會議督辦管理制度

會議督辦管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為加強會議管理，提高會議效率，確保會議決策的有效落實，依據(jù)公司相關管理制度，特制定本會議督辦管理制度。

第二條適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部各類會議的管理與督辦工作，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會等。

第三條會議分類

會議按性質(zhì)分為決策性會議、協(xié)調(diào)性會議和報告性會議；按規(guī)模分為全體會議、部門會議和小組會議。

第四條會議督辦原則

會議督辦應遵循以下原則：

1.及時性：會議結(jié)束后應及時對會議決策進行督辦。

2.嚴謹性：確保會議決策的執(zhí)行有明確的負責人、完成時限和驗收標準。

3.透明性：會議督辦過程應保持公開透明，便于全體員工監(jiān)督。

第五條責任分配

1.會議主持人負責會議的召集、主持和決策。

2.會議記錄人負責記錄會議內(nèi)容，整理會議紀要。

3.各部門負責人負責本部門會議決策的落實和督辦。

4.督辦部門負責對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤、協(xié)調(diào)和評估。

第六條制度修訂

本制度根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要進行不定期修訂，修訂后的制度經(jīng)董事會批準后生效。

第七條制度解釋

本制度的最終解釋權(quán)歸公司董事會所有。如有疑問，可向董事會提出咨詢。

第二章會議流程

第一條會議籌備

1.會議主持人根據(jù)工作需要，確定會議主題、議程、參會人員及會議時間，并在會議前至少三個工作日發(fā)出會議通知。

2.會議通知應明確會議目的、議程、參會人員、時間、地點、預備材料等。

3.會議籌備人員負責預定會議室、準備會議所需設備、資料，并確保會議環(huán)境整潔、安靜。

第二條會議召開

1.會議主持人應在會議開始前15分鐘到達會場，檢查會議準備情況。

2.會議開始時，會議主持人宣布會議主題、議程和紀律。

3.參會人員應按時參加，如有特殊情況不能參加，應提前向會議主持人請假。

4.會議期間，參會人員應關閉手機或調(diào)至靜音，保持會場秩序。

第三條會議議程

1.會議主持人按照議程逐項組織討論，確保會議內(nèi)容全面、深入。

2.各參會人員圍繞會議主題充分發(fā)表意見，會議主持人應確保各方意見得到充分尊重和考慮。

3.會議主持人對討論情況進行總結(jié)，形成決策。

第四條會議記錄

1.會議記錄人負責記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、參會人員、討論要點、決策結(jié)果等。

2.會議記錄應在會議結(jié)束后24小時內(nèi)整理完成，并發(fā)送至會議主持人及相關部門進行確認。

3.會議紀要應真實、準確、完整地反映會議內(nèi)容，確?？勺匪菪?。

第五條會議決策執(zhí)行

1.會議決策明確后，各部門負責人負責制定執(zhí)行計劃，明確責任人和完成時限。

2.各責任人按照執(zhí)行計劃推進工作，并及時向會議主持人報告進展情況。

3.會議主持人對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤督促，確保決策落實到位。

第六條會議總結(jié)與反饋

1.會議結(jié)束后，會議主持人組織對會議效果進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓，并提出改進措施。

2.會議記錄人根據(jù)會議評估結(jié)果，對會議紀要進行修訂，形成最終版會議紀要。

3.最終版會議紀要發(fā)送至參會人員及相關責任人，以便于落實和執(zhí)行。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第一條會議紀要的審批與發(fā)布

1.會議紀要經(jīng)會議主持人審核確認后，應在會議結(jié)束后的48小時內(nèi)完成審批流程。

2.審批通過后的會議紀要由會議記錄人負責發(fā)布，并確保所有相關人員能夠及時獲取。

3.發(fā)布會議紀要時應明確標注審批人、發(fā)布日期及有效期限。

第二條會議決策任務的分配與執(zhí)行

1.會議紀要中明確的決策任務應按照職責劃分，分配給相應的責任部門和個人。

2.責任部門和個人在接到任務后，應立即制定詳細的工作計劃，明確工作步驟、完成標準和時限。

3.執(zhí)行過程中，責任人應定期向上級匯報進展情況，確保決策任務的順利進行。

第三條會議決策的跟蹤監(jiān)控

1.會議督辦部門負責對會議決策的執(zhí)行情況進行定期跟蹤監(jiān)控，確保各項任務按計劃推進。

2.跟蹤監(jiān)控過程中，督辦部門應及時發(fā)現(xiàn)和解決執(zhí)行中的問題，對重大問題進行記錄并報告給高層管理人員。

3.督辦部門應建立會議決策跟蹤表，詳細記錄每項決策的執(zhí)行情況，包括完成情況、存在的問題及解決方案。

第四條會議決策的評估與反饋

1.對于已完成的會議決策任務，責任部門和個人應進行自我評估，總結(jié)執(zhí)行過程中的經(jīng)驗教訓。

2.督辦部門根據(jù)會議決策跟蹤表，對決策執(zhí)行情況進行全面評估，并向會議主持人提供評估報告。

3.會議主持人根據(jù)評估報告，組織相關人員對會議決策的執(zhí)行效果進行討論，提出改進措施，并形成閉環(huán)管理。

第五條會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要經(jīng)過審批發(fā)布后，應由會議記錄人負責歸檔，以便于日后查閱。

2.歸檔時應按照一定的分類和編碼規(guī)則進行，確保查閱便捷。

3.會議紀要的查閱權(quán)限應按照公司信息安全管理規(guī)定執(zhí)行，確保信息安全。

第六條會議決策的持續(xù)改進

1.通過對會議決策的跟蹤落實和評估，公司應不斷優(yōu)化決策流程和執(zhí)行機制。

2.對會議紀要中反映出的問題，公司應積極采取措施進行改進，提高會議決策的質(zhì)量和執(zhí)行力。

3.定期對會議管理制度進行評審，根據(jù)實際情況調(diào)整和完善，以適應公司發(fā)展需要。

第四章會議室管理規(guī)定

第一條會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，由會議籌備人員或會議主持人負責。

2.預訂會議室時，應明確會議時間、參會人數(shù)、所需設備等，以便于會務人員進行合理安排。

3.預訂成功后，預訂人應遵守預定時間，如有變動需提前通知會務人員。

第二條會議室配置與維護

1.會務人員負責確保會議室設備設施齊全、功能正常，包括但不限于投影儀、音響、白板、會議桌椅等。

2.定期對會議室進行清潔和維護，確保會議室環(huán)境整潔、舒適。

3.會議室應配置充足的名牌、文具等會議用品，以滿足會議需求。

第三條會議室使用規(guī)范

1.會議期間，參會人員應遵守會議室使用規(guī)定，保持安靜、整潔。

2.愛護會議室設備，嚴禁私自拆卸、損壞或帶走會議室物品。

3.會議結(jié)束后，參會人員應將座椅歸位，清理個人物品，保持會議室整潔。

第四條會議室安全管理

1.會議室使用期間，會務人員應確保消防通道暢通，消防設施正常。

2.嚴禁在會議室吸煙、使用明火，遵守公司消防安全規(guī)定。

3.會議室內(nèi)應設置明顯的安全標識，提醒參會人員注意安全。

第五條會議室保密規(guī)定

1.會議室應采取相應的保密措施，如設置門禁、加密網(wǎng)絡等，確保會議內(nèi)容的安全。

2.參會人員應遵守公司保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容。

3.會議結(jié)束后，會務人員應確保會議資料、廢棄紙張等涉密物品的安全處理。

第六條會議室資源優(yōu)化配置

1.會務人員應合理安排會議室使用，避免資源浪費。

2.根據(jù)會議需求，對會議室進行靈活調(diào)整，提高使用效率。

3.定期對會議室使用情況進行統(tǒng)計分析，為會議室管理提供決策依據(jù)。

第五章附則

第一條制度生效與廢止

本制度自董事會批準之日起生效，原有相關制度同時廢止。

第二條特殊規(guī)定

對于特殊會議或特殊情況，可根據(jù)實際需要制定專項管理制度，但不得與本制度相抵觸。

第三條制度執(zhí)行