項目經(jīng)理會議管理制度

項目經(jīng)理會議管理制度第一章總則

一、目的與原則

1.為了提高項目經(jīng)理會議效率，確保會議的規(guī)范化、有序進行，制定本制度。

2.本制度遵循公開、公平、高效、節(jié)儉的原則，旨在加強項目經(jīng)理之間的溝通與協(xié)作，提高項目管理水平。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)所有項目經(jīng)理會議，包括但不限于項目啟動會、項目進度會、項目總結(jié)會等。

2.本制度適用于會議的籌備、召開、紀要整理、跟蹤落實等各個環(huán)節(jié)。

三、會議分類

1.定期會議：按照項目周期或公司要求定期召開的會議，如周會、月會、季度會等。

2.臨時會議：根據(jù)項目需要或緊急事項臨時召開的會議。

四、會議組織

1.會議主持人：由項目經(jīng)理或指定人員擔任，負責會議的組織、主持和總結(jié)。

2.會議記錄人：由項目經(jīng)理指定，負責記錄會議內(nèi)容，整理會議紀要。

3.與會人員：包括項目經(jīng)理、項目團隊成員、相關(guān)職能部門代表等。

五、會議紀律

1.與會人員應按時參加，不得遲到、早退。

2.會議期間，與會人員應關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，保持會場安靜。

3.與會人員應積極參與討論，尊重他人意見，不發(fā)表與會議主題無關(guān)的言論。

4.會議內(nèi)容涉及商業(yè)秘密或敏感信息時，與會人員應保守秘密。

六、制度修訂

1.本制度根據(jù)公司發(fā)展和項目管理需要，適時進行調(diào)整和完善。

2.修訂后的制度需經(jīng)公司領(lǐng)導審批后，予以公布實施。

本章內(nèi)容旨在明確項目經(jīng)理會議管理制度的基本原則、適用范圍、會議分類、組織架構(gòu)和紀律要求，為后續(xù)章節(jié)的具體規(guī)定提供指導。請與會人員認真遵守，共同提高會議效率，促進項目順利進行。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)項目需求或存在的問題，明確會議主題，確保會議內(nèi)容具有針對性和實用性。

2.制定會議議程：列出會議主要議題，明確討論重點，合理分配時間。

3.發(fā)送會議通知：提前向與會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程、參會人員等信息。

4.準備會議材料：收集與會議議題相關(guān)的資料，整理成會議材料，提前發(fā)送給與會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員應在會議開始前進行簽到，確認參會人員到齊。

2.會議主持人開場：會議主持人簡要介紹會議主題、議程和預期目標。

3.各部門匯報：按照議程安排，各部門代表進行工作匯報，分享項目進展、問題及解決方案。

4.討論與決策：針對會議議題展開討論，充分聽取各方意見，形成決策。

5.會議總結(jié)：會議主持人對本次會議的討論成果、決策和后續(xù)工作進行總結(jié)。

三、會議記錄與紀要整理

1.會議記錄：會議記錄人應詳細記錄會議內(nèi)容，包括討論重點、決策結(jié)果等。

2.紀要整理：會議結(jié)束后，會議記錄人應及時整理會議紀要，明確責任人和完成時間。

3.發(fā)送會議紀要：將整理好的會議紀要發(fā)送給與會人員，以便跟蹤落實。

四、會議跟蹤與落實

1.責任人執(zhí)行：會議紀要中明確的責任人應按照要求完成相關(guān)工作。

2.進度反饋：責任人需定期向會議主持人反饋工作進度，確保會議決策的落實。

3.問題協(xié)調(diào)：如遇問題，責任人應及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，推動問題解決。

4.下次會議檢查：在下次會議中，對本次會議的決策執(zhí)行情況進行檢查，確保工作落實。

本章詳細闡述了項目經(jīng)理會議的籌備、召開、記錄與紀要整理、跟蹤落實等環(huán)節(jié)，旨在規(guī)范會議流程，提高會議效率，確保項目目標的順利實現(xiàn)。與會人員應嚴格按照本章節(jié)規(guī)定執(zhí)行，共同推進項目管理工作的順利進行。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的審批與發(fā)布

1.會議紀要整理完成后，需提交給會議主持人進行審核。

2.會議主持人審核無誤后，將會議紀要發(fā)送給公司領(lǐng)導審批。

3.審批通過的會議紀要，由會議記錄人及時發(fā)布給所有與會人員和相關(guān)職能部門。

二、會議紀要內(nèi)容的明確與分工

1.會議紀要中應明確列出會議決策事項、責任人和完成時間。

2.根據(jù)會議紀要內(nèi)容，責任人應主動認領(lǐng)任務，確保各項工作落實到位。

3.如有跨部門協(xié)作的任務，相關(guān)職能部門應積極配合，共同推進工作進度。

三、會議紀要的跟蹤與監(jiān)督

1.會議記錄人應對會議紀要中的任務進行跟蹤，定期了解責任人工作進度。

2.項目經(jīng)理應加強對會議決策落實情況的監(jiān)督，確保各項工作按計劃進行。

3.對于未按期完成的任務，會議記錄人應及時提醒責任人，并報告給項目經(jīng)理。

四、會議紀要的反饋與匯報

1.責任人需在規(guī)定時間內(nèi)向會議記錄人反饋任務完成情況。

2.會議記錄人整理反饋信息后，向項目經(jīng)理匯報，以便掌握項目整體進度。

3.項目經(jīng)理可根據(jù)任務完成情況，調(diào)整工作計劃，確保項目目標的順利實現(xiàn)。

五、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要發(fā)布后，應按照公司規(guī)定進行歸檔，方便日后查閱。

2.公司員工有權(quán)查閱相關(guān)會議紀要，了解項目決策和執(zhí)行情況。

3.對于涉及保密內(nèi)容的會議紀要，應嚴格按照公司保密規(guī)定進行管理。

本章著重強調(diào)會議紀要的跟蹤落實，明確會議紀要的審批、發(fā)布、分工、跟蹤、反饋、歸檔等環(huán)節(jié)，旨在確保會議決策的有效執(zhí)行，提高項目管理效率。與會人員應認真履行各自職責，共同推動項目順利進行。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，需提前向行政部門申請。

2.預訂會議室時，應詳細填寫會議主題、時間、參會人數(shù)等信息。

3.行政部門根據(jù)預訂信息統(tǒng)籌安排會議室，確保會議順利進行。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)應保持整潔，禁止吸煙、亂丟垃圾。

2.會議室內(nèi)設備使用完畢后，應恢復原狀，確保設備完好。

3.會議期間，與會人員應遵守會議紀律，不大聲喧嘩，不隨意走動。

三、會議室設備管理

1.會議室設備由行政部門負責維護和管理，確保設備正常運行。

2.如遇設備故障，應及時報告行政部門，以便及時修復。

3.與會人員應愛護會議室設備，不得隨意損壞或私自帶走。

四、會議室保密措施

1.會議室應采取相應的保密措施，如安裝監(jiān)控設備、設置門禁等。

2.會議室內(nèi)討論的內(nèi)容涉及商業(yè)秘密時，與會人員應嚴格遵守保密規(guī)定。

3.會議結(jié)束后，應清理會議室內(nèi)遺留的文件和資料，防止信息泄露。

五、會議室資源優(yōu)化

1.行政部門應定期對會議室使用情況進行統(tǒng)計分析，提高資源利用率。

2.鼓勵采用視頻會議、電話會議等形式，減少對實體會議室的依賴。

3.提倡綠色環(huán)保，降低會議室能耗，減少不必要的開支。

本章對會議室管理規(guī)定進行詳細闡述，包括會議室預訂、使用規(guī)范、設備管理、保密措施和資源優(yōu)化等方面，旨在為項目經(jīng)理提供良好的會議環(huán)境，提高會議效率。與會人員應嚴格遵守本章規(guī)定，共同維護會議室的正常運行。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸公司所有，公司有權(quán)根據(jù)實際情況對本制度進行修訂和解釋。

二、本制度自發(fā)布之日起生效，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。

三、本制度的執(zhí)行情況將作為公司對項目經(jīng)理和員工考核的依據(jù)之一。

四、如有