IATF新程序文件采購控制程序

XXX有限公司

控制狀態(tài):

采購控制程序

文件編號：SJ/QP-025

文件版本：B

生效日期：

發(fā)文編號：___________________

編制采購部審核XXX批準XXX

采購控制流程圖

來購方針：準確、及時、低價、優(yōu)質(zhì)

1目的

對采購及供應商的評定過程進行控制，以確保采購的產(chǎn)品能夠滿足本公司和

客戶的需求。

2適用范圍

適用于對產(chǎn)品有直接影響的原輔材料、零件、包裝物、服務采購的控

制及供應商的管理。

3職責

3.1采購員負責對供應商資源和采購的總體策劃和管理。

3.2研發(fā)部負責制定提供完整適用的技術(shù)性文件和資料，必要時對供應商的生產(chǎn)

工藝進行輔導。

3.3質(zhì)量部負責對采購產(chǎn)品的檢驗和驗證，和對供應商的品質(zhì)輔導。

4工作程序

4.1采購策劃

4.1.1采購產(chǎn)品重要度分類

根據(jù)本公司采購產(chǎn)品的性質(zhì)，對最終產(chǎn)品的影響程度，對采購產(chǎn)品進行分類:

A類：對構(gòu)成最終成品起關(guān)鍵作用，并直接影響到成品質(zhì)量性能的采購產(chǎn)品。

B類:對構(gòu)成最終成品起較大作用，并可能影響到成品質(zhì)量性能的采購產(chǎn)品。

C類：對構(gòu)成最終產(chǎn)品質(zhì)量及性能無影響的通用件、標準件及輔助物料的采購

產(chǎn)品。

D類：設備配件、工裝、夾具等。

E類：辦公用品、勞保用品。

A、B、C類采購產(chǎn)品的確定詳見《BOM表》。

4.1.2供應商選擇、評定：按《供應商管理程序》執(zhí)行。

4.2采購實施

4.2.1《采購計劃》編制的依據(jù)：

a）交貨時間依據(jù)：《銷售要貨單》、生產(chǎn)指令、采購品生產(chǎn)周期和運輸時間、

合同評審結(jié)果；

b）數(shù)量依據(jù)：產(chǎn)品BOM表、庫存情況（包括合格的和可返工回用的）、產(chǎn)

品合格率、資金占用；

c）供應商依據(jù)：《可接受供應商名單》、供應商生產(chǎn)能力、供應商評定結(jié)果、

供貨業(yè)績和價格；

d）可能的偶發(fā)性事故的考慮（包括本公司和供應商）；

e）顧客后續(xù)訂單及可能的訂單調(diào)整；

采購計劃經(jīng)采購主管審核后簽字生效，以作為簽發(fā)《采購合同》的依據(jù)。

4.2.2采購資料

a）產(chǎn)品、程序、過程和設備的批準要求

b）人員資格的要求

c）質(zhì)量管理體系要求

可分別在《采購協(xié)議》、《訂貨單》及圖紙工藝文件中體現(xiàn)。

4.222對于A,B類產(chǎn)品由采購主管負責與供應商簽訂《采購協(xié)議》后，由采購

員將《訂貨單》傳真給供應商進行采購，對于C類產(chǎn)品由采購員直接進行

電話或現(xiàn)場采購。

4.223采購資料的審核：采購資料在發(fā)放前，采購主管應仔細檢查其完整性和適

用性。

4.2.2.4《訂貨單》的發(fā)放和更改：由采購員及時發(fā)放供應商。如遇更改，由采購

員及時電話或傳真通知供應商，同時做好相應記錄。

4.3采購監(jiān)控

4.3.1采購品交付時間、數(shù)量和品質(zhì)的監(jiān)控

控制程序》進行檢驗和試驗，根據(jù)檢驗結(jié)果，辦理相應的手續(xù)。

采購主管及時安排好對采購計劃的監(jiān)控，并根據(jù)各倉庫上報的采購產(chǎn)品入庫情況

填寫《采購計劃/進度表》，定采購合同進行追蹤。

監(jiān)控方式及適用時機

根據(jù)采購產(chǎn)品對最終產(chǎn)品影響的重要程度、生產(chǎn)或業(yè)務需求的急迫性、

供應商的能力和供貨業(yè)績"，可運用以下一種或多種監(jiān)控方式

a）計劃執(zhí)行中期征詢：適用于每采購合同

b）實地查訪：當供應商有不誠信表現(xiàn)時

c）派駐代表：產(chǎn)品重要度為A、B類；供應商管理水平不佳；此產(chǎn)品供不應求；

采購品質(zhì)量主要由生產(chǎn)過程決定、不易通過檢測實現(xiàn)；供應商制造專業(yè)水準差、

需要輔導監(jiān)管等。

d）供應商主動反映：在采購協(xié)議中規(guī)定，當供應商在時間、數(shù)量和品質(zhì)上存

在交貨風險時，必須主動提前反饋，以便采購主管有時間采取相應對策。

e）進貨檢驗和試驗：常規(guī)品質(zhì)監(jiān)控方式。

f）到供應商貨源處驗貨：本公司無此類產(chǎn)品檢測設備，僅憑質(zhì)量證明文件和

記錄還不能保證，存在質(zhì)量風險時；交貨時間緊迫，一旦在進貨檢驗時發(fā)現(xiàn)質(zhì)量

問題有可能直接影響到本公司向顧客的交貨；一次或多次的不良交貨記錄，需到

供應商處探查究竟，以便采取相應對策；客戶規(guī)定要到供應商貨源處驗貨；當需

要采取此種監(jiān)管方式時，必須在相應的采購信息中確定預期的驗證安排和產(chǎn)品放

行方式。

a）當供應商不能滿足100%按時交付時，可按下表的提示做出快速反應。為

確保反應計劃有效,在確定反應計劃時可多種方法并舉,在一種反應計劃失效時,

其余反應計劃能發(fā)揮作用，以防止循序反應所帶來的時間上的延誤。

反應原則：將采購這生產(chǎn)和業(yè)務的影響降至最低限度。

項

結(jié)果反應方式

目

根據(jù)目前庫容和后續(xù)物資到庫計劃決定，囑咐以

提前

后按計劃

時

間可能延誤馬上通知生產(chǎn)，同時密切監(jiān)控，作好應對策略

延誤

確定延誤馬上通知生產(chǎn)，由生產(chǎn)決定具體更改

通知生產(chǎn)，同時作好補足的措施

數(shù)不足

量多余退回或暫存而不入賬

不良率過高預計就地或退回分選，同時不足不良部分，并通知生

品

質(zhì)會導致生產(chǎn)不足產(chǎn)部門

不初步確定原因以決定馬上補交或另行采購，同時

批不良

良通知生產(chǎn)

以上監(jiān)控結(jié)果記錄在《采購計劃/進度追蹤表》上。

b）當品質(zhì)不良是在生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)時，按《生產(chǎn)過程控制程序》的生產(chǎn)異

常處理要求和《不合格品控制程序》規(guī)定執(zhí)行。

c）品質(zhì)不良和數(shù)量差異來自于倉庫定期盤查時，按《倉庫管理規(guī)定》執(zhí)行。

d）當品質(zhì)不良來自與顧客投訴和售后服務中發(fā)現(xiàn)的屬于采購品問題時，按

《糾正和預防措施管理程序》執(zhí)行。

4.3.2采購價格的監(jiān)控：由財務部根據(jù)市場物資行情按相應的財務管理制度執(zhí)行。

4.3.3供應商的監(jiān)控：采購人員根據(jù)平時與供應商的接觸和了解，動態(tài)掌握供應

商的各方面變化及趨勢可能走物資供應和品質(zhì)的影響，如組織機構(gòu)人事變化、企

業(yè)性質(zhì)變化、資金周轉(zhuǎn)狀況、金融信譽、客戶群變化、生產(chǎn)規(guī)模生產(chǎn)設備檢測設

備變化等，再結(jié)合每年發(fā)放《供應商基本情況調(diào)查表》了解相關(guān)信息，以便使相

應的采購決定更加科學合理。

4.4采購品及供應商數(shù)據(jù)分析

4.4.1數(shù)據(jù)收集整理和傳遞

信息內(nèi)容收集職責和報告路線使用的表格

時間和數(shù)量倉庫f采購《采購計戈?進度表》

交貨質(zhì)

《進貨檢驗報告》

量狀況產(chǎn)品質(zhì)量質(zhì)量f采購

《供應商定期評價表》

線內(nèi)采購品質(zhì)量狀況倉庫f采購《入庫單》及其統(tǒng)計

售后產(chǎn)品質(zhì)量狀況業(yè)務f質(zhì)量f采購《信息反饋單》

庫存品數(shù)量和質(zhì)量狀況倉庫一質(zhì)量f采購《庫存報表》

采購價格和成本財務一采購、總經(jīng)理《信息反饋單》、財務報表、分析報告

4.5分析結(jié)果處理和采購績效改進

4.5.1供應商交貨業(yè)績和等級調(diào)整的通知：采購主管每月6日以前將供應商的交

貨業(yè)績和等級調(diào)整以及按《采購協(xié)議》執(zhí)行的結(jié)果以《供應商質(zhì)量信息反饋單》

的形式發(fā)放至每個供應商，并對各供應商的供貨業(yè)績和狀況在采購主管以《進貨

質(zhì)量匯總評定表》的形式加以公布。

4.5.2采購業(yè)績的改進：業(yè)績改進的程序和總體要求按公司的《持續(xù)改進管理程

序》和《糾正和預防措施管理程序》執(zhí)行。

供應商質(zhì)量信息反饋單》（有輕微不合格可以挑選或回用時適用）、《8D報告》（批

量退貨或生產(chǎn)中發(fā)現(xiàn)嚴重質(zhì)量問題時適用）要求供應商整改對反饋。

a）采購策略調(diào)整：采購比例調(diào)整、外購和內(nèi)制轉(zhuǎn)換、采購價格調(diào)整、付款

政策和處罰力度調(diào)整；

b）供應商開發(fā)：開發(fā)手段需根據(jù)實際情況決定，以下是可供選擇的方式：

①選擇新供應商

②安排第二方審核

③對供應商進行技術(shù)輔導

④要求供應商進行質(zhì)量體系認證

采購主管將以上的開發(fā)決定隨時納入到《供應商開發(fā)計劃》中進行執(zhí)行

和跟蹤。

C）內(nèi)部管理完善：人員管理（考核、人員調(diào)整、幫助、培訓、激勵等）、流

程管理改善、內(nèi)外部接口管理改善。

4.5.3公司內(nèi)部溝通：采購主管每月或根據(jù)上級領(lǐng)導的要求將采購管理的結(jié)果、

采購管理決定、設想和建議按《各部門的報告要求》整理成采購報告，按《信息

溝通管理程序》執(zhí)行，提交總經(jīng)理和在相關(guān)會議上溝通。

4.5.4改進事項跟蹤：采購主管經(jīng)理對4.5條款落實的改進事項落實人員進行跟

蹤和記錄。

4.5.5效果評估和經(jīng)驗交流:采購主管經(jīng)理每月對以上改進事項的措施效果進行

評估，對失誤和經(jīng)驗進行總結(jié)和交流，對有效的措施需進行文件化固定或更改的

地方按《文件控制程序》的要求進行。

5相關(guān)文件

5.1《供應商管理程序》

5.2《產(chǎn)品監(jiān)視和測量控制程序》

5.3《不合格品控制程序》

5.4《庫房管理規(guī)定》

5.5《信息溝通管理程序》

5.6《持續(xù)改進管理程序》

5.7《糾正和預防措施管理程序》

5.8《文件控制程序》

6相關(guān)記錄

6.1《采購協(xié)議》更改后保存一年

6.2《采購計劃》