GJB 質(zhì)量管理體系程序文件 記錄控制程序

XXXXXXX有限公司質(zhì)量管理體系文件

記錄控制程序

文件編號：XXXX-01-02

版次：A/0

共4頁

2022-04-30發(fā)布2022-05-06實施

文件名稱：記錄控制程序

文件編號：XXXX-01-02A/0

編制校對審核批準

質(zhì)管部研發(fā)中心

會簽

市場部財務(wù)部

單位

綜合部生產(chǎn)部

分發(fā)單位：

0質(zhì)管部0研發(fā)中心0市場部

0財務(wù)部0綜合部0生產(chǎn)部

記錄控制程序編號:XXXX-O]-02版次A/02022年05月06日實施

更改記錄

更改人/批準or

序號更改后版本更改方法/內(nèi)容/原因

更改日期更改單號

XXX/

1A/0創(chuàng)建

2022-04-30

記錄控制程序編號:XXXX-01-02版次A/02022年05月06日實施

1目的

為了規(guī)范管埋質(zhì)量管埋體系運行的各種記錄，為實現(xiàn)可追溯性、驗證和制定糾正

和預(yù)防措施提供依據(jù)，為證實公司營銷服務(wù)質(zhì)量符合要求，質(zhì)量管理體系有效運行提

供客觀依據(jù)，特制定本程序。

2范圍

本程序適用于公司各項與質(zhì)量體系有關(guān)的所有活動的記錄，包括來自顧客和供方

的記錄的控制活動。

本程序適用于軍品和民品項目。

3術(shù)語

3.1質(zhì)量記錄：企業(yè)已經(jīng)進行過的質(zhì)量活動所留下的記錄，是用以證明質(zhì)量體系有效

運行所留卜的記錄，是獲得必要的產(chǎn)品質(zhì)量及有效實施質(zhì)量體系各要素的客觀證據(jù)。

3.2假冒零件：通過未授權(quán)的復(fù)制、模仿、替代或者改裝零件的方式（如材料、零件

或組件），故意誤導(dǎo)這是一個原始或者授權(quán)廠家指定的真品。

注：假冒件可能包括但不限于：假的標識或標簽、登記、等級、序列號、日期代

碼、文件，或者性能特性。

4職責(zé)

4.1質(zhì)管部負責(zé)本程序的制定、修訂、解釋和實施歸口管理；負責(zé)公司范圍內(nèi)記錄的

控制和本單位記錄的管理工作。

4.2其他各職能部門執(zhí)行本程序，并負責(zé)本部門記錄的編制、收集、上報、歸檔。

4.3記錄填寫人對記錄的真實、準確、清晰和完整性負貢。

5工作程序

5.1記錄表格

5.1.1記錄首先要形成文件，即設(shè)計記錄表格，填寫要求字跡清晰、整潔，且內(nèi)容真實

準確，當(dāng)填寫完畢起就起到了提供所完成活動的證據(jù)，不允許再更改、更新。若必須

更改時，更改應(yīng)當(dāng)經(jīng)授權(quán)人簽署。若偽造記錄或未經(jīng)授權(quán)人員簽署隨意更改記錄則視

為假冒件,且相應(yīng)責(zé)任人按XXXX-Z01-14《誠信管理制度》進行考核，假冒件記錄必

須進行隔離銷毀，同時重新填寫真實準確的記錄。

5.1.2各部門應(yīng)根據(jù)XXXX-01-01《文件控制程序》要求進行設(shè)計記錄表格，且所有記

記錄控制程序編號:XXXX-01-02版次A/02022年05月06日實施

錄表格應(yīng)生根在相關(guān)支持文件中。

5.1.3借用顧客或具他單位的樣表進行記錄時，采用表格本身的編號規(guī)則。

5.2記錄的管理

5.2.1單頁形式的記錄一般每6個月（可根據(jù)實際情況協(xié)調(diào)）進行收集、裝訂、儲存。

已裝訂的記錄本按年份進行歸檔，電子記錄隨時更新并保存。與項目相關(guān)的記錄隨項

目保存，項目完成后，由項目負責(zé)人清理相關(guān)記錄是否保存完好且齊全，確認完好后

放置項目所在部門資料柜。

5.2.2記錄應(yīng)能提供產(chǎn)品實現(xiàn)過程的完整證據(jù)，并能清楚地證明產(chǎn)品滿足規(guī)定要求的程

度，同時注意保持記錄和產(chǎn)品之間的追溯性。每份記錄均需要有唯一可識別的編號。

5.2.3采購員要明確供應(yīng)商的記錄管理要求，包括保存條件和期限。必要時，供應(yīng)商的

記錄應(yīng)隨時可以查詢。

5.3記錄的填寫

5.3.1公司的質(zhì)量記錄采用黑墨水鋼筆或簽字筆填寫，不得使用鉛筆等不宜長期保存的

筆填寫，也可以采用打印的形式。

5.3.2記錄可采用計算機填寫保存，但必須設(shè)專（兼）職人員保管，并設(shè)置密碼和留備

份。

5.3.3記錄填寫的字跡應(yīng)清晰，不得隨意涂改，并填寫記錄日期，簽字需完整、齊全。

5.3.4記錄的填寫部門或填寫人應(yīng)對記錄的真實性負責(zé)。

5.4記錄的更改

5.4.1確認后更改

己填寫完成且已審核通過的記錄，對需更改內(nèi)容進行劃改（XXX）,在更改處旁

邊手寫，，①+更改后的內(nèi)容，，（順序號：①、②…），并在頁面下方空白處進行簽字，需

更改者和更改者直接上級進行簽字確認，簽字需注明時間（精確到分）。簽字格式，例:

①張三（更改者）20181120-10:20；李四（張三上級領(lǐng)導(dǎo)）20⑻120-10:25。

若更改者非記錄填寫者，在更改前需與填寫者進行溝通確認。

更改內(nèi)容要求字跡整齊、清晰，便于識別。

5.4.2過程中更改

記錄的填寫者在經(jīng)他人簽字確認前發(fā)現(xiàn)錯誤，可直接進行劃改并簽字，簽字需注

2

記錄控制程序編號:XXXX-01-02版次A/02022年05月06日實施

明時間（精確到分）。例：①張三（更改者）20181120-1l:20o

5.4.3記錄的保存

記錄由使用部門專（兼）職人員保存，對于體系、產(chǎn)品和過程、法律法規(guī)要求保

存的記錄，對其進行歸檔保存。定期存檔的記錄由使用部門妥善保存，防止記錄損壞

或丟失。

保密性記錄的保存由保密辦按相關(guān)要求進行處理。

5.4.4記錄的分類及保存期要求

記錄的保存時間應(yīng)滿足顧客和法律法規(guī)的要求，與產(chǎn)品壽命周期相適應(yīng)。

a）客戶檔案：長期保存；

b）內(nèi)審和管理評審資料等記錄：5年；

c）其它記錄：3年；

d）若存在需永久性保存的記錄，應(yīng)考慮到記錄的損壞和可追溯性；

e）軍品記錄保存應(yīng)滿足顧客要求和法律法規(guī)要求,與產(chǎn)品和服務(wù)的壽命周期相適

應(yīng)。

5.5記錄的歸檔、存放

5.5.1各職能部門資料管理人員，負責(zé)本部門生成的記錄的歸檔、管理。

5.5.2記錄的存放環(huán)境要求：整潔，無腐蝕性氣體，通風(fēng)良好，并且能防火、防盜、防

水、防蟲鼠、防霉變。

5.6記錄的銷毀

對超過保存期的記錄，經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)批準后可以做銷毀處理。

存放在各職能部門的需要銷毀的記錄，由部門負責(zé)人安排相關(guān)人員編制《文件資

料作廢登記表》（XXXX-01-01-JL05）,經(jīng)部門負責(zé)人批準后進行銷毀。

6相關(guān)文件

XXXX-Z01-14《誠信管理制度》

XXXX-01-01《文件控制程序》

7相關(guān)記錄

XXXX-01-01-JL04文件清單

XXXX-01-01-JL05文件資料作廢登記表