對外出租會議室管理制度

對外出租會議室管理制度第一章總則

為確保對外出租會議室的管理工作有序、高效進行，提高會議質(zhì)量與會議效率，特制定本管理制度。本管理制度適用于所有對外出租的會議室及相關(guān)配套設(shè)施的管理與使用。

一、目的與原則

1.本管理制度旨在規(guī)范對外出租會議室的預(yù)訂、使用、維護及服務(wù)流程，保障會議的順利進行。

2.遵循公平、公正、公開的原則，為租戶提供優(yōu)質(zhì)、高效的會議服務(wù)。

二、適用范圍

1.本管理制度適用于公司對外出租的各類會議室、報告廳、接待室等會議場所。

2.本管理制度適用于會議場所的預(yù)訂、使用、維護及服務(wù)等相關(guān)工作。

三、責(zé)任主體

1.會議室管理部門：負責(zé)對外出租會議室的日常管理工作，包括預(yù)訂、安排、協(xié)調(diào)、維護及服務(wù)等工作。

2.租戶：按照本管理制度規(guī)定，合理使用會議室，確保會議的順利進行。

四、制度依據(jù)

1.本管理制度依據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況制定。

2.本管理制度的修改和解釋權(quán)歸公司所有。

五、執(zhí)行與監(jiān)督

1.各部門應(yīng)嚴格執(zhí)行本管理制度，確保會議場所的正常運行。

2.公司設(shè)立監(jiān)督舉報渠道，接受全體員工及租戶的監(jiān)督。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議流程至關(guān)重要。以下是對外出租會議室的會議流程：

一、會議預(yù)訂

1.租戶提前與會議室管理部門聯(lián)系，提交會議預(yù)訂申請。

2.預(yù)訂申請應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議名稱、會議時間、會議地點、參會人數(shù)、會議設(shè)備需求等。

3.會議室管理部門收到預(yù)訂申請后，根據(jù)實際情況進行審核，并在兩個工作日內(nèi)給予答復(fù)。

4.預(yù)訂成功后，租戶需按照約定時間、地點參加會議。

二、會議前期準備

1.會議室管理部門根據(jù)會議需求，提前布置會議室，確保會議設(shè)備正常運行。

2.租戶可提前進入會議室進行會場布置，但需在會議開始前30分鐘完成。

3.會議室管理部門協(xié)助租戶調(diào)試設(shè)備，確保會議設(shè)備滿足會議需求。

三、會議簽到

1.會議開始前30分鐘，會議室管理部門安排專人負責(zé)簽到工作。

2.參會人員需在簽到表上簽字，確認參會。

3.簽到表由會議室管理部門保存，以備后續(xù)查詢。

四、會議進行

1.會議按照預(yù)定議程進行，主持人負責(zé)會議進程的把控。

2.會議期間，會議室管理部門應(yīng)確保會議設(shè)備正常運行，并為參會人員提供必要的服務(wù)。

3.租戶應(yīng)遵守會議紀律，按時參加會議，積極參與討論。

五、會議記錄

1.會議室管理部門指定專人負責(zé)會議記錄，確保記錄準確、完整。

2.會議記錄應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議時間、地點、參會人員、主要議題、討論結(jié)果等。

3.會議記錄需在會議結(jié)束后兩個工作日內(nèi)整理完畢，并提交給租戶。

六、會議結(jié)束

1.會議結(jié)束后，租戶應(yīng)盡快整理會場，將會議室恢復(fù)原狀。

2.會議室管理部門對會議室進行檢查，確認無誤后，雙方進行交接。

七、會議費用結(jié)算

1.會議結(jié)束后，會議室管理部門根據(jù)會議預(yù)訂申請和實際使用情況，計算會議費用。

2.租戶在接到會議費用通知后，按照約定時間和方式支付費用。

3.會議室管理部門在收到費用后，為租戶開具相關(guān)發(fā)票或收據(jù)。

第三章會議紀要的跟蹤落實

為保障會議成果的有效轉(zhuǎn)化，確保會議決議的執(zhí)行，本章對會議紀要的跟蹤落實進行詳細規(guī)定。

一、會議紀要的整理與發(fā)布

1.會議室管理部門應(yīng)在會議結(jié)束后兩個工作日內(nèi)完成會議紀要的整理。

2.會議紀要應(yīng)全面、準確地反映會議內(nèi)容，明確會議決議和責(zé)任分工。

3.會議紀要經(jīng)主持人審核后，由會議室管理部門發(fā)布給相關(guān)參會人員。

二、會議決議的執(zhí)行與跟蹤

1.各部門應(yīng)按照會議紀要中的責(zé)任分工，認真執(zhí)行會議決議。

2.會議決議的執(zhí)行情況應(yīng)作為各部門工作考核的依據(jù)。

3.會議室管理部門定期對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤，并及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。

三、問題反饋與協(xié)調(diào)

1.各部門在執(zhí)行會議決議過程中，如遇到問題，應(yīng)及時向會議室管理部門反饋。

2.會議室管理部門收到問題反饋后，應(yīng)及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決，確保會議決議順利實施。

3.對于重大問題，會議室管理部門應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)報告，尋求支持與指導(dǎo)。

四、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要整理完畢后，由會議室管理部門負責(zé)歸檔，保存期限為五年。

2.公司員工及租戶有權(quán)查閱會議紀要，了解會議內(nèi)容。

3.查閱會議紀要時，需向會議室管理部門提出申請，并在規(guī)定范圍內(nèi)使用。

五、會議紀要的修訂與更新

1.如會議決議發(fā)生變更，會議室管理部門應(yīng)及時對會議紀要進行修訂，并重新發(fā)布。

2.修訂后的會議紀要應(yīng)明確標(biāo)注修訂時間和內(nèi)容，確保相關(guān)人員了解最新情況。

3.會議室管理部門負責(zé)對會議紀要的修訂情況進行跟蹤，確保修訂后的紀要得到有效執(zhí)行。

六、會議紀要的考核與應(yīng)用

1.會議紀要的執(zhí)行情況納入各部門年度考核，作為評價部門工作的重要依據(jù)。

2.對會議紀要執(zhí)行不力的部門，由公司領(lǐng)導(dǎo)進行約談，督促整改。

3.會議室管理部門應(yīng)定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行總結(jié)，為公司改進管理提供參考。

第四章會議室管理規(guī)定

為確保會議室的正常運行，提供良好的會議環(huán)境，本章對會議室的管理規(guī)定進行詳細闡述。

一、會議室預(yù)訂管理

1.會議室預(yù)訂采用先到先得的原則，租戶需提前與會議室管理部門聯(lián)系，進行預(yù)訂。

2.會議室管理部門負責(zé)制定會議室預(yù)訂指南，明確預(yù)訂流程、時間限制等相關(guān)規(guī)定。

3.預(yù)訂成功后，租戶需在規(guī)定時間內(nèi)確認會議需求，否則視為自動取消。

二、會議室使用規(guī)范

1.租戶在使用會議室時，應(yīng)遵守公司各項規(guī)章制度，保持會議室整潔、安靜。

2.會議期間，租戶不得擅自改變會議室布局，不得損壞會議設(shè)備。

3.嚴禁在會議室吸煙、飲酒及進行其他違反公司規(guī)定的行為。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室管理部門負責(zé)定期檢查會議設(shè)備，確保設(shè)備正常運行。

2.租戶在會議前應(yīng)與會議室管理部門溝通，了解設(shè)備操作方法。

3.租戶使用會議設(shè)備時，應(yīng)遵循操作規(guī)程，發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時報告。

四、會議室服務(wù)與保障

1.會議室管理部門為租戶提供必要的服務(wù)，包括會場布置、設(shè)備調(diào)試、簽到管理等。

2.會議期間，會議室管理部門應(yīng)指派專人負責(zé)會場服務(wù)，確保會議順利進行。

3.會議室管理部門應(yīng)建立應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對會議過程中可能出現(xiàn)的問題。

五、會議室衛(wèi)生與安全

1.會議室管理部門負責(zé)會議室的衛(wèi)生與安全工作，確保會議環(huán)境整潔、安全。

2.會議室應(yīng)定期進行保潔，保持地面、墻面、家具等設(shè)施的清潔。

3.會議室管理部門應(yīng)定期檢查消防設(shè)施，確保消防通道暢通，提高消防安全意識。

六、會議室費用管理

1.會議室管理部門根據(jù)會議預(yù)訂申請和實際使用情況，制定合理的收費標(biāo)準。

2.租戶在會議結(jié)束后，按照約定時間和方式支付會議費用。

3.會議室管理部門應(yīng)定期對會議室費用進行核算，合理調(diào)整收費標(biāo)準。

七、會議室管理與監(jiān)督

1.會議室管理部門建立健全會議室管理制度，加強對會議室的日常管理。

2.公司設(shè)立投訴舉報渠道，接受全體員工及租戶對會議室管理工作的監(jiān)督。

3.對違反會議室管理規(guī)定的行為，會議室管理部門有權(quán)予以制止，并根據(jù)情節(jié)嚴重程度，采取相應(yīng)措施。

第五章附則

為確保本管理制度的貫徹執(zhí)行，明確以下附則：

一、本管理制度自發(fā)布之日起實施，原有相關(guān)規(guī)定與