集團合同管理制度

集團合同管理制度XX司合字【2023】第001號2023年4月15日印發(fā)第一章 總則第一條為加強監(jiān)督指導(dǎo)，規(guī)范合同及合同履約監(jiān)督管理工作，結(jié)合集團的實際情況，制訂《XX集團合同管理制度》（以下簡稱《制度》）。第二條本《制度》適用于集團總部及各地區(qū)公司、下屬公司合同及合同履約監(jiān)督管理工作。第二章 合同審核管理第三條合同立項資料審核1、審核對方提供的商務(wù)資料、法定代表人、代理人身份證明及代理權(quán)限證明的合法有效性。2、合同對方主體經(jīng)審批確定后，不得變更。不得將已審批確定的合同主體變更為其子公司或控股公司，如確因?qū)嶋H操作困難需與其100%全資控股子公司簽訂合同時，對方主體須為其子公司提供擔(dān)保，并報集團董事局分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3、工程類合同審核時必須對定標結(jié)果及地區(qū)公司預(yù)算部或集團預(yù)決算審計部審核的價格清單進行核對，涉及施工、設(shè)計方案審批的，應(yīng)核對技術(shù)標審核部門出具的方案確認書。4、材料、設(shè)備類合同必須對定標結(jié)果及經(jīng)過監(jiān)察（分）室審核的價格清單進行核對。5、營銷廣告類合同必須對呈批報告（排期表）及經(jīng)審核通過的價格比照報告進行核對。第四條合同條款審核1、，報相關(guān)口主管副總裁審批。施工類合同必須附集團統(tǒng)一印制的通用條款，通用條款不容許修改，如因?qū)嶋H情況需要修改，應(yīng)在協(xié)議部分修改。2、合同的重要條款必須與定標結(jié)果及招標文件一致，確因特殊原因需要變更，須在合同報審時進行特別說明。第五條合同（包括工程委托）不得拆分。第六條嚴禁各地區(qū)公司及下屬公司變相以合同形式為其他單位提供掛靠。第七條嚴禁以會議紀要、施工備忘錄、施工簽證、來往函件等非合同書形式變相修改合同內(nèi)容，進行賠償、補償、獎勵及上調(diào)價格。第八條簽訂合同除蓋章外，還必須由簽約人簽名。各地區(qū)公司對外簽訂合同應(yīng)由當(dāng)?shù)毓径麻L或其授權(quán)的立項部門負責(zé)人簽名，下屬公司對外簽訂合同應(yīng)由下屬公司負責(zé)人簽名。第九條合同簽字蓋章前，原則上應(yīng)要求對方先完成簽字蓋章，我方才簽字蓋章。第十條地區(qū)公司合同審批有關(guān)權(quán)限：2、年度合同，金額300萬元以下（含300萬元）的報地區(qū)公司審批；300萬元以上、600萬元以下（含600萬元）的報集團各相關(guān)口主管副總裁審批；600萬元以上的再報集團董事局分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3、其他類合同，金額300萬元以下（含300萬元）的報地區(qū)公司審批；300萬元以上、600萬元以下（含600萬元）的報集團各相關(guān)口主管副總裁審批；600萬元以上再報集團董事局分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4、工程類補充合同金額增加60萬元以下(含60萬元)由地區(qū)公司負責(zé)人審批；60萬元以上、200萬元以下（含200萬元）的報集團主管招投標的副總裁審批；金額增加超過200萬元的再報集團董事局分管領(lǐng)導(dǎo)審批。其。工程類補充合同減少金額20萬元以下（含20萬元）的報地區(qū)公司負責(zé)人審批；金額減少超過20萬元的報集團主管招投標的副總裁審批。其他類補充合同減少金額的，直接報各相關(guān)口主管副總裁審批。第十一條集團總部和各下屬公司合同審批權(quán)限按相應(yīng)制度規(guī)定執(zhí)行。第十二條合同解除須首先進行立項審批，原權(quán)限內(nèi)審批的合同解除立項經(jīng)負責(zé)人審批后，再報合同管理中心及法律事務(wù)中心提供維權(quán)取證意見；原集團權(quán)限內(nèi)審批的合同解除立項，按上述程序完成審批后，再按原合同權(quán)限報集團領(lǐng)導(dǎo)審批。解除協(xié)議按原合同審批程序報批。第十三條地區(qū)公司負責(zé)簽訂的主體、園建、裝修、智能化以及設(shè)計和施工捆綁類施工合同及補充協(xié)議必須在定標后45天內(nèi)完成簽訂，其他涉及施工的合同及補充協(xié)議必須在定標后15天內(nèi)完成簽訂。第十四條合同按程序?qū)徟戤吅?，由合同管理部負?zé)編號、蓋騎縫章（詳見附件一：《XX集團合同分類、編號導(dǎo)則（2023年修訂）》）。第十五條集團各地區(qū)公司、下屬公司合同管理部應(yīng)對下發(fā)合同文本復(fù)印件嚴格管理、控制。合同管理部應(yīng)按照附件二要求建立合同相關(guān)臺賬，進行第十六條各地區(qū)公司、下屬公司合同管理部每月2日前編輯《合同重要信息臺賬》報合同管理中心，每月5日前將上月簽訂的300萬以上的合同及其補充協(xié)議的復(fù)印件（或掃描件）報合同管理中心備存。地區(qū)公司第三章合同履約監(jiān)督管理第十七條如合同內(nèi)容約定不明或雙方理解有分歧時，合同履行主要責(zé)任部門應(yīng)組織相關(guān)部門共同研討，出具意見按權(quán)限報批后雙方簽字蓋章確認。需要簽訂補充協(xié)議的，按合同審批程序報批。第十八條合同履行主要責(zé)任部門應(yīng)當(dāng)收集會議紀要、往來函件、驗收記錄、票據(jù)等文件資料，并按相關(guān)制度要求及時整理歸檔。第十九條合同履行主要責(zé)任部門必須督促對方提交項目印章、文件及材料領(lǐng)用有效簽收人的授權(quán)委托文件，發(fā)文及領(lǐng)用材料必須由有效簽收人在資料原件上簽字，歸檔并建立發(fā)函臺帳。第二十條如對方存在違約行為，合同履行主要責(zé)任部門應(yīng)及時收集照片、施工記錄等相關(guān)證據(jù)，以書面形式明確其違約事實及責(zé)任，限期整改并跟蹤落實。第二十一條如對方拒絕簽收文件，合同履行主要責(zé)任部門應(yīng)及時采取特快專遞或公證送達的形式送達對方，并保存郵寄回執(zhí)及相關(guān)送達憑證。第二十二條如發(fā)生重大質(zhì)量事故造成損失超過20萬元時，由產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)察中心組織相關(guān)單位、部門對事故原因及責(zé)任進行界定，并形成書面的證據(jù)。由地區(qū)公司按合同相關(guān)約定追究責(zé)任單位的違約責(zé)任。嚴禁地區(qū)公司項目工程部自行主持召開事故鑒定會，形成會議紀要，作出對我方不利的結(jié)論意見。第二十三條合同未履行完畢但可先予接收或部分接收的，應(yīng)詳細記錄與合同約定或質(zhì)量標準不符的內(nèi)容，雙方簽字確認。第二十四條合同履行主要責(zé)任部門收到對方的業(yè)務(wù)函件后，應(yīng)登記收函臺賬，并在合同約定的時限內(nèi)予以書面回復(fù)，并報合同管理部備案；凡涉及重大質(zhì)量事故、工期、造價及承包范圍變更的重要函件，必須經(jīng)合同管理部進行審核，并建立《重要函件審核臺帳》。第二十五條地區(qū)公司工程類合同履行中，如收到合作方經(jīng)濟索賠申請，索賠理由明顯不成立的，應(yīng)在收到書面函件7日內(nèi)駁回相關(guān)申請；對方索賠申請應(yīng)予以適當(dāng)考慮的，合同履行主要責(zé)任部門應(yīng)在初審的同時收集對方的違約證據(jù)，提出初審意見和反索賠方案報地區(qū)公司負責(zé)人，由地區(qū)公司相關(guān)部門召開專題會議討論審核，審核金額在20萬元以下（含20萬元）的，由地區(qū)公司負責(zé)人審批。審核金額超過20萬元的，地區(qū)公司將審核意見和反索賠方案報合同管理中心，由合同管理中心協(xié)調(diào)相關(guān)部門討論出具審核意見報主管招標的副總裁批示，并將批示意見反饋地區(qū)公司，地區(qū)公司依據(jù)集團審核意見與合作方進行協(xié)商，協(xié)商結(jié)果參照補償合同的審批權(quán)限提交呈批報告報批后簽定補償協(xié)議。嚴禁各地區(qū)公司在集團出具審批意見之前以會議紀要、備忘錄、函件等書面形式對索賠進行確認。地區(qū)公司應(yīng)嚴格按照合同約定對施工單位的違約行為實施索賠或反索賠。當(dāng)履約過程中施工單位違反合同相關(guān)約定，工程進度、質(zhì)量、安全等不能滿足要求造成我方損失時，履約責(zé)任部門應(yīng)立即采取措施并收集證據(jù)，在7天內(nèi)向?qū)Ψ教岢鏊髻r意向，嚴格按照合同約定追究對方違約責(zé)任。地區(qū)公司合同管理部每半年填報《地區(qū)公司反索賠信息臺帳》報合同管理中心備案。第二十六條合同管理部必須設(shè)專職合同履約監(jiān)督人員，對本單位所有經(jīng)營類合同履行情況進行監(jiān)督檢查，督促指導(dǎo)合同履行主要責(zé)任部門進行合法有效的維權(quán)取證，并負責(zé)地區(qū)公司履約付款審核工作。第二十七條合同管理部依照合同履約關(guān)鍵控制點，對每個項目的檢查每周不少于1次（三線城市項目每月不少于2次），每次檢查應(yīng)填寫合同履約檢查記錄表，報合同管理部負責(zé)人確認后，將存在的問題向履約責(zé)任部門反饋并跟蹤落實整改情況。第二十八條對合同履行過程存在的突出問題，合同管理部應(yīng)發(fā)出提示函或建議函，督促合同履行主要責(zé)任部門落實整改。函件發(fā)出24小時后報合同管理中心備案（掃描電子版）。第二十九條各地區(qū)公司、下屬公司合同管理部應(yīng)按照附件三要求建立合同履約監(jiān)督相關(guān)臺賬，合同管理部每月2日前編輯《合同履約監(jiān)督維權(quán)取證匯總表》報合同管理中心。第四章 合同管理考核第三十條合同管理中心對問題整改落實情況100%進行復(fù)查。第三十一條地區(qū)公司合同管理部審核簽訂的合同重要條款與定標結(jié)果、招標文件不一致，在合同報審時未進行特別說明的，每發(fā)生一次，扣罰合同管理部負責(zé)人500元、分管領(lǐng)導(dǎo)200元。第三十二條地區(qū)公司合同管理部審核簽訂的合同出現(xiàn)對方主體不合格的，未能合理避開法律風(fēng)險又無進行特別說明的，每發(fā)生一次，扣罰合同管理部負責(zé)人200元。第三十三條地區(qū)公司合同管理部審核簽訂的合同與技術(shù)標審核方案不一致的，在合同報審時未進行特別說明的，每發(fā)生一次，扣罰合同管理部負責(zé)人100元。第三十四條地區(qū)公司合同管理部對于存在下列情形之一的，每發(fā)生一次，扣罰合同管理部負責(zé)人500元、分管領(lǐng)導(dǎo)3000元。1、超權(quán)限未按集團制度規(guī)定報批合同的。2、擅自修改審批后合同條款的。3、違反本制度第二章禁止性規(guī)定的。第三十五條以非合同書形式（如會議紀要、往來函件等）超權(quán)限調(diào)整合同內(nèi)容的，印章管理人不得給與用印，否則給與降薪、開除處分。第三十六條地區(qū)公司未按時完成施工合同的簽訂，每次扣罰招投標部負責(zé)人500元，主管領(lǐng)導(dǎo)1000元；合同簽訂后，擅自同意修改合同條款或調(diào)整價格的，給予地區(qū)公司負責(zé)人降二級工資、分管領(lǐng)導(dǎo)降一級工資的處分。第三十七條地區(qū)公司履約主要責(zé)任部門對合同管理中心履約檢查發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)按要求在規(guī)定的時間內(nèi)落實整改（特別是涉及三大主材及施工安全的問題應(yīng)立即整改），履約主要責(zé)任部門未按要求落實整改的，扣罰責(zé)任部門負責(zé)人200元，扣罰分管領(lǐng)導(dǎo)300元。地區(qū)公司合同管理部未在規(guī)定的時間內(nèi)督促主要責(zé)任部門整改落實并反饋整改結(jié)果的,每次扣罰合同管理部負責(zé)人100元。第三十八條合同管理中心履約監(jiān)督工作檢查如發(fā)現(xiàn)合同對方在質(zhì)量、安全、工期等方面存在明顯嚴重違約問題，而地區(qū)公司合同管理部履約監(jiān)督時未發(fā)現(xiàn)，扣罰合同管理部履約工程師50元/次/項；發(fā)現(xiàn)問題未采取措施督促履約責(zé)任部門整改的,扣罰合同管理部履約工程師50元/次/項，扣罰合同管理部負責(zé)人100元/次/項。第三十九條地區(qū)公司合同管理部履約付款審核，出現(xiàn)超付或違反合同約定付款的，每次扣罰合同付款審核責(zé)任人50元，扣罰合同管理部負責(zé)人30元。第四十條出現(xiàn)施工單位未提交保證金、保函，未做出及時有效的解決措施的，每發(fā)生一次扣罰合同管理部負責(zé)人100元，扣罰分管領(lǐng)導(dǎo)200元。第