城管會議管理制度

城管會議管理制度第一章總則

一、目的與原則

為確保城市管理系統(tǒng)內(nèi)部會議的有序、高效進(jìn)行，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行力度，制定本會議管理制度。本制度遵循公開、民主、集中、高效的原則，確保會議內(nèi)容的科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性及實用性。

二、適用范圍

本制度適用于城管系統(tǒng)內(nèi)所有層級會議，包括但不限于局務(wù)會議、專題會議、辦公會議、座談會等。

三、會議類別

1.定期會議：按照規(guī)定的時間、周期召開的會議，如局務(wù)會議、辦公會議等；

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時召集的專題會議、座談會等；

3.外部會議：與其他單位、部門聯(lián)合召開的會議。

四、參會人員

1.與會議議題相關(guān)的城管系統(tǒng)內(nèi)部人員；

2.根據(jù)會議議題需要，邀請相關(guān)部門、單位及專家參加；

3.會議主持人可根據(jù)需要對參會人員進(jìn)行調(diào)整。

五、會議組織

1.會議的組織工作由會議主持人或指定人員負(fù)責(zé)；

2.會議組織者應(yīng)提前做好會議通知、會場安排、會議資料準(zhǔn)備等工作；

3.會議組織者應(yīng)確保會議內(nèi)容、議程的合理安排，確保會議高效進(jìn)行。

六、會議紀(jì)律

1.參會人員應(yīng)按時參加，不得無故缺席、遲到、早退；

2.參會人員應(yīng)保持會議秩序，尊重他人發(fā)言，不得隨意打斷他人；

3.會議期間，參會人員應(yīng)關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，如有緊急事項，需離開會場時，應(yīng)向會議主持人請假；

4.會議內(nèi)容、決議等敏感信息，未經(jīng)許可，不得擅自泄露給無關(guān)人員。

七、制度修訂

本制度根據(jù)城管系統(tǒng)工作實際，適時進(jìn)行修訂，修訂后的制度應(yīng)及時公布，并按新規(guī)定執(zhí)行。

八、解釋權(quán)

本制度的解釋權(quán)歸城管系統(tǒng)管理部門。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題：會議組織者應(yīng)根據(jù)工作需要，收集議題，明確議題內(nèi)容、目標(biāo)及預(yù)期成果；

2.制定議程：會議組織者應(yīng)制定詳細(xì)的會議議程，明確議題順序、時間安排及參會人員；

3.發(fā)送通知：會議組織者應(yīng)提前向參會人員發(fā)送會議通知，內(nèi)容包括會議時間、地點、議程、參會人員等；

4.準(zhǔn)備資料：會議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備好會議所需的資料，并分發(fā)給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，參會人員應(yīng)簽到，會議組織者應(yīng)統(tǒng)計參會人員情況；

2.會議主持人宣布會議開始，介紹會議議程及參會人員；

3.按照議程順序，逐項進(jìn)行議題討論；

4.討論過程中，主持人應(yīng)確保會議秩序，鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分發(fā)表意見；

5.對于重大議題，可采取表決、投票等方式，形成會議決議。

三、會議決策

1.會議決議：對于討論充分的議題，會議主持人應(yīng)總結(jié)各方意見，形成會議決議；

2.會議決議應(yīng)明確具體措施、責(zé)任部門、完成時限等；

3.會議決議需經(jīng)過參會人員充分討論，確保決策的科學(xué)性、合理性；

4.會議決議需進(jìn)行表決，超過半數(shù)參會人員同意，方可通過。

四、會議記錄

1.會議記錄：會議組織者應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議議題、討論情況、決議等；

2.會議記錄應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確反映會議內(nèi)容；

3.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理，形成會議紀(jì)要；

4.會議紀(jì)要需經(jīng)會議主持人審核，確認(rèn)無誤后，分發(fā)給參會人員。

五、會議總結(jié)

1.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)對會議情況進(jìn)行總結(jié)，分析會議效果，為下一次會議提供借鑒；

2.會議組織者應(yīng)關(guān)注會議決議的落實情況，對存在的問題及時予以協(xié)調(diào)解決；

3.會議總結(jié)及決議落實情況應(yīng)在一定范圍內(nèi)進(jìn)行通報。

六、會議資料的歸檔與保管

1.會議紀(jì)要、決議等相關(guān)資料應(yīng)進(jìn)行歸檔，便于查閱；

2.會議資料的保管應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保資料安全。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審核確認(rèn)無誤后，應(yīng)在最短時間內(nèi)發(fā)布；

2.會議紀(jì)要應(yīng)通過郵件、公告等形式，確保所有參會人員及相關(guān)部門及時接收；

3.對于涉及重大決策的會議紀(jì)要，應(yīng)采取適當(dāng)方式，在一定范圍內(nèi)進(jìn)行傳達(dá)和解讀。

二、責(zé)任分解與任務(wù)落實

1.會議紀(jì)要中明確的任務(wù)和決議，應(yīng)分解至具體責(zé)任部門和責(zé)任人；

2.責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要的要求，制定詳細(xì)的執(zhí)行計劃，明確完成時限和工作標(biāo)準(zhǔn)；

3.會議組織者應(yīng)對任務(wù)落實情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，確保各項任務(wù)按時完成。

三、進(jìn)度匯報與協(xié)調(diào)

1.責(zé)任部門應(yīng)定期向會議組織者匯報任務(wù)執(zhí)行進(jìn)度，遇到問題應(yīng)及時溝通；

2.會議組織者應(yīng)建立協(xié)調(diào)機制，對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，及時予以協(xié)調(diào)解決；

3.對于涉及多個部門協(xié)調(diào)的任務(wù)，會議組織者應(yīng)召開專題會議，研究解決方案。

四、督查考核

1.建立會議紀(jì)要落實情況的督查制度，對責(zé)任部門和責(zé)任人的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查；

2.督查結(jié)果應(yīng)作為部門及個人績效考核的依據(jù)；

3.對于未按期完成任務(wù)的部門和個人，應(yīng)視情況給予通報批評、績效扣分等處理。

五、反饋與改進(jìn)

1.會議組織者應(yīng)收集會議紀(jì)要落實過程中的反饋意見，及時調(diào)整和改進(jìn)工作方法；

2.對于存在的問題，應(yīng)認(rèn)真分析原因，制定針對性的改進(jìn)措施；

3.定期對會議紀(jì)要的跟蹤落實情況進(jìn)行總結(jié)，為提高會議質(zhì)量和效果提供借鑒。

六、檔案管理

1.會議紀(jì)要及其跟蹤落實的相關(guān)資料應(yīng)歸檔保存，確保資料的完整性和可追溯性；

2.檔案管理應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定，確保資料的安全、保密。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采取預(yù)約制度，由會議組織者提前向行政管理部或指定部門提交會議室申請；

2.申請內(nèi)容包括會議時間、預(yù)計參會人數(shù)、所需設(shè)備等；

3.行政管理部根據(jù)會議室使用情況，統(tǒng)籌安排，確保會議室合理使用。

二、會議室布置

1.會議室布置應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進(jìn)行合理配置，包括座位安排、設(shè)備擺放等；

2.會議組織者應(yīng)提前檢查會議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運行，如音響、投影儀、話筒等；

3.對于重要會議，應(yīng)提前進(jìn)行會場布置，包括會標(biāo)、座位牌、資料發(fā)放等。

三、會議室使用

1.會議組織者應(yīng)按照預(yù)訂時間準(zhǔn)時召開會議，不得隨意占用會議室；

2.會議期間，參會人員應(yīng)保持會議室衛(wèi)生，愛護(hù)公共設(shè)施；

3.嚴(yán)禁在會議室吸煙、大聲喧嘩，保持會議室安靜、整潔。

四、會議室設(shè)備管理

1.會議室設(shè)備應(yīng)由專人負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，確保設(shè)備完好；

2.會議組織者在使用會議室設(shè)備時，應(yīng)遵循操作規(guī)程，使用完畢后及時關(guān)閉設(shè)備；

3.如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時報修，確保會議室設(shè)備正常運行。

五、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)配置適當(dāng)?shù)陌踩O(shè)施，如消防器材、安全通道等；

2.會議組織者應(yīng)關(guān)注會議室安全，確保參會人員的人身安全；

3.對于涉及敏感信息的會議，應(yīng)采取保密措施，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入會議室。

六、會議室清理與維護(hù)

1.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)清理會議室，恢復(fù)原狀；

2.定期對會議室進(jìn)行保潔和維護(hù)，確保會議室環(huán)境整潔、設(shè)施完好；

3.對于違反會議室管理規(guī)定的行為，應(yīng)予以制止，并視情節(jié)給予相應(yīng)處罰。

七、會議室改進(jìn)與優(yōu)化

1.定期收集會議室使用過程中的意見和建議，不斷改進(jìn)和優(yōu)化會議室管理；

2.根據(jù)實際需要，對會議室設(shè)施進(jìn)行更新和升級，提高會議室使用效率；

3.通過培訓(xùn)、宣傳等方式，提高會議組織者和參會人員對會議室管理規(guī)定的認(rèn)