培訓(xùn)課件 -高效會議管理技巧(講師版)

會議概述一個(gè)中心兩個(gè)基本點(diǎn)主持會議技巧會議致命傷會議成本會議成本?書面解決無法當(dāng)場決定的事項(xiàng)??書面解決無法當(dāng)場決定的事項(xiàng)?報(bào)告內(nèi)容有摘要 ?會議資料有準(zhǔn)備?報(bào)告內(nèi)容有摘要?有負(fù)責(zé)會后考核工作的部門??有負(fù)責(zé)會后考核工作的部門案例討論案例討論：最失敗的一次會議，會議成功的關(guān)鍵會議議程會議議程備蹤兩個(gè)基本點(diǎn)的排度目的排度目安制始迎議程間章開歡會議時(shí)規(guī)結(jié)束會議/確認(rèn)行動相關(guān)問題的主要決策人能夠提供相關(guān)相關(guān)問題的主要決策人–會議開始時(shí)即討論重要議題,以免延誤時(shí)影響到后面重要–將尖銳議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸–讓大家漸漸融入會議進(jìn)行的節(jié)奏,不要開始就接觸未熟悉的安撫階段正常積極工作階段執(zhí)行：產(chǎn)生結(jié)果階段總結(jié)會議討論結(jié)果總結(jié)會議討論結(jié)果落實(shí)行動責(zé)任人落實(shí)行動責(zé)任人感謝與會者感謝與會者會議評估會議評估?會議記錄者應(yīng)具有的技能??主持人的會后跟進(jìn)爭爭?營造和諧氣氛?按照議程進(jìn)行?正確總結(jié)討論的內(nèi)容?引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言?幫助與會者理清不假思索的想法?尊重別人，避免出現(xiàn)會中意見一邊倒的情況?減少與議題無關(guān)的爭辯和討論?保持中立態(tài)度–除了會議召開的背景，也可讓與會人員自我介紹，并說明對會議的期待，以促進(jìn)與會人員及會議氣氛的融洽廠廠–傾聽與你是否同意其他人的講話是毫無關(guān)系的。–傾聽就是接收到其他人所講的一切。–傾聽就是理解其他人的想法。≥說的速度說的速度–把所有個(gè)人見解放在一邊–聚精會神，不要走神–注意一些非言語的示意動作或厭倦、以及身體疲乏等等的形體姿勢或動作。)–不加篩選地收集所有的觀點(diǎn)。?傾聽能力測試2–或者直接引用他的話–或者用自己的語言重組對方的話–重新組合可以在會面中制造一種氣氛；–某些重新組合可能會幫助那些最不熟練的交談?wù)咴诠妶龊舷掳l(fā)言，使他們的話更好被人們聽進(jìn)去；–使那些原本沒有理解的或是沒有聽見的人重新跟上發(fā)言者的話。就是告訴對方你對他的信息的理解！就是告訴對方你對他的信息的理解！積極傾聽在這兩種情況下尤其有用積極傾聽在這兩種情況下尤其有用當(dāng)你不確定對方的意思時(shí)當(dāng)對方給予的是重要的，或感情上的信息時(shí)聽聽聽用耳朵聽；用眼睛看開放式問題封閉式問題開放式問題封閉式問題?……?這種問題需要解釋和說明，同時(shí)向?qū)Ψ奖硎灸銓λ麄冋f的話很感興趣，還想了解更多的內(nèi)容站在對方站在對方考問題 1.只有在必要時(shí)才召集 2.仔細(xì)籌劃過 3.擬定和分發(fā)了議程表 4.遵守時(shí)間 5.一切按計(jì)劃進(jìn)行 6.邀請了有經(jīng)驗(yàn)的人士和決策人 7.作出了結(jié)論和歸納 8.記錄了所有決定、建議和負(fù)責(zé)人阿羅悖論阿羅悖論4.合理化動機(jī)4.合理化動機(jī)5.權(quán)威效應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移3.從眾行為在頭腦風(fēng)暴會議上，絕不允許對別人的建議進(jìn)行評判決策制定會議，一定要把方案的提決策制定會議，一定要把方案的提出與方案的評價(jià)分開奧美廣告-大人閉嘴請吃棒棒糖讓每個(gè)人都有發(fā)言的機(jī)會讓每個(gè)人都有發(fā)言的機(jī)會會議室放置一個(gè)活頁板/白報(bào)紙架/會議室放置一個(gè)活頁板/白報(bào)紙架/麥肯錫思維導(dǎo)圖麥肯錫思維導(dǎo)圖制造幽默的會議氛圍制造幽默的會議氛圍奧美廣告的文字接龍游戲適時(shí)應(yīng)用切臘腸策略：對取得的成適時(shí)應(yīng)用切臘腸策略：對取得的成果進(jìn)行歸納總結(jié)假想對方的反對意見?選擇最佳時(shí)機(jī)??選擇最佳時(shí)機(jī)?注意人際關(guān)系?克服脾氣?鼓勵(lì)積極的發(fā)言?提出并強(qiáng)調(diào)問題?正面發(fā)言PersuasiveFactsImplicationResultingCounterPosition/Your無可爭辯fromFactsPosition事實(shí)導(dǎo)出的影響、結(jié)果對方位置/我方位置FeatureAdvantageBenefit特點(diǎn)優(yōu)勢好處?1)AnalyticalApproach:Presentfacts,Logic&SoundReasoning曉之以理?2)ConsequenceApproach:PresentReward/Punishments誘之以利唬之以害?3)Management-By-ObjectiveApproach:PresentYourPositioninEnthusiastic,Goal-OrientedTerms?4)EmotionalApproach:PresentYourPositioninDramaticTermsThatwillAppealtoListener’sHearts&Minds動之以情1.沒有議程4.少數(shù)人壟斷發(fā)1.沒有議程暢地溝通討論主題迎合附會領(lǐng)導(dǎo)的想法3.主持人不能的想法拍板決定8.與會人員不對，即參與會議的人員與會議主題相關(guān)性不大9.會議場所不佳，易于分心，會議人員頻頻進(jìn)出，辦理與會議無關(guān)的事情，破壞會議的氣氛10.與會者沒有充分準(zhǔn)備參會者的守則和責(zé)任會前充分準(zhǔn)備以解決問題為己任盡可能多的獲取信息避免不當(dāng)?shù)闹w語言會后總結(jié)如何處理會議中的沖突決斷決斷：滿足自己的要求競爭（暴力）協(xié)作決斷決斷：滿足自己的要求不決斷妥協(xié)不決斷回避遷就（適應(yīng)）會議記錄會議記錄者的功能僅次于主持人記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的順序協(xié)助主持人總結(jié)與歸納會議記錄者的才能反應(yīng)快打/寫字快知識面廣記憶力特別強(qiáng)組織能力強(qiáng)傾聽能力強(qiáng)總結(jié)能力強(qiáng)對重要的會議可進(jìn)行錄音定期召開的會議不用錄音大多數(shù)會議應(yīng)指定記錄者對重要的會議可進(jìn)行錄音定期召開的會議不用錄音大多數(shù)會議應(yīng)指定記錄者記錄者的筆記流暢不失真會議記錄者的責(zé)任更全面會議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確會議結(jié)束后整理會議內(nèi)容會議記錄應(yīng)有組織的整理與主席共同修正錯(cuò)誤部分紀(jì)要簽批后發(fā)送給與會者團(tuán)隊(duì)會議的誤區(qū)社會性懈怠會后跟進(jìn)參會者會后跟進(jìn)的內(nèi)容主持人的會后跟進(jìn)1.請大家填寫會議評估表2.針對意見做出改進(jìn)措施3.詢問和聯(lián)絡(luò)缺席的同事4.制定跟進(jìn)計(jì)劃，負(fù)責(zé)跟進(jìn)5.如有需要找高層協(xié)助6.如計(jì)劃進(jìn)行順利，取消下次會議7.會議之后檢討得失主持人會后自我評定問卷（一）1.在開會中有沒有人誤解過我的意思？2.我有沒有在別人談話時(shí)跳到其他話題？3.有沒有在會前讓員工了解會議的內(nèi)容？4.面對別人說話的時(shí)候是不是很緊張？處理說話緊張最好的方式是排練主持人會后自我評定問卷（二）5.是否遇到只有主持人說話而沒人參與？6.談話結(jié)束后是否確認(rèn)別人明白了你的意思？7.在分派工作時(shí)大家是否都看著我而不提問?8.總會把事情的前因后果呈現(xiàn)給別人嗎？9.是否提前考慮把復(fù)雜的問題用平易近人的方法表達(dá)出來？10.是否會在會議結(jié)束時(shí)問大家還有什么問題嗎?提高下次會議質(zhì)量只有必要時(shí)才開會會前要做準(zhǔn)備事先