第7章-操作和修飾表

2024/9/23Access2013數(shù)據(jù)庫技術(shù)及應(yīng)用

——配套電子課件主編:向隅第7章操作和修飾表【技能目標(biāo)】掌握添加、刪除、修改表中記錄的方法了解數(shù)據(jù)的查找與替換掌握數(shù)據(jù)的排序、索引和篩選的方法了解數(shù)據(jù)格式化的方法掌握導(dǎo)出數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)的方法掌握創(chuàng)建表的索引、參照完整性及表間關(guān)系的方法【本章內(nèi)容】7.1數(shù)據(jù)表的操作7.2數(shù)據(jù)的檢索7.3設(shè)置數(shù)據(jù)表的格式7.4數(shù)據(jù)表中的行匯總統(tǒng)計7.5Access數(shù)據(jù)表的導(dǎo)出7.1數(shù)據(jù)表的操作數(shù)據(jù)表的操作主要是操作數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)，它包括：增加記錄、輸入記錄、刪除記錄、修改記錄、查找數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)排序與篩選等操作，這些操作都基于在數(shù)據(jù)庫表視圖中進(jìn)行的基本操作。7.1數(shù)據(jù)表的操作在Access2013中向表輸入記錄，可以利用“數(shù)據(jù)表”視圖向表中輸入數(shù)據(jù)，也可以利用已有的表向表中輸入記錄。增加記錄分兩步進(jìn)行：①增加新記錄(空記錄)；②修改數(shù)據(jù)。7.1.1增加記錄7.1數(shù)據(jù)表的操作1.增加新記錄增加新記錄有3種方法：(1)直接將光標(biāo)定位在表的最后一行。(2)單擊“記錄指示器”

上最右側(cè)的“新(空白)記錄”按鈕

。(3)在“數(shù)據(jù)”選項卡的“記錄”組中，單擊“新記錄”按鈕。7.1.1增加記錄7.1數(shù)據(jù)表的操作2.輸入數(shù)據(jù)當(dāng)光標(biāo)定位到新的記錄時，記錄行的前面會顯示“*”新記錄標(biāo)記。在記錄中輸入數(shù)據(jù)后，標(biāo)記變?yōu)?/p>

，表示處于數(shù)據(jù)輸入狀態(tài)。(1)輸入文本型數(shù)據(jù)(2)輸入數(shù)字型數(shù)據(jù)(3)輸入日期型數(shù)據(jù)(4)輸入查閱型數(shù)據(jù)(5)輸入OLE型數(shù)據(jù)7.1.1增加記錄7.1數(shù)據(jù)表的操作【案例7-1】請將表7-1中的數(shù)據(jù)添加到cjgl數(shù)據(jù)庫的student表中。7.1.1增加記錄學(xué)號姓名性別出生日期班級代碼照片15001101王金華男1999/2/100:00150121

15001102程周杰男1998/2/10:00150121

15001103王元女1998/10/60:00150121

15001104嚴(yán)蔚敏女1999/8/260:00150121

15001106李偉男1999/11/200:00150121

15001108李明男1999/5/10:00150121

15001109張飛男1998/8/110:00150121

15001110張曉暉女1999/7/220:00150121

15001111胡恒女1999/3/180:00150121

15001113馬可女1997/8/110:00150141

7.1數(shù)據(jù)表的操作【案例7-1】請將表7-1中的數(shù)據(jù)添加到cjgl數(shù)據(jù)庫的student表中。7.1.1增加記錄學(xué)號姓名性別出生日期班級代碼照片15001201王稼祥女1998/6/100:00150141

15001210李長江男1998/5/10:00150420

15001216孫祥男1999/3/90:00150420

15001218廖成男1999/10/90:00150420

15001220吳莉麗女1997/11/120:00150420

15001221劉敏女1999/3/180:00150420

7.1數(shù)據(jù)表的操作因各種原因(如輸入錯誤、操作錯誤或數(shù)據(jù)變化等)，需要對表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改?！景咐?-2】由于院系領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整，現(xiàn)將“交通運(yùn)輸學(xué)院”的負(fù)責(zé)人改為“夏陽”，請修改department表中相應(yīng)的記錄。7.1.2修改記錄7.1數(shù)據(jù)表的操作在Access2013數(shù)據(jù)表中，既可選定一條記錄，也可以選定連續(xù)的多條記錄。當(dāng)記錄被選定后，可執(zhí)行相應(yīng)的操作，如復(fù)制、剪切、刪除、修改等。選定記錄的常用方法包括：單擊記錄選定器，可選定一條記錄。在記錄選定器上拖動鼠標(biāo)，可選中若干條連續(xù)記錄。先單擊某一記錄選定器，按住Shift鍵不放，再單擊另一記錄的選定器，則兩個記錄間區(qū)塊的記錄全被選中。7.1.3選定記錄7.1數(shù)據(jù)表的操作記錄的冗余不僅使數(shù)據(jù)表占用大量空間，而且還會占用內(nèi)存，使數(shù)據(jù)庫運(yùn)行變慢。因此，對于不需要的數(shù)據(jù)，可以從數(shù)據(jù)表中將其刪除。刪除記錄的方法是：首先選中要刪除的記錄，按Delete鍵或單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇刪除記錄命令即可刪除。注意：刪除記錄的操作是無法撤銷的，即操作過程不可逆，因此，在刪除一條記錄之前應(yīng)確定該記錄確實要從數(shù)據(jù)表中刪除。

7.1.4刪除記錄7.1數(shù)據(jù)表的操作當(dāng)需要在數(shù)據(jù)庫中查找所需要的特定信息，或替換某個數(shù)據(jù)時，可以使用Access2013所提供的查找和替換功能實現(xiàn)。Access2013功能區(qū)提供的“查找”組(“開始”選項卡)，如圖所示。圖

“查找”功能組

1.查找字段數(shù)據(jù)

2.替換字段數(shù)據(jù)7.1.5數(shù)據(jù)的查找與替換7.2數(shù)據(jù)檢索【案例7-5】將“teacher”數(shù)據(jù)表中的記錄按“院系代碼”升序排列。7.2.1記錄的排序數(shù)據(jù)檢索是經(jīng)常性的操作。在數(shù)據(jù)表視圖上進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索包括數(shù)據(jù)排序和數(shù)據(jù)篩選等操作。7.2數(shù)據(jù)檢索篩選是將符合篩選條件的數(shù)據(jù)記錄顯示出來，而將不符合篩選條件的數(shù)據(jù)記錄濾掉，減少數(shù)據(jù)表中顯示的數(shù)據(jù)記錄，以便用戶進(jìn)行查看。因此，篩選可以將數(shù)據(jù)視圖局限于特定記錄。在Access2013中，Access2013提供了4種方法篩選記錄，分別是：使用篩選器篩選、按選定內(nèi)容篩選、按窗體篩選和高級篩選。1.使用篩選器篩選【案例7-6】在“teacher”表中篩選出男教師。

7.2.2記錄的篩選7.2數(shù)據(jù)檢索2.按選定內(nèi)容篩選當(dāng)用戶在數(shù)據(jù)表視圖窗口選定了某一數(shù)據(jù)作為篩選依據(jù)時，可使用“按選定內(nèi)容”進(jìn)行篩選?！景咐?-7】在“teacher”數(shù)據(jù)表視圖窗口只顯示女教師信息。7.2.2記錄的篩選7.2數(shù)據(jù)檢索3．按窗體篩選如果需要按窗體或數(shù)據(jù)表中的若干個字段進(jìn)行篩選，或要查找特定的記錄，這時可以使用“按窗體篩選”方式。【案例7-8】使用按窗體篩選的方法，在student數(shù)據(jù)表中篩選出班級代碼為150121，且性別為“男”的記錄。7.2.2記錄的篩選7.2數(shù)據(jù)檢索4．高級篩選使用高級篩選可對數(shù)據(jù)表中的多個字段分別進(jìn)行排序。【案例7-9】將teacher數(shù)據(jù)表中“院系代碼”為07的記錄按“教工號”降序排列。7.2.2記錄的篩選7.3設(shè)置數(shù)據(jù)表的格式格式化操作可以使數(shù)據(jù)表視圖更加美觀。格式化操作包括調(diào)整視圖中數(shù)據(jù)表的行高和列寬、設(shè)置數(shù)據(jù)的字體格式，還包括隱藏、顯示和凍結(jié)列等。7.3.1設(shè)置表的行高和列寬使用“開始”選項卡“記錄”組中的命令按鈕

，可對當(dāng)前打開的數(shù)據(jù)表視圖中的行高和列寬進(jìn)行調(diào)整?！坝涗洝苯M如左圖所示，“記錄”組中的“其他”命令按鈕下拉列表如右圖所示。7.3設(shè)置數(shù)據(jù)表的格式7.3.1設(shè)置表的行高和列寬【案例7-11】為department數(shù)據(jù)表調(diào)整行高和列寬。1.設(shè)置行高2.設(shè)置列寬注意：● 調(diào)整列寬需要選中列。在設(shè)計過程中通常選擇“最佳匹配”命令，使視圖中的數(shù)據(jù)表自動調(diào)整列寬?！?也可以使用鼠標(biāo)通過拖動來調(diào)整列寬。7.3設(shè)置數(shù)據(jù)表的格式在數(shù)據(jù)表視圖中，Access會顯示數(shù)據(jù)表中的所有字段，實際上并不需要顯示所有數(shù)據(jù)列，這時可將不需要顯示的字段隱藏起來，需要時再顯示。【案例7-12】在student數(shù)據(jù)表中將“出生日期”和“照片”列隱藏起來，然后將其顯示出來。

7.3.2隱藏或顯示列7.3設(shè)置數(shù)據(jù)表的格式在數(shù)據(jù)表視圖中，用戶可以通過“開始”選項卡的“文本格式”組為表中的數(shù)據(jù)設(shè)置字體格式?！拔谋靖袷健苯M如圖所示。7.3.3設(shè)置字體格式7.3設(shè)置數(shù)據(jù)表的格式【案例7-13】為department數(shù)據(jù)表設(shè)置字體格式。要求：(1)使數(shù)據(jù)表視圖窗口中的數(shù)據(jù)以仿宋、10號字顯示。(2)“院系代碼”和“負(fù)責(zé)人”列居中對齊。(3)設(shè)置數(shù)據(jù)表中記錄文本為“紅色”。(4)設(shè)置“填充/背景色”為“淺藍(lán)”色。(5)數(shù)據(jù)表視圖中只有橫向網(wǎng)格。(6)

“選擇行顏色”為“藍(lán)色，著色1”。7.3.3設(shè)置字體格式7.3設(shè)置數(shù)據(jù)表的格式在數(shù)據(jù)表中，對于某些關(guān)鍵字段，不管怎樣水平滾動數(shù)據(jù)，始終能夠看到，解決這一問題的最好辦法是利用凍結(jié)功能?！景咐?-14】在student數(shù)據(jù)表中將“姓名”和“班級代碼”列凍結(jié)。7.3.4凍結(jié)和解凍列7.4數(shù)據(jù)表中的行匯總統(tǒng)計

1．向數(shù)據(jù)表添加匯總行【案例7-15】在cjgl數(shù)據(jù)庫中，統(tǒng)計course表的課程數(shù)。

在數(shù)據(jù)表中，使用“記錄”組中的“合計”命令可對表中的記錄進(jìn)行匯總。7.4數(shù)據(jù)表中的行匯總統(tǒng)計2．使用匯總行求值的總和數(shù)據(jù)表匯總是Access新增的功能。它把Excel的匯總功能移植到Access中。在Access中對表中不同數(shù)據(jù)類型的字段匯總的內(nèi)容不同。對文本型字段獲取計數(shù)匯總，對于數(shù)字字段、貨幣字段可以使用聚合函數(shù)獲取最大值、最小值、合計、計數(shù)、平均值、標(biāo)準(zhǔn)偏差和方差?！景咐?-16】在cjgl數(shù)據(jù)庫中，統(tǒng)計course表課程總學(xué)時數(shù)。7.5Access數(shù)據(jù)表的導(dǎo)出1．導(dǎo)出為文本文件文本文件是各種類型應(yīng)用軟件之間交換數(shù)據(jù)的常用文件格式，即各種應(yīng)用系統(tǒng)一般都支持文本文件的導(dǎo)入導(dǎo)出，并提供相應(yīng)的導(dǎo)入導(dǎo)出功能?！景咐?-17】把cjgl數(shù)據(jù)庫中的course表導(dǎo)出為文本文件course.txt。

實際使用過程中，我們常將Access2013表中的數(shù)據(jù)導(dǎo)出，轉(zhuǎn)換成其他文件的格式，供編輯使用，如文本文件(.txt)、Excel文檔(.xlsx或.xls)、HTML文件(.html)甚至其他Access數(shù)據(jù)庫。7.5Access數(shù)據(jù)表的導(dǎo)出2．導(dǎo)出為Excel工作表Excel工作表文件是Office中一種重要的格式文件，也是比較流行的文件格式。在Office集成辦公環(huán)境中，經(jīng)常會有Access與Excel共享數(shù)據(jù)的需求。將Access文件導(dǎo)出為Excel文件的操作方法與導(dǎo)出文本文件基本相同?！景咐?-18】將cjgl數(shù)據(jù)庫中的course表導(dǎo)出為Excel工作表course.xlsx。7.5Access數(shù)據(jù)表的導(dǎo)出3．導(dǎo)出為PDF/XPS文件PDF是Adobe公司制定的電子文件標(biāo)準(zhǔn)格式，是目前非常流行的文件格式。XPS文件格式是微軟公司推出的用于與Adobe公司競爭的電子文檔格式。在Access2013中，提供了對這兩種文件格式的支持，可以