2024年董事會印章管理制度

2024年董事會印章管理制度第一章總則為規(guī)范公司董事會印章的管理，確保印章使用的安全性、有效性和合規(guī)性，特制定本制度。印章是公司合法行為的象征，具有法律效力。為防范印章濫用及風(fēng)險隱患，制定本制度以保障公司權(quán)益、維護(hù)合法合規(guī)運(yùn)營。第二章適用范圍本制度適用于公司董事會及各相關(guān)部門、人員在印章使用和管理過程中的各項活動。所有涉及印章的操作人員均需遵守本制度。第三章法律依據(jù)1.《中華人民共和國民法典》2.《中華人民共和國公司法》3.《企業(yè)印章管理規(guī)定》4.其他相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度。第四章印章的分類與管理第1節(jié)印章分類印章分為以下幾類：1.法人印章：用于公司對外簽署法律文件、合同等。2.財務(wù)印章：用于財務(wù)報表、資金申請、發(fā)票等財務(wù)相關(guān)文件。3.合同印章：專用于合同文件的簽署，具有法律效力。4.其他印章：包括行政印章、部門印章等，按照需要設(shè)立。第2節(jié)印章管理責(zé)任1.印章保管責(zé)任人：由公司指定的專人負(fù)責(zé)印章的保管，確保印章安全存放和合理使用。2.使用申請人：各部門需有專門人員提出印章使用申請，責(zé)任由申請人承擔(dān)。第五章印章使用流程第1節(jié)印章申請1.申請流程：-使用印章前，申請人需填寫《印章使用申請表》，說明使用目的、內(nèi)容及相關(guān)信息。-申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，并報送印章管理責(zé)任人。2.申請審批：-印章管理責(zé)任人對申請表進(jìn)行審核，并決定是否批準(zhǔn)使用。特殊情況需報董事會批準(zhǔn)。第2節(jié)印章使用1.使用規(guī)定：-僅限于批準(zhǔn)的用途使用印章，禁止用于個人或與公司無關(guān)的事項。-使用印章時，須在指定位置蓋章，確保印章清晰完整。2.使用記錄：-每次使用印章后，需在《印章使用登記表》中如實(shí)記錄使用情況，包括使用時間、使用事由、使用人及審核人簽字。第3節(jié)印章歸還1.歸還流程：-印章使用完畢后，責(zé)任人需將印章及時歸還至印章保管處。-歸還時需填寫《印章歸還登記表》，并由印章管理責(zé)任人確認(rèn)。2.異常情況處理：-若印章在使用過程中出現(xiàn)遺失、損毀等情況，使用人需立即報告印章管理責(zé)任人并采取應(yīng)急措施。第六章印章的保管與監(jiān)督第1節(jié)印章保管措施1.存放要求：-印章應(yīng)存放在專用的保險柜中，確保具備防火、防潮、防盜等安全措施。-保險柜的鑰匙由印章管理責(zé)任人保管，其他人員不得隨意接觸。2.定期檢查：-印章管理責(zé)任人需定期檢查印章的安全狀態(tài)，并記錄在案。第2節(jié)監(jiān)督機(jī)制1.監(jiān)督責(zé)任：-公司內(nèi)部審計部門定期對印章使用和管理情況進(jìn)行檢查，確保制度的執(zhí)行和完善。2.反饋機(jī)制：-各部門應(yīng)定期向印章管理責(zé)任人反饋印章使用情況及存在的問題，便于制度的改進(jìn)和優(yōu)化。第七章違規(guī)處理1.違規(guī)行為：-未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用印章、虛假填寫申請表、未按規(guī)定歸還印章等均視為違規(guī)行為。2.處理措施：-對于違反本制度的行為，視情節(jié)輕重，給予警告、罰款、調(diào)崗或解雇等處分，并追究相關(guān)法律責(zé)任。第八章附則1.解釋權(quán)：-本制度由公司法務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。2.實(shí)施日期：-本制度自發(fā)布之日起施行，之前的印章管理相關(guān)制度同時廢止。3.修訂流程：-本制度如需修訂，應(yīng)由法務(wù)部提出修訂建議，經(jīng)過董事會審議通過后實(shí)施