檔案的檢索編研和利用秦壘年月TEACHI

主講人：秦壘

|日期：2024年4月TEACHINGRESOURCEDATABASEOFMODERNSECRETARYMAJOR檔案的檢索、編研和利用1.檔案檢索工作2.檔案編研工作3.檔案利用工作PART01PART0301檔案檢索工作現(xiàn)代文秘專業(yè)教學(xué)資源庫PART02檔案檢索是對檔案信息進行分析存儲和根據(jù)需要進行查找的工作，是開展檔案利用工作的必要條件，是開發(fā)檔案信息資源的基本手段。一、檔案檢索工作的概述（一）信息存儲即將檔案中具有檢索意義的特征標(biāo)識出來編排成檢索工具或組成檔案信息數(shù)據(jù)庫的過程，包括檔案著錄與標(biāo)引、編制檢索工具兩個環(huán)節(jié)。1.著錄標(biāo)引檔案著錄是在編制檔案檢索工具時，對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程；檔案標(biāo)引是指在對檔案內(nèi)容特征進行標(biāo)注時，需要將其主題概念借助檢索語言轉(zhuǎn)換為規(guī)范化的檢索標(biāo)識的過程。2.編制檢索工具指對著錄標(biāo)引后形成的條目加以系統(tǒng)排列，手工檢索即形成卡片式或書本式目錄，計算機檢索則將條目輸入計算機，建立計算機數(shù)據(jù)庫。（二）信息查找1.確定查找內(nèi)容即根據(jù)用戶的檢索提問，進行具體分析，確定利用者所需檔案信息的具體內(nèi)容，形成概念，并將這些概念借助檢索語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的檢索標(biāo)志。2.進行信息查找檔案工作者通過各種手段把表示利用需求的檢索標(biāo)識或檢索表達式與存儲的手工檢索工具或計算機數(shù)據(jù)庫中的標(biāo)識進行相符性比較，將符合利用要求的條目查找出來。（三）檢索效率檢索效率是在檢索過程中滿足利用者需求的全面性和準(zhǔn)確性程度，是衡量檔案檢索系統(tǒng)性能與質(zhì)量的一個最基本的指標(biāo)。評價檔案查檢的效率有查全率和查準(zhǔn)率。檢索出的有關(guān)檔案查全率=————————×100%

全部有關(guān)檔案檢索出的有關(guān)檔案查準(zhǔn)率=—————————×100%

檢索出的全部檔案（一）檔案著錄的內(nèi)容1、題名與責(zé)任說明項：包括正題名、并列題名、副題名及其題名說明性文字、文件編號、責(zé)任者和附件6個單元；2、稿本與文種項；3、密級與保管期限項；4、時間項：文件的起止時間；5、載體類型及形態(tài)項：載體類型、數(shù)量及單位、規(guī)格3個單元；6、附注項與提要項：包括附注與提要兩個單元；7、排檢與編號項目：包括分類號、檔案館代號、檔號、縮微號、電子文檔號、主題詞或關(guān)鍵詞6個單元；二、檔案著錄（二）檔案著錄標(biāo)識符“.—”置于下列各著錄項之前：稿本與文種項、密級與保管期限項、時間項、載體形態(tài)項、附注項。“=”置于并列題名之前?！埃骸敝糜谙铝懈髦涰椫埃焊鳖}名及說明題名文字、文件編號、文種、保管期限、數(shù)量及單位、規(guī)格?！?”置于第一個責(zé)任者之前?！?”置于每一個附件之前?！埃弧敝糜诙鄠€文件編號之間、多個責(zé)任者之間?！?，”用于相同職責(zé)、身份省略時的責(zé)任者之間或同一責(zé)任者的不同職責(zé)、身份之間?！癧]”自擬題名、考證作者、年度?！埃ǎ敝糜谙铝兄泝?nèi)容的兩端：責(zé)任者所屬機構(gòu)名稱、責(zé)任者真實姓名、責(zé)任者職責(zé)或身份、外國責(zé)任者國別及姓名原文、中國責(zé)任者時代、歷史檔案中的朝代紀(jì)年、農(nóng)歷、地支代月、韻目代日轉(zhuǎn)換后的公元紀(jì)年?！?？”用于不能確定的著錄內(nèi)容，一般與“[]”號配合使用。“—”用于下列著錄內(nèi)容之間：日期起止和檔號、電子文檔號、縮微號各層次之間?！啊庇糜诠?jié)略內(nèi)容。“□”用于每一個殘缺文字和未考證出時間的每一數(shù)字。未考證出的責(zé)任者及難以計數(shù)的殘缺文字用三個“□□□”。（三）著錄方法1.題名與責(zé)任項說明（1）題名①正題名：一般指單份文件文首的題目名稱和案卷封面上的題目名稱。按照原文著錄。②并列題名：并列題名及第二種語言文字，前面加“=”號。③副題名：解釋或從屬于正題名的另一題名，也稱解釋題名，前面用“：”號。特殊情況：沒有題名的文件，根據(jù)其內(nèi)容擬寫題名，并加“[

]”號。題名含義不清，不能正確揭示內(nèi)容時，原題名照錄，并根據(jù)其內(nèi)容另擬題名附后，加“[

]”號。（2）文件編號一般為發(fā)文字號，發(fā)文字號中“〔〕”改為“[]”，其余按照原文字和符號著錄，前面加“：”號。（3）責(zé)任說明①第一責(zé)任者，標(biāo)識號為“/”。②責(zé)任者有多個時，以“；”相隔或用“…”或“等”表示。③文件責(zé)任者不完整時，應(yīng)按照原文著錄，將考證出的真實責(zé)任者附后，并加[]，如：/王國央[王國英]。④機關(guān)團體責(zé)任者若用簡稱，則要用通用的簡稱。⑤歷代政權(quán)機關(guān)團體責(zé)任者，應(yīng)冠以朝代或政權(quán)名稱，并加“（）”。如（清）軍機處、（民國）外交部。⑥個人責(zé)任者為別名或筆名時，應(yīng)按照原文著錄，真實姓名附后，用“（）”，如朱玉階（朱德）、茅盾（沈雁冰）。⑦未署名的責(zé)任者，應(yīng)將考證的責(zé)任者用“[]”表示，若考證無果，以三個“□□□”表示。⑧清代以前的個人責(zé)任者，著錄時須要在姓名前標(biāo)明朝代，加“（）”號，如（清）李鴻章，（明）魏忠賢。⑨外國責(zé)任者的文件，應(yīng)著錄各歷史時期易于識別的國別簡稱，統(tǒng)一的中文姓氏譯名，國別、姓氏的原文和名的縮寫均加“（）”號。如（美）愛因斯坦（Einstein，A.）（4）附件附件是文件正文后的附件材料，只著錄附件題名，其前冠“+”號。文件正文有多個附件時，應(yīng)逐一著錄各附件題名，各附件題名前均冠以“+”號，如“+國務(wù)院通知+國家教委報告+市計委、市高教局、市人事局實施意見”。2.稿本與文種項稿本指檔案文件的文稿、文本和版本，如：草稿、定稿、手稿、底圖、藍圖、影印本等。稿本前加“.—”。文種，指文件種類的名稱。如：命令、決議、指示、通知、報告等等。文種前加“：”表示。3.密級與保管期限項密級，即保密等級，分為公開級、國內(nèi)級、內(nèi)部級、秘密級、機密級、絕密級五個等級。對于已經(jīng)升、降、解密的，應(yīng)著錄最新的密級，密級前加“.—”，保管期限前加“：”。4.時間項時間項一律用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示第1~4位表示年，第5~6位表示月，第7~8位表示日。時間項前加“.—”文件沒有日期的，考證日期再著錄，并加“[]”；文件時間不完整或部分字跡不清楚時，缺少部分以“□”代之，再將考證時間附后。如是在考證不出結(jié)果，用八位“□”代替。歷史檔案中的朝代紀(jì)年、農(nóng)歷、地支代月、韻目代日應(yīng)照原文著錄，同時將轉(zhuǎn)換后的公元紀(jì)年附后，并加“（）”號。如.—清乾隆10年9月26日（17451021）5.載體類型及形態(tài)項（1）載體類型載體類型包括甲骨、金石、簡牘、紙、唱片、膠片、磁帶、磁盤、光盤等等。一般來說紙質(zhì)載體的檔案不著錄。其前面加“.—”（2）數(shù)量及單位數(shù)量用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，單位包括頁、卷、冊、張、片、盒、米等。著錄時前面加“：”。如“.—12頁：16開”，“.—唱片：4張”。（3）規(guī)格規(guī)格指檔案載體的尺寸及型號，其前加“：”。如“.—磁盤：2片：3.5英寸”。6.附注與提要項（1）附注附注是對著錄各個項目中需要解釋和補充的事項，其前加“.—”。①題名附注。如.—題名又稱“工業(yè)30條”②責(zé)任者附注。如.—責(zé)任者據(jù)筆跡考證③時間附注。如.—時間為收文時間④載體形態(tài)附注。如.—中間缺3頁（2）提要項提要項對文件和案卷內(nèi)容的簡介和評述，要求簡明扼要，準(zhǔn)確清楚，一般不超過200字。7.排檢與編號項（1）分類號：左上角第一行（2）檔案館代碼：右上角第一行（3）檔號：左上角第二行，各號之間用“—”相隔（4）電子文檔號：第二行中間位置（5）縮微號：右上角第二行（6）主題詞或關(guān)鍵詞：表達檔案主體內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組，著錄于提要項下一行，頂格，各詞之間空一格，一個詞不得分作兩行書寫。（四）檔案著錄格式分類號

檔案館（室）代號檔號電子文檔號縮微號正題名=并列題名：副題名及說明題名文字：文件編號/責(zé)任者+附件.—稿本：文種.—密級：保管期限.—時間.—載體類型：數(shù)量及單位：規(guī)格.—附注

提要主題詞或關(guān)鍵詞（一）檔案檢索工具的種類檔案檢索工具的種類劃分按檢索范圍全宗范圍、檔案館范圍、若干館范圍、專題范圍按載體形式紙張式（卡片式、書本式）、縮微式、機讀式按編制方法目錄、索引、指南按功能查找性、報道性、館藏性三、檔案檢索工具（二）常用的檔案檢索工具1.案卷目錄是以案卷為單位，依據(jù)檔案整理順序組織起來的，固定案卷位置，統(tǒng)計案卷數(shù)量，監(jiān)督、保護檔案材料的一種管理工具；也是檔案館（室）最基本的一種檢索工具。2.分類目錄是根據(jù)體系分類法的原理，將檔案主題按《中國檔案分類法》的邏輯體系組織起來的綜合性檢索工具。主要特點：系統(tǒng)地提示檔案的主題內(nèi)容，具有較強的族性檢索功能。一般采用卡片式，即分類卡片即將檔案館（室）永久和長期保存的文件或案卷，逐一制成卡片，打破全宗界限和全宗內(nèi)分類系統(tǒng)，按邏輯體系分類排列。3.專題目錄是系統(tǒng)提示檔案館（室）內(nèi)有關(guān)某一專門題目檔案內(nèi)容和成分的一種檢索工具。特點：一般采用卡片式；不受全宗、年度的限制，擴大了信息的存貯范圍；符合按專題利用檔案的特點，查找迅速，查準(zhǔn)率較高。編制程序：選擇題目——制定計劃——篩選材料——填制卡片——分類與編排。4.全宗指南又名為全宗介紹。它是以文章敘述的形式，介紹和揭示檔案館收藏的某一全宗檔案內(nèi)容和成分及其意義的一種參考資料。作用：是利用者介紹和報道有關(guān)某一全宗的立檔單位的歷史、全宗的歷史、檔案的內(nèi)容和成分的綜合概述，從而為利用者提供研究機關(guān)歷史和查找檔案提供線索，并能幫助的檔案人員熟悉檔案內(nèi)容，更好地對檔案進行科學(xué)管理和開展利用工作。5.檔案館指南是以文章敘述的方式，全面概要地介紹檔案館所保存檔案情況的一種工具書。編寫出版檔案館指南的目的，是使有關(guān)機關(guān)團體、科研工作者、廣大利用者了解檔案館所存檔案的成分和內(nèi)容，看是否保存有他們所需要的檔案材料，以便前去利用。作用：通過它可以了解本館所保存檔案材料的概貌，那些檔案材料在政治、經(jīng)濟、科學(xué)研究等方面具有重要價值，這對于主動提供利用，及時解答利用者的問題，迅速找出檔案材料和開展檔案編研工作有重要作用。6.人名索引人名索引的著錄項目主要由兩部分組成：一是個人的自然情況，包括姓名、性別、出生年月，民族、籍貫、文化程度、政治面目、簡歷等；二是指引部分，包括材料出處的檔號（全宗號、案卷目錄號、案卷號、頁號）以及備注等。作用：人名目錄可以解決查找人頭材料的困難，能在很短的時間內(nèi)，查出本館檔案中有關(guān)某一個人的檔案材料，具有迅速、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的特點，是其他檢索工具無法代替的。7.文號索引文號索引就是按年份、作者、文號編制的檢索工具。作用：只要利用者提供出文號，即可以檢索出對應(yīng)的文件。構(gòu)成：作者、文號、文件形成時間、文件標(biāo)題、檔案等。（一）檔案計算機檢索的特點1．檢索自動快速高效2．檢索途徑多元化3．檢索靈活方便直觀生動4．對計算機檢索系統(tǒng)的依賴性強四、檔案的計算機檢索（二）檔案計算機檢索系統(tǒng)的功能與流程1．檔案計算機檢索系統(tǒng)的功能（1）服務(wù)性功能（2）系統(tǒng)基礎(chǔ)性功能2．檔案計算機檢索的流程計算機檢索包括輸入和輸出兩部分內(nèi)容（三）檔案計算機檢索系統(tǒng)其設(shè)計要求1．計算機檢索系統(tǒng)（1）硬件（2）軟件（3）數(shù)據(jù)是計算機檢索系統(tǒng)中存儲的內(nèi)容和檢索的對象2．計算機檢索系統(tǒng)的設(shè)計要求對計算機檢索系統(tǒng)的設(shè)計要求，主要是對軟件系統(tǒng)的設(shè)計要求。軟件系統(tǒng)應(yīng)具以下特點：（1）先進性前瞻性（2）標(biāo)準(zhǔn)性兼容性（3）完備性可擴展性（4）簡易性實用性PART01PART0302檔案編研工作現(xiàn)代文秘專業(yè)教學(xué)資源庫PART02檔案編研工作就是檔案工作人員以館藏檔案為基礎(chǔ)所進行的編輯、研究、輸出檔案信息，主動為社會各方面提供科學(xué)、系統(tǒng)的檔案信息服務(wù)的一項工作，是檔案信息資源開發(fā)的重要組成部分。一、檔案編研工作的含義（一）檔案史料和現(xiàn)行機關(guān)文件匯編（一次文獻）（二）編輯檔案文摘匯編（二次文獻）（三）編寫檔案參考資料（三次文獻）（四）修史編志和歷史研究（三次文獻）二、檔案編研工作的內(nèi)容常見的檔案參考資料包括：組織機構(gòu)沿革、大事記、重要會議簡介、基礎(chǔ)數(shù)字匯集、人物傳記、專題檔案介紹、專題圖片集、綜述等。三、檔案參考資料（一）大事記大事記是按時間順序簡明地記載和反映一定范圍內(nèi)重大事件和重要活動的一種參考資料。大事記的種類很多，根據(jù)記載的對象和內(nèi)容可以大致分為機關(guān)大事記、國家（地區(qū)）大事記、專題大事記、個人生平大事記。大事記的名稱比較靈活，除了稱“大事記”外，還有的稱“大事年表”、“大事記述”、“大事編年”、“大事紀(jì)要”等，個人生平大事記通常也稱“年譜”。1.大事記的體例：編年記事體、分類編年體和本末記事體。2.大事記的正文結(jié)構(gòu)：大事時間和大事記述3.大事記的記述范圍：重要文件、重要活動、重要成果、重要情況等。4.大事記的編寫要求（1）觀點正確，選材真實；（2）大事突出，要事不漏，小事不要；（3）條例系統(tǒng)，簡明扼要。（二）文件匯編文件匯編，又稱現(xiàn)行文件匯編。它是按照一定特征組成題目，將有關(guān)的現(xiàn)行文件編選成冊，內(nèi)部印行或公開出版提供利用的一種參考資料。1.發(fā)文匯編2.重要文件匯編3.專題文件匯編4.會議文件匯編（三）組織沿革組織沿革是以文字或圖表的形式，系統(tǒng)地記述和反映某一獨立機關(guān)或?qū)I(yè)系統(tǒng)自身組織發(fā)展演變情況的參考資料。（四）基礎(chǔ)數(shù)字匯集是以數(shù)字形式反映一定地區(qū)或某一方面基本情況的一種參考資料，又稱基本情況統(tǒng)計表。PART01PART0303檔案利用工作現(xiàn)代文秘專業(yè)教學(xué)資源庫PART02（一）檔案利用工作的基本內(nèi)容

1.了解和熟悉所藏檔案的內(nèi)容和成分，各種檢索工具的使用方法；

2.分析和預(yù)測社會對檔案信息的需求特點，把握檔案利用需求的發(fā)展規(guī)律；

3.發(fā)掘檔案中有利用價值的信息資源，集中系統(tǒng)地向用戶介紹和報道所藏檔案信息；

4.向檔案用戶提供所需要的檔案信息，滿足檔案用戶的利用要求。一、檔案利用工作的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)（二）檔案利用工作的結(jié)構(gòu)檔案利用工作結(jié)構(gòu)就是利用者通過檔案部門提供的檔案利用服務(wù)，查找檔案信息，滿足利用需求的行為過程。這一過程有三個要素構(gòu)成：檔案利用者（主體因素）;

檔案信息資源（客體因素）；檔案利用服務(wù)（條件因素）。（一）直接利用工作所謂檔案的直接利用工作，就是檔案工作人員通過閱覽、外借、復(fù)制、咨詢、檔案證明等服務(wù)方式，直接向利用者提供檔案材料，滿足利用需要的工作。（二）間接利用工作所謂檔案的間接利用工作就是檔案工作人員通過整理、匯集、編寫等方式，對現(xiàn)存檔案館（室）檔案信息進行開發(fā)，編輯成各種專門參考資料，向利用者提供完整、系統(tǒng)、精練的二次信息的工作。二、檔案利用工作的形式（一）必須加強各項基礎(chǔ)工作建設(shè)（二）樹立主動服務(wù)思想（三）研究檔案用戶了解利用需求和效果（四）不斷完善檔案利用的服務(wù)方式（五）擴大利用范圍服務(wù)社會服務(wù)公民三、檔案利用工作的要求（一）閱覽服務(wù)閱覽服務(wù)的優(yōu)點：第一，由于檔案材料只在閱覽室周轉(zhuǎn)，用后能及時收回，有利于提高檔案利用率，充分發(fā)揮檔案的作用；第二，檔案工作人員可以在現(xiàn)場進行宣傳和控制，減少檔案原件在利用中的損耗，有利于維護檔案的物質(zhì)安全和政治安全；第三，閱覽室提供的各種設(shè)施，如復(fù)印機、傳真機、多媒體設(shè)備、縮微閱讀設(shè)備等，也能為利用者查閱檔案提供便利。四、檔案利用工作的方法檔案閱覽服務(wù)要求:檔案部門為利用者提供一個明亮、寬敞、舒適、安靜的場所;還必須配備必要的檢索工具、參考資料、設(shè)施設(shè)備;還必須建立完善的閱覽制度，如利用者利用檔案須知，閱覽室的開放時間等，對接待對象，閱覽范圍，手續(xù)要求作出明確規(guī)定;要求檔案工作人員提供“熱情、周到、耐心、有效“的服務(wù)。（二）外借服務(wù)檔案一般是不借出館外使用的，但是根據(jù)黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作的需要，或某些機關(guān)必須需要檔案原件作為證據(jù)，不能在閱覽室利用檔案，可以暫時借出去使用。機關(guān)檔案室把檔案借給本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和內(nèi)部各業(yè)務(wù)單位使用更為常見，有的時候還采用“送卷上門”的方式。檔案外借有兩種情況：一是內(nèi)部借閱，即在本單位內(nèi)部借閱；二是外部借閱，即把檔案借出本單位使用。1.內(nèi)部借閱（1）借閱登記制度（2）代卷卡制度（3）借閱審批制度（4）催還和續(xù)借制度2.外部借閱（1）需要批準(zhǔn)；（2）借出時間不宜過長；（3）借出檔案時要交接清楚；（4）有登記簽字手續(xù)；（5）借出檔案的單位或個人應(yīng)承擔(dān)保護檔案完整和安全的義務(wù)；（6）不得將檔案自行拆散或更變次序，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)抄、損壞、遺失，不得自行影印或復(fù)制，并按期歸還。（三）制發(fā)檔案證明服務(wù)檔案證明是指檔案館（室）根據(jù)有關(guān)檔案用戶的詢問和申請，為核實某種事實在館（室）藏檔案中記載情況而摘抄編寫的一種書面證明材料，如：提供有關(guān)學(xué)歷證明、參加工作時間證明、工資級別證明、職稱證明、財產(chǎn)證明等材料。制發(fā)檔案證明的程序1.制發(fā)檔案證明一般應(yīng)根據(jù)用戶的合理申請或詢問來編寫檔案證明；2.查找可靠地檔案原件或副本、抄本來編寫；3.在檔案證明上注明有關(guān)材料的出處及編寫方法；4.檔案證明的內(nèi)容范圍必須確定，不應(yīng)該超出經(jīng)過審核的證明范圍而列入其他材料；5.檔案證明，必須進行認(rèn)真的校核，并在確認(rèn)無誤后，加蓋公章發(fā)出使用。檔案證明表述要求：準(zhǔn)確、真實、客觀（四）檔案展覽與陳列檔案展覽與陳列服務(wù)是指檔案部門按照一定的主題以展出檔案原件或其復(fù)制品的方式，系統(tǒng)地揭示和介紹檔案館（室）藏中有關(guān)檔案內(nèi)容和成份的一種具體服務(wù)方式。檔案展覽與陳列服務(wù)的優(yōu)點是：展覽與陳列的檔案具有最典型性和高價值性，可以使利用者最大限度地集中地獲取相關(guān)檔案信息，有利于樹立檔案部門的文化形象，培育檔案用戶群體，通過組織參觀展覽，增強社會檔案意識，提高檔案的利用效益。檔案展覽與陳列服務(wù)有兩種形式：一種是固定展覽，設(shè)立在固定的展廳，它適用于大型有廣泛教育意義的展覽。一種移動式展覽，展覽地點不斷流動，適用于那些小題材貼近百姓生活的展覽。舉辦檔案展覽于陳列服務(wù)工作主要內(nèi)容包括：第一，根據(jù)參觀對象，確立展覽主題、展出方式及布展藝術(shù)；第二，選擇展覽的組織方式；第三，記錄與分析展覽、陳列的實際效果，如：留言簿；第四，加強對展出原件的安全保護，編寫說明文字要具有思想性、政治性及科學(xué)性。（五）制發(fā)檔案復(fù)本服務(wù)檔案復(fù)本服務(wù)是指檔案館（室）根據(jù)檔案用戶的需求，以檔案原件為依據(jù)，通過復(fù)制、摘錄的手段向檔案用戶提供復(fù)制品的一種服務(wù)方式。（六）檔案咨詢服務(wù)檔案咨詢服務(wù)是指檔案部門工作人員以所藏檔案為根