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文檔簡介
物業(yè)協(xié)會會議管理制度第一章總則
一、目的與原則
為確保物業(yè)協(xié)會會議的有序進行,提高會議效率,明確會議決策的執(zhí)行力度,制定本會議管理制度。本制度遵循民主集中制原則,注重會議的實效性、規(guī)范性和嚴肅性。
二、適用范圍
本制度適用于物業(yè)協(xié)會召開的各類會議,包括但不限于會員大會、理事會、常務(wù)理事會、專業(yè)委員會會議等。
三、會議類別
1.定期會議:按照協(xié)會章程規(guī)定,定期召開的會議。
2.臨時會議:因特殊情況或工作需要,臨時決定召開的會議。
3.專題會議:針對特定議題召開的會議。
四、參會人員
1.會員大會:全體會員均有權(quán)參加。
2.理事會、常務(wù)理事會:理事、常務(wù)理事及特邀人員參加。
3.專業(yè)委員會會議:相關(guān)專業(yè)委員會成員及特邀人員參加。
五、會議通知
1.會議組織者應(yīng)在會議召開前,提前通知參會人員,明確會議時間、地點、議程等內(nèi)容。
2.臨時會議和專題會議的通知,應(yīng)視情況提前告知參會人員。
六、會議紀律
1.參會人員應(yīng)按時參加協(xié)會會議,因特殊原因不能參加的,應(yīng)提前向會議組織者請假。
2.會議期間,參會人員應(yīng)保持會場秩序,遵守會議紀律,積極參與討論,發(fā)言時簡明扼要。
3.會議內(nèi)容涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的,參會人員應(yīng)嚴格保密。
七、會議決策
1.會議決策應(yīng)充分發(fā)揚民主,實行少數(shù)服從多數(shù)的原則。
2.會議決策結(jié)果應(yīng)形成書面文件,由會議組織者進行匯總、整理,并在會議結(jié)束后及時通知相關(guān)人員。
3.會議決策的執(zhí)行情況,應(yīng)作為下次會議的議題之一進行匯報和審議。
八、制度修訂
本會議管理制度根據(jù)協(xié)會工作需要,可適時進行調(diào)整和修訂。修訂草案由理事會或常務(wù)理事會提出,經(jīng)會員大會審議通過后實施。
第二章會議流程
一、會議籌備
1.確定議題:會議組織者應(yīng)根據(jù)協(xié)會工作計劃和實際需要,提前確定會議主要議題,并征求相關(guān)部門和人員的意見。
2.制定議程:會議組織者應(yīng)制定詳細的會議議程,包括會議主題、討論事項、發(fā)言順序、預(yù)計用時等,并提前通知參會人員。
3.會議資料準(zhǔn)備:會議組織者應(yīng)收集、整理與會議議題相關(guān)的資料,編印會議資料,并在會議召開前發(fā)放給參會人員。
二、會議召開
1.會議簽到:參會人員應(yīng)在會議開始前簽到,會議組織者應(yīng)統(tǒng)計參會人數(shù),確保會議的合法性和有效性。
2.會議主持人:由會議組織者指定一名主持人,負責(zé)主持會議,引導(dǎo)討論,控制會議節(jié)奏。
3.會議發(fā)言:按照議程安排,參會人員依次發(fā)言。發(fā)言時應(yīng)緊扣議題,簡明扼要,尊重他人意見。
三、會議討論與決策
1.討論環(huán)節(jié):針對每個議題,主持人應(yīng)組織參會人員進行充分討論,確保各方意見得到充分表達。
2.表決環(huán)節(jié):對于需要表決的事項,主持人應(yīng)明確表決方式(如舉手、投票等),并組織參會人員進行表決。
3.形成決議:根據(jù)表決結(jié)果,形成會議決議。會議決議應(yīng)明確、具體,具有可操作性。
四、會議紀要
1.會議紀要編寫:會議組織者應(yīng)在會議結(jié)束后,及時編寫會議紀要,內(nèi)容包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、表決結(jié)果等。
2.會議紀要審核:會議紀要應(yīng)由主持人或指定人員進行審核,確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。
3.會議紀要發(fā)放:會議紀要應(yīng)在審核通過后,及時發(fā)放給參會人員和相關(guān)人員,以便了解會議內(nèi)容和決議。
五、會議總結(jié)與反饋
1.會議組織者應(yīng)收集參會人員對會議流程、議題討論、會議決議等方面的意見和建議。
2.會議組織者應(yīng)根據(jù)反饋意見,對會議流程和議題進行總結(jié),以提高下次會議的質(zhì)量和效果。
3.會議總結(jié)報告可在下次會議中進行通報,以促進協(xié)會工作的持續(xù)改進。
第三章會議紀要的跟蹤落實
一、會議紀要的審批與發(fā)布
1.會議紀要完成后,應(yīng)提交給會議主持人或協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)進行審批。
2.審批通過后,會議紀要應(yīng)以正式文件的形式發(fā)布,并明確標(biāo)明發(fā)布日期和執(zhí)行期限。
3.會議紀要的發(fā)布應(yīng)確保及時性,以便參會人員和相關(guān)人員了解會議決策內(nèi)容。
二、責(zé)任分配與執(zhí)行
1.根據(jù)會議紀要的內(nèi)容,明確各項決策的責(zé)任部門和責(zé)任人。
2.責(zé)任部門應(yīng)根據(jù)會議紀要的要求,制定具體的執(zhí)行計劃,并明確執(zhí)行時間節(jié)點。
3.責(zé)任人應(yīng)主動作為,確保會議決策的落實,并及時向上級匯報執(zhí)行進度。
三、跟蹤監(jiān)督與評估
1.會議組織者或指定專人負責(zé)對會議紀要的執(zhí)行情況進行跟蹤監(jiān)督。
2.定期評估會議決策的執(zhí)行效果,對存在的問題和困難進行分析,并提出解決方案。
3.對于未按期執(zhí)行或執(zhí)行不力的部門和個人,應(yīng)進行督促和問責(zé)。
四、信息反饋與溝通
1.責(zé)任部門在執(zhí)行過程中,應(yīng)及時反饋相關(guān)信息,確保信息的透明度和共享性。
2.會議組織者應(yīng)建立有效的溝通機制,收集各方意見和建議,為決策調(diào)整提供依據(jù)。
3.對于涉及多個部門或重大事項的會議決策,應(yīng)定期召開協(xié)調(diào)會議,確保各部門之間的協(xié)作和配合。
五、會議紀要的歸檔與查閱
1.會議紀要應(yīng)作為重要文件進行歸檔,保存期限根據(jù)協(xié)會規(guī)定執(zhí)行。
2.會議紀要的查閱應(yīng)遵循保密原則,相關(guān)人員需經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。
3.對于需要公開的會議紀要內(nèi)容,應(yīng)在協(xié)會內(nèi)部適當(dāng)范圍內(nèi)進行公示,以便會員了解協(xié)會工作動態(tài)。
六、持續(xù)改進與優(yōu)化
1.會議組織者應(yīng)定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行總結(jié),分析存在的問題和不足,提出改進措施。
2.結(jié)合會議紀要的執(zhí)行情況,對會議管理制度進行優(yōu)化,以提高會議效率和決策執(zhí)行力。
3.通過不斷優(yōu)化和改進,形成協(xié)會內(nèi)部良好的會議管理機制,為協(xié)會的持續(xù)發(fā)展提供有力支持。
第四章會議室管理規(guī)定
一、會議室預(yù)訂
1.會議室預(yù)訂應(yīng)由會議組織者提前向協(xié)會秘書處或相關(guān)部門提出申請。
2.預(yù)訂時應(yīng)明確會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等,以便秘書處合理分配會議室資源。
3.預(yù)訂成功后,會議組織者應(yīng)遵守預(yù)定時間,不得隨意更改或占用會議室。
二、會議室布置與設(shè)備管理
1.會議室布置應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進行,確保座位充足、布局合理。
2.會議室內(nèi)應(yīng)配備必要的信息化設(shè)備,如投影儀、音響、視頻會議系統(tǒng)等。
3.設(shè)備使用前,應(yīng)由專業(yè)人員進行檢查和調(diào)試,確保設(shè)備正常運行。
三、會議室使用規(guī)范
1.會議期間,參會人員應(yīng)保持會議室整潔,不在室內(nèi)吸煙、進食。
2.會議室內(nèi)不得大聲喧嘩,手機等通訊工具應(yīng)設(shè)置為靜音或振動狀態(tài)。
3.會議結(jié)束后,會議組織者應(yīng)負責(zé)檢查會議室,確保物品歸位、設(shè)備關(guān)閉。
四、會議室安全與保密
1.會議室應(yīng)定期進行安全檢查,確保消防設(shè)施、疏散通道等符合安全規(guī)定。
2.會議室內(nèi)涉及機密內(nèi)容的文件、資料應(yīng)妥善保管,防止泄露。
3.對于涉及敏感議題的會議,應(yīng)采取必要的安全保密措施,如設(shè)置門禁、使用加密通訊等。
五、會議室維護與更新
1.定期對會議室設(shè)施進行檢查、維修和保養(yǎng),確保設(shè)施設(shè)備正常運行。
2.根據(jù)協(xié)會發(fā)展需求,適時更新會議室設(shè)備,提升會議室功能和舒適性。
3.會議室的維護與更新應(yīng)遵循節(jié)能減排、環(huán)保原則,提高資源利用效率。
六、會議室服務(wù)與管理人員
1.配備專業(yè)的會議室服務(wù)人員,為會議提供接待、引導(dǎo)、技術(shù)支持等服務(wù)。
2.定期對會議室管理人員進行培訓(xùn),提高服務(wù)質(zhì)量和管理水平。
3.建立會議室服務(wù)評價機制,收集參會人員意見
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