會議策劃管理制度

會議策劃管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為加強(qiáng)會議策劃管理，提高會議效率與決策品質(zhì)，確保會議資源的合理利用，根據(jù)公司相關(guān)管理制度及實際工作需要，特制定本制度。

第二條適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部所有層級會議的策劃、組織、實施及管理活動。

第三條會議分類

會議按性質(zhì)和內(nèi)容分為以下幾類：

1.經(jīng)營決策會議：包括董事會、總經(jīng)理辦公會等，主要涉及公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大決策等事項。

2.管理協(xié)調(diào)會議：涉及各部門間協(xié)調(diào)、溝通、解決問題等事項。

3.專題研討會議：針對某一特定主題進(jìn)行深入探討與研究。

4.培訓(xùn)會議：對員工進(jìn)行業(yè)務(wù)知識、技能提升等方面的培訓(xùn)。

5.其他會議：如臨時性會議、座談會等。

第四條會議策劃原則

會議策劃應(yīng)遵循以下原則：

1.目的明確：明確會議主題、目標(biāo)、預(yù)期成果等。

2.計劃周密：提前制定會議議程、時間表、參會人員等。

3.資源保障：確保會議場地、設(shè)施、資料等資源充足。

4.高效有序：合理安排會議流程，確保會議高效進(jìn)行。

5.節(jié)約成本：合理控制會議費用，提高會議效益。

第五條會議策劃職責(zé)

會議策劃工作由會議組織部門負(fù)責(zé)，其主要職責(zé)包括：

1.制定會議方案：明確會議主題、目標(biāo)、議程等。

2.確定參會人員：根據(jù)會議主題及需要，邀請相關(guān)人員參會。

3.準(zhǔn)備會議資料：收集、整理與會議主題相關(guān)的資料，為參會人員提供參考。

4.確保會議設(shè)施：提前檢查會議場地、設(shè)備、設(shè)施等，確保正常運行。

5.發(fā)布會議通知：及時向參會人員發(fā)布會議通知，明確會議時間、地點、議程等。

第六條參會人員職責(zé)

參會人員應(yīng)遵循以下職責(zé)：

1.準(zhǔn)時參會：嚴(yán)格按照會議通知的時間參加，如有特殊情況提前請假。

2.認(rèn)真發(fā)言：圍繞會議主題，積極發(fā)表意見，提高會議效果。

3.遵守紀(jì)律：遵守會議紀(jì)律，尊重他人發(fā)言，不擅自離場。

4.履行決策：對會議形成的決策、決議等，按照職責(zé)分工認(rèn)真執(zhí)行。

第七條保密規(guī)定

會議涉及公司內(nèi)部機(jī)密信息，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容及相關(guān)資料。

第八條制度修訂

本制度如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以修訂。修訂工作由公司管理部門負(fù)責(zé)，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)需求或管理問題，明確會議主題，確保會議目標(biāo)清晰。

2.制定會議方案：包括會議時間、地點、議程、參會人員、預(yù)期成果等，形成書面方案。

3.報批會議方案：將會議方案提交給相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，根據(jù)審批意見進(jìn)行調(diào)整。

4.發(fā)布會議通知：通過郵件、電話、短信等方式，向參會人員發(fā)布會議通知，確保通知到位。

5.準(zhǔn)備會議資料：根據(jù)會議主題和議程，收集、整理相關(guān)資料，提前分發(fā)給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員按時到達(dá)會議現(xiàn)場，進(jìn)行簽到，確認(rèn)參會人員到齊。

2.會議主持人：由主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和預(yù)期目標(biāo)。

3.會議發(fā)言：根據(jù)議程安排，各發(fā)言人就會議主題進(jìn)行發(fā)言，分享觀點和建議。

4.討論與交流：參會人員圍繞會議主題展開討論，提問、解答，充分發(fā)表意見。

5.形成決策：在充分討論的基礎(chǔ)上，針對會議主題和議題，形成具體的決策和措施。

三、會議記錄

1.指定會議記錄人：會議開始前，指定專人負(fù)責(zé)會議記錄工作。

2.記錄會議內(nèi)容：記錄人要詳細(xì)記錄會議主題、議程、發(fā)言、討論、決策等內(nèi)容。

3.歸檔會議記錄：會議結(jié)束后，將會議記錄整理成書面材料，歸檔保存。

四、會議總結(jié)與反饋

1.主持人總結(jié)：會議結(jié)束時，主持人對會議成果進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)決策和措施的執(zhí)行。

2.參會人員反饋：參會人員就會議效果、組織、議程等方面提出意見和建議。

3.改進(jìn)措施：根據(jù)參會人員的反饋，會議組織者對會議策劃和實施過程中存在的問題進(jìn)行改進(jìn)。

五、會議后續(xù)工作

1.發(fā)布會議紀(jì)要：將會議記錄整理成會議紀(jì)要，發(fā)送給參會人員及相關(guān)人員，以便了解會議內(nèi)容和決策。

2.跟蹤落實：會議組織者要對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保決策落到實處。

3.反饋執(zhí)行情況：相關(guān)部門和人員要及時反饋會議決策的執(zhí)行情況，便于會議組織者了解實際效果。

4.評估會議效果：根據(jù)會議決策的執(zhí)行情況，評估會議效果，為今后會議策劃提供參考。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.紀(jì)要編制：會議記錄人在會議結(jié)束后應(yīng)及時整理會議內(nèi)容，形成詳細(xì)的會議紀(jì)要，包括會議主題、討論要點、決策結(jié)果、責(zé)任分配等關(guān)鍵信息。

2.紀(jì)要審批：會議紀(jì)要編制完成后，需提交給會議主持人或相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。

3.發(fā)布紀(jì)要：審批通過后的會議紀(jì)要應(yīng)通過公司內(nèi)部通訊渠道（如電子郵件、企業(yè)微信、內(nèi)部網(wǎng)站等）發(fā)布給所有參會人員及相關(guān)部門。

二、會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.決策分解：將會議紀(jì)要中的決策事項分解為具體的行動計劃，明確每項行動的責(zé)任人、完成標(biāo)準(zhǔn)和截止日期。

2.執(zhí)行跟蹤：設(shè)立專門的跟蹤機(jī)制，對會議決策的執(zhí)行過程進(jìn)行定期檢查和督促，確保各項行動按計劃推進(jìn)。

3.責(zé)任人匯報：要求各責(zé)任人定期匯報決策執(zhí)行進(jìn)度和遇到的問題，對執(zhí)行過程中的困難提供必要的支持和協(xié)助。

三、會議紀(jì)要的反饋與評估

1.反饋機(jī)制：建立會議紀(jì)要反饋渠道，鼓勵相關(guān)人員對會議決策的執(zhí)行情況提出意見和建議。

2.定期評估：定期對會議紀(jì)要中提出的決策執(zhí)行情況進(jìn)行評估，分析執(zhí)行效果，識別改進(jìn)點。

3.改進(jìn)措施：根據(jù)評估結(jié)果，對執(zhí)行不到位或效果不佳的決策采取改進(jìn)措施，確保問題得到有效解決。

四、會議紀(jì)要的歸檔與管理

1.歸檔保存：將會議紀(jì)要按照一定的分類和編號規(guī)則進(jìn)行歸檔，便于今后的查詢和追溯。

2.管理制度：制定會議紀(jì)要管理的相關(guān)規(guī)定，明確紀(jì)要的保存期限、查閱權(quán)限等，確保信息安全。

3.信息更新：對于因執(zhí)行情況發(fā)生變化而需要更新或修正的會議紀(jì)要，應(yīng)及時進(jìn)行修訂，并重新發(fā)布和通知相關(guān)人員。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.預(yù)訂流程：需使用會議室的部門或個人，應(yīng)提前通過公司指定的預(yù)訂系統(tǒng)或向行政部門提交會議室預(yù)訂申請，明確會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.審批權(quán)限：會議室預(yù)訂需經(jīng)過相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的審批，確保會議室資源得到合理分配和充分利用。

3.優(yōu)先級規(guī)則：在會議室資源緊張時，應(yīng)根據(jù)會議的重要性和緊急程度確定優(yōu)先使用順序。

二、會議室使用

1.使用規(guī)范：使用會議室時，應(yīng)遵守會議室使用規(guī)定，保持室內(nèi)整潔，正確使用設(shè)備，不得隨意損壞或搬離會議室物品。

2.會議服務(wù)：會議組織者應(yīng)提前到達(dá)會議室，檢查設(shè)備運行情況，確保會議用品充足，必要時安排專人負(fù)責(zé)會議服務(wù)。

3.使用時間：會議開始和結(jié)束時間應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)訂時間執(zhí)行，如需延時，應(yīng)提前通知行政部門，以免影響后續(xù)會議安排。

三、會議室設(shè)備管理

1.設(shè)備檢查：定期對會議室設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)備正常運行。

2.技術(shù)支持：會議期間，應(yīng)安排技術(shù)人員現(xiàn)場支持，及時解決設(shè)備故障。

3.使用培訓(xùn)：對常用會議室設(shè)備的使用方法進(jìn)行培訓(xùn)，確保會議組織者和參會人員能夠熟練操作。

四、會議室清潔與維護(hù)

1.清潔衛(wèi)生：會議結(jié)束后，使用部門應(yīng)負(fù)責(zé)清理會議室，恢復(fù)原狀，確保會議室的整潔衛(wèi)生。

2.物品歸位：會議使用物品應(yīng)歸位整齊，損壞物品需及時報修或更換。

3.定期維護(hù)：行政部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行深度清潔和保養(yǎng)，確保會議室環(huán)境良好。

五、違規(guī)處理

1.違規(guī)行為：對于違反會議室管理規(guī)定的部門或個人，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。

2.處罰措施：包括警告、罰款、限制會議室使用權(quán)限等，并計入個人或部門的年度考核。

3.改進(jìn)機(jī)制：建立違規(guī)行為反饋和改進(jìn)機(jī)制，持續(xù)優(yōu)化會議室管理規(guī)定，提高會議室使用效率。