公司會(huì)議室租借管理制度

公司會(huì)議室租借管理制度第一章總則

一、目的與原則

1.為加強(qiáng)公司會(huì)議室的管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議資源的合理分配與使用，制定本管理制度。

2.本管理制度遵循公開、公平、高效、節(jié)約的原則，為公司內(nèi)部各部門提供便捷、舒適的會(huì)議環(huán)境。

二、適用范圍

1.本管理制度適用于公司內(nèi)部所有會(huì)議室的預(yù)訂、使用、管理及維護(hù)。

2.本管理制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議的召開，包括但不限于：例行會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議、培訓(xùn)會(huì)議等。

三、責(zé)任主體

1.會(huì)議管理部門：負(fù)責(zé)會(huì)議室的預(yù)訂、分配、管理及維護(hù)工作，確保會(huì)議室的正常使用。

2.會(huì)議使用部門：負(fù)責(zé)會(huì)議的召開、組織、執(zhí)行及會(huì)議紀(jì)要的撰寫，遵守本管理制度的相關(guān)規(guī)定。

四、會(huì)議類型

1.例行會(huì)議：定期召開的會(huì)議，如周例會(huì)、月例會(huì)等。

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要臨時(shí)召開的會(huì)議。

3.培訓(xùn)會(huì)議：針對(duì)公司內(nèi)部員工進(jìn)行技能提升或知識(shí)分享的會(huì)議。

五、會(huì)議時(shí)間

1.會(huì)議時(shí)間安排應(yīng)遵循高效、合理的原則，避免影響正常工作。

2.會(huì)議召開時(shí)間應(yīng)提前通知參會(huì)人員，確保參會(huì)人員有足夠的時(shí)間做好準(zhǔn)備。

六、會(huì)議保密

1.會(huì)議內(nèi)容涉及公司內(nèi)部信息、商業(yè)秘密等敏感信息時(shí)，應(yīng)按照公司保密規(guī)定執(zhí)行。

2.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議保密原則，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

七、違規(guī)處理

1.對(duì)違反本管理制度的部門或個(gè)人，將視情節(jié)輕重給予通報(bào)批評(píng)、罰款等處理。

2.情節(jié)嚴(yán)重者，將追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。

八、制度修訂

1.本管理制度可根據(jù)公司發(fā)展需要及實(shí)際情況進(jìn)行修訂。

2.修訂后的管理制度經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，自公布之日起生效。

九、附則

1.本管理制度作為公司內(nèi)部管理文件，具有同等法律效力。

2.本管理制度解釋權(quán)歸公司所有。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議預(yù)訂

1.需要召開會(huì)議的部門應(yīng)提前向會(huì)議管理部門提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)，填寫會(huì)議室預(yù)訂表，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類型等相關(guān)信息。

2.會(huì)議管理部門收到預(yù)訂申請(qǐng)后，根據(jù)會(huì)議室使用情況、會(huì)議性質(zhì)和參會(huì)人數(shù)等因素進(jìn)行審核，合理安排會(huì)議室。

3.會(huì)議管理部門在收到預(yù)訂申請(qǐng)后2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并通知申請(qǐng)部門。

二、會(huì)議通知

1.會(huì)議召開部門在確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)后，應(yīng)及時(shí)發(fā)布會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、參會(huì)人員、會(huì)議議程等。

2.會(huì)議通知應(yīng)提前至少3個(gè)工作日發(fā)送給參會(huì)人員，確保參會(huì)人員有足夠的時(shí)間做好準(zhǔn)備。

三、會(huì)議簽到

1.會(huì)議召開時(shí)，應(yīng)設(shè)立會(huì)議簽到臺(tái)，由專人負(fù)責(zé)簽到工作。

2.參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前15分鐘到達(dá)會(huì)議室，進(jìn)行簽到，領(lǐng)取會(huì)議資料。

3.會(huì)議召開部門應(yīng)統(tǒng)計(jì)簽到信息，作為會(huì)議出席情況的依據(jù)。

四、會(huì)議召開

1.會(huì)議主持人按照會(huì)議議程主持會(huì)議，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，保持會(huì)場(chǎng)安靜，積極參與討論。

3.會(huì)議主持人應(yīng)控制會(huì)議時(shí)間，確保會(huì)議高效進(jìn)行。

五、會(huì)議記錄

1.會(huì)議召開部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議內(nèi)容、結(jié)論和待辦事項(xiàng)。

2.會(huì)議記錄應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，以便于會(huì)議紀(jì)要的整理和發(fā)布。

六、會(huì)議紀(jì)要

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的撰寫，并提交給會(huì)議主持人審核。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、結(jié)論和待辦事項(xiàng)等內(nèi)容。

3.會(huì)議主持人審核通過后，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給所有參會(huì)人員。

七、會(huì)議落實(shí)

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的待辦事項(xiàng)，相關(guān)部門應(yīng)按照要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行落實(shí)。

2.會(huì)議召開部門應(yīng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保會(huì)議成果得到有效落實(shí)。

八、會(huì)議反饋

1.參會(huì)人員對(duì)會(huì)議流程、會(huì)議效果等方面有任何意見和建議，可向會(huì)議管理部門反饋。

2.會(huì)議管理部門應(yīng)認(rèn)真對(duì)待反饋意見，及時(shí)調(diào)整和改進(jìn)會(huì)議管理工作。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與通知

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核通過后，由會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)通過公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)或公告欄向所有參會(huì)人員發(fā)布。

2.會(huì)議紀(jì)要發(fā)布時(shí)，應(yīng)明確標(biāo)注接收對(duì)象，并要求接收人員確認(rèn)閱讀。

二、待辦事項(xiàng)的分配與責(zé)任

1.會(huì)議紀(jì)要中列出的待辦事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任部門、責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.責(zé)任部門應(yīng)在會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后兩個(gè)工作日內(nèi)制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，并分配具體任務(wù)至責(zé)任人。

三、待辦事項(xiàng)的執(zhí)行與監(jiān)督

1.責(zé)任人應(yīng)根據(jù)分配的任務(wù)和既定時(shí)間表執(zhí)行待辦事項(xiàng)，并及時(shí)向上級(jí)或會(huì)議召開部門匯報(bào)進(jìn)展情況。

2.會(huì)議召開部門應(yīng)設(shè)立監(jiān)督機(jī)制，定期檢查待辦事項(xiàng)的完成情況，并提供必要的支持和協(xié)助。

四、進(jìn)度更新與溝通

1.責(zé)任人應(yīng)定期更新待辦事項(xiàng)的進(jìn)度，通過郵件、會(huì)議或其他溝通方式向會(huì)議召開部門報(bào)告。

2.會(huì)議召開部門應(yīng)保持與各責(zé)任人的溝通渠道暢通，確保信息傳遞無誤。

五、完成情況的評(píng)估與反饋

1.待辦事項(xiàng)完成后，責(zé)任人應(yīng)提交完成報(bào)告，包括執(zhí)行結(jié)果、遇到的問題和解決方案等。

2.會(huì)議召開部門應(yīng)對(duì)待辦事項(xiàng)的完成情況進(jìn)行評(píng)估，并提供反饋，必要時(shí)進(jìn)行后續(xù)改進(jìn)。

六、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要及其完成報(bào)告應(yīng)由會(huì)議管理部門負(fù)責(zé)歸檔，便于后續(xù)查詢和審計(jì)。

2.公司員工可根據(jù)工作需要查閱會(huì)議紀(jì)要及相關(guān)資料，但需遵守公司保密規(guī)定。

七、跟蹤落實(shí)的持續(xù)改進(jìn)

1.會(huì)議管理部門應(yīng)定期收集會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行過程中的問題和建議，進(jìn)行分析和總結(jié)。

2.根據(jù)分析結(jié)果，會(huì)議管理部門應(yīng)調(diào)整和優(yōu)化會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)流程，提高會(huì)議管理效率。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂管理

1.會(huì)議室預(yù)訂采用先到先得的原則，各部門應(yīng)提前進(jìn)行預(yù)訂。

2.會(huì)議管理部門應(yīng)建立會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)，提供實(shí)時(shí)預(yù)訂信息查詢，確保預(yù)訂流程透明、公正。

3.預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，申請(qǐng)部門需提供會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議時(shí)間等信息，以便會(huì)議管理部門合理分配會(huì)議室資源。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室使用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)訂時(shí)間進(jìn)行，不得提前占用或延遲使用。

2.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)保持室內(nèi)整潔，愛護(hù)會(huì)議室設(shè)備，不得擅自調(diào)整室內(nèi)設(shè)施。

3.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，保持安靜，不隨意離開會(huì)議室。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)備的維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.使用會(huì)議室前，申請(qǐng)部門應(yīng)提前檢查設(shè)備是否齊全、功能正常，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向會(huì)議管理部門反饋。

3.會(huì)議結(jié)束后，申請(qǐng)部門應(yīng)確保會(huì)議室設(shè)備恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源，避免浪費(fèi)資源。

四、會(huì)議室清潔與維護(hù)

1.會(huì)議管理部門負(fù)責(zé)安排會(huì)議室的清潔工作，確保會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生。

2.申請(qǐng)部門在使用會(huì)議室過程中，應(yīng)保持室內(nèi)整潔，會(huì)議結(jié)束后及時(shí)清理垃圾。

3.若會(huì)議室設(shè)備出現(xiàn)故障，會(huì)議管理部門應(yīng)及時(shí)聯(lián)系維修人員進(jìn)行修復(fù)，確保會(huì)議室的正常使用。

五、特殊會(huì)議室管理

1.對(duì)于特殊會(huì)議室（如視頻會(huì)議室、董事會(huì)會(huì)議室等），會(huì)議管理部門應(yīng)制定專門的管理規(guī)定。

2.使用特殊會(huì)議室時(shí)，申請(qǐng)部門應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，并在會(huì)議前進(jìn)行設(shè)備檢查和試運(yùn)行。

六、違規(guī)處理與獎(jiǎng)懲

1.對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的部門或個(gè)人，會(huì)議管理部門有權(quán)進(jìn)行通報(bào)批評(píng)、罰款等處理。

2.對(duì)于積極遵守會(huì)議室管理規(guī)定、表現(xiàn)良好的部門或個(gè)人，公司可給予表彰或獎(jiǎng)勵(lì)。

七、會(huì)議室管理持續(xù)改進(jìn)

1.會(huì)議管理部門應(yīng)定期收集會(huì)議室使用過程中的意見和建議，進(jìn)行總結(jié)分析。

2.根據(jù)分析結(jié)果，會(huì)議管理部門應(yīng)不斷完善會(huì)議室管理規(guī)定，提高會(huì)議室使用效率。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起生效，原有相關(guān)規(guī)定與本管理制度不符的，以本管理制度為