淺談如何做好高校校辦秘書工作

淺談如何做好高校校辦秘書工作牛鐳（西北大學(xué)校長辦公室陜西西安710127）【摘要】做好高校校辦秘書工作應(yīng)做到熟悉職業(yè)內(nèi)涵，發(fā)揮校辦秘書的樞紐作用、助手作用、參謀作用、協(xié)調(diào)作用；鍛煉職業(yè)素養(yǎng)，提高職業(yè)意識、服務(wù)意識、創(chuàng)新意識、質(zhì)量意識；積極開展工作，做到求真務(wù)實和做“學(xué)習(xí)型”秘書，督辦工作重協(xié)調(diào)、文秘工作重規(guī)范、信息工作重質(zhì)量，提升工作品質(zhì)?！娟P(guān)鍵詞】高校；校辦；秘書；工作高校辦公室秘書是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，是承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐。在高等教育快速發(fā)展的新形勢下，這項基礎(chǔ)性工作的必要性和重要性已經(jīng)得到充分認識。然而，在工作實踐中，如何做好高校辦公室秘書工作是一個值得思考的課題。一、熟悉職業(yè)內(nèi)涵，發(fā)揮秘書作用在高校管理系統(tǒng)中，校長辦公室處于中樞地位，是承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外和協(xié)調(diào)左右的橋梁和紐帶，工作性質(zhì)和所處的位置決定了其需要承擔(dān)起學(xué)校的綜合協(xié)調(diào)工作，校長辦公室秘書就是這項工作的實施者，因此，高校校辦秘書工作具有十分重要的作用?！案咝Ｃ貢邳h政機關(guān)所承擔(dān)的角色,更集中地體現(xiàn)在高校領(lǐng)導(dǎo)活動中以及高校秘書與高校領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系中。概括地說,高校秘書基本角色是高校領(lǐng)導(dǎo)的助手，基本職責(zé)和作用是協(xié)助高校領(lǐng)導(dǎo)開展高校領(lǐng)導(dǎo)活動和政務(wù)活動”。[1]高校校辦秘書在扮演好自己的角色時，一般會發(fā)揮這樣五個方面的作用：1、校辦秘書的樞紐作用校辦秘書具有承上啟下的樞紐作用，秘書部門具有上級部門與下級部門、下級部門與下級部門、本校與其他各兄弟院校之間，承上啟下，聯(lián)系左右的樞紐作用。2、校辦秘書的助手作用校辦秘書具有領(lǐng)導(dǎo)的助手作用，助手作用一般體現(xiàn)為協(xié)助校領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)，比如辦文、辦會、辦信等等。通過秘書的服務(wù)來運轉(zhuǎn)，使領(lǐng)導(dǎo)有更多的精力和時間從事更加重要的事務(wù)。3、校辦秘書的參謀作用高校辦公室秘書的參謀作用體現(xiàn)在日常工作的方方面面，如：文件的草擬，信息的采集，事務(wù)預(yù)案的提供，對事務(wù)的建議等等。4、校辦秘書的協(xié)調(diào)作用學(xué)校的發(fā)展離不開校內(nèi)每個部門的緊密配合及與校外相關(guān)部門的精誠合作，而校辦秘書處在承上啟下、聯(lián)系左右、內(nèi)外的位置，對于協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系發(fā)揮著巨大作用。二、鍛煉職業(yè)素養(yǎng)，提高職業(yè)意識高校校辦工作涉及方方面面，就工作職能而言，辦公室承擔(dān)參與政務(wù)、管理事務(wù)、做好服務(wù)三項基本職能。因此，辦公室能否做好，較大程度上取決于秘書所具備的良好的職業(yè)意識。具體來說校辦秘書的職業(yè)意識包括三點：1、提高服務(wù)意識辦公室工作千頭萬緒，但究其根本，服務(wù)是中心，以服務(wù)求支持，以貢獻求發(fā)展。因此，增強服務(wù)意識是做好辦公室秘書工作的思想基礎(chǔ)。體現(xiàn)在具體工作中，就是把為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、為院系部處、為廣大師生服務(wù)作為己任，把服務(wù)貫穿于文秘工作的每個環(huán)節(jié)，真正做到上為領(lǐng)導(dǎo)分憂，下為師生解難。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)歸根結(jié)底是為院系部處服務(wù)、為廣大師生服務(wù)、為學(xué)校中心工作服務(wù)。2、提高創(chuàng)新意識辦公室工作講求堅持原則、照章辦事，但一個優(yōu)秀的辦公室秘書，不能循規(guī)蹈矩，墨守成規(guī)，成為一個只會履行職能的機器。面對新形勢、新任務(wù)，我們必須跳出僅憑經(jīng)驗辦事的舊思維，要培養(yǎng)和不斷強化自己的創(chuàng)新意識，創(chuàng)新制度，創(chuàng)新方法，創(chuàng)新辦文辦事的新路子。即校辦秘書要具有應(yīng)變能力，“一些突發(fā)性的事件，往往會影響管理活動的正常進行。有時，領(lǐng)導(dǎo)不在場，或由于其它客觀原因不能臨時決策時，行政秘書就必須具有見機行事、靈活變通、機智敏捷的應(yīng)變能力，處理或參與處理這種突發(fā)事件”。[1]3、提高質(zhì)量意識高校校辦秘書身處學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，直接或間接參與領(lǐng)導(dǎo)黨務(wù)活動和政務(wù)活動，在高校生活中負有重要責(zé)任，具有較大作用和影響。因此，必須強化質(zhì)量意識，培養(yǎng)強烈的政治責(zé)任感和社會責(zé)任感。日常工作中要從綜合協(xié)調(diào)、公文處理、督查督辦、機要保密、信息報送、來信來訪等各個方面確定工作質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格要求，嚴(yán)加管理，通過自身樹立學(xué)校窗口單位的良好形象。即“秘書工作者要高質(zhì)量履行好擔(dān)負的職責(zé)，完成好上級賦予的工作任務(wù)”。[2]三、積極開展工作，做到求真務(wù)實要做一名優(yōu)秀的高校校辦秘書，在認真做好辦公室日常工作的基礎(chǔ)上，要秉承求真、務(wù)實的工作態(tài)度，著重做好三項工作：1、督辦工作重協(xié)調(diào)校辦秘書應(yīng)對政府教育部門確定的教育工作重點任務(wù)和校黨委和校行政做出的工作要點及時進行細化分解，分階段進行督辦，并抓好各級領(lǐng)導(dǎo)交辦事項的督查落實工作，確保所有督辦事項件件有回音，事事有著落，這就需要秘書講究協(xié)調(diào)策略?！霸诂F(xiàn)代社會中，協(xié)調(diào)是一種廣泛的社會活動，協(xié)調(diào)能力已成為一種主要的公共關(guān)系能力。這種能力是現(xiàn)代人生活和生存之必需，高校行政秘書尤其需要這種能力”。[3]校辦秘書由于工作中貼近機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，在部門眼中處于一種比較特殊的位置，因此，秘書在傳達任務(wù)、督辦工作的時候,都應(yīng)該恪守謙虛謹慎、嚴(yán)于律己的職業(yè)道德。要站在基層部門的角度給予更多的理解，了解其中矛盾，把握協(xié)調(diào)難點，以良好的心態(tài)，融洽各部門之間的關(guān)系，明確各部門的職責(zé)，達到認識統(tǒng)一，提高工作積極性。2、文秘工作重規(guī)范“文秘工作是輔助領(lǐng)導(dǎo)辦文辦事的綜合性工作，擔(dān)負著上情下達、下情上報、對外交往和后勤服務(wù)等任務(wù)，處于協(xié)調(diào)機關(guān)各部門、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的樞紐地位,具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦等六大職能”。[4]文秘工作是高校辦公室秘書所具備的基本技能，應(yīng)嚴(yán)格按照學(xué)校機關(guān)公文辦理程序，加強公文處理每個環(huán)節(jié)的審核把關(guān)工作，認真做好文書檔案的收集、登記和存檔工作，嚴(yán)格遵守機要文件管理制度和保密工作制度，加強對自身的培訓(xùn)，用規(guī)范的工作去推動學(xué)校各項工作的開展，力求使學(xué)校公文處理工作水平有明顯提高。即文秘工作要精，“‘精’是對公文處理等基本業(yè)務(wù)要精通，明確公文處理規(guī)范”。3、信息工作重質(zhì)量信息是秘書工作必需的重要資源，準(zhǔn)確、及時的信息是領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實際、正確地制定工作方針、政策的主要依據(jù)。做一個好秘書，必須建立一個高質(zhì)量的信息體系，通過多收集、整理有用的信息，研究信息內(nèi)容、反映信息情況、提供信息咨詢等形式進行信息處理，最終協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者進行決策。從事高質(zhì)量信息工作的基本要領(lǐng)是：及時、準(zhǔn)確、全面、適用。特別是在瞬息萬變的信息時代，高校秘書人員更應(yīng)強化信息意識，拓寬信息渠道，建立校內(nèi)校外的信息網(wǎng)絡(luò)，提高對信息的處理質(zhì)量，為高校領(lǐng)導(dǎo)決策提供高質(zhì)量的信息資源。一些重要會議的召開、重要文件的出臺、重要講話的發(fā)表、重大事件的發(fā)生都可能為協(xié)調(diào)工作創(chuàng)造有利時機，高校秘書工作人員必須提高信息素養(yǎng)，掌握信息來源，加強分析能力，要做好‘信息員’。一名優(yōu)秀的信息員不僅要做到腿勤手快，廣泛收集，又要善于合理分析，綜合評價，以此來解決協(xié)調(diào)工作中的‘熱點、難點’，保證綜合協(xié)調(diào)的效率和效力”?！緟⒖嘉墨I】[1]秦浩波,崔永江.淺談高校秘書的角色意識[J].佳木斯大學(xué)社會科學(xué)學(xué)報，2003（1