騰訊會議標準化管理制度

騰訊會議標準化管理制度第一章總則

第一條目的與依據：為加強騰訊會議的管理，提高會議效率，確保會議決策的貫徹落實，依據《中華人民共和國公司法》及公司相關規(guī)定，特制定本制度。

第二條適用范圍：本制度適用于騰訊公司全體員工召開的各類會議，包括但不限于董事會、管理層會議、項目協(xié)調會、團隊例會等。

第三條會議宗旨：會議應圍繞公司戰(zhàn)略目標，堅持高效、務實、創(chuàng)新、協(xié)同的原則，充分發(fā)揮集體智慧，確保決策的科學性、前瞻性和實用性。

第四條會議分類：會議分為定期會議和臨時會議。定期會議包括年度會議、季度會議、月度會議、周會議等；臨時會議根據工作需要隨時召開。

第五條會議組織：會議應明確主持人、參會人員、記錄人等職責，確保會議有序進行。主持人負責會議的組織、協(xié)調和決策；參會人員負責提出意見、建議和決策；記錄人負責會議紀要的撰寫。

第六條會議通知：召開會議應提前通知參會人員，通知內容包括會議時間、地點、議題、參會人員等。臨時會議可根據實際情況適當簡化通知程序。

第七條會議紀律：參會人員應按時參加，保持會議秩序，尊重他人意見，保守公司秘密。會議期間，禁止無關人員進入會場。

第八條會議決策：會議決策應充分討論，形成明確意見。會議決策結果應記錄在案，并按照規(guī)定程序執(zhí)行。

第九條會議公開：根據公司規(guī)定，部分會議可對內或對外公開，以增強公司透明度和員工參與度。

第十條制度修訂：本制度如有未盡事宜，可根據公司發(fā)展和實際需要予以修訂。修訂程序按照公司相關規(guī)定執(zhí)行。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議籌備工作由會議主持人或指定專人負責，包括明確會議目的、議題、議程、參會人員等。

2.會議主持人應根據議題和議程，提前收集相關資料，以便參會人員充分了解議題背景和內容。

3.會議籌備人員應確保會議通知及時、準確地下發(fā)至參會人員，并確認參會人員是否能按時參加。

4.會議籌備人員負責安排會場、準備會議設備（如投影儀、白板等），確保會議設施齊全、運行正常。

二、會議召開

1.會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員。

2.會議主持人按照議程逐項組織討論，確保每個議題都得到充分討論。

3.參會人員應積極參與討論，充分發(fā)表意見，尊重他人觀點，保持會場秩序。

4.會議主持人根據討論情況，引導會議決策，形成明確意見。

三、會議決策與記錄

1.會議決策應記錄在案，包括決策內容、參會人員意見等。

2.會議記錄人負責整理會議紀要，明確記錄會議決策、行動計劃、責任人和完成時間等。

3.會議紀要應在會議結束后盡快完成，并發(fā)送給參會人員確認。

4.參會人員應在收到會議紀要后及時反饋意見，如有異議，應在規(guī)定時間內提出。

四、會議總結與反饋

1.會議主持人應在會議結束后對會議成果進行總結，評價會議效果，提出改進措施。

2.會議紀要中的行動計劃和責任人應按期完成，并及時反饋進展情況。

3.會議主持人或指定專人負責跟進會議決策的落實情況，對未按期完成的任務進行督促。

4.定期對會議效果進行評估，以提高會議質量和效率。

五、會議資料的歸檔與保管

1.會議紀要、行動計劃等相關資料應按照公司規(guī)定進行歸檔，以備查閱。

2.會議資料的保管應確保安全、保密，防止丟失或泄露。

3.會議資料的歸檔和保管期限按照公司相關規(guī)定執(zhí)行。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應由指定的記錄人在會議結束后及時編制，確保內容完整、準確。

2.會議紀要應包括會議時間、地點、主持人、參會人員、討論議題、決策結果、行動計劃及責任人等關鍵信息。

3.會議紀要編制完成后，應由會議主持人審核確認，確保紀要內容的準確性和決策的明確性。

4.審核通過的會議紀要應在規(guī)定時間內通過公司內部通訊系統(tǒng)或郵件發(fā)送給所有參會人員及相關部門。

二、會議紀要的反饋與修正

1.參會人員應在收到會議紀要后的一定工作日內反饋意見，如有遺漏或誤解，應及時提出修正建議。

2.記錄人應對收到的反饋進行整理，并與會議主持人協(xié)商確定是否需要對會議紀要進行修改。

3.如需修改，應更新會議紀要，并重新發(fā)送給相關人員，確保每個人都能獲取到最新的會議信息。

三、會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.會議紀要中明確的行動計劃和責任人應嚴格按照既定的時間表執(zhí)行。

2.責任人應定期向上級領導或會議主持人報告進展情況，確保決策執(zhí)行的透明度和及時性。

3.會議主持人或指定專人應對決策執(zhí)行情況進行監(jiān)督，及時發(fā)現并解決問題。

四、會議決策結果的評估與反饋

1.對于已完成的決策任務，應進行效果評估，分析實施過程中的經驗教訓，為今后的決策提供參考。

2.評估結果應及時反饋給相關人員，對執(zhí)行效果好的個人或團隊給予表彰，對存在的問題提出改進措施。

3.定期對會議決策的執(zhí)行情況進行總結，形成報告，供公司管理層參考。

五、會議紀要的歸檔與利用

1.會議紀要應根據公司檔案管理規(guī)定進行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.歸檔的會議紀要應便于查詢和利用，為公司今后的戰(zhàn)略決策、項目管理提供支持。

3.對會議紀要中的優(yōu)秀意見和建議進行提煉和分享，促進公司內部知識的傳播和經驗交流。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂應通過公司指定的預訂系統(tǒng)進行，以確保會議室使用的公平性和透明性。

2.預訂會議室時，應詳細填寫會議主題、時間、參會人數等信息，以便于會議室管理人員進行合理安排。

3.預訂者應在會議前一定時間取消或調整預訂，以免造成會議室資源的浪費。

4.會議室預訂應遵循先到先得的原則，特殊情況下，會議室管理人員可根據實際情況進行協(xié)調。

二、會議室配置與維護

1.會議室應配備必要的設施設備，如投影儀、白板、音響系統(tǒng)等，以滿足不同會議的需求。

2.定期對會議室設施進行檢查和維護，確保設備正常運行，避免因設備故障影響會議進程。

3.會議室布局應靈活，可根據會議類型和參會人數調整座位排列，提高會議室使用效率。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議期間，參會人員應保持安靜，遵守會議紀律，不得在會場內吸煙、進食或大聲喧嘩。

2.使用會議室時，應愛護公物，不得隨意損壞設備，如有損壞，需照價賠償。

3.會議結束后，應將會議室恢復原狀，關閉電源、水源，確保消防安全。

四、會議室清潔與衛(wèi)生

1.會議室使用前后應進行清潔，保持環(huán)境整潔，為參會人員提供舒適的會議環(huán)境。

2.定期對會議室進行深度清潔，包括地毯、窗簾、空調等，以確保會議室的衛(wèi)生狀況。

3.會議室應配備足夠的垃圾桶，提醒參會人員保持環(huán)境衛(wèi)生，共同維護良好的會議氛圍。

五、會議室安全管理

1.會議室管理人員應定期進行安全檢查，確保消防設施、安全通道等符合規(guī)定要求。

2.會議期間，應確保會議室的門鎖關閉，防止無關人員進入，保護會議內容的保密性。

3.對于涉及公司機密或敏感信息的會議，應在會議室門口設置警示標志，提醒參會人員注意保密。

第五章