酒店會(huì)議銷售管理制度

酒店會(huì)議銷售管理制度第一章總則

為確保酒店會(huì)議銷售的效率與效果，規(guī)范會(huì)議的組織與管理，提高會(huì)議質(zhì)量，特制定本管理制度。本制度適用于酒店內(nèi)所有與會(huì)議銷售相關(guān)的活動(dòng)，旨在通過明確流程、職責(zé)與紀(jì)律，加強(qiáng)會(huì)議的組織、協(xié)調(diào)及后續(xù)服務(wù)工作，以提升酒店的品牌形象和客戶滿意度。

一、目的與原則

1.本管理制度旨在規(guī)范酒店會(huì)議銷售的各項(xiàng)工作，保障會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)酒店經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的雙豐收。

2.會(huì)議銷售應(yīng)遵循以下原則：

（1）客戶至上，關(guān)注客戶需求，提供個(gè)性化、專業(yè)化的服務(wù)；

（2）高效協(xié)同，加強(qiáng)各部門間的溝通與協(xié)作，確保會(huì)議順利進(jìn)行；

（3）嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)，細(xì)化會(huì)議組織與管理流程，確保各項(xiàng)工作有序推進(jìn)；

（4）持續(xù)改進(jìn)，積極傾聽客戶意見，不斷提升會(huì)議服務(wù)質(zhì)量。

二、適用范圍

1.本管理制度適用于酒店內(nèi)所有與會(huì)議銷售相關(guān)的活動(dòng)，包括但不限于會(huì)議策劃、場地預(yù)定、會(huì)議服務(wù)、會(huì)后跟蹤等環(huán)節(jié)。

2.本管理制度適用于酒店全體員工，包括直接參與會(huì)議銷售的員工以及其他相關(guān)部門員工。

三、職責(zé)與權(quán)限

1.會(huì)議銷售部門負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、實(shí)施會(huì)議銷售活動(dòng)，確保會(huì)議目標(biāo)的達(dá)成。

2.各相關(guān)部門應(yīng)積極配合會(huì)議銷售部門，提供必要的技術(shù)支持和資源保障。

3.酒店總經(jīng)理對會(huì)議銷售工作進(jìn)行全面領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)審批會(huì)議銷售計(jì)劃、預(yù)算及重大事項(xiàng)。

4.會(huì)議銷售部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)具體執(zhí)行本管理制度，對會(huì)議銷售工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和評估。

四、獎(jiǎng)懲措施

1.對在會(huì)議銷售工作中表現(xiàn)突出的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)，酒店將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

2.對違反本管理制度的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)，酒店將根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于通報(bào)批評、罰款、降職、解聘等。

五、其他

1.本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本管理制度不符的，以本管理制度為準(zhǔn)。

2.本管理制度的解釋權(quán)歸酒店所有。

3.酒店可根據(jù)實(shí)際情況，對本管理制度進(jìn)行修訂和完善。修訂后的管理制度應(yīng)按照酒店內(nèi)部審批流程進(jìn)行審批，并予以公告。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確各部門職責(zé)，特制定以下會(huì)議流程：

一、會(huì)議策劃與籌備

1.需求溝通：會(huì)議銷售部門與客戶進(jìn)行深入溝通，了解會(huì)議類型、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議主題、場地要求等信息，為客戶提供專業(yè)建議。

2.方案制定：根據(jù)客戶需求，制定會(huì)議方案，包括會(huì)議議程、會(huì)場布置、餐飲安排、住宿安排等，并向客戶報(bào)價(jià)。

3.合同簽訂：與客戶達(dá)成一致后，簽訂會(huì)議服務(wù)合同，明確雙方權(quán)利與義務(wù)。

4.預(yù)付款收?。焊鶕?jù)合同約定，收取客戶預(yù)付款，確保會(huì)議籌備工作的順利進(jìn)行。

二、會(huì)議前期準(zhǔn)備

1.會(huì)場預(yù)定：根據(jù)會(huì)議規(guī)模和客戶要求，預(yù)定合適的會(huì)議室，并安排會(huì)場布置。

2.設(shè)備檢查：提前檢查會(huì)議室內(nèi)的音響、投影、燈光等設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.資料準(zhǔn)備：準(zhǔn)備會(huì)議所需的資料、禮品、名片等，并確保充足。

4.人員培訓(xùn)：對參與會(huì)議服務(wù)的員工進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，包括禮儀、專業(yè)知識等。

三、會(huì)議執(zhí)行

1.報(bào)到注冊：會(huì)議開始前，安排專人負(fù)責(zé)參會(huì)人員的報(bào)到注冊工作，發(fā)放會(huì)議資料、胸牌等。

2.會(huì)議簽到：會(huì)議正式開始前，組織參會(huì)人員簽到，確保會(huì)議人數(shù)準(zhǔn)確。

3.會(huì)議主持：由主持人宣布會(huì)議開始，介紹會(huì)議議程、參會(huì)嘉賓等。

4.會(huì)議議程：按照預(yù)定議程進(jìn)行會(huì)議，確保會(huì)議內(nèi)容充實(shí)、有序。

5.休息與茶歇：根據(jù)會(huì)議安排，適時(shí)安排休息時(shí)間，提供茶歇服務(wù)。

6.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議結(jié)束時(shí)，由主持人對會(huì)議進(jìn)行簡要總結(jié)，感謝參會(huì)人員。

四、會(huì)議后期工作

1.紀(jì)要整理：會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，記錄會(huì)議內(nèi)容、結(jié)論和待辦事項(xiàng)。

2.跟蹤落實(shí)：對會(huì)議紀(jì)要中的待辦事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤落實(shí)，確保會(huì)議成果得以實(shí)施。

3.客戶滿意度調(diào)查：了解客戶對會(huì)議服務(wù)的滿意度，收集意見和建議，不斷提升服務(wù)質(zhì)量。

4.費(fèi)用結(jié)算：根據(jù)合同約定，與客戶進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算，包括尾款收取等。

五、會(huì)議檔案管理

1.建立會(huì)議檔案：將會(huì)議策劃、籌備、執(zhí)行等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔，以備查閱。

2.檔案保管：確保會(huì)議檔案的完整、安全，便于后續(xù)查閱和借鑒。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議成果的重要體現(xiàn)，為確保會(huì)議決議的執(zhí)行和目標(biāo)達(dá)成，特制定以下會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)措施：

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與分發(fā)

1.會(huì)議結(jié)束后，由指定人員負(fù)責(zé)整理會(huì)議紀(jì)要，記錄會(huì)議主題、討論內(nèi)容、決策事項(xiàng)、責(zé)任分配及完成時(shí)限等關(guān)鍵信息。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)簡潔明了，便于理解和執(zhí)行。整理完成后，需經(jīng)會(huì)議主持人或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。

3.審批通過的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)盡快分發(fā)至相關(guān)部門和責(zé)任人，確保相關(guān)人員了解會(huì)議內(nèi)容和后續(xù)行動(dòng)要求。

二、跟蹤落實(shí)機(jī)制

1.建立會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)責(zé)任制，明確各責(zé)任人和部門的執(zhí)行任務(wù)，確保會(huì)議決議的落實(shí)。

2.設(shè)立專門的跟蹤落實(shí)小組或指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤工作，對執(zhí)行進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控和督促。

3.定期召開會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)匯報(bào)會(huì)，由各責(zé)任人和部門匯報(bào)執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中的問題。

三、執(zhí)行情況反饋與評估

1.各責(zé)任人和部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向跟蹤落實(shí)小組反饋執(zhí)行情況，包括已完成的任務(wù)、未完成的任務(wù)及原因分析等。

2.跟蹤落實(shí)小組應(yīng)對反饋信息進(jìn)行整理和分析，評估會(huì)議決議的執(zhí)行效果，為改進(jìn)會(huì)議管理提供依據(jù)。

四、問題處理與協(xié)調(diào)

1.對于在執(zhí)行過程中遇到的問題，應(yīng)及時(shí)上報(bào)至跟蹤落實(shí)小組，由小組協(xié)調(diào)相關(guān)部門和人員予以解決。

2.重大問題或跨部門協(xié)調(diào)事項(xiàng)，應(yīng)由跟蹤落實(shí)小組上報(bào)至酒店高層，爭取支持與資源。

五、持續(xù)改進(jìn)

1.定期對會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行回顧和總結(jié)，分析存在的問題和不足，制定改進(jìn)措施。

2.結(jié)合會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況，不斷完善會(huì)議管理制度，提高會(huì)議效率和效果。

六、激勵(lì)機(jī)制

1.對按期完成會(huì)議決議的責(zé)任人和部門給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)工作積極性。

2.對未按期完成或執(zhí)行不力的責(zé)任人，視情節(jié)給予相應(yīng)的處罰，強(qiáng)化責(zé)任意識。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保會(huì)議室的高效利用，提供優(yōu)質(zhì)的會(huì)議環(huán)境，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定：

一、會(huì)議室預(yù)定管理

1.會(huì)議室預(yù)定采取預(yù)約制度，由會(huì)議銷售部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。

2.預(yù)定時(shí)需提供會(huì)議名稱、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、設(shè)備需求等信息，以確保會(huì)議室配置符合會(huì)議需求。

3.預(yù)定需提前一定時(shí)間完成，以便于會(huì)議室的合理安排和準(zhǔn)備。

4.如有特殊需求，如臨時(shí)變更會(huì)議時(shí)間或取消會(huì)議，應(yīng)及時(shí)通知會(huì)議銷售部門，以免造成資源浪費(fèi)。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)按照預(yù)定時(shí)間準(zhǔn)時(shí)開始和結(jié)束，不得隨意占用或拖延。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，不得吸煙、亂丟垃圾。

3.會(huì)議室內(nèi)設(shè)備使用應(yīng)遵循操作規(guī)程，不得私自拆卸或損壞設(shè)備。

4.會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)確保會(huì)議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源、水源，檢查設(shè)備是否歸位。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.定期對會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會(huì)議前，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)測試設(shè)備，確保會(huì)議過程中設(shè)備無故障。

3.對于會(huì)議中出現(xiàn)的設(shè)備問題，應(yīng)立即報(bào)告并尋求技術(shù)支持，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

四、會(huì)議室安全保障

1.會(huì)議室應(yīng)配置適當(dāng)數(shù)量的消防設(shè)施，并定期檢查，確保消防安全。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)設(shè)置明顯的安全標(biāo)識，提醒參會(huì)人員注意安全。

3.會(huì)議期間，應(yīng)確保會(huì)議室的通風(fēng)、照明良好，避免發(fā)生安全事故。

五、會(huì)議室清潔與維護(hù)

1.定期對會(huì)議室進(jìn)行清潔，保持環(huán)境整潔，提升會(huì)議體驗(yàn)。

2.對于會(huì)議室內(nèi)設(shè)施的損壞，應(yīng)及時(shí)維修或更換，確保會(huì)議室的正常使用。

3.會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)對會(huì)議室進(jìn)行徹底清潔，確保下一次會(huì)議的衛(wèi)生和舒適。

六、違規(guī)處理

1.對違反會(huì)議室管理規(guī)定的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)，將根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)的處罰。

2.造成的設(shè)備損壞或額外清潔費(fèi)用，應(yīng)由違規(guī)方承擔(dān)。

3.重復(fù)違規(guī)者，將影響其在酒店的信用等級和后續(xù)服務(wù)。

第五章附則

為確保酒店會(huì)議銷售管理制度的實(shí)施效果，維護(hù)酒店形象和客戶權(quán)益，特制定以下附則：

一