3C認證文件管理程序

3C認證-文件管理程序

1目的

確保產(chǎn)品符合認證標準和認證機構(gòu)要求而制訂的所有文件和資料進行有效控

制。

2范圍

適用于與產(chǎn)品質(zhì)量的相關(guān)過程有效運作和控制需要的文件卻資料。

3權(quán)責(zé)

3.1管理代表負責(zé)批準CCC程序。

3.2部門主管負責(zé)審核CCC程序。

3.3品保單位組織相關(guān)人員對相關(guān)的文件和資料定期評審。

3.4文件管制中心負責(zé)文件之登錄、分發(fā)、修訂、回收、作廢、維護與管理.

3.5各部門負責(zé)收集國家標準、行業(yè)標準等與認證有關(guān)的外來文件和資料，并交

給文件管制中心存檔，發(fā)行。

4程序

4.1文件定義

4.1.1公司的文件和資料分為兩大類：即質(zhì)量文件和技術(shù)文件CCC為質(zhì)量文件.

4.1.2公司的質(zhì)量文件分為四階，包括:一階為手冊，二階為程序，三階為作業(yè)辦法或

標準,四階為窗體記錄等.

4.1.2.1手冊系宣示本公司之IS09001或IS014001系統(tǒng)所包含之質(zhì)量項目的文

件.

4.1.2.2程序系及有定義公司內(nèi)跨部門間之工作界面的規(guī)定和標準.

4.1.2.3作業(yè)辦法或標準系用以描述部門內(nèi)作業(yè)內(nèi)容之規(guī)定,如作業(yè)標準、規(guī)范、

說明書，檢驗規(guī)范等.

4.1.2.4窗體下記錄系以制式窗體，提供記錄所有依據(jù)作業(yè)程序、作業(yè)辦法、檢

測記錄或是作業(yè)標準執(zhí)行所產(chǎn)生之數(shù)據(jù).

4.1.3技術(shù)文件為:臺北發(fā)行ECN,承認書及輔助樣品及承認書.

4.2文件和資料的保管

4.2.1CCC程序文件及公司管理類文件和資料由文件管制中心保存及歸檔。

4.2.2公司相關(guān)部門收到如國家標準、行業(yè)標準、產(chǎn)品圖紙、樣品、檢驗標準、

采購技術(shù)文件和資料等后交文件管制中心列入外來文件管控.

4.3文件之編碼原則.

4.2.1質(zhì)量文件之編號：

A）CCC認證程序文件：

CCC—順序號版本/修訂狀態(tài)。

例如：CCC-01,表示公司編制的第1份CCC程序文件。

B）外來文件：ED-部門代碼一記錄順序號.

C）記錄窗體：FM-部門代碼一記錄順序號

4.4文件的編訂、審核、批準、發(fā)行

義件發(fā)行前必須經(jīng)相關(guān)權(quán)貢主管批準，以確保文件和資料是適宜的：

A）CCC程序文件由品保單位負責(zé)人編寫，報管理代表批準后由文件管制中心發(fā)

行，填寫《文件分發(fā)/回收記錄表》；

B）各部門工作文件由各部門經(jīng)理組織內(nèi)部人員自行編訂、審核、匯總，經(jīng)部門

權(quán)責(zé)主管批準后由文件管制中心統(tǒng)一發(fā)行，發(fā)放時填寫《文件分發(fā)/回收記錄表》;

并登錄至《受控文件總覽表》.

C）文件管制中心負責(zé)認真檢查各部門文件和資料的使用情況，確保文件和資料

使用的各個場所均為有效版本的文件和資料。對作廢的文件和資料應(yīng)及時撤出現(xiàn)

場，防止有效與無效文件和資料的混淆。

4.5文件和資料的受控狀況

文件和資料分為“受控”和“非受控”兩大類，凡與公司質(zhì)量管理和產(chǎn)品控

制有關(guān)的文件和資料應(yīng)為受控文件和資料。文件和資料發(fā)放前，應(yīng)加蓋文件發(fā)行

章，便予識別。

4.6文件和資料的更改

文件和資料在使用過程中若與實際不符合或因其它原因需對文件和資料進

行更改時，可申請文件之修訂.

A）CCC程序更改由使用部門提出，填寫《文件申請單》，報管理代表批準后由

品保單位更改。更改應(yīng)作出明確的標識，便于識別。以確保有效文件和資料的唯

一性.

B）各部門的文件和資料如有更改由相應(yīng)部門經(jīng)理授權(quán)部門內(nèi)部人員執(zhí)行，填寫

《文件申請單》，經(jīng)原審批部門審批后進行更改。如果指定其它部門更改時，該

部門應(yīng)提供其所依據(jù)的相關(guān)背景資料。

4.7文件和資料的領(lǐng)用

A）新文件和資料下發(fā)行時，文件和資料領(lǐng)到部門應(yīng)在《文件分發(fā)/回收記錄表》

上講行簽字。文件和資料在使用過程中因破損而需重新領(lǐng)用新文件和資料,

應(yīng)持I日文件和資料到文件管制中心換取。

B）因文件和資料丟失而需重新領(lǐng)取，應(yīng)填寫《文件申請單》，馮單向單位主管

提出申請需求，

并應(yīng)說明申請原因，由文件管制中心補發(fā).

4.8文件和資料的保存、作廢與銷毀

4.8.1文件和資料的保存

A）文件和資料要分類擺放整齊，便予檢索，并放在干燥、通風(fēng)、安全的地方;

B）各部門對領(lǐng)到的文件和資料由本部門內(nèi)部自行保管。文件管制中心要不定期

地對各部門文件和資料保管情況進行檢查；

C）任何人不得在受控文件和資料上亂涂畫改，不準私自外借，確保文件和資料

的清晰，易于識別和檢索。

4.8.2文件和資料的作廢與銷毀

A）所有失效或作廢文件和資料由該文件和資料發(fā)放部門及時從使用場所撤出，

加蓋“作廢”章，確保防止作廢文件和資料的非預(yù)期使用；

B）對作廢文件和資料的原件根據(jù)需要應(yīng)予以保留，蓋上“參考用”及“作廢”

印章；對要銷毀的作廢文件和資料，由文件和資料使用部門填寫《文件申請單》，

經(jīng)文件和資料原批準人審批后，統(tǒng)一由文件管制中心銷毀。

4.9外來文件和資料的控制

4.9.1與公司質(zhì)量管理和產(chǎn)品質(zhì)量控制有關(guān)的外來文件和資料包括：國家標準、

行業(yè)標準、顧客提供的圖紙、檢測報告等。這些文件和資料由接收單位判定是否

為列管的類型，或確認是列管的餐來文件，則依規(guī)定交由文件管制中心登錄管制.

4.9.2當文件管制中心收到外來文件時，依據(jù)以上4.1所述，為外來文件編號,并登錄

至《外來文件總覽表》中，并在外來文件首頁上加蓋外來文件管制章及加注文件

編號.

4.9.3若有其它單位也需要參考該份外來文件，可向文件管制中心借閱，借閱時就

填寫《文件借閱申請單》，不可任意影?。钾悾┦褂?

4.9.4外來文件發(fā)行時，文件領(lǐng)到部門應(yīng)在《文件分發(fā)/回收記錄表》上簽收.

4.10每年底由文件制中心組織對現(xiàn)有文件和資料進行定期評審，各部門結(jié)合平

時使用情況進行適時評審，必要時予以修改。

4.11對承載媒體不是紙張的文件和資料的控制，也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。

4.12作