會議與會議紀要制度

會議與會議紀要制度第一章總則第一條目的和依據(jù)為規(guī)范公司內(nèi)部會議的組織與進行，提高會議效率和決策質(zhì)量，訂立本制度。本制度依據(jù)公司章程及相關(guān)法律法規(guī)，適用于公司內(nèi)部全部會議的組織、召開、記錄和報告工作。第二條適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部全部會議，包含但不限于董事會、股東大會、高層管理睬議、部門會議、項目組會議等。第三條定義和解釋會議：指公司內(nèi)部進行集體討論、決策和溝通的活動。召集人：指會議的組織者，負責召集會議并確定議題和會議時間地方。主持人：指會議主持人，負責會議的組織和引導(dǎo)，維持會議紀律。參會人員：指被邀請參加會議的人員。會議記錄人：指負責會議記錄的人員。第二章會議的組織與召開第四條會議召集會議的召集應(yīng)提前至少3個工作日，由召集人通過公司內(nèi)部通信工具或書面通知參會人員。召集人應(yīng)明確會議的目的、議題、時間、地方和參會人員，并提前向參會人員供應(yīng)相關(guān)料子和資料。在特殊情況下，如緊急會議，召集人可依據(jù)實際情況進行相應(yīng)調(diào)整，但應(yīng)盡量提前通知參會人員。第五條會議議題會議議題應(yīng)與會議目的相關(guān)，并在會議召集之前確定。參會人員可向召集人提出議題，并供應(yīng)相關(guān)料子和資料以供參考。召集人應(yīng)依據(jù)會議目的和議題訂立會議日程，確保會議的時間布置合理和議題得到充分討論。第六條會議準備會議準備工作包含但不限于會議料子的準備、會議室的布置和設(shè)備的檢查。召集人應(yīng)確保會議料子準確完整，并提前向參會人員發(fā)送。會議室應(yīng)保持乾凈、安靜，設(shè)備應(yīng)正常運行，確保會議順利進行。第七條會議記錄和紀要每次會議應(yīng)有專人擔負會議記錄人，負責記錄會議的討論內(nèi)容和決策結(jié)果。會議記錄應(yīng)準確、完整，并在會議結(jié)束后及時整理、歸檔。會議紀要應(yīng)包含會議的時間、地方、參會人員、議題、討論內(nèi)容、決策結(jié)果、行動計劃等信息。第八條會議紀律參會人員應(yīng)按時參加會議，不得遲到、早退或中途離席。參會人員應(yīng)敬重會議主持人和其他人員發(fā)言權(quán)，不得相互打斷和干擾。參會人員應(yīng)遵守會議紀律，不得散布謠言、泄露機密和謾罵他人。第三章會議紀要的處理和報告第九條會議紀要的處理會議記錄人應(yīng)在會議結(jié)束后盡快整理睬議紀要，并確保準確無誤。會議紀要應(yīng)由主持人和會議記錄人共同核對和批準，確保內(nèi)容準確反映會議討論和決策結(jié)果。會議紀要應(yīng)在3個工作日內(nèi)通過公司內(nèi)部通信工具或書面形式發(fā)送給參會人員。第十條會議紀要的保密會議紀要屬于公司機密信息，參會人員不得將會議紀要外泄或用于違法違規(guī)活動。會議紀要的傳輸和存儲應(yīng)采取安全可靠的方式，防止信息泄露和竄改。第十一條會議紀要的歸檔和管理會議紀要應(yīng)依照公司規(guī)定的文件管理制度進行歸檔和保管。會議紀要的歸檔方式可以采用電子存儲或打印紙質(zhì)存檔，確保管檔信息的安全和可檢索性。會議紀要的保管人應(yīng)定期檢查和更新歸檔，確保會議紀要的完整性和可追溯性。第十二條會議紀要的報告和反饋緊要會議的紀要應(yīng)及時報告給上級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，以便及時采取相應(yīng)措施。會議紀要可以作為決策的依據(jù)和溝通的工具，相關(guān)負責人應(yīng)定時查閱和反饋處理結(jié)果。第四章附則第十三條會議制度的監(jiān)督和改進公司應(yīng)建立健全會議管理制度，定期對會議進行評估和改進。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)關(guān)注會議的質(zhì)量和效率，對會議紀要進行審查和引導(dǎo)。參會人員和會議主持人可以提出會議制度的改進看法，建設(shè)性地參加會議的改進和優(yōu)化。第十四條違規(guī)處理對違反本制度的行為，將依據(jù)公司章程和相關(guān)規(guī)定進行相應(yīng)處理。嚴重違反會議紀律和泄露會議機密的行為將予以相應(yīng)紀律處分或法律