LK-EHS-03 信息交流管理程序

本文件之著作權(quán)及業(yè)務(wù)秘密內(nèi)容屬于LUXCASE-ICT公司，非經(jīng)準(zhǔn)許不得翻印ThisdocumentisthesolepropertyofLUXCASE-ICT.Andshouldnotbeusedinwholeorinpartwithoutpriorwrittenpermission.管理體系文件ManagementSystemDocument文件編號(hào)：DocumentNo.:LK-EHS-03文件名稱：Documentname:信息交流管理程序版本：Revision：1頁次：Page：1/6~6/6核準(zhǔn)Approvedby會(huì)簽Countersignby審核Checkedby制定PreparedBy文件發(fā)行章IssueSeal管理體系文件ManagementSystemDocument主題：Object：編號(hào)：NO.：LK-EHS-03信息交流管理程序版次：REV.：1頁數(shù)：Page：2/6*****修訂履歷*****UpdateRecord版次Rev修訂日期Updatedate修訂頁次Updatepage修訂內(nèi)容UpdateContent12022-09-02All新版發(fā)行NewDocumentReleased管理體系文件ManagementSystemDocument主題：Object：編號(hào)：NO.：LK-EHS-03信息交流管理程序版次：REV.：1頁數(shù)：Page：/6 1.目的：為確保企業(yè)內(nèi)部有效運(yùn)行環(huán)境與職業(yè)健康安全管理體系，與內(nèi)、外部相關(guān)方保持良好的信息交流，制定本管理程序。2.范圍:適用于立鎧精密科技（鹽城）有限公司、日銘電腦配件（上海）有限公司、勝瑞電子科技（上海）有限公司、日善電腦配件（嘉善）有限公司、日達(dá)智造科技(如皋)有限公司，內(nèi)部所有員工、客戶、供貨商、承包商等管理體系運(yùn)行中內(nèi)外部協(xié)調(diào)及信息交流。3.權(quán)責(zé)：3.1安全委員會(huì)：3.1.1公司內(nèi)部環(huán)境與職業(yè)健康安全會(huì)議，重要訊息的接收與檢討；3.1.2環(huán)境與職業(yè)健康安全各事項(xiàng)溝通分工配合、推動(dòng)執(zhí)行。3.2環(huán)境及健康安全管理者代表：3.2.1重要信息的回復(fù)及相關(guān)團(tuán)體的接待對(duì)話，必要時(shí)需環(huán)境及健康安全管理者代表響應(yīng)。3.2.2負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、處理公司內(nèi)各部門、各層次之間的信息的雙向交流。3.3環(huán)安部門：3.3.1建立內(nèi)外部溝通渠道，及時(shí)接收、匯集、記錄相關(guān)方信息；3.3.2定期對(duì)接收的信息、意見進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析；3.3.3有效的運(yùn)用環(huán)境與職業(yè)健康安全溝通渠道，進(jìn)行廠區(qū)間溝通協(xié)調(diào)處理。3.4各單位：主管需鼓勵(lì)倡導(dǎo)員工了解公司相關(guān)EHS政策，員工享有保證自身健康及工作環(huán)境建議、投訴權(quán)利。4.定義：4.1相關(guān)方：關(guān)注公司環(huán)境與職業(yè)健康安全績(jī)效或受其績(jī)效影響的個(gè)人或團(tuán)體5.作業(yè)說明：5.1內(nèi)部信息交流5.1.1內(nèi)部信息交流的內(nèi)容，包括但不限于以下方面：5.1.1.1環(huán)境和職業(yè)健康安全方針政策、目標(biāo)指標(biāo)及管理方案；5.1.1.2法律法規(guī)及其他要求的遵循及程序文件、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況；5.1.1.3環(huán)境因素、危險(xiǎn)因素相關(guān)信息；5.1.1.4內(nèi)審和管理評(píng)審的情況；5.1.1.5監(jiān)測(cè)、測(cè)量和監(jiān)視統(tǒng)計(jì)結(jié)果；5.1.1.6事故、應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)；5.1.1.7不符合項(xiàng)與糾正、預(yù)防措施執(zhí)行情況；5.1.1.8員工對(duì)職業(yè)健康安全的意見和要求；

5.1.1.9相關(guān)的教育培訓(xùn)情況；5.1.1.10公司有關(guān)管理工作的文件、決定、要求等；5.1.2內(nèi)部信息的交流方式/途徑：5.1.2.1內(nèi)部的交流方式：各種會(huì)議（如：內(nèi)審、管理評(píng)審會(huì)議、部門內(nèi)部會(huì)議、各種專項(xiàng)會(huì)議、員工大會(huì)等）、部門會(huì)簽、相關(guān)意識(shí)教育培訓(xùn)和崗位培訓(xùn)、公司官網(wǎng)及宣傳公告、員工提案與建議、日常報(bào)告、電話傳真、郵件、企業(yè)微信、工作記錄、內(nèi)部稽核等方式。5.1.3內(nèi)部信息交流的實(shí)施：5.1.3.1公司的管理體系方針政策、目標(biāo)、有關(guān)要求，應(yīng)通過各種形式宣導(dǎo)傳達(dá)到每位員工，包括但不限于：文件、手冊(cè)、公告墻、員工工牌、新進(jìn)員工培訓(xùn)等。5.1.3.2環(huán)境與職業(yè)健康安全決策事項(xiàng)：可通過安委會(huì)召開的會(huì)議，對(duì)相關(guān)部門進(jìn)行溝通，并形成會(huì)議紀(jì)要，傳達(dá)執(zhí)行。5.1.3.3管理者代表可通過召開臨時(shí)會(huì)議，傳達(dá)從外部接收到的重要信息，或協(xié)商內(nèi)部的重要因素信息處理與決議。5.1.3.4環(huán)安體系運(yùn)行過程中的信息，如法律法規(guī)的信息交流、文件控制的信息交流、緊急情況的處理信息、內(nèi)審及管理評(píng)審的報(bào)告信息等按各有關(guān)程序文件的規(guī)定進(jìn)行。5.1.3.5環(huán)安部每周定期召開環(huán)境與職業(yè)健康安全檢討會(huì)，對(duì)環(huán)境及職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行的各項(xiàng)事務(wù)執(zhí)行、溝通及討論。環(huán)安部與相關(guān)部門的信息交流以日常工作記錄、文件、稽核報(bào)告、郵件等形式進(jìn)行，由各部門環(huán)安干事對(duì)文件進(jìn)行接收、傳達(dá)以及糾正措施追蹤回饋。可參考【糾正及預(yù)防管理程序】。5.1.3.6員工可通過員工意見箱、電話、郵件、行政服務(wù)窗口等方式，就任何關(guān)于環(huán)境與職業(yè)健康安全相關(guān)的事項(xiàng)進(jìn)行建議、檢舉，環(huán)安部負(fù)責(zé)對(duì)提出的問題進(jìn)行調(diào)查、分析與處理反饋，并保留相關(guān)記錄。5.2外部信息交流

5.2.1外部信息交流的主要內(nèi)容

5.2.1.1法律法規(guī)的變動(dòng)與政府部門要求；

5.2.1.2社區(qū)、周遭居民等相關(guān)方的投訴和抱怨；

5.2.1.3來自客戶、供方和承包方的信息；

5.2.1.4其他外部相關(guān)方的信息；

5.2.1.5公司向外部傳遞的信息。5.2.2外部信息的交流途徑包括：

5.2.2.1政府機(jī)構(gòu)、同行業(yè)召開的研討會(huì)、政府頒布的政策法規(guī)、公告、信函等；

5.2.2.2相關(guān)外部機(jī)構(gòu)的聯(lián)系電話、訪談、調(diào)查表/問卷；

5.2.2.3公司聯(lián)絡(luò)電話、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)/主頁、文件、郵箱、傳真；

5.2.2.4承包方安全培訓(xùn)、調(diào)研，依據(jù)【承攬商管理程序】執(zhí)行；5.2.2.5對(duì)外宣傳及媒體廣告等方式。5.2.3外部信息的接收與處理

5.2.3.1政府部門環(huán)安信息交流A.公司應(yīng)積極主動(dòng)參與政府機(jī)構(gòu)或同業(yè)召開的各項(xiàng)工業(yè)減廢、污染預(yù)防、安全衛(wèi)士等相關(guān)研討會(huì)，由環(huán)安部門代表參與并學(xué)習(xí)、整理會(huì)議內(nèi)容。B.對(duì)于政府要求申報(bào)的環(huán)境安全健康信息及相關(guān)數(shù)據(jù)、代辦事項(xiàng)由環(huán)安部門接受確認(rèn)并及時(shí)組織執(zhí)行。C.因重大突發(fā)事故造成環(huán)境污染、職業(yè)災(zāi)害、人員死亡時(shí)，由企業(yè)主要負(fù)責(zé)人依法規(guī)規(guī)定時(shí)限通報(bào)相關(guān)改善提案或報(bào)告。5.2.3.2客戶相關(guān)信息交流A.相關(guān)部門接收到客戶關(guān)于環(huán)境、職業(yè)健康安全方面要求或抱怨時(shí)，確認(rèn)內(nèi)容要求，結(jié)合實(shí)際情況積極予以配合實(shí)施B.供方、承攬商及其他相關(guān)方信息交流C.環(huán)境、職業(yè)健康安全涉及的供方、承攬商、周遭居民及其他相關(guān)方，雙向的溝通交流意見或抱怨等處理，參照各相關(guān)管理程序或規(guī)范進(jìn)行。由環(huán)安部依據(jù)事件的影響程度判定，積極溝通、確認(rèn)回復(fù)。若溝通事項(xiàng)需改善時(shí)，依據(jù)【糾正及預(yù)防管理程序】進(jìn)行，改善及執(zhí)行結(jié)果確認(rèn)無誤后回復(fù)。5.2.3.4環(huán)保及職業(yè)健康安全相關(guān)議題的外部信息，由環(huán)安部協(xié)調(diào)向單位處理，如不能在短期內(nèi)獲得結(jié)果，應(yīng)視情況向提出方告知處理情況，過程進(jìn)展與結(jié)果持續(xù)跟蹤說明。5.3信息交流記錄與保存5.3.1各部門收集與本部門相關(guān)的環(huán)境和職業(yè)健康安全信息，使用【信息交流記錄表】對(duì)外部信息交流情況進(jìn)行記錄、整理，并匯總至環(huán)安部門。5.3.2內(nèi)