會議承辦管理制度

會議承辦管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為加強會議承辦管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，根據(jù)公司相關(guān)管理規(guī)定，特制定本制度。

第二條適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部各類會議的承辦、組織、管理和監(jiān)督。

第三條會議分類

根據(jù)會議的性質(zhì)、規(guī)模和目的，會議分為以下幾類：

1.公司級會議：涉及公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大決策的會議；

2.部門級會議：涉及部門業(yè)務(wù)、協(xié)調(diào)工作的會議；

3.項目級會議：針對特定項目召開的會議；

4.專題會議：針對某一特定問題或議題召開的會議。

第四條會議承辦原則

1.精簡、高效原則：減少無效會議，提高會議質(zhì)量；

2.事先準(zhǔn)備原則：提前做好會議議程、資料、場地等準(zhǔn)備工作；

3.及時反饋原則：會議結(jié)束后，及時整理會議紀(jì)要并反饋給相關(guān)人員；

4.分類管理原則：根據(jù)會議類型和規(guī)模，采取相應(yīng)的承辦方式和管理措施。

第五條會議承辦部門職責(zé)

1.會議承辦部門負(fù)責(zé)會議的組織、籌備和實施；

2.負(fù)責(zé)會議資料的收集、整理和歸檔；

3.負(fù)責(zé)會議通知的發(fā)布、參會人員的邀請和簽到；

4.負(fù)責(zé)會議紀(jì)要的編寫、審核和分發(fā)；

5.負(fù)責(zé)會議期間的設(shè)施設(shè)備檢查和維護；

6.負(fù)責(zé)會議期間的保密工作。

第六條參會人員職責(zé)

1.參會人員應(yīng)按時參加會議，因故不能參加的，需提前向會議承辦部門請假；

2.參會人員應(yīng)認(rèn)真聽會、積極參與討論，遵守會議紀(jì)律；

3.參會人員應(yīng)按時提交會議所需的報告、資料等；

4.參會人員應(yīng)遵守公司保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容。

第七條會議承辦管理流程

會議承辦管理流程包括：會議計劃、會議籌備、會議實施、會議紀(jì)要、會議跟蹤和會議評估。

第八條違規(guī)處理

違反本制度的，將按照公司相關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)處理。

第二章會議流程

一、會議計劃

1.會議計劃的制定由會議承辦部門負(fù)責(zé)，根據(jù)公司年度工作計劃、部門工作需要和項目進(jìn)度安排，明確會議主題、目的、時間、地點、參會人員等；

2.會議計劃應(yīng)包括以下內(nèi)容：

-會議名稱；

-會議類型；

-會議時間：開始和結(jié)束時間；

-會議地點；

-參會人員范圍及具體名單；

-會議議程：包括各議題的討論時間、報告人等；

-預(yù)期成果：明確會議要解決的問題、達(dá)成的共識或決策；

-需準(zhǔn)備的會議資料和設(shè)施設(shè)備。

3.會議計劃經(jīng)審批通過后，由會議承辦部門負(fù)責(zé)實施。

二、會議籌備

1.會議承辦部門根據(jù)會議計劃，提前做好以下籌備工作：

-發(fā)布會議通知，明確會議主題、時間、地點、參會人員等；

-準(zhǔn)備會議資料，包括會議議程、相關(guān)報告、背景資料等；

-確保會議場地、設(shè)施設(shè)備齊全，如投影儀、音響、白板等；

-確保會議期間的保密措施到位；

-與參會人員溝通，確認(rèn)能否參加會議，收集參會人員意見和需求；

-準(zhǔn)備會議簽到表、名牌、筆記本等會議用品。

三、會議實施

1.會議實施過程包括以下環(huán)節(jié)：

-參會人員簽到；

-會議主持人宣布會議開始，介紹會議議程和參會人員；

-各議題的報告人進(jìn)行報告和討論；

-參會人員就議題展開討論，提出意見和建議；

-會議主持人總結(jié)發(fā)言，形成決策或共識；

-會議主持人宣布會議結(jié)束。

2.會議實施過程中，會議承辦部門應(yīng)做好以下工作：

-確保會議議程的順利進(jìn)行；

-記錄會議討論情況、決策結(jié)果和待辦事項；

-收集和整理參會人員提出的意見和建議；

-確保會議期間的設(shè)施設(shè)備正常運行。

四、會議紀(jì)要

1.會議結(jié)束后，會議承辦部門負(fù)責(zé)編寫會議紀(jì)要，包括以下內(nèi)容：

-會議基本信息：會議名稱、時間、地點、參會人員；

-會議議程：各議題的討論情況、決策結(jié)果；

-參會人員意見和建議；

-會議主持人總結(jié)；

-待辦事項及責(zé)任人；

-會議紀(jì)要編寫人、審核人及發(fā)布日期。

2.會議紀(jì)要經(jīng)審核后，及時發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。

五、會議跟蹤

1.會議承辦部門負(fù)責(zé)對會議決策和待辦事項進(jìn)行跟蹤落實；

2.會議承辦部門定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報會議決策的執(zhí)行情況；

3.會議承辦部門對未按時完成的待辦事項進(jìn)行催辦，確保會議決策的落實。

六、會議評估

1.會議承辦部門在會議結(jié)束后，對會議的組織、實施、效果等方面進(jìn)行評估；

2.根據(jù)評估結(jié)果，對會議承辦管理工作進(jìn)行總結(jié)和改進(jìn)，提高會議質(zhì)量和效率。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后盡快編寫，并在最遲不超過兩個工作日內(nèi)完成審核發(fā)布。

2.會議紀(jì)要發(fā)布后，會議承辦部門應(yīng)通過郵件、內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式，確保所有參會人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人收到并閱讀紀(jì)要內(nèi)容。

3.對于重要會議或涉及重大決策的會議紀(jì)要，應(yīng)采取書面或電子形式進(jìn)行存檔，以備后續(xù)查詢和審計。

二、會議決策的分解與責(zé)任分配

1.會議紀(jì)要中應(yīng)明確列出會議決策的分解動作和責(zé)任分配。

2.對于每項決策，應(yīng)明確責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時限和驗收標(biāo)準(zhǔn)。

3.會議承辦部門應(yīng)與責(zé)任人溝通確認(rèn)，確保責(zé)任人理解決策內(nèi)容和要求，并承諾按時完成任務(wù)。

三、會議待辦事項的跟蹤

1.會議承辦部門應(yīng)建立會議待辦事項跟蹤表，記錄每項待辦事項的進(jìn)展情況。

2.跟蹤表應(yīng)包括待辦事項的描述、責(zé)任人、計劃完成日期、實際完成日期、完成狀態(tài)等信息。

3.定期更新跟蹤表，對于臨近完成時限的待辦事項，提前提醒責(zé)任人加快工作進(jìn)度。

四、會議決策的執(zhí)行監(jiān)控

1.會議承辦部門應(yīng)對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，確保各項決策得到有效實施。

2.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和障礙，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通，協(xié)助解決。

3.對于未能按時完成的決策，應(yīng)分析原因，制定整改措施，并報告公司領(lǐng)導(dǎo)。

五、會議紀(jì)要的反饋與評估

1.會議承辦部門應(yīng)定期收集參會人員對會議紀(jì)要執(zhí)行情況的反饋，評估會議決策的實際效果。

2.反饋信息應(yīng)包括決策執(zhí)行的質(zhì)量、效率、存在的問題及改進(jìn)建議等。

3.根據(jù)反饋和評估結(jié)果，會議承辦部門應(yīng)不斷完善會議紀(jì)要的跟蹤落實機制，提升會議決策的執(zhí)行力度。

六、會議紀(jì)要的閉環(huán)管理

1.會議紀(jì)要的跟蹤落實應(yīng)形成閉環(huán)管理，確保每一項決策都有始有終。

2.對于已完成待辦事項，應(yīng)進(jìn)行驗收，確保達(dá)到預(yù)期效果。

3.會議承辦部門應(yīng)定期對會議紀(jì)要的閉環(huán)管理情況進(jìn)行總結(jié)，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，以促進(jìn)公司管理水平的持續(xù)提升。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議承辦部門或參會人員提前向行政部門提交會議室預(yù)訂申請。

2.預(yù)訂申請應(yīng)包括會議時間、會議主題、參會人數(shù)、所需設(shè)施設(shè)備等信息。

3.行政部門根據(jù)預(yù)訂申請，合理安排會議室，并在會議前確保會議室整潔、設(shè)施設(shè)備正常運行。

二、會議室使用

1.會議室使用應(yīng)遵循“誰預(yù)訂、誰負(fù)責(zé)”的原則，會議承辦部門或參會人員應(yīng)愛護會議室設(shè)施，保持環(huán)境整潔。

2.會議室使用期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，不得隨意離開座位、大聲喧嘩或做與會議無關(guān)的事情。

3.會議期間，禁止在會議室吸煙、進(jìn)食，遵守公司消防安全規(guī)定。

三、會議室設(shè)施設(shè)備管理

1.行政部門負(fù)責(zé)會議室設(shè)施設(shè)備的日常檢查、維護和更新，確保設(shè)施設(shè)備完好。

2.會議承辦部門或參會人員如需使用特殊設(shè)備，應(yīng)提前向行政部門申請，行政部門協(xié)助提供相應(yīng)設(shè)備。

3.使用會議室設(shè)施設(shè)備時，應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行，不得擅自拆卸、更改設(shè)備設(shè)置。

四、會議室保密措施

1.會議室應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如安裝隔音設(shè)施、設(shè)置保密柜等，確保會議內(nèi)容不被泄露。

2.會議期間，禁止無關(guān)人員進(jìn)入會議室，會議承辦部門負(fù)責(zé)監(jiān)督和執(zhí)行保密措施。

3.參會人員應(yīng)遵守公司保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容和涉及商業(yè)秘密的信息。

五、會議室鑰匙管理

1.會議室鑰匙由行政部門負(fù)責(zé)管理，會議承辦部門或參會人員在使用會議室時，需向行政部門領(lǐng)取鑰匙。

2.領(lǐng)取鑰匙時，需進(jìn)行登記，包括領(lǐng)取人、領(lǐng)取時間、歸還時間等信息。

3.會議結(jié)束后，應(yīng)及時歸還鑰匙，如有遺失，需立即向行政部門報告并按公司規(guī)定賠償。

六、會議室使用情況的監(jiān)督與反饋

1.行政部門應(yīng)定期對會議室使用情況進(jìn)行監(jiān)督，了解會議室使用效果，收集會議承辦部門和參會人員的意見和建議。

2.根據(jù)反饋意見，行政部門不斷完善會議室管理規(guī)定，提高會議室使用效率。

3.對于違反會議室管理規(guī)定