LK-EHS-03 信息交流管理程序

本文件之著作權及業(yè)務秘密內容屬于LUXCASE-ICT公司，非經準許不得翻印ThisdocumentisthesolepropertyofLUXCASE-ICT.Andshouldnotbeusedinwholeorinpartwithoutpriorwrittenpermission.管理體系文件ManagementSystemDocument文件編號：DocumentNo.:LK-EHS-03文件名稱：Documentname:信息交流管理程序版本：Revision：1頁次：Page：1/6~6/6核準Approvedby會簽Countersignby審核Checkedby制定PreparedBy文件發(fā)行章IssueSeal管理體系文件ManagementSystemDocument主題：Object：編號：NO.：LK-EHS-03信息交流管理程序版次：REV.：1頁數(shù)：Page：2/6*****修訂履歷*****UpdateRecord版次Rev修訂日期Updatedate修訂頁次Updatepage修訂內容UpdateContent12022-09-02All新版發(fā)行NewDocumentReleased管理體系文件ManagementSystemDocument主題：Object：編號：NO.：LK-EHS-03信息交流管理程序版次：REV.：1頁數(shù)：Page：/6 1.目的：為確保企業(yè)內部有效運行環(huán)境與職業(yè)健康安全管理體系，與內、外部相關方保持良好的信息交流，制定本管理程序。2.范圍:適用于立鎧精密科技（鹽城）有限公司、日銘電腦配件（上海）有限公司、勝瑞電子科技（上海）有限公司、日善電腦配件（嘉善）有限公司、日達智造科技(如皋)有限公司，內部所有員工、客戶、供貨商、承包商等管理體系運行中內外部協(xié)調及信息交流。3.權責：3.1安全委員會：3.1.1公司內部環(huán)境與職業(yè)健康安全會議，重要訊息的接收與檢討；3.1.2環(huán)境與職業(yè)健康安全各事項溝通分工配合、推動執(zhí)行。3.2環(huán)境及健康安全管理者代表：3.2.1重要信息的回復及相關團體的接待對話，必要時需環(huán)境及健康安全管理者代表響應。3.2.2負責協(xié)調、處理公司內各部門、各層次之間的信息的雙向交流。3.3環(huán)安部門：3.3.1建立內外部溝通渠道，及時接收、匯集、記錄相關方信息；3.3.2定期對接收的信息、意見進行統(tǒng)計、分析；3.3.3有效的運用環(huán)境與職業(yè)健康安全溝通渠道，進行廠區(qū)間溝通協(xié)調處理。3.4各單位：主管需鼓勵倡導員工了解公司相關EHS政策，員工享有保證自身健康及工作環(huán)境建議、投訴權利。4.定義：4.1相關方：關注公司環(huán)境與職業(yè)健康安全績效或受其績效影響的個人或團體5.作業(yè)說明：5.1內部信息交流5.1.1內部信息交流的內容，包括但不限于以下方面：5.1.1.1環(huán)境和職業(yè)健康安全方針政策、目標指標及管理方案；5.1.1.2法律法規(guī)及其他要求的遵循及程序文件、規(guī)范標準的執(zhí)行情況；5.1.1.3環(huán)境因素、危險因素相關信息；5.1.1.4內審和管理評審的情況；5.1.1.5監(jiān)測、測量和監(jiān)視統(tǒng)計結果；5.1.1.6事故、應急準備與響應；5.1.1.7不符合項與糾正、預防措施執(zhí)行情況；5.1.1.8員工對職業(yè)健康安全的意見和要求；

5.1.1.9相關的教育培訓情況；5.1.1.10公司有關管理工作的文件、決定、要求等；5.1.2內部信息的交流方式/途徑：5.1.2.1內部的交流方式：各種會議（如：內審、管理評審會議、部門內部會議、各種專項會議、員工大會等）、部門會簽、相關意識教育培訓和崗位培訓、公司官網及宣傳公告、員工提案與建議、日常報告、電話傳真、郵件、企業(yè)微信、工作記錄、內部稽核等方式。5.1.3內部信息交流的實施：5.1.3.1公司的管理體系方針政策、目標、有關要求，應通過各種形式宣導傳達到每位員工，包括但不限于：文件、手冊、公告墻、員工工牌、新進員工培訓等。5.1.3.2環(huán)境與職業(yè)健康安全決策事項：可通過安委會召開的會議，對相關部門進行溝通，并形成會議紀要，傳達執(zhí)行。5.1.3.3管理者代表可通過召開臨時會議，傳達從外部接收到的重要信息，或協(xié)商內部的重要因素信息處理與決議。5.1.3.4環(huán)安體系運行過程中的信息，如法律法規(guī)的信息交流、文件控制的信息交流、緊急情況的處理信息、內審及管理評審的報告信息等按各有關程序文件的規(guī)定進行。5.1.3.5環(huán)安部每周定期召開環(huán)境與職業(yè)健康安全檢討會，對環(huán)境及職業(yè)健康安全管理體系運行的各項事務執(zhí)行、溝通及討論。環(huán)安部與相關部門的信息交流以日常工作記錄、文件、稽核報告、郵件等形式進行，由各部門環(huán)安干事對文件進行接收、傳達以及糾正措施追蹤回饋。可參考【糾正及預防管理程序】。5.1.3.6員工可通過員工意見箱、電話、郵件、行政服務窗口等方式，就任何關于環(huán)境與職業(yè)健康安全相關的事項進行建議、檢舉，環(huán)安部負責對提出的問題進行調查、分析與處理反饋，并保留相關記錄。5.2外部信息交流

5.2.1外部信息交流的主要內容

5.2.1.1法律法規(guī)的變動與政府部門要求；

5.2.1.2社區(qū)、周遭居民等相關方的投訴和抱怨；

5.2.1.3來自客戶、供方和承包方的信息；

5.2.1.4其他外部相關方的信息；

5.2.1.5公司向外部傳遞的信息。5.2.2外部信息的交流途徑包括：

5.2.2.1政府機構、同行業(yè)召開的研討會、政府頒布的政策法規(guī)、公告、信函等；

5.2.2.2相關外部機構的聯(lián)系電話、訪談、調查表/問卷；

5.2.2.3公司聯(lián)絡電話、計算機網絡/主頁、文件、郵箱、傳真；

5.2.2.4承包方安全培訓、調研，依據(jù)【承攬商管理程序】執(zhí)行；5.2.2.5對外宣傳及媒體廣告等方式。5.2.3外部信息的接收與處理

5.2.3.1政府部門環(huán)安信息交流A.公司應積極主動參與政府機構或同業(yè)召開的各項工業(yè)減廢、污染預防、安全衛(wèi)士等相關研討會，由環(huán)安部門代表參與并學習、整理會議內容。B.對于政府要求申報的環(huán)境安全健康信息及相關數(shù)據(jù)、代辦事項由環(huán)安部門接受確認并及時組織執(zhí)行。C.因重大突發(fā)事故造成環(huán)境污染、職業(yè)災害、人員死亡時，由企業(yè)主要負責人依法規(guī)規(guī)定時限通報相關改善提案或報告。5.2.3.2客戶相關信息交流A.相關部門接收到客戶關于環(huán)境、職業(yè)健康安全方面要求或抱怨時，確認內容要求，結合實際情況積極予以配合實施B.供方、承攬商及其他相關方信息交流C.環(huán)境、職業(yè)健康安全涉及的供方、承攬商、周遭居民及其他相關方，雙向的溝通交流意見或抱怨等處理，參照各相關管理程序或規(guī)范進行。由環(huán)安部依據(jù)事件的影響程度判定，積極溝通、確認回復。若溝通事項需改善時，依據(jù)【糾正及預防管理程序】進行，改善及執(zhí)行結果確認無誤后回復。5.2.3.4環(huán)保及職業(yè)健康安全相關議題的外部信息，由環(huán)安部協(xié)調向單位處理，如不能在短期內獲得結果，應視情況向提出方告知處理情況，過程進展與結果持續(xù)跟蹤說明。5.3信息交流記錄與保存5.3.1各部門收集與本部門相關的環(huán)境和職業(yè)健康安全信息，使用【信息交流記錄表】對外部信息交流情況進行記錄、整理，并匯總至環(huán)安部門。5.3.2內