中小企業(yè)合同管理規(guī)章-4

第第頁公司合同管理規(guī)章第一章目的及范圍1.1為了促進公司對外經濟活動的開展，規(guī)范員工對外業(yè)務往來中的行為，明確員工在工作中的職責，防止公司蒙受不必要的經濟的損失，特制定本制度。1.2合同作為明確合同雙方權利的義務的依據(jù)，具有法律約束力，故凡在經營管理活動中以公司名義與外界發(fā)生經濟往來的，應當簽定合同。1.3合同采取書面形式，所謂的書面合同指正式合同文本、備忘錄、傳真、信函、圖表等可以以書面形式加以固定的形式。如果因情況緊急，要采取國際流行的電子簽名加以確認合同內容的，首先要經公司授權負責人同意，其后要盡可能地采用上面的提到的幾種合同形式加以固定。1.4本規(guī)定所指的合同包括公司日常全部合同。1.5公司由法律顧問根據(jù)總經理的授權，對合同進行動態(tài)監(jiān)督管理，有關合同的訂立、履行、變更、解除和終止等重要事宜由法律顧問對各部門實行指導。第二章合同的批審權限2.1合同原則上由總經理簽訂，但經總經理授權的可以由副總、總助或其他負責人簽署?？偨浝淼氖跈喾绞娇梢詾槭跈鄷㈦娫?、傳真等。副總、總助可以簽署除總經理審批范圍外的其他合同。2.2總經理審批、簽署范圍2.2.1業(yè)務合同屬于第一次合作，金額在人民幣萬以上的（含萬）。2.2.2業(yè)務合同屬于經常性的，金額在人民幣萬以上的（含萬）。2.3部門經理審批、簽署范圍2.3.1業(yè)務合同屬于第一次合作，金額在人民幣萬以上的（含萬）。2.3.2業(yè)務合同屬于經常性的，金額在人民幣萬以上的（含萬）。2.4律師合同附簽上述重要合同在交由上述管理人員簽字之前可以由顧問律師附簽，以說明該合同已經得到了法律上的審查。第三章合同訂立之前的前期調查3.1在簽訂合同之前應當盡可能對交易對方的以下情況進行了解：3.1.1要求對方提供將其主題資格方面的法律條文，如營業(yè)執(zhí)照，重大的交易對象不妨到有關公司登記機關查其登記內容。3.1.2交易公司的背景和相關歷史。3.1.3對交易公司的營運狀況進行分析。3.1.4對交易公司的信用信譽情況進行了解，如過去是否認真履行了與他人之間訂立的合同，是否有欺詐或不講信用的行為，是否已卷入與他人的或與國家機關的糾紛。3.1.5對交易公司的資信了解，包括是否有房屋還是租用他人房屋，相關財產是否抵押。3.2所欲簽訂的合同在經濟上的可行性可交由財務部門審核，財務部門有相關建議的，可以在合同草擬稿中說明，并由會計簽名。3.3以上情況在簽訂合同之前應盡可能知曉，如果調查了解的成本過高，可以在將來簽訂主合同時加入對方保證條款。3.4經辦人員對以上信息的記錄或調查的情況將來與合同原件一并入檔。第四章合同的訂立步驟4.1與外界達成經濟往來意向，經協(xié)商一致，應訂立書面合同。4.2合同由各級經辦人自行擬稿，合同內容包括標的，數(shù)量和質量，價款或酬金旅行的期限、地點和方式，違約責任等主要條款。涉及合同對于適用法律及選用仲裁條款要盡可能選擇中國法律及中國范圍內仲裁。4.3在訂立合同之前要充分了解對方的狀況、目的，雙方所處的地位，以采取不同的方案和對策，在對方商談過程中要從有利于本公司的程度逐次引導。4.4格式化的合同由經辦人按合同紙上的要求填寫。4.5重要合同由法律顧問負責擬稿。4.6擬稿完畢后，經本部門審核后，交由律師進行法律審查，顧問律師根據(jù)法律對合同稿審核并簽署意見，之后交由經辦人按合同簽訂權限報相關負責人簽訂。4.7重要合同則再轉總經理，非重要合同則直接交印章保管人用印。4.8法律顧問對合同稿提出意見的、則向經辦人說明情況并退回。經辦人要求通過的、但法律顧問仍持保留意見的，經辦人可以根據(jù)層級上報到上級管理人員，并由該管理人員對合同進行再次審查。4.9總經理對重要合同稿和有爭議合同稿予以審核并具有終審權。第五章合同的執(zhí)行5.1合同在簽訂之后，原則上整個過程應當由經辦人負責全過程的執(zhí)行，經辦人員要做到對合同的內容、每一個細節(jié)要有充分的了解。5.2當合同在執(zhí)行過程中出現(xiàn)任何新的重大的事實情況時，經辦人應及時地向部門負責人匯報并及時征求律師的意見，以尋求對策。5.3合同在執(zhí)行期間如發(fā)生人員變動的，如該人員只是在公司內部變動，則由該經辦人員繼續(xù)負責，有特殊情況的可以由原經辦人向新經辦人完全、充分說明合同執(zhí)行的整個情況，環(huán)節(jié)，交接相關資料。新經辦人不了解的地方，原經辦人要負責說明。5.4如原經辦人離開公司的，要由其將合同執(zhí)行的全部資料交接下來，并充分說明整個合同的執(zhí)行情況，經該業(yè)務部門確認無誤的，方可辦理離職手續(xù)。5.5合同執(zhí)行完畢后，相關資料由經辦人及時交檔案保管部門入檔。經辦人要對入檔材料的真實性負責。第六章入檔管理6.1合同簽章生效后，正本由檔案保管部門歸檔，合同有關的業(yè)務資料由相關的業(yè)務部門保管復印件，原件有富余的也可持有一份原件。6.2合同作為公司對外經濟活動的重要法律依據(jù)和公司內部明確職責的憑證，有關人員應保守合同秘密，并及時按機密程度專門歸檔。6.3檔案保管人員應妥善保管與合同有關的資料，包括與之有關的文書、圖表、傳真件以及相關單證等。6.4以上資料不得隨意改動、棄置、銷毀、遺失。6.5檔案保管人員要定期檢查已執(zhí)行完畢但未歸檔的合同及相關文件。第七章責任7.1凡因越權處理合