公司會議賬號管理制度

公司會議賬號管理制度第一章總則

為確保公司會議的高效、有序進行，提高決策效率，明確會議職責(zé)，制定本會議管理制度。本制度適用于公司范圍內(nèi)所有會議的管理，包括但不限于董事會議、總經(jīng)理辦公會議、部門例會等。

一、會議目標(biāo)

1.傳達公司戰(zhàn)略、政策及規(guī)章制度，確保員工了解并貫徹執(zhí)行。

2.溝通各部門工作情況，協(xié)調(diào)資源，促進協(xié)同合作。

3.解決工作中存在的問題，提高工作效率。

4.培養(yǎng)團隊精神，提升員工凝聚力。

二、會議原則

1.準(zhǔn)時開始，高效進行，嚴(yán)格控制會議時間。

2.與會人員積極參與，充分發(fā)表意見，尊重他人意見。

3.會后及時跟進會議決議，確保落實到位。

4.保守公司機密，不泄露會議內(nèi)容。

三、會議類型

1.定期會議：按照規(guī)定的時間、周期召開，如周例會、月度總結(jié)會等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要臨時召開，如專題討論會、緊急協(xié)調(diào)會等。

3.外部會議：與外部單位或合作伙伴召開的會議。

四、會議組織與管理

1.會議的召開由會議發(fā)起人負(fù)責(zé)，會議主持人負(fù)責(zé)組織、引導(dǎo)會議進程。

2.會議紀(jì)要由專人負(fù)責(zé)記錄，確保會議內(nèi)容的準(zhǔn)確、完整。

3.會議室管理由行政管理部門負(fù)責(zé)，保障會議設(shè)施的正常使用。

4.各部門負(fù)責(zé)人對本部門會議的召開及實施負(fù)責(zé)。

五、本制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部門所有，自發(fā)布之日起執(zhí)行。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。公司各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護會議秩序，提高會議效率。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，特制定以下會議流程。

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)公司戰(zhàn)略、工作需要或部門職責(zé)，明確會議主題，并在會議通知中予以明確。

2.確定會議時間、地點：會議發(fā)起人應(yīng)提前與行政管理部門溝通，確定會議時間、地點，并確保會議室設(shè)施齊全、正常使用。

3.發(fā)布會議通知：會議發(fā)起人需在會議召開前至少1個工作日發(fā)布會議通知，包括會議主題、時間、地點、參會人員、議程等。

4.準(zhǔn)備會議材料：會議發(fā)起人應(yīng)提前準(zhǔn)備會議相關(guān)材料，并在會議召開前至少1個工作日發(fā)送給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前10分鐘到達會議室，進行簽到。

2.會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員。

3.各部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)人員匯報工作，提出議題，展開討論。

4.會議主持人引導(dǎo)會議進程，確保會議內(nèi)容緊扣主題，控制會議時間。

5.會議期間，與會人員應(yīng)積極參與討論，充分發(fā)表意見，尊重他人意見。

三、會議決議

1.會議主持人對討論的議題進行總結(jié)，形成決議。

2.與會人員對會議決議進行表決，達成共識。

3.會議紀(jì)要記錄員對會議決議進行詳細(xì)記錄。

四、會議總結(jié)

1.會議主持人對本次會議進行簡要總結(jié)，強調(diào)會議決議的執(zhí)行。

2.會議結(jié)束后，會議紀(jì)要記錄員整理會議紀(jì)要，并于會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)發(fā)送給與會人員。

五、會議跟進

1.會議紀(jì)要記錄員將會議紀(jì)要提交給會議發(fā)起人，由會議發(fā)起人負(fù)責(zé)跟進會議決議的執(zhí)行。

2.會議發(fā)起人應(yīng)定期檢查會議決議的落實情況，并向相關(guān)部門反饋。

3.各部門應(yīng)積極配合會議決議的執(zhí)行，確保工作落實到位。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

為確保會議決議的有效執(zhí)行，充分發(fā)揮會議的作用，對會議紀(jì)要的跟蹤落實至關(guān)重要。以下為會議紀(jì)要的跟蹤落實相關(guān)規(guī)定。

一、會議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會議紀(jì)要記錄員應(yīng)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成會議紀(jì)要的整理，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議時間、地點、主持人、參會人員、討論議題、決議及責(zé)任部門等。

3.會議紀(jì)要經(jīng)會議發(fā)起人審核通過后，于1個工作日內(nèi)發(fā)送給與會人員及相關(guān)部門。

二、會議紀(jì)要的跟進與執(zhí)行

1.會議紀(jì)要發(fā)布后，各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)會議決議，明確任務(wù)分工和完成時間節(jié)點。

2.會議決議的責(zé)任部門應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，制定具體實施方案，確保決議的執(zhí)行。

3.會議發(fā)起人應(yīng)定期檢查會議決議的執(zhí)行情況，對進度緩慢或未按期完成的部門進行督促。

三、會議決議的反饋與評估

1.責(zé)任部門在完成會議決議后，應(yīng)及時向會議發(fā)起人反饋執(zhí)行結(jié)果。

2.會議發(fā)起人應(yīng)對執(zhí)行結(jié)果進行評估，對存在的問題進行分析，并提出改進措施。

3.對于重要會議決議，會議發(fā)起人可組織專項評估，以確保決議的落實效果。

四、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要記錄員應(yīng)將會議紀(jì)要整理歸檔，便于日后查閱。

2.公司員工有權(quán)查閱與本人工作相關(guān)的會議紀(jì)要，了解會議決議。

3.會議紀(jì)要涉及公司機密內(nèi)容的，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定進行管理。

五、會議紀(jì)要的持續(xù)改進

1.會議紀(jì)要的跟蹤落實過程中，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時調(diào)整和完善會議管理制度。

2.定期收集員工對會議紀(jì)要跟蹤落實的意見和建議，提高會議紀(jì)要的管理水平。

3.通過不斷優(yōu)化會議紀(jì)要的跟蹤落實流程，提升公司會議管理效率。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障會議室資源的高效利用，提供良好的會議環(huán)境，特制定以下會議室管理規(guī)定。

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由行政管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。

2.需要召開會議的部門或個人，應(yīng)提前向行政管理部門提交會議室預(yù)訂申請，明確會議時間、參會人數(shù)等信息。

3.行政管理部門根據(jù)會議室使用情況，合理安排會議室資源，并在預(yù)訂成功后通知預(yù)訂人。

二、會議室使用

1.會議召開前，預(yù)訂人應(yīng)確保會議室設(shè)施設(shè)備齊全、正常使用，如有問題應(yīng)及時向行政管理部門反饋。

2.會議期間，參會人員應(yīng)保持會議室整潔，禁止在會議室內(nèi)吸煙、進食。

3.會議結(jié)束后，預(yù)訂人應(yīng)組織參會人員共同清理會議室，確保場地整潔。

三、會議室設(shè)施管理

1.行政管理部門負(fù)責(zé)會議室設(shè)施的日常維護與管理，確保設(shè)施設(shè)備完好。

2.會議室內(nèi)的投影儀、音響、電腦等設(shè)備，使用前應(yīng)進行檢查，使用過程中應(yīng)愛護設(shè)備，遵守操作規(guī)程。

3.如會議室設(shè)施在會議期間出現(xiàn)故障，預(yù)訂人應(yīng)及時聯(lián)系行政管理部門進行維修。

四、會議室安全管理

1.會議室內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆、有毒等危險物品。

2.會議期間，預(yù)訂人應(yīng)確保會議室內(nèi)的消防安全通道暢通，了解消防設(shè)施設(shè)備的使用方法。

3.行政管理部門定期進行會議室安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

五、會議室開放時間

1.會議室的開放時間根據(jù)公司工作時間及實際需求設(shè)定，由行政管理部門公告。

2.特殊情況下，如需在非開放時間使用會議室，預(yù)訂人應(yīng)提前向行政管理部門申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。

第五章附則

為確保本會議管理制度的實施，特制定以下附則：

一、本制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部門所有。

二、本制度自發(fā)布之