會務接待與組織

1會議概述2會務工作流程3會務工作具體內容4

會議組織的基本原則5突發(fā)事件的預防與處理6服務接待標準會務接待與組織

交流目的

通過本次交流，了解會務工作的基本內容及工作程序，學會擬定接待方案，掌握接待服務標準。“為更好的組織會議做好準備??！”案例分析：請柬發(fā)出之后

某機關定于某月某日在單位禮堂召開總結表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關部門的領導光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。接到請柬的幾位部門領導很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經詢問禮堂負責人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關的總結表彰會改換地點了。幾位領導同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知?一氣之下，都回家去了。事后，會議主辦機關的領導才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負責人取得聯系，一廂情愿地認為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結果造成了上述失誤。盡管領導登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。這個案例告訴我們什么呢？會議的涵義

會議是有組織、有目的地召集人們商議事情、溝通信息、表達意愿的行為過程。會議的要素１、形式要素：名稱、時間、地點、與會人員、會議方式。２、內容要素：指導思想、議題、目的、任務、作用。３、程序要素：會議準備、會議開始、會議進行、會議結束、會議決定的貫徹落實。４、財務要素：會議經費、會議設備、會議服務設施。

會議概述基本任務

1、組織的工作(1)協助領導確定會議議題；(2)根據議題安排議程、日程；(3)發(fā)會議通知，負責會議報到；(4)對與會人員進行編組；(5)布置會場，安排座次；(6)負責會議簽到

(7)會中組織和協調；(8)會外的聯絡和協調(負責與會議有關的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯系和組織)。(9)會議的結束收尾工作。

2、文秘工作(1)會議文書、講話稿的起草；(2)會議文書編寫；(3)會議文書印發(fā)及管理。

3、生活管理工作(1)與會人員的食宿管理；(2)會議的財務管理；(3)會議的交通保障；(4)會議的文化活動；(5)與會人員的醫(yī)療保健。

4、安全保衛(wèi)工作

(1)會議的保密工作；(2)會議的警衛(wèi)工作；(3)會場內外的安全保衛(wèi)工作。

2.1會務工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱確定會議時間與會期明確會議所需設備和工具選擇會議地點安排會議議程和日程制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī)格布置會場準備會議文件材料安排食住行制定會議經費預算方案制作會議證件會場檢查明確會議組織機構確定與會者名單2.2會務工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到會議期間外圍的衛(wèi)生工作報到及接待工作做好后勤保障工作留存照片資料做好會議保密工作會議信息工作2.3會務工作流程圖（會后）撰寫會議紀要催辦與反饋工作

安排與會人員離會會議總結會議文書的立卷歸檔會議的宣傳報道會前準備

“有備無患?。　?/p>

會前準備工作是會議管理的第一步，對會議做出事先安排與充分準備，是實現會議目的的重要條件。 無論會議大小，如會前準備充分，就能事半功倍。會務工作的具體內容3.1會前準備工作

1、確定會議主題與議題

確定主題的主要方法：一是要有切實的依據；二是必須要結合本單位的實際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化。2、確定會議名稱

會議名稱一般由“單位+內容+類型”構成,應根據會議的議題或主題來確定。3、確定會議規(guī)模與規(guī)格

確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據是會議的內容或主題。同時本著精簡效能的原則。會議的規(guī)模有大型、中型、小型。會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。

4、確定會議時間、會期

會議的最佳時間，要考慮主要領導是否能出席，確定會期的長短應與會議內容緊密聯系。5、確定會議所需用品和設備

（1）必備用品是指各類會議都需要的用品和設備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設備、照明設備、空調設備、投影和音像設備等。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設備。

6、建立會議組織機構

會務組、宣傳組、秘書組、交通組、接待組、保衛(wèi)組。

7、確定與會人員名單

出席會議和列席會議的有關人員。應根據會議的性質、議題、任務來確定與會人員。

8、確定會議地點

要根據會議的規(guī)模、規(guī)格和內容等要求來確定。有時也考慮政治、經濟、環(huán)境等因素。9、安排會議議程與日程

會議議程是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。會議日程是指會議在一定時間內的具體安排。

10、制發(fā)會議通知

會議通知的內容包括名稱、時間、地點、與會人員、議題及要求等。

會議通知的種類有書信式和柬帖式。

會議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。

會議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。

11、準備會議文件資料

主要有議程表和日程表、會場座位分區(qū)表和主席臺及會場座次表、主題報告、領導講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等。

12、安排食住行會議飲食管理本著“衛(wèi)生第一、保證營養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約”的原則，做好伙食預算和伙食搭配與烹調工作.會議住宿安排，根據實際情況，按照規(guī)定標準，盡可能地滿足與會人員住宿上的要求。安排好會議用車，為會議提供完備的交通服務。13、

VIP服務會議要求確認設備、物品、音樂喜好確認飲食要求、飲水偏好、是否抽煙、是否午休、航班要求…日程安排車輛接送、晚餐陪同、出行陪同…房間確認

是否安靜、視野如何、有無異味、設備是否正常、溫度是否舒適。

14、制定會議預算方案

文件資料費、郵電通訊費、會議設備和用品費、會議場所租用費、會議辦公費、宣傳交際費、食宿費、交通費、其他費用。

15、布置會場

會場桌上物品擺放會議座次先后順序

會議室物品擺放整潔、清新、統一、舒適A為客方，B為主方主席臺坐次

主席臺座次排列，領導為單數時，主要領導居中，2號領導在1號領導左手位置，3號領導在1號領導右手位置；例證：中共中央政治局常委在十六屆四中全會的座次排列圖領導為偶數時，1、2號領導同時居中，2號領導依然在1號領導左手位置，3號領導依然在1號領導右手位置。可參見中共中央政治局常委在十六屆四中全會的座次排列圖

會場內外的布置：

衛(wèi)生、標語、桌簽、坐簽、色調、燈光、氣味、旗幟、花卉。

用餐座次

宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。

15、檢查會場

（1）方式現場檢查

（2）檢查的內容

資料的準備和確認打印文件、PPT等

設備的準備和確認投影、相機、音頻線、麥克、白板、筆…

其他物品的準備和確認橫幅、X展架等宣傳品、鮮花、茶歇會中服務工作

1、報到及接待工作（1）與會人員的接送;（2）會議交通工具的安排;（3）與會人員返回時，車、船和飛機票的預訂及購買;（4）會議文娛活動的安排和組織;（5）其他屬于招待方面的工作。

2、組織簽到

3、會議期間（

（1）時間提醒：

發(fā)言時間、休息時間、返回時間

（2）午餐確認：留位確認、時間確認

（3）物品隨檢：麥克、紙筆、茶水…（4）關于參會者反應對內容、對環(huán)境（冷熱）4、宣傳工作

照相、攝像、錄音5、值班保衛(wèi)工作

（1）值班工作

服務人員要堅守值班崗位，以保證會議順利結束，并隨時應付各種突發(fā)事件。（2）保衛(wèi)工作

①重要與會者人身安全保衛(wèi)②重要文件的保衛(wèi)③會場和駐地的保衛(wèi)④會議設備的保衛(wèi)⑤與會者貴重物品的保衛(wèi)會后整理工作1、安排與會人員離會2、撰寫會議紀要3、會議的宣傳報道

4、會議文書的立卷歸檔5、會議總結工作

會議組織的基本原則責任到人備份爛筆頭復查提前1、責任到人明確分工，專人專崗人人負責就是人人都不負責2、“爛筆頭”原則我所知道的我所想說的我所說的他所聽到的他所理解的他所接受的他所記住的他所想聽的100%90%70%40%10-30%溝通的漏斗而且他還會向別人轉述…...“好記性不如爛筆頭??！”3、提前提前做好任務分工，規(guī)定完成時間節(jié)點寧可先預定再取消提前做好預案關鍵點：資料準備、酒店預定、設備調試、交通…4、復查自己重復確認換人重復確認關鍵點：物品準備的重復確認關鍵信息重復確認：時間、地點5、備份備不足、備意外（原定會議時間的臨時增加）人如：多幾個接待人員、多幾個緊急聯系人財留出足夠