測繪成果檔案管理規(guī)定

-PAGE3-測繪成果及資料檔案管理規(guī)定一、管理人員及職責(zé)1、測繪檔案管理工作由測繪部經(jīng)理分管，下設(shè)兼職管理員一名，具體負(fù)責(zé)實(shí)施測繪檔案管理的各項(xiàng)工作。檔案人員變動(dòng)時(shí)，雙方要嚴(yán)格履行交接手續(xù)，交接未清不得離職以免檔案受損失。2、負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國家相關(guān)檔案管理的法律、法規(guī)和規(guī)章。3、檔案管理人員負(fù)責(zé)測繪成果資料檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、保管、借閱登記等工作；4、檔案管理人員負(fù)責(zé)編制必要的檢索目錄，方便檔案的存取、查閱。二、管理設(shè)施和設(shè)備1、配備存放專用檔案柜1個(gè)，櫥柜上鎖，門窗鎖牢固。2、檔案室配有防盜、防火、防高溫、防潮、、防蟲等設(shè)施。3、檔案室內(nèi)應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生。4、測繪數(shù)據(jù)庫安裝在專用電腦上，并由專人使用及備份。三、文件資料的形成和歸檔1、主要包括上級(jí)測繪管理部門下發(fā)的指示、文件、規(guī)定，公司內(nèi)部文件，本單位與外單位日常交往的工作文件及所簽訂的合同或協(xié)議，測繪人員外出開會(huì)等活動(dòng)所帶回的文件、資料，測繪儀器設(shè)備說明書及檢定報(bào)告，測繪成果檔案資料等等，都應(yīng)及時(shí)歸檔。2、文件資料的歸檔，按不同類別，分別歸檔。所有歸檔資料都要用檔案袋裝封，并寫上目錄。3、對測繪資料檔案要按年度裝訂裝袋存放，并妥善保管。四、檔案保管1、檔案室屬保密要害部位，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入，更不得開啟卷柜，翻閱檔案。2、檔案室要增加防護(hù)設(shè)備，符合防火、防盜、防光、防蟲、防塵和防污染的基本要求；并做到經(jīng)常注意觀察，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。3、所有須保存的電子數(shù)據(jù)，刻錄光盤保存。五、測繪成果及資料的借閱1、建立測繪成果及資料檔案借閱登記制度，借閱者均須填寫借閱登記表。2、借閱測繪檔案，如摘抄、拍照、復(fù)制所查檔案內(nèi)容需經(jīng)測繪部經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，方可借閱，其中涉密內(nèi)容不能復(fù)制且只能在檔案室內(nèi)閱覽。3、對各類檔案均按規(guī)定的查閱范圍提供利用，查閱人如實(shí)說明查檔的目的和內(nèi)容，符合條件的填寫借閱登記表后方可查閱。4、借閱機(jī)密、絕密檔案材料，需經(jīng)保密責(zé)任人簽署意見，單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5、借閱人對所借檔案要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、遺失、拆散或損毀檔案，不得在原件上劃線、加注、涂改、圈劃。對損壞、泄密、丟失檔案，要根據(jù)檔案法的有關(guān)規(guī)定，分別給予行政處分，責(zé)令賠償損失，直至追究法律責(zé)任。6、借閱檔案在使用完畢以后應(yīng)及時(shí)歸還，檔案管理員應(yīng)當(dāng)面認(rèn)真清點(diǎn)檢查。經(jīng)查驗(yàn)無誤以后方可簽收。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、缺頁等現(xiàn)象時(shí)應(yīng)拒收并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。六、測繪成果及資料檔案保密1、計(jì)算機(jī)用戶必須安裝并及時(shí)升級(jí)殺毒軟件，防止感染病毒。2、對重要文件設(shè)置數(shù)據(jù)加密口令。3、存儲(chǔ)介質(zhì)（包括光盤、軟盤、USB、移動(dòng)硬盤、存儲(chǔ)硬盤）的使用應(yīng)由檔案管理人員進(jìn)行操作。4、檔案管理人員和查閱者，要嚴(yán)守黨和國家的機(jī)密，遵守保密守則，發(fā)現(xiàn)泄密問題，要追查責(zé)任，嚴(yán)格處理。七、測繪檔案的注銷及銷毀1、檔案管理人員應(yīng)以嚴(yán)肅、謹(jǐn)慎、細(xì)致的態(tài)度認(rèn)真做好檔案資料的鑒定、注銷和銷毀工作。檔案管理人員在每年例行的資料清點(diǎn)時(shí)，對于已失去利用價(jià)值的資料應(yīng)從檔案中進(jìn)行剔除。2、對應(yīng)銷毀的資料要進(jìn)行登記造