金融學(xué)會(huì)會(huì)議管理制度

金融學(xué)會(huì)會(huì)議管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)：為確保金融學(xué)會(huì)（以下簡稱“學(xué)會(huì)”）會(huì)議的有序、高效進(jìn)行，提高決策質(zhì)量，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及學(xué)會(huì)章程，特制定本會(huì)議管理制度。

第二條適用范圍：本制度適用于學(xué)會(huì)內(nèi)所有層級(jí)會(huì)議，包括但不限于常務(wù)理事會(huì)議、理事會(huì)、專業(yè)委員會(huì)會(huì)議及臨時(shí)性會(huì)議。

第三條會(huì)議性質(zhì)：學(xué)會(huì)會(huì)議分為決策性會(huì)議、討論性會(huì)議和工作性會(huì)議。決策性會(huì)議主要對重大事項(xiàng)進(jìn)行研究決策；討論性會(huì)議對專項(xiàng)議題進(jìn)行深入探討；工作性會(huì)議則側(cè)重于日常工作的部署和落實(shí)。

第四條會(huì)議原則：

-民主集中制原則：會(huì)議應(yīng)充分發(fā)揚(yáng)民主，保證與會(huì)人員充分表達(dá)意見，同時(shí)實(shí)行集中統(tǒng)一的決策。

-效率原則：會(huì)議應(yīng)注重效率，嚴(yán)格按照預(yù)定議程進(jìn)行，確保議題明確，討論深入，決策及時(shí)。

-保密原則：對于涉及敏感信息或商業(yè)秘密的會(huì)議內(nèi)容，與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密。

第五條會(huì)議組織：學(xué)會(huì)秘書處為會(huì)議的常設(shè)組織機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、通知、記錄和跟蹤落實(shí)等工作。

第六條與會(huì)人員職責(zé)：

-與會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，因故不能參加的，需提前向會(huì)議主持人請假。

-與會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真準(zhǔn)備會(huì)議材料，積極發(fā)言，并對會(huì)議議題提出建設(shè)性意見。

-與會(huì)人員應(yīng)尊重他人發(fā)言，保持會(huì)議秩序，遵守會(huì)議紀(jì)律。

第七條制度修訂：本制度的修訂需經(jīng)學(xué)會(huì)常務(wù)理事會(huì)議討論通過，并按相關(guān)程序報(bào)批后實(shí)施。

第二章會(huì)議流程

第一條會(huì)議籌備：

-會(huì)議計(jì)劃：每年年底前，學(xué)會(huì)秘書處應(yīng)制定下一年度的會(huì)議計(jì)劃，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、預(yù)期目標(biāo)等，并提交常務(wù)理事會(huì)議審議。

-議題征集：學(xué)會(huì)各部門、專業(yè)委員會(huì)及會(huì)員單位可向秘書處提交會(huì)議議題建議，秘書處負(fù)責(zé)收集整理，并結(jié)合學(xué)會(huì)工作計(jì)劃篩選確定會(huì)議議題。

-議程制定：秘書處根據(jù)確定的議題，制定會(huì)議議程，明確會(huì)議討論重點(diǎn)、時(shí)間分配及發(fā)言順序，并于會(huì)議召開前5個(gè)工作日將議程通知與會(huì)人員。

第二條會(huì)議通知：

-通知內(nèi)容：會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員、會(huì)議準(zhǔn)備工作等。

-通知時(shí)間：會(huì)議通知應(yīng)在會(huì)議召開前至少5個(gè)工作日發(fā)送給與會(huì)人員，緊急會(huì)議需在合理時(shí)間內(nèi)通知。

第三條會(huì)議召開：

-會(huì)議簽到：與會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前進(jìn)行簽到，確認(rèn)參會(huì)情況。

-會(huì)議主持：會(huì)議主持人負(fù)責(zé)組織會(huì)議，按照議程安排進(jìn)行議題討論，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

-議題討論：會(huì)議議題討論應(yīng)充分、深入，與會(huì)人員應(yīng)圍繞議題發(fā)表意見，主持人應(yīng)確保各方意見得到充分表達(dá)。

-決策表決：對于需要表決的議題，應(yīng)根據(jù)學(xué)會(huì)章程及相關(guān)規(guī)定進(jìn)行表決，表決結(jié)果由秘書處記錄。

第四條會(huì)議記錄：

-記錄內(nèi)容：會(huì)議記錄應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、與會(huì)人員、議題討論情況、表決結(jié)果等。

-記錄形式：會(huì)議記錄可以采用書面、錄音或錄像等形式，確保記錄準(zhǔn)確、完整。

-記錄審核：會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，由秘書處提交給主持人審核，確認(rèn)無誤后分發(fā)與會(huì)人員。

第五條會(huì)議總結(jié)：

-會(huì)議紀(jì)要：秘書處應(yīng)根據(jù)會(huì)議記錄整理會(huì)議紀(jì)要，明確會(huì)議成果、決策事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)限等。

-紀(jì)要反饋：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給與會(huì)人員，征求反饋意見。

-紀(jì)要?dú)w檔：經(jīng)審核無誤的會(huì)議紀(jì)要，由秘書處負(fù)責(zé)歸檔保存，以備查閱。

第六條會(huì)議后續(xù)工作：

-任務(wù)分解：根據(jù)會(huì)議決策，學(xué)會(huì)各部門、專業(yè)委員會(huì)及會(huì)員單位應(yīng)將任務(wù)分解，明確責(zé)任人，確保決策事項(xiàng)的落實(shí)。

-跟蹤落實(shí)：秘書處負(fù)責(zé)對會(huì)議決策事項(xiàng)的落實(shí)情況進(jìn)行跟蹤，定期向常務(wù)理事會(huì)議報(bào)告進(jìn)展情況。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第一條紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)：

-會(huì)議紀(jì)要由秘書處負(fù)責(zé)整理完成后，需經(jīng)會(huì)議主持人審核批準(zhǔn)后發(fā)布。

-發(fā)布后的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)通過學(xué)會(huì)內(nèi)部通訊渠道傳達(dá)給所有與會(huì)人員及相關(guān)部門，確保相關(guān)人員及時(shí)了解會(huì)議內(nèi)容和決策事項(xiàng)。

第二條責(zé)任分配與任務(wù)明確：

-會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確每項(xiàng)決策的具體責(zé)任人，確保每項(xiàng)工作都有人負(fù)責(zé)。

-對于需要多個(gè)部門協(xié)同完成的任務(wù)，應(yīng)明確各部門的職責(zé)和配合要求，確保工作銜接順暢。

第三條落實(shí)計(jì)劃的制定：

-責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的要求，制定詳細(xì)的落實(shí)計(jì)劃，包括工作步驟、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、所需資源等。

-落實(shí)計(jì)劃應(yīng)報(bào)秘書處備案，并按照計(jì)劃執(zhí)行。

第四條跟蹤與監(jiān)督：

-秘書處應(yīng)對會(huì)議紀(jì)要中確定的各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行定期跟蹤，了解工作進(jìn)展情況。

-對于未能按計(jì)劃推進(jìn)的任務(wù)，應(yīng)及時(shí)了解原因，協(xié)助解決問題，并報(bào)告給常務(wù)理事會(huì)議。

第五條進(jìn)度報(bào)告與反饋：

-責(zé)任人應(yīng)定期向秘書處報(bào)告任務(wù)進(jìn)展情況，包括已完成的工作、遇到的問題和下一步工作計(jì)劃。

-秘書處匯總進(jìn)度報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)向常務(wù)理事會(huì)議提供反饋，確保決策層了解工作動(dòng)態(tài)。

第六條評(píng)估與總結(jié)：

-對于完成的任務(wù)，學(xué)會(huì)應(yīng)組織評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對效果不佳的環(huán)節(jié)進(jìn)行分析并提出改進(jìn)措施。

-評(píng)估結(jié)果和總結(jié)報(bào)告應(yīng)作為學(xué)會(huì)工作改進(jìn)的依據(jù)，并作為今后決策的參考。

第七條信息反饋機(jī)制的建立：

-學(xué)會(huì)應(yīng)建立有效的信息反饋機(jī)制，確保會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地上報(bào)和反饋。

-對于重大決策事項(xiàng)的落實(shí)情況，應(yīng)設(shè)立專項(xiàng)反饋通道，以便及時(shí)處理執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。

第八條變更與調(diào)整：

-如在任務(wù)執(zhí)行過程中出現(xiàn)不可預(yù)見的情況需要調(diào)整決策，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向秘書處報(bào)告，并按程序進(jìn)行決策變更。

-變更后的決策應(yīng)及時(shí)更新到會(huì)議紀(jì)要中，并重新傳達(dá)給相關(guān)人員。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第一條會(huì)議室預(yù)訂：

-會(huì)議室使用需提前預(yù)訂，預(yù)訂時(shí)應(yīng)向秘書處提供會(huì)議名稱、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息。

-秘書處負(fù)責(zé)統(tǒng)一安排會(huì)議室，確保會(huì)議時(shí)間不沖突，并根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和規(guī)模選擇合適的會(huì)議室。

第二條會(huì)議室配置：

-會(huì)議室應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如會(huì)議桌椅、投影儀、音響設(shè)備、白板等。

-秘書處應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，確保其正常運(yùn)行，并及時(shí)更新或維修損壞設(shè)備。

第三條會(huì)議室環(huán)境：

-會(huì)議室應(yīng)保持整潔、安靜、光線充足，室內(nèi)溫度適宜。

-會(huì)議室應(yīng)設(shè)置明顯的會(huì)議標(biāo)識(shí)，保護(hù)會(huì)議隱私，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入。

第四條會(huì)議室使用規(guī)范：

-與會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施，遵守使用規(guī)范，不得擅自改變會(huì)議室布局或損壞設(shè)備。

-會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉或靜音手機(jī)等通訊設(shè)備，保持會(huì)議專注和高效。

第五條會(huì)議服務(wù)：

-秘書處應(yīng)提供會(huì)議服務(wù)，包括會(huì)議資料準(zhǔn)備、茶水服務(wù)、簽到等工作。

-對于重要會(huì)議，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄和現(xiàn)場協(xié)調(diào)，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

第六條會(huì)議室安全：

-會(huì)議室應(yīng)遵守消防安全規(guī)定，配置必要的消防設(shè)施，并定期進(jìn)行安全檢查。

-會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)了解緊急疏散路線，確保在緊急情況下迅速、安全地疏散。

第七條會(huì)后整理：

-會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)人員應(yīng)將個(gè)人物品帶走，不得遺留會(huì)議室。

-秘書處負(fù)責(zé)檢查會(huì)議室，確保設(shè)施設(shè)備完好，關(guān)閉電源、水源，鎖好門窗。

第八條違規(guī)處理：

-對于違反會(huì)議室管理規(guī)定的個(gè)人或單位，秘書處應(yīng)予以提醒，并視情節(jié)嚴(yán)重程度進(jìn)行相應(yīng)處理。

-嚴(yán)重違反規(guī)定，造成設(shè)施損壞或影響學(xué)會(huì)正常工作的，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

第九條管理與改進(jìn)：

-秘書處應(yīng)定期收集與會(huì)人員的意見和建議，不斷改進(jìn)會(huì)議室的管理和服務(wù)。

-對于會(huì)議室管理中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)分析原因，制定整改措施，提高會(huì)議室使用效率和滿意度。

第五章附則

第一條制度生效：本制度自發(fā)布之日起生效，原有會(huì)議管理制度同時(shí)廢止。

第