招標投標電子文件歸檔規(guī)范

招標投標電子文件歸檔規(guī)范本文件規(guī)定了招標投標交易平臺形成電子文件歸檔的一般方法。本文件適用于機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織(以下簡稱“單位”)通過電子招標投標交易平臺進行招標投標形成的電子文件的歸檔管理。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應的版本適用于本文件：不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。DA/T46—2009文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案DA/T54—2014照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案DA/T63—2017錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案DA/T92電子檔案單套管理一般要求DA/T97電子檔案證據(jù)效力維護規(guī)范3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。電子招標投標c-bidding根據(jù)招標投標相關(guān)法律法規(guī)規(guī)章，以數(shù)據(jù)電文為主要載體，應用信息技術(shù)完成招標投標活動的過程。招標人tenderee依法提出招標項目、進行招標的法人或者其他組織。招標代理機構(gòu)hiddingagency依法設(shè)立、從事招標代理業(yè)務并提供相關(guān)服務的社會中介組織。投標人tenderer響應招標、參加投標競爭的法人或者其他組織。招標投標當事人通過數(shù)據(jù)電文形式完成招標投標交易活動的信息平臺。除招標人或招標代理機構(gòu)之外，運營電子招標投標交易平臺的第三方機構(gòu)。招標投標電子文件eletroniedocumentoftenderingandbidding單位通過電子招標投標交易平臺開展招標、投標、開標、評標、中標(定標)等招標投標活動全過程中形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄招標投標電子檔案eletronierecordoftenderingandbiding具有保存價值并歸檔保存的招標投標電子文件標段(包)bidsection(package)根據(jù)實際需要，依據(jù)一定的約束條件及標準，對招標項目構(gòu)成內(nèi)容進行合理劃分，成為最基本的交易管理單元歸檔信息包archivingsubmissioninformationpackage:ASIP不具備在線歸檔條件時，電子招標投標交易平臺向電子檔案管理系統(tǒng)傳輸歸檔電子文件的信息包。4總體要求4.1應按照全程管理、前端控制、集中統(tǒng)一原則對招標投標電子文件進行歸檔管理，來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)、安全可用且符合DA/T92或者DA/T97要求的招標投標電子檔案，可僅以電子形式歸4.2招標人、招標代理機構(gòu)、投標人、第三方平臺機構(gòu)均應對各自參與的部分電子文件進行歸檔；招標人應落實主體責任，歸檔全套招際投標電子文件；電子招標投標交易平臺應建設(shè)歸檔功能對相關(guān)電子文件進行形成、收集與整理，或建設(shè)能夠與電子檔案管理系統(tǒng)相銜接的接口功能(歸檔功能與接口功能見附錄A)。4.3委托招標代理機構(gòu)進行招標投標的單位應在合同或協(xié)議中確定歸檔事項，包括歸檔時間、歸檔方式、歸檔文件質(zhì)量等。招標代理機構(gòu)應及時將應由招標人歸檔保存的招標投標電子文件移交招標人歸檔。4.4使用除招標人或招標代理機構(gòu)之外第三方運營的電子招標投標交易平臺的單位，應與電子招標投標交易平臺運營機構(gòu)簽訂使用合同，約定歸檔事項，包括歸檔時間、日檔方式、歸檔文件質(zhì)量等。電子招標投標交易平臺運營機構(gòu)應及時將應由招標人、投標人、招標代理機構(gòu)日檔保存的招標投標電子文件移交招標人、投標人、招標代理機構(gòu)歸檔。5.1招標人的招標投標業(yè)務部門負責收集、整理招標投標電子文件，及時將整理好的電子文件歸檔至本單位檔案部門；招標人的檔案部門負責接收招標投標電子檔案，并對整個歸檔過程予以必要的業(yè)務指導。5.2投標人的招標投標業(yè)務部門負責收集、整理招標投標電子文件，及時將整理好的電子文件歸檔至本單位檔案部門；投標人的檔案部門負責接收招標投標電子檔案，并對整個歸檔過程予以必要的業(yè)務指導。5.3招標代理機構(gòu)的業(yè)務部門負責本單位歸檔保存的招標投標電子文件的形成、收集、整理、移交，負責形成應由招標人、投標人歸檔的招標投標電子文件的歸檔信息包并移交招標人、投標人；招標代理機構(gòu)的檔案部門負責接收本單位歸檔保存的招標投標電子文件，并對整個歸檔過程予以必要的業(yè)務指導。5.4第三方平臺機構(gòu)的業(yè)務部門負責本單位歸檔保存的招標投標電子文件的形成、收集、整理、移交，按要求將應由招標人、投標人、招標代理機構(gòu)白檔保存的招標投標電子文件移交招標人、投標人、招標代理機構(gòu)。第三方平臺機構(gòu)的檔案部門負責接收本單位歸檔保存的招標投標電子文件，并對整個歸檔過程予以必要的業(yè)務指導。5.5招標人、招標代理機構(gòu)、第三方平臺機構(gòu)負責在電子招標投標交易平臺的規(guī)劃、分析、設(shè)計、實施、運維等過程中，落實招標投標電子文件歸檔要求。并將歸檔要求在系統(tǒng)中實現(xiàn)。5.6招標人、投標人、招標代理機構(gòu)、第三方平臺機構(gòu)應加強招標投標電子文件與電子檔案的保密管理。6招標投標電子文件歸檔范圍招標、投標、開標、評標、中標(定標)等招標投標活動全過程產(chǎn)生的具有保存價值的電子文件及其元數(shù)據(jù)均應納入歸檔范圍，各單位參照附錄B,結(jié)合工作實際編制本單位的招標投標電子文件歸檔范圍表，編制依據(jù)包括《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國民法典》中華人民共和國招標投標法實施條例X中華人民共和國政府采購法實施條例X機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定《機關(guān)檔案管理規(guī)定《企業(yè)檔案管理規(guī)定X企業(yè)文件材料日檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》《電子招標投標辦法》。與招標投標活動相關(guān)，但不是由電子招標投標交易平臺產(chǎn)生的電子文件。可根據(jù)工作實際納人招標投標電子文件歸檔范圍。7招標投標電子文件的形成7.1招標投標電子文件源格式符合歸檔要求的直接采用源格式歸檔。源格式不符合歸檔要求的應轉(zhuǎn)換為符合歸檔要求的格式，無法轉(zhuǎn)換的可以采用源格式白檔。不同的招標投標電子文件，根據(jù)其所屬檔案的類別要求確定歸檔格式，推薦如下，-本類電子文件宜以PDF/A、OFD為主格式歸檔，或以RTF、WPS,DOCX、XISX通用格式白檔：—二維矢量電子文件以SVG,SWF,WMF、EMF、EPS,DXF格式歸檔： 三維矢量電子文件以STEP.PDF/E格式歸格：——照片類電子文件以JPG、TIF、PNG格式歸檔；——錄音類電子文件以MP3.WAV格式歸檔；——錄像類電子文件以源格式和AVI,MP4、MPG、FLV格式歸檔。DA/T63—2017的要求形成元數(shù)據(jù)。招標投標電子文件元數(shù)據(jù)與DA/TDA/T63—2017部分元數(shù)據(jù)對照關(guān)系見附錄C。8招標投標電子文件的收集8.1招標投標電子文件歸檔工作應在標段(包)招標流程終結(jié)后定期進行，終結(jié)節(jié)點既可為中標通知書發(fā)出后，也可為合同簽訂后，根據(jù)各單位實際情況決定8.2標段(包)招標流程終結(jié)后，移交歸檔責任人按歸檔范圍(見附錄B)定期將招標投標形成的電子文件和元數(shù)據(jù)，通過接口傳輸至電子檔案管理系統(tǒng)；不具備在線歸檔條件的，移交歸檔責任人應形成離線的歸檔信息包(歸檔信息包結(jié)構(gòu)見附錄D),移交招標人、投標人及招標代理機構(gòu)的招標投標業(yè)務部門。具體歸檔傳輸時間不晚于招標投標所在項目文件歸檔或采購年度的次年3月31日。移交時，電子檔案證據(jù)效力維護應符合國家相關(guān)要求。8.3招標投標電子文件收集時參照DA/T70—2018的相關(guān)要求進行真實性、完整性、可用性、安全性檢測，經(jīng)檢測合格的方可接收，不合格的重新收集，再進行檢測合格后方可接收。8.4招標投標電子文件收集時應完整捕獲元數(shù)據(jù)8.5電子招標投標交易平臺形成的招標投標電子文件，無論是否納入歸檔范圍，均應確定在原平臺上保留的時間，如國家相關(guān)法規(guī)無明確規(guī)定，則至少保留3年。9招標投標電子文件的整理9.1招標人及投標人應將招標投標電子文件歸入文書(管理類)/建設(shè)項目/產(chǎn)品(業(yè)務)等相應門類，按相應門類檔案整理要求，參照GB/T18894,與該門類其他歸檔文件材料一并整理；也可根據(jù)實際情況，獨立形成招標投標業(yè)務檔案，按9.2的要求整理。9.2招標代理機構(gòu)及第三方平臺機構(gòu)按照國家有關(guān)產(chǎn)品(業(yè)務)檔案整理要求，參照GB/T18894,以標段(包)為單位進行整理，一個標段(包)為一卷，卷內(nèi)分階段整理文件。一階段為一個組合文件，如招標階段歸檔文件為一個組合文件，組合文件順序根據(jù)招標投標活動程序先后決定9.3招標投標電子檔案應劃定保管期限。招標代理機構(gòu)的招標投標電子檔案保管期限定為永久、定期30年、定期10年。具體保管期限應不低于關(guān)于工程、貨物、服務的行政管理、訴訟、審計等活動所需的追溯年限。各單位應根據(jù)工作實際，編制本單位的招標投標電子檔案保管期限表。招標人和投標人招標投標電子檔案保管期限按照所歸入相應門類檔案保管期限劃分。10招標投標電子檔案的歸檔10.1招標代理機構(gòu)及第三方平臺機構(gòu)應將完成歸檔整理的招標投標電子文件在一次標段(包)整理完成后向檔案部門歸檔，也可多個標段(包)、一個項目的所有標段(包)、多個項目的所有標段(包)一起整理完成后向檔案部門歸檔，最遲不應超過電子文件形成后的次年6月10.2招標人及投標人應將完成歸檔整理的招標投標電子文件與文書(管理類)/建設(shè)項目/產(chǎn)品(業(yè)務)等相應門類檔案一并歸檔至本單位檔案部門。10.3檔案部門對接收到的招標投標電子文件應及時進行真實性、完整性、可用性、安全性檢測，檢測方法和項目參照DA/T70—2018的相關(guān)要求。經(jīng)檢測合格的方能接收，檢測不合格的應退回重新收集，待檢測合格后方可接收。(資料性)電子招標投標交易平臺歸檔功能、接口功能與電子檔案管理系統(tǒng)接口功能A.1電子招標投標交易平臺歸檔功能電子招標投標交易平臺可根據(jù)《電子招標投標辦法》設(shè)置歸檔功能。歸檔功能參照下列要求：a)配置招標投標電子文件歸檔范圍，用于擬歸檔文件的歸類和聚合；b)自動、準確、完整地捕獲到電子文件及其元數(shù)據(jù)c)支持移交歸檔責任人對白檔電子文件質(zhì)量進行檢查，確認是否滿足歸檔要求，不符合要求的應支持文件的轉(zhuǎn)換、調(diào)整和更改；d)支持移交歸檔責任人對歸檔電子文件進行整理；e)內(nèi)置信息包結(jié)構(gòu)，可將整理好的擬歸檔招標投標電子文件及其元數(shù)據(jù)封裝成歸檔信息包；0支持對歸檔的招標投標電子文件及其元數(shù)據(jù)的真實性、完整性、可用性、安全性進行自動檢測(同時支持人工檢測),可設(shè)定檢測項目與檢測范圍，對不通過的予以退回至收集階段并反饋錯誤原因，且支持重新推送：g)不存在已知的安全漏洞，有嚴格的身份認證和權(quán)限控制手段，支持對歸檔過程中的所有操作及操作人員、時間和結(jié)果等日志信息進行記錄和跟蹤審計：h)支持紙質(zhì)文件和電子文件同時歸檔，并建立二者之間的關(guān)聯(lián)。A.2電子招標投標交易平臺接口功能電子招標投標交易平臺接口功能參照下列要求：a)歸檔前將待歸檔招標投標電子文件及其元數(shù)據(jù)按推薦格式捕獲并轉(zhuǎn)換；b)將招標投標電子文件及其元數(shù)據(jù)傳輸至指定位置(或者調(diào)用對方接口),傳輸過程中招標投標電子文件及其元數(shù)據(jù)不丟失、不被非法更改c)接收電子檔案管理系統(tǒng)的反饋消息，包括歸檔成功消息與失敗消息、失敗故障代碼等；d)對歸檔成功的招標投標電子文件進行已歸檔標記，防止重復歸檔，并能取消標記，在人工干預下重新歸檔：e)記錄歸檔電子文件類型、日檔時間、歸擋狀態(tài)，并能夠?qū)崿F(xiàn)按照歸檔招標投標電子文件類型、歸檔時間、歸檔狀態(tài)組合查詢。A.3電子檔案管理系統(tǒng)接口功能電子檔案管理系統(tǒng)接口功能參照下列要求a)接收電子招標投標交易平臺傳遞來的數(shù)據(jù)(或從指定位置提取數(shù)據(jù));b)對電子招標投標交易平臺提交歸檔的電子文件及其元數(shù)據(jù)的真實性、完整性、可用性、安全性進行檢測，檢測不合格的拒絕接收，并反饋相應不合格的檢測結(jié)果及不合格原因c)將解析后的招標投標電子文件及其元數(shù)據(jù)存儲在指定位置，并保存過程目志d)向電子招標投標交易平臺發(fā)送招標投標電子文件歸檔成功或失敗消息，以及失敗故障代碼等；e)在數(shù)據(jù)接收和存儲等過程中，信息不丟失、不被非法更改：0記錄歸檔招標投標電子文件類型、歸檔時間、歸檔狀態(tài)，并能夠按照歸檔招標投標電子文件類型、歸檔時間、歸檔狀態(tài)組合查詢。(資料性)招標投標電子文件歸檔范圍表B.1給出了招標投標電子文件歸檔范圍參考表。表B.1招標投標電子文件歸檔范圍參考表1√2√3招標代理機構(gòu)、45√√√√√6√√(中標人)(中標人)7√√(資料性)招標投標電子文件與DA/T46—2009、DA/T54—2014、DA/T63-2017部分元數(shù)據(jù)的對照表表C.1給出了招標投標電子文件與DA/T46—2009、D