關于住房保障檔案數(shù)字化轉型建設的思考

摘要：隨著我國社會經濟的不斷發(fā)展和人民生活水平的不斷提高，國家對于保障性住房建設的力度也在不斷加大。其中產生的住房保障檔案記錄著各方面過程的重要信息，管理好如此龐大的數(shù)據(jù)尤為重要。在新時代信息化發(fā)展背景下，本文圍繞住房保障檔案數(shù)字化轉型建設的中心思想，在管理體系、技術應用、干部培養(yǎng)、安全防護等方面對于加強住房保障檔案的精細化管理，推進信息化建設進行全面分析并提出針對性措施，確保新形勢下住房保障檔案能夠被收集好、保管好、利用好，進而推動整體行業(yè)高質量發(fā)展。關鍵詞：住房保障檔案；數(shù)字化轉型住房保障檔案記錄著各項住房保障管理工作中產生的文字、圖表、數(shù)據(jù)、照片、聲像等多元化信息，蘊含較大的經濟價值與社會效益，對于推進工作順利開展有著重要意義。隨著現(xiàn)代科學技術的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術逐漸在各行各業(yè)得以普及，住房保障業(yè)務管理系統(tǒng)的應用產生了大量的電子化數(shù)據(jù)信息，利用新興技術實現(xiàn)海量電子文件的精細化管理、提高安全化水平已成為重中之重。但是目前仍然存在思維不先進、人員不專業(yè)、技術不達標、安全難保障等各個方面的問題，需要有關部門和領導牢固樹立檔案“存史資政育人”的意識，不斷更新發(fā)展思路，緊握時代發(fā)展機遇，全面應用先進技術，積極探索新時代住房保障檔案發(fā)展新模式。1住房保障檔案數(shù)字化轉型綜述住房保障是國家實現(xiàn)城市高質量發(fā)展，幫助生活困難居民設置的社會性保障制度與政策，生成的相關保障體系資料是保障對象合法權益的重要憑證根據(jù)，利用互聯(lián)網(wǎng)技術實現(xiàn)住房保障檔案高效安全管理極為重要，也是促進城市和諧發(fā)展的關鍵舉措。1.1住房保障檔案的特點住房保障檔案大致分為兩個層次。一方面是以每家每戶為組織保障對象的個人資料。目前細分為廉租房、經濟房、限價房，大多由申請、初審、復審、實施保障等相關檔案資料組成。另一方面是以保障單位為主的業(yè)務檔案。主要來源于在相關保障提供過程中產生的文字信息、圖表數(shù)據(jù)，其中包含了文書檔案、財務檔案、基建檔案等。其特點主要有：一是專業(yè)性。住房保障檔案的生成、管理、分類、利用具有固定的格式及嚴格的辦理流程，是專業(yè)類檔案的重要組成部分。二是動態(tài)性。住房保障工作面對的群體人口數(shù)量、收入情況、住房情況都具有動態(tài)性，獲得保障的權限也不是終身使用，加之國家社會層面上政策制度、準入標準的不斷發(fā)展和完善，檔案內容也在隨時發(fā)生變化，從而需要實時更新補充，調整完善，進而保障其真實性、完整性。三是實用性。住房保障的準入門檻與申請材料的審定以及受保障人員資格審查與退出機制的完善，都需要完整系統(tǒng)的檔案資料作為參考依據(jù)。相關單位機構可通過利用電子檔案來掌握相關材料處理情況，并進行全面深入統(tǒng)計，進而為下一步工作開展與宏觀調控提供決策參考[1]。1.2住房保障檔案規(guī)范化管理的必要性目前住房保障管理工作開展較為廣泛，管理范圍也在逐漸擴大。但是在實際工作開展過程中對于受保障對象的資料審核成為必要的程序，并且紙質版檔案審核過程效率極低，且安全性難以得到保障，為整體行業(yè)的發(fā)展帶來了極大的制約。在數(shù)字中國建設整體布局及規(guī)定目標設定的背景下，構建住房保障檔案高效安全管理體系與國家政策相一致，相關工作有著良好的發(fā)展環(huán)境。通過利用現(xiàn)代科學技術實現(xiàn)數(shù)字化轉型，一是減少檔案管理的工作量。相關工作由線下轉變?yōu)榫€上，將工作人員從繁重復雜的環(huán)境中解脫出來，真正由文件庫房管理時代轉變?yōu)橐噪娮訖n案為主的信息化時代，進一步提高了工作效率和工作質量，也提高了檔案管理的安全性，在宏觀層面上實現(xiàn)了綜合性管控的目標。二是滿足住房保障工作的需求。目前住房保障網(wǎng)點遍布各個街道，參與審核的部門及人員較多，時間較長，工作復雜度日趨增加。在檔案數(shù)字化轉型的背景下，通過建立檔案資源一體化共享利用平臺，可實現(xiàn)多家單位、多個網(wǎng)點、多個地區(qū)之間的互聯(lián)互通。大大縮短了材料初審、復審等一系列流程的辦理時間，真正做到了“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓群眾少跑腿”。對于相關部門的社會群眾滿意度的提升也起著積極的推動作用[2]。2住房保障檔案數(shù)字化轉型面臨的問題與挑戰(zhàn)2.1管理機制的完善度不夠一是思維意識問題。大多社會保障部門工作涉及范圍廣、內容復雜，對于資料收集整理、歸檔利用的工作認知有缺陷，相關管理人員形式化開展檔案工作，甚至尚未設置專門的檔案部門，關鍵檔案信息資料被隨意放置，嚴重影響了其真實性和完整性[3]。二是管理機制問題。部分單位沒有根據(jù)上級指示要求與實際工作需求制定科學合理的檔案管理制度，對管理人員的約束力度不夠，同時也使得住房保障檔案的收集整理、分類存放、安全保管、共享利用流程銜接不順暢，在宏觀上無法進行數(shù)字化加工與信息化管理，轉型升級力度不夠，領導者與工作人員的執(zhí)行能力比較差，影響了整體工作的效率。三是行業(yè)規(guī)劃問題。大多住房保障相關部門對于檔案管理的數(shù)字化轉型組織建設不夠，缺少統(tǒng)籌規(guī)劃與目標責任制，整體推動力度有待加強。2.2管理人員專業(yè)度不夠在住房保障檔案的數(shù)字化轉型道路上專業(yè)人才的配置尤為重要。但是目前住房保障相關部門能夠滿足電子檔案信息化管理、智慧化共享應用的人員少之又少。部分單位由年齡偏大、即將退休的干部進行簡單管理或者由辦公室人員負責。管理人員大多身兼數(shù)職，缺乏檔案專業(yè)理論知識和信息化技術應用技能。導致數(shù)字化加工、電子文件歸檔分類、涉密檔案處理等事項無從處理，致使住房保障檔案的數(shù)字化轉型升級停留在紙質和電子檔案互補階段，已遠遠不能滿足信息技術對檔案的管理和利用需求，在一定程度上限制了住房保障電子檔案工作的發(fā)展空間。與此同時，大多住房保障部門對于干部隊伍的培養(yǎng)力度不足，沒有設置檔案工作繼續(xù)教育實施方案，使整體綜合素質水平提升速度較慢，難以順應時代發(fā)展潮流，在一定程度上也制約了未來檔案工作的高質量發(fā)展。2.3系統(tǒng)功能共享度不夠一是軟硬件設備方面。由于住房保障單位對于檔案工作重視程度不夠，“重建設、輕管理”思想嚴重。沒有設置檔案數(shù)字化轉型的專項資金，專業(yè)存儲器、服務器、網(wǎng)絡設備配置不夠完善，管理利用過程中的計算機終端數(shù)量及專業(yè)度遠遠達不到要求。尤其在基層單位，受資金影響導致數(shù)字化轉型工作開展極為緩慢，無法充分發(fā)揮技術優(yōu)勢。二是數(shù)字化加工方面。由于住房保障業(yè)務量大，數(shù)字化加工工作長期未開展，導致庫房內積壓了大量的紙質文件，甚至存在丟失、破損等問題，使其數(shù)字化難度大大增加。三是共享水平低。住房保障工作涉及多個部門，對于檔案管理利用平臺建設往往是“各自為政”，自主采購開發(fā)相應的管理系統(tǒng)，雖然互聯(lián)網(wǎng)技術能夠實現(xiàn)行業(yè)全覆蓋，但是由于底層構架、功能研發(fā)、開發(fā)語言的不統(tǒng)一使系統(tǒng)平臺難以實現(xiàn)互聯(lián)互通，信息“孤島”現(xiàn)象尤為明顯，檔案利用服務效果大打折扣。2.4管理流程安全度不夠在硬件方面，大多數(shù)部門在住房保障檔案系統(tǒng)平臺開發(fā)過程中未考慮其安全性能，對于安全設備的配套采購工作有所缺失。致使檔案數(shù)據(jù)資源庫暴露在互聯(lián)網(wǎng)上，極易因服務器漏洞、兼容性差、計算機病毒、社會不法分子惡意訪問等問題使信息遭到竊取、篡改、丟失、泄露，在一定程度上制約了檔案數(shù)字化的進程。在安全措施方面，由于住房保障檔案利用率較高，私密性較強，在管理員及廣大用戶查詢利用過程中沒有使用相應的安全防護手段，共建共享過程中數(shù)據(jù)的傳輸沒有進行加密，極大地增加了檔案信息的安全風險。3住房保障檔案數(shù)字化轉型未來優(yōu)化路徑3.1提高重視程度，建立健全管理體系3.1.1提高重視程度。住房保障相關部門要時刻關注檔案工作，并將其與住房保障工作同規(guī)劃、同部署、同發(fā)展，堅決杜絕流于表面形式的開展工作。同時要加強組織建設，成立住房保障檔案管理工作領導小組。設置檔案管理業(yè)務科室，集中統(tǒng)一領導本單位、本行業(yè)檔案工作，圍繞“三定方案”進一步明確工作職責、細化任務分工。建立科學的考核辦法，搞好平時督促檢查，確保檔案工作落到實處。設置科學合理的住房保障機制，科學合理規(guī)劃管理制度，優(yōu)化檔案數(shù)字化轉型管理模式。在頂層設計層面給予檔案數(shù)字化轉型工作政策制度支持、財政資金支持、人力資源支持[4]。3.1.2健全制度建設。住房保障檔案管理工作領導小組要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》與住房和城鄉(xiāng)建設部印發(fā)的《住房保障檔案管理辦法》，結合自身發(fā)展實際與未來發(fā)展規(guī)劃，有針對性地制定并完善各項規(guī)章制度，如《住房保障檔案信息化管理制度》《涉密電子檔案文件處理規(guī)范》《電子檔案信息共享制度》《住房保障檔案重大事項應急預案》等制度。在住房保障檔案歸檔范圍、信息化管理、共享化利用、全方位監(jiān)督等業(yè)務流程上做到有法可依、有章可循，提高住房保障檔案管理效率及共建共享的安全合理性。3.2優(yōu)化培養(yǎng)方案，全面打造干部隊伍3.2.1加大人才引進力度。結合本單位檔案崗位需求情況及匹配漏洞，面向社會高校、人力資源中心、企業(yè)等定向招聘既懂得檔案管理知識，又熟悉現(xiàn)代技術管理技能的高素質、復合型人才，為本單位檔案工作注入新的活力與新鮮血液，不斷優(yōu)化干部隊伍結構，進而為推進住房保障檔案服務建設提供堅實的人力資源保障。3.2.2加大業(yè)務培訓力度。要把握住房保障檔案信息化建設和檔案事業(yè)數(shù)字化轉型發(fā)展的要求，把檔案信息化干部人才培養(yǎng)列入本單位工作計劃，定期組織檔案業(yè)務培訓，邀請業(yè)內專家、高校教授進行理論教學。同時派遣本單位檔案業(yè)務骨干前往發(fā)達地區(qū)學習檔案信息化管理經驗，搭建交流平臺，充分調動工作積極性和主動性，開拓視野、取長補短，進而全方位地提高檔案管理能力與信息化應用能力[5]。3.3升級系統(tǒng)功能，著力加強互聯(lián)互通3.3.1加強基礎設施建設。住房保障部門要向上級主管單位定期匯報檔案工作情況，對于檔案數(shù)字化轉型的必要性與重要性形成報告提交相關領導；申請檔案數(shù)字化專項資金，配備檔案現(xiàn)代化管理必備的服務器、存儲器、掃描儀等實用性強、專業(yè)度高的硬件設備，為后期管理利用工作提供良好支撐。3.3.2引進先進技術。住房保障檔案工作領導者及管理人員要深入調研行業(yè)內數(shù)字化技術應用情況，并根據(jù)自身需求引進大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能、數(shù)據(jù)挖掘、區(qū)塊鏈等先進科學技術，真正實現(xiàn)檔案文件在線歸檔、高速檢索、快捷利用，進一步加強檔案資源現(xiàn)代化管理水平和管理效率。3.3.3實現(xiàn)共建共享。以住房保障主管部門為核心，在區(qū)域內建立檔案管理利用平臺，選擇行業(yè)內先進的系統(tǒng)架構與互聯(lián)網(wǎng)技術，推動實現(xiàn)海量檔案信息的在線共享與業(yè)務協(xié)同，整合多方力量促進住房保障檔案信息資源的匯聚。同時要充分利用某信小程序、App等手段促進檔案查詢“網(wǎng)上辦、掌上辦”，進而提升社會影響力及群眾滿意度。3.4應用多方手段，切實構建安全保障3.4.1住房保障相關部門要在系統(tǒng)平臺建設、優(yōu)化升級過程中高度重視安全工作。采購安全網(wǎng)關、雙機熱備、漏洞掃描、日志審計等安全硬件設備，確保所有計算機管理終端安裝殺毒軟件，并定期更新病毒庫。為住房保障檔案的收集、整理、利用、存儲等流程提供安全可靠的運行環(huán)境。3.4.2在對外共享利用服務過程中，要應用身份識別、人臉驗證、電子簽章、加密傳輸、數(shù)據(jù)安全標識等關鍵技術。對各個服務終端及相關部門信息傳輸下載接口進行管理，全面加強敏感及隱私數(shù)據(jù)的安全保護工作，避免惡意程序及木馬