XXXX酒店行政辦公室相關(guān)制度

XXXX酒店行政辦公室相關(guān)制度一、印章管理和使用制度印章指“”的公章和專用章，“”公章由行政辦公室主任或授權(quán)專人進(jìn)行保管，專用章由部門(mén)經(jīng)理授權(quán)的專人保管。公章和專用章的保管人統(tǒng)一造冊(cè)登記，于行政辦公室備案，保管人的工作調(diào)動(dòng)或離職，必須先辦理印章交接手續(xù)，否則不予辦理手續(xù)。印章保管人必須嚴(yán)守職責(zé)，一絲不茍，印章設(shè)專柜保管，隨用隨取，用后即鎖，任何人不得將印章攜離辦公室，特殊情況，印章攜離辦公室須由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。公章管理人員不得私自在空白紙、信封或空白介紹信上加蓋印章。公章的使用規(guī)定：非正式的確認(rèn)、證明、介紹信等函件，由主持業(yè)務(wù)工作的副總經(jīng)理審定，由公章管理售貨員蓋章；文件、合同、重要介紹信等函件需要加蓋“”公章時(shí)，必須由總經(jīng)理簽批，總經(jīng)理不在，可由總經(jīng)理授權(quán)人代簽；對(duì)外重要文件、重要合同，必須由董事長(zhǎng)審批同意，方可蓋章。印章的每一次使用必須由印章保管人進(jìn)行登記，并將《印章使用申請(qǐng)單》存檔。凡加蓋“”公章的發(fā)文，行政辦公室必須留底存檔。印章的刻制，尺寸和樣式由行政辦公室統(tǒng)一規(guī)定，任何人和其他部門(mén)不得自行其是。新印章在啟用前，必須留印模以備查，行政辦公室根據(jù)印章的使用范圍向有關(guān)單位發(fā)出啟用通知。作廢的印章要及時(shí)上繳，并通知有關(guān)部門(mén)。公章如有遺失，須立即上報(bào)總經(jīng)理，行政辦公室發(fā)出遺失和作廢聲明和辦理其他善后事宜。二、文件、檔案密級(jí)劃分和存放范圍的規(guī)定文件和檔案的密級(jí)度分為絕密級(jí)、秘密級(jí)和內(nèi)部文件三級(jí)。絕密級(jí)文件一般可存放于行政辦公室，秘密級(jí)文件資料一般可存放于部門(mén)經(jīng)理處，內(nèi)部文件可存放于部門(mén)秘書(shū)處。借閱范圍：絕密——文件產(chǎn)生部門(mén)的經(jīng)理和總監(jiān)級(jí)以上人員；秘密——文件產(chǎn)生部門(mén)的有關(guān)員工、有關(guān)的部門(mén)經(jīng)理；內(nèi)部——文件產(chǎn)生部門(mén)的有關(guān)員工、其他有關(guān)部門(mén)的員工。業(yè)務(wù)文件資料劃分的范圍：絕密——重大經(jīng)營(yíng)決策、規(guī)劃、方針和各類涉密數(shù)據(jù)；其他的重大經(jīng)營(yíng)管理的文件材料等；秘密——財(cái)務(wù)報(bào)表、賬冊(cè)；日常經(jīng)營(yíng)管理計(jì)劃、成果；客戶情況；餐飲菜譜檔案；工程設(shè)備技術(shù)資料等；內(nèi)部——一般的全店性制度；部門(mén)制度和部門(mén)相關(guān)的業(yè)務(wù)資料。三、文件管理制度公文辦理包括分級(jí)、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、打印、傳遞、歸檔和銷毀程序。收到的公文由行政辦公室簽收登記，分類后遞交行政辦公室主任擬辦意見(jiàn)?？偨?jīng)理批辦的公文，根據(jù)批示，由行政辦公室轉(zhuǎn)交承辦部門(mén)和傳閱員，并進(jìn)行簽收登記。因工作需要，借閱文件和檔案，按規(guī)定程序辦理借閱手續(xù)，用完后及時(shí)歸還，秘密級(jí)以上的文件和檔案，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)均不得攜離酒店。各部門(mén)或個(gè)人對(duì)承辦的公文，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定期限及時(shí)辦理，不得拖延和積壓；對(duì)承辦批示存有異議，及時(shí)提出書(shū)面意見(jiàn)。各部門(mén)均應(yīng)實(shí)行公文催辦制度，負(fù)責(zé)辦理公文的人員，對(duì)自己經(jīng)手處理的公文負(fù)有催辦義務(wù)，轉(zhuǎn)辦要及時(shí)，催辦有結(jié)果，防止積壓誤事。公文處理過(guò)程中，要做好平時(shí)歸卷工作，辦完后，及時(shí)將公文定稿，正本和有關(guān)材料整理成卷，每年元月一日至十五日移交行政辦公室歸檔。的所有人員調(diào)動(dòng)和離職時(shí)，應(yīng)將文件清理移交，沒(méi)有移交清理完畢的，不予辦理調(diào)動(dòng)和離職手續(xù)；參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)交欄案室登記和保管。行政辦公室沒(méi)有保存價(jià)值的文件，經(jīng)過(guò)鑒別和行政辦公室主任的批準(zhǔn)，予以定期銷毀。四、檔案管理制度各部門(mén)辦理完畢的文件，要及時(shí)移交行政辦公室，并按“條款類目”分別存放，三個(gè)月后，經(jīng)檢查齊全后，整理立卷歸檔。每天及時(shí)將文件歸檔，以免散失和積壓；嚴(yán)格執(zhí)行檔案清理和整理制度，實(shí)行周整理、季度大整理和年度大清理。防止借閱檔案催要不及時(shí)與遺失、檔案立卷不全和無(wú)效檔案大量積壓。準(zhǔn)確做好檔案索引，以便于查找。歸檔前要做好文件資料的歸卷和立卷工作，使所有資料和文件可隨查隨得，避免盲目查找。卷內(nèi)文件包括正文和底稿、文件和附件、請(qǐng)示和批復(fù)，頁(yè)號(hào)一律在右下角，案卷目錄打印四份，卷內(nèi)目錄打印五份。案卷的厚度一般1.5一2cm，裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，對(duì)破損或褪色的材料要進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制；裝訂部位過(guò)窄或有字跡的材料要加紙襯邊；紙面過(guò)大的書(shū)寫(xiě)材料要按卷宗大小折疊整齊；字跡難以辨認(rèn)的材料要附上抄件；卷宗標(biāo)題要標(biāo)明作者、問(wèn)題或名稱，文字要簡(jiǎn)練、確切，字跡要端正。根據(jù)卷內(nèi)文件之聯(lián)系，進(jìn)行系統(tǒng)排列、編張?zhí)?、抄?xiě)案卷題目和案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷、排列案卷和編制案卷目錄等。檔案目錄包括封面、全卷說(shuō)明、案卷目錄和卷內(nèi)目錄。案卷按年代、部門(mén)排列，永久與長(zhǎng)期、短期案卷分開(kāi)保管。行政辦公室的門(mén)窗要堅(jiān)固，做好防盜、防水、防潮、防塵、防鼠、防強(qiáng)光和防高溫。每季度對(duì)檔案材料的數(shù)量和保管情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)救，確保檔案的安全。對(duì)于失效的檔案要進(jìn)行銷毀，銷毀檔案前，要認(rèn)真鑒定，并且登記造冊(cè)，并經(jīng)行政辦公室主任審批后方可銷毀。秘密級(jí)或以上密級(jí)檔案銷毀時(shí)，必須派專人監(jiān)銷，防止失密，嚴(yán)禁將檔案作為廢品直接處理。五、酒店憑證檔案管理辦法（一）酒店憑證檔案的保管所有與營(yíng)業(yè)有關(guān)的各類憑證由行政辦公室統(tǒng)一管理。部門(mén)的專項(xiàng)憑證因工作需要由部門(mén)單獨(dú)管理和保存的，須將憑證和文字說(shuō)明的復(fù)印件交行政辦公室保管，并登記說(shuō)明情況。行政辦公室外保管憑證的變更需在兩日內(nèi)通知檔案室，更新檔案室憑證副本的資料。（二）歸檔要求憑證檔案一般由憑證正本、憑證副本和文字說(shuō)明三部分組成，三部分相符。文字說(shuō)明詳細(xì)準(zhǔn)確，包括憑證名稱、憑證簡(jiǎn)介和注意事項(xiàng)、頒證時(shí)間、頒證單位、領(lǐng)證經(jīng)辦人、審核時(shí)間、審核地點(diǎn)、審核經(jīng)辦人、下次審核時(shí)間。（三）憑證管理所有憑證設(shè)專門(mén)的設(shè)備和裝具進(jìn)行管理，保證憑證的安全。憑證副本、正本和文字說(shuō)明分別存放，建立有效的檢索。一般憑證由行政辦公室負(fù)責(zé)經(jīng)辦頒證機(jī)關(guān)的定期和不定期審查，專項(xiàng)憑證可由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)經(jīng)辦審查事宜。（四）憑證使用憑證檔案借出日期一般不超過(guò)三日。憑證借用嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱管理辦法。六、圖片檔案管理辦法（一）圖片檔案的收集和歸檔圖片檔案由行政辦公室集中統(tǒng)一保管，任何部門(mén)不得私存、私占，所有人員都有移交圖片資料的義務(wù)。鼓勵(lì)各部門(mén)、個(gè)人向行政辦公室移交圖片資料，移交和捐贈(zèng)圖片資料的部門(mén)和個(gè)人享有優(yōu)先使用權(quán)，成績(jī)顯著的予以獎(jiǎng)勵(lì)，行政辦公室維護(hù)圖片作者的版權(quán)。歸檔范圍：凡是反映酒店歷史面貌、主要職能活動(dòng)和各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)展，具有保存價(jià)值的圖片資料都應(yīng)予以歸檔。3．歸檔要求：(1)照片應(yīng)由底片、照片、文字說(shuō)明等三部分組成，底片和照片影像相符；(2)照片說(shuō)明要詳細(xì)準(zhǔn)確，包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景和攝影者等六要素；(3)移交人應(yīng)填寫(xiě)《圖片檔案移交單》和圖片資料一并歸檔。（二）音像資料檔案管理參考圖片檔案管理方法執(zhí)行七、檔案借閱制度借閱檔案（包括文件和資料）必須履行檔案借閱登記手續(xù)，填寫(xiě)《檔案借閱登記單》，注明借閱理由和借閱期限，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理和行政辦公室主任的批準(zhǔn)，秘密級(jí)檔案的借閱還需要總經(jīng)理的批準(zhǔn)。文件資料的借閱期限不得超過(guò)兩周，到期必須歸還，如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。員工離職，必須先與檔案室辦理借閱文件和資料的清繳手續(xù)，否則不予辦理調(diào)動(dòng)和離職手續(xù)。檔案借閱人必須愛(ài)護(hù)檔案，要保證檔案的安全和完整，對(duì)檔案內(nèi)容負(fù)有保密義務(wù)，不得涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散、轉(zhuǎn)借或損壞檔案，檔案借閱人不得將檔案帶離酒店，否則按酒店處罰條例進(jìn)行處罰。借閱的檔案歸還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，發(fā)現(xiàn)遺失和損壞，及時(shí)報(bào)告行政辦公室主任處理。外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后方可借閱，不得帶離檔案室。外單位摘抄或復(fù)印卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，對(duì)摘抄或復(fù)印的內(nèi)容經(jīng)審核后方可帶離。八、禮品和獎(jiǎng)品管理制度凡業(yè)務(wù)關(guān)系單位向提供或贈(zèng)送的禮品、樣品，不論其價(jià)值大小，一律上繳行政辦公室；凡業(yè)務(wù)單位向個(gè)人贈(zèng)送的禮品，必須上報(bào)行政辦公室，凡市場(chǎng)價(jià)值在20元以上者，必須上繳行政辦公室。行政辦公室設(shè)專人負(fù)責(zé)，對(duì)禮品和樣品按品種、規(guī)格、數(shù)量逐項(xiàng)驗(yàn)收后造冊(cè)登記，妥善保管。向個(gè)人提供的超值禮品，上繳行政辦公室后，受贈(zèng)送個(gè)人可以以市場(chǎng)價(jià)優(yōu)先購(gòu)回。行政辦公室可以根據(jù)情況將禮品和樣品獎(jiǎng)勵(lì)給在工作中做出特殊貢獻(xiàn)和取得優(yōu)異成績(jī)的員工，或按行政辦公室議定的辦法進(jìn)行處理。任何部門(mén)、個(gè)人不得私分、私拿和私自處理禮品、樣品，如違反上述規(guī)定，按的處罰條例嚴(yán)肅處理。九、計(jì)算機(jī)使用制度（已有）禁止下載、安裝各類炒股軟件及各類網(wǎng)上交易軟件。禁止下載、安裝聊天軟件（如QQ、網(wǎng)易泡泡等），MSN只能做為內(nèi)部員工的溝通工具，不得用于聊天。禁止下載、安裝任何游戲軟件；禁止使用、傳播、編制電腦游戲。禁止下載使用BT、P2P等搶占網(wǎng)絡(luò)資源的下載類軟件。未經(jīng)許可，任何人不得隨便支配、使用電腦設(shè)備；不得更換電腦硬件和軟件，嚴(yán)禁使用來(lái)歷不明的軟件和光盤(pán)，如因此而引起電腦系統(tǒng)崩潰或硬件受損，后果由使用者承擔(dān)。上班時(shí)間炒股，每發(fā)現(xiàn)1次，處罰200元；玩游戲，每發(fā)現(xiàn)1次，處罰200元；上網(wǎng)聊天，每發(fā)現(xiàn)1次，處罰200元。如果發(fā)生在部門(mén)主管身上，加倍處罰，如果部門(mén)主管包庇或不予制止，則承擔(dān)同樣的連帶責(zé)任。行政部將組織專員對(duì)計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)進(jìn)行不定期抽查和定期排查，如發(fā)現(xiàn)有上述禁止安裝的軟件或其他私自安裝的非工作軟件，視其情況嚴(yán)重程度，給予當(dāng)事人公開(kāi)批評(píng)，并處200－500元罰金。內(nèi)部計(jì)算機(jī)軟件的標(biāo)準(zhǔn)配置如下：操作系統(tǒng)及其補(bǔ)?。篧indows2000、WindowsXp或Win98；微軟辦公系列軟件：word、excel、access、powerpoint、outlook、frontpage；其他辦公軟件：金山系列辦公軟件等；字典工具：金山詞霸、金山快譯等；殺毒軟件：江民殺毒，瑞星殺毒等；防護(hù)工具：3721上網(wǎng)助手、木馬查殺工具等。需要特殊安裝的軟件：設(shè)計(jì)工具（Dreamweaver、Photoshop、Flash、CAD、Coreldraw），僅準(zhǔn)許在圖文設(shè)計(jì)用機(jī)安裝；多媒體播放軟件：僅準(zhǔn)業(yè)務(wù)培訓(xùn)用機(jī)安裝；財(cái)務(wù)軟件：僅準(zhǔn)財(cái)務(wù)用機(jī)安裝；排版軟件（華光、飛騰、PM65C、黑馬校對(duì)）僅準(zhǔn)排版用機(jī)安裝。如有特殊原因需要安裝其他軟件，需向行政辦申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可安裝。計(jì)算機(jī)使用人應(yīng)愛(ài)護(hù)電腦，嚴(yán)格按規(guī)定程序開(kāi)啟和關(guān)閉電腦。電腦發(fā)生故障時(shí)，使用者先作簡(jiǎn)易處理，仍不能排除的，應(yīng)立即報(bào)告行政辦，由行政辦報(bào)告總部電腦主管工程師協(xié)助解決。電腦維修維護(hù)過(guò)程中，首先確保對(duì)的信息進(jìn)行拷貝，不得遺失、外泄文件資料。電腦軟硬件更換須征得電腦主管工程師的意見(jiàn)，如涉及金額較大的維修，應(yīng)報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外請(qǐng)人員對(duì)電腦進(jìn)行維修時(shí)，行政辦應(yīng)有人自始至終地陪同。凡因個(gè)人使用不當(dāng)所造成的電腦維護(hù)費(fèi)用和損失，酌情由使用者賠償。十、車(chē)輛管理制度司機(jī)應(yīng)定期對(duì)車(chē)輛進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，若發(fā)現(xiàn)故障，應(yīng)提出維修申請(qǐng)，并由行政部負(fù)責(zé)人指定專人陪同司機(jī)調(diào)研審驗(yàn)及維修。車(chē)輛年檢及保險(xiǎn)事宜，由司機(jī)提前半個(gè)月向行政部提出請(qǐng)示，以便及時(shí)安排檢驗(yàn)、續(xù)保事宜。否則，如逾期未受檢驗(yàn)導(dǎo)致罰款，應(yīng)追究司機(jī)及相關(guān)負(fù)責(zé)人的責(zé)任。未經(jīng)部門(mén)經(jīng)理同意，司機(jī)不得私自將車(chē)開(kāi)回家或借給他人，也不得將車(chē)輛交給中心其他人員駕駛。除特殊情況外，每次出車(chē)回單位后應(yīng)立即將鑰匙交給行政辦公室內(nèi)勤保管，等下次出車(chē)時(shí)再派發(fā)。實(shí)行嚴(yán)格的派車(chē)批準(zhǔn)制度，派車(chē)統(tǒng)一由行政辦公室負(fù)責(zé)人安排，沒(méi)有派車(chē)安排，司機(jī)不得自行決定是否出車(chē)。認(rèn)真實(shí)行《車(chē)輛管理登記表》管理。加油規(guī)定：由行政辦公室統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)油票，司機(jī)每次加油前申請(qǐng)油票。若在途中臨時(shí)加油，應(yīng)征得行政辦公室負(fù)責(zé)人同意。行政辦公室每月?lián)艘?guī)定逐條考核司機(jī)工作。十一、員工操練制度（已有）規(guī)定所指員工為北京臥虎全體上班員工和全體保安。凡41歲以下男員工、35歲以下女員工，身體無(wú)特殊情況的均應(yīng)參加每日操練，女性有特殊情況可以不參加，但應(yīng)向接待主管請(qǐng)假，當(dāng)日值早班的廚師可以不參加當(dāng)日操練。每日（周一至周五）操練時(shí)間及地點(diǎn)要求時(shí)間：早晨6：45起床；7：00集合開(kāi)始全員操練；7：25訓(xùn)練完畢；7：30早餐；7：50各崗位員工開(kāi)始打卡上班；8：00保安開(kāi)始上午訓(xùn)練30－40分鐘規(guī)范訓(xùn)練。地點(diǎn)：主訓(xùn)場(chǎng)地為東西院交界處的南北柏油路。早晨7：00在西院宿