辦公室會議管理制度范本

辦公室會議管理制度范本辦公室會議管理制度范本

第一章總則

第一條本制度旨在規(guī)范公司會議的管理，確保會議的高效、有序進行，提高決策效能，促進公司內(nèi)部溝通與協(xié)作。

第二條本制度適用于公司各部門、各層級會議的管理，包括但不限于定期會議、臨時會議、專題會議等。

第三條會議應(yīng)遵循以下原則：

1.實事求是：會議討論內(nèi)容應(yīng)客觀、真實，避免虛假、誤導(dǎo)性信息；

2.高效務(wù)實：會議時間應(yīng)控制在合理范圍內(nèi)，注重解決問題，避免形式主義；

3.集思廣益：鼓勵與會人員積極發(fā)表意見，充分討論，形成共識；

4.保密原則：會議內(nèi)容涉及公司機密事項，應(yīng)嚴格遵守公司保密規(guī)定。

第四條會議分為以下幾種類型：

1.定期會議：按照公司規(guī)定的時間、周期召開的會議，如周例會、月度總結(jié)會等；

2.臨時會議：因工作需要，臨時召集的會議；

3.專題會議：針對特定主題或項目召開的會議。

第五條會議的組織與管理：

1.會議的組織者負責(zé)會議的召集、議程安排、通知與會人員等；

2.會議記錄人負責(zé)記錄會議內(nèi)容、整理會議紀要；

3.各部門負責(zé)人應(yīng)確保本部門人員按時參加相關(guān)會議；

4.與會人員應(yīng)準時參加會議，如有特殊情況不能參加，需提前向會議組織者請假。

第六條本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充、修改。各部門應(yīng)嚴格遵守本制度，共同維護會議秩序，提高會議質(zhì)量。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議組織者根據(jù)工作需要，確定會議主題、議程、參會人員、會議時間及地點；

2.會議組織者應(yīng)在會議召開前至少3個工作日，向與會人員發(fā)送會議通知，明確會議主題、時間、地點、議程及參會要求；

3.會議通知應(yīng)包括會議日程安排、所需準備的材料、會議預(yù)期目標等內(nèi)容；

4.與會人員收到會議通知后，需及時回復(fù)確認是否能參加會議，如有特殊情況不能參加，應(yīng)提前向會議組織者請假。

二、會議召開

1.會議組織者應(yīng)確保會議室設(shè)備、設(shè)施齊全，提前15分鐘到場做好會議準備工作；

2.會議開始時，會議組織者簡要介紹會議主題、議程及預(yù)期目標；

3.各與會人員圍繞會議主題展開討論，會議記錄人負責(zé)記錄會議內(nèi)容；

4.會議期間，與會人員應(yīng)遵守會議紀律，保持手機靜音或振動，如有緊急事項需離開會場，應(yīng)向會議組織者說明情況；

5.會議主持人根據(jù)議程安排，確保會議有序進行，避免偏題、跑題現(xiàn)象。

三、會議決策

1.會議討論結(jié)束后，會議主持人對討論成果進行總結(jié)，形成決策；

2.對于重大決策事項，應(yīng)按照公司規(guī)定提交相關(guān)部門進行風(fēng)險評估、法律審核等程序；

3.會議決策應(yīng)充分尊重與會人員的意見，確保決策的民主、科學(xué)；

4.會議決策結(jié)果需形成書面文件，由會議記錄人整理會議紀要。

四、會議結(jié)束

1.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)對會議進行簡要總結(jié)，對與會人員的參與表示感謝；

2.會議紀要應(yīng)在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)整理完畢，由會議組織者審核后發(fā)送給與會人員；

3.與會人員應(yīng)在收到會議紀要后1個工作日內(nèi)確認，如有異議，應(yīng)及時向會議組織者反饋；

4.會議組織者負責(zé)跟蹤落實會議決策，確保會議成果得以實施。

五、會議資料的歸檔

1.會議紀要、決策文件等相關(guān)資料應(yīng)按照公司規(guī)定進行歸檔；

2.會議組織者應(yīng)定期對會議資料進行整理、歸檔，便于日后查詢、審計；

3.會議資料的歸檔應(yīng)遵循公司保密規(guī)定，確保信息安全。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與分發(fā)

1.會議紀要應(yīng)準確記錄會議內(nèi)容、討論要點、決策結(jié)果等，確保信息真實、完整；

2.會議紀要編制完成后，由會議組織者進行審核，確保無誤；

3.審核通過的會議紀要應(yīng)在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)，通過郵件、企業(yè)通訊工具等方式分發(fā)給與會人員及相關(guān)人員；

4.分發(fā)會議紀要時，應(yīng)明確要求接收人在規(guī)定時間內(nèi)進行確認，并提出意見或建議。

二、會議紀要的確認與反饋

1.接收人應(yīng)在收到會議紀要后1個工作日內(nèi)進行確認，確保了解會議內(nèi)容與決策；

2.如對接收到的會議紀要內(nèi)容有異議或疑問，應(yīng)及時向會議組織者提出反饋，以便及時澄清、糾正；

3.會議組織者應(yīng)對反饋意見進行梳理，必要時召開補充會議，以確保會議決策的正確實施。

三、會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.會議組織者應(yīng)根據(jù)會議紀要，將決策任務(wù)分解，明確責(zé)任人、完成時間等；

2.各責(zé)任人應(yīng)按照會議決策，按時推進相關(guān)工作，并及時向會議組織者匯報進展情況；

3.會議組織者應(yīng)定期對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤、監(jiān)督，確保決策得以落實；

4.對于重大決策事項，會議組織者應(yīng)建立專項跟進機制，確保各項工作按照既定時間表推進。

四、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要及相關(guān)決策文件應(yīng)按照公司規(guī)定進行歸檔，便于日后查詢、審計；

2.會議組織者應(yīng)定期對會議紀要進行整理，確保資料的完整、準確；

3.會議紀要的歸檔與管理應(yīng)遵循公司保密規(guī)定，確保信息安全；

4.對于涉及公司機密事項的會議紀要，應(yīng)嚴格控制查閱范圍，防止泄露。

五、會議成果的評估與應(yīng)用

1.會議組織者應(yīng)定期對會議成果進行評估，分析會議決策的執(zhí)行效果，為后續(xù)會議提供參考；

2.評估結(jié)果可作為優(yōu)化會議管理制度、提高會議效率的依據(jù)；

3.會議組織者應(yīng)關(guān)注會議成果在實際工作中的運用，促進公司業(yè)務(wù)發(fā)展。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向行政管理部門或指定人員提交會議室申請；

2.預(yù)訂會議室時，需明確會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等，以便行政管理部門合理安排；

3.行政管理部門應(yīng)建立會議室預(yù)約平臺，實時更新會議室使用情況，提高會議室使用效率；

4.會議室預(yù)訂遵循先到先得原則，如遇沖突，行政管理部門有權(quán)進行調(diào)整。

二、會議室配置與維護

1.會議室應(yīng)配置必要的會議設(shè)備，如投影儀、音響、白板等；

2.行政管理部門應(yīng)定期檢查會議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運行，及時維修或更換損壞設(shè)備；

3.會議室環(huán)境應(yīng)保持整潔、舒適，行政管理部門負責(zé)安排會議室的清潔工作；

4.會議室布局可根據(jù)會議類型進行調(diào)整，以適應(yīng)不同會議需求。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議召開期間，與會人員應(yīng)遵守會議室使用規(guī)定，保持安靜，不大聲喧嘩；

2.愛護會議室設(shè)備，使用完畢后，及時關(guān)閉設(shè)備，整理會議桌椅；

3.嚴禁在會議室吸煙、進食，保持會議室環(huán)境衛(wèi)生；

4.會議室外設(shè)有垃圾桶，請將廢棄物品投放至垃圾桶內(nèi)，不得隨意丟棄。

四、會議室安全管理

1.會議室使用期間，與會人員應(yīng)關(guān)注消防安全，了解消防設(shè)施位置，掌握基本消防知識；

2.會議室應(yīng)保持通風(fēng)良好，避免發(fā)生意外情況；

3.行政管理部門應(yīng)定期對會議室進行安全檢查，確保消防、防盜等設(shè)施正常運行；

4.會議室鑰匙由行政管理部門統(tǒng)一管理，借用鑰匙需登記，使用完畢后及時歸還。

五、會議室資源優(yōu)化

1.行政管理部門應(yīng)定期收集會議室使用情況，分析使用頻率、時長等數(shù)據(jù)，為會議室資源配置提供依據(jù)；

2.通過優(yōu)化會議室預(yù)約制度、提高會議室使用效率，降低會議室空置率；

3.鼓勵部門間共享會議室資源，提高資源利用率；

4.定期對會議室管理規(guī)定進行評估，根據(jù)實際情況調(diào)整，確保會議室管理制度的科學(xué)