào)。作廢憑證表第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件五、沖銷憑證對(duì)于已記賬的憑證發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，可以采用“紅字沖銷法”先制作一張紅字沖銷憑證，經(jīng)審核記賬后，再制作一張藍(lán)字正確的憑證，同樣進(jìn)行審核記賬。紅字沖銷憑證應(yīng)視為正常的憑證進(jìn)行保存和管理。（1）在“填制憑證”窗口中，單擊“制單”菜單下的“沖銷憑證”命令。（2）“沖銷憑證”對(duì)話框第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件六、審核記賬憑證審核記賬憑證是指由具有審核權(quán)限的操作員按照會(huì)計(jì)制度的相關(guān)規(guī)定，對(duì)制單人填制的記賬憑證進(jìn)行合法性和合理性檢查，其目的是防止錯(cuò)誤、舞弊的發(fā)生。只有經(jīng)審核通過的記賬憑證才可以進(jìn)行記賬。根據(jù)前面初始化的設(shè)置，應(yīng)先由出納人員對(duì)出納憑證執(zhí)行簽字，再由審核員進(jìn)行憑證審核。憑證審核的操作內(nèi)容包括出納簽字和審核憑證兩項(xiàng)內(nèi)容。第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件1．出納簽字出納人員可通過出納簽字功能對(duì)制單員填制的出納憑證進(jìn)行檢查核對(duì)，審查出有錯(cuò)誤的憑證應(yīng)交由制單員修改后再核對(duì)，若檢查無誤則由出納簽字。（1）在進(jìn)行出納簽字操作之前，應(yīng)檢查是否已將“庫存現(xiàn)金”和“銀行存款”科目指定為出納人員的專管科目，只有指定科目后才能執(zhí)行出納簽字的操作。（2）完成指定科目的操作后，才可進(jìn)行出納簽字的操作。第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件工作窗口第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件“出納簽字”對(duì)話框第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件“出納簽字”憑證列表窗口憑證一經(jīng)簽字，就不能被修改、刪除，只有被取消簽字后才可以進(jìn)行修改或刪除。取消簽字只能由出納本人進(jìn)行。第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件2．審核憑證審核憑證是指由具有審核權(quán)限的會(huì)計(jì)人員按照財(cái)會(huì)制度對(duì)制單員已填制的記賬憑證進(jìn)行檢查、核對(duì)，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會(huì)計(jì)分錄是否正確等。審查認(rèn)為錯(cuò)誤或有異議的憑證應(yīng)由原填制人員修改后再進(jìn)行審核。“憑證審核”對(duì)話框第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件“憑證審核”窗口作廢憑證既不能被審核，也不能被標(biāo)錯(cuò)。已標(biāo)錯(cuò)的憑證不能被審核，若想審核，需先取消標(biāo)錯(cuò)后才能審核。如果已經(jīng)設(shè)置了“出納憑證需由出納簽字”，那么憑證必須先進(jìn)行出納簽字后方可執(zhí)行審核簽字。第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件3．登記賬簿登記賬簿是指以已經(jīng)審核簽字的會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄到各類賬簿中。（1）記賬記賬是由計(jì)算機(jī)按照事先設(shè)置好的記賬程序自動(dòng)進(jìn)行的賬簿記錄過程?！坝涃~向?qū)?——選擇本次記賬范圍”對(duì)話框第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件“期初試算平衡表”窗口第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件完成記賬工作第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件（2）取消記賬取消記賬也叫反記賬。當(dāng)記完賬后，發(fā)現(xiàn)賬簿記錄有誤，如果不想通過其他方式來修改（如“紅字沖銷法”等），就可以通過激活“恢復(fù)記賬前功能”回到記賬前狀態(tài)。執(zhí)行“反記賬”功能要慎重，一般應(yīng)由賬套主管來執(zhí)行。單擊“憑證”命令第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件恢復(fù)記賬前狀態(tài)”對(duì)話框“恢復(fù)記賬完畢”提示對(duì)話框第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件第二節(jié)賬?簿?管?理第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件一、賬簿查詢?cè)陔娝慊到y(tǒng)中，企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，經(jīng)過填制并審核憑證、記賬等操作程序后，就形成了正式的會(huì)計(jì)賬簿。會(huì)計(jì)人員利用賬簿管理功能，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行賬簿查詢等操作。賬簿查詢操作包括日記賬查詢、總賬查詢、明細(xì)賬查詢及輔助賬查詢等。第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件“總賬查詢條件”窗口1．總賬查詢?cè)陔娝慊绞较?，通過總賬查詢功能，不但可以查詢到各總賬科目的年初余額、各月發(fā)生額合計(jì)和月末余額，還可以查詢所有二至六級(jí)明細(xì)科目的年初余額、各月發(fā)生額合計(jì)和月末余額。（1）第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件總賬查詢結(jié)果（2）、（3）在查詢過程中，可以單擊“科目”下拉框，選擇需要查看的科目。第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件發(fā)生額及余額查詢條件”窗口2．發(fā)生額及余額表查詢發(fā)生額及余額表用于查詢、統(tǒng)計(jì)各級(jí)科目的本月發(fā)生額、累計(jì)發(fā)生額和余額等內(nèi)容，可輸出某月或某幾個(gè)月的所有總賬科目或明細(xì)科目的期初余額、本期發(fā)生額、累計(jì)發(fā)生額及期末余額。第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件3．明細(xì)賬查詢明細(xì)賬查詢功能主要是平時(shí)查詢各賬戶的明細(xì)情況及按任意條件組合查詢明細(xì)賬。在查詢過程中可以包含未記賬憑證。一般提供三種明細(xì)賬的查詢格式：普通明細(xì)賬、按科目排序明細(xì)賬、月份綜合明細(xì)賬。普通明細(xì)賬是按科目查詢、按發(fā)生日期排序的明細(xì)賬，按科目排序明細(xì)賬是按非末級(jí)科目查詢、按其發(fā)生的末級(jí)科目排序的明細(xì)賬，月份綜合明細(xì)賬是按非末級(jí)科目查詢，包含非末級(jí)科目總賬數(shù)據(jù)及末級(jí)科目明細(xì)數(shù)據(jù)的綜合明細(xì)賬，可以對(duì)各級(jí)科目的數(shù)據(jù)關(guān)系一目了然。第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件“明細(xì)賬查詢條件”窗口第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件“多欄賬定義”對(duì)話框4．多欄賬查詢第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件“多欄賬定義”對(duì)話框設(shè)置第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件二、輔助賬的管理輔助賬是指已設(shè)置輔助核算標(biāo)志的科目所形成的賬簿。輔助賬分類表第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件個(gè)人往來是指企業(yè)與內(nèi)部職工之間所發(fā)生的往來業(yè)務(wù)。使用個(gè)人往來輔助賬可以對(duì)個(gè)人科目余額表查詢、個(gè)人往來明細(xì)賬查詢和輸出、個(gè)人往來清理、個(gè)人往來催款單打印和個(gè)人往來賬齡分析等功能進(jìn)行管理。第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件“個(gè)人往來——科目余額表”查詢條件窗口1．個(gè)人科目余額表有關(guān)個(gè)人業(yè)務(wù)核算，需要對(duì)個(gè)人的余額進(jìn)行處理。第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件2．個(gè)人往來清理個(gè)人往來清理就是對(duì)已經(jīng)結(jié)清的個(gè)人往來賬的記錄同時(shí)打上兩清的標(biāo)志，清理方法包括自動(dòng)勾對(duì)和手工勾對(duì)兩種。（1）自動(dòng)勾對(duì)自動(dòng)勾對(duì)是指由計(jì)算機(jī)自動(dòng)將所有已結(jié)清的個(gè)人往來業(yè)務(wù)進(jìn)行勾對(duì)核銷的過程。（2）手工勾對(duì)手工勾對(duì)是指計(jì)算機(jī)無法自動(dòng)勾對(duì)時(shí)，利用手工勾對(duì)的方式為已結(jié)清的個(gè)人往來業(yè)務(wù)打上兩清標(biāo)志，是對(duì)自動(dòng)勾對(duì)功能的補(bǔ)充。第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件3．個(gè)人往來催款單此功能能夠顯示個(gè)人拖欠款項(xiàng)的數(shù)額及時(shí)間，并能夠打印輸出，傳遞給往來個(gè)人。4．個(gè)人往來賬齡分析此功能主要分析個(gè)人往來賬齡的情況。第三章總賬系統(tǒng)——日常業(yè)務(wù)處理ppt課件三、賬簿打印規(guī)定