監(jiān)理資料信息管理及歸檔制度

常州大學(xué)機(jī)械石油樓、配電房∕儲(chǔ)運(yùn)泵房工程監(jiān)理資料信息管理及歸檔制度項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)（章):專業(yè)監(jiān)理工程師:總監(jiān)理工程師：日期:一、總則:為加強(qiáng)建設(shè)工程監(jiān)理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，提高項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的工作水平，為工程項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)部門分析、指導(dǎo)和評(píng)價(jià)工程項(xiàng)目建設(shè)監(jiān)理工作質(zhì)量提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)并以備追溯，需建立健全工程項(xiàng)目建設(shè)監(jiān)理資料檔案制度.本項(xiàng)目監(jiān)理部確定由總監(jiān)指導(dǎo)和一名專職資料員具體負(fù)責(zé)資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔等工作。2、資料室由專人管理，按《城建檔案要求》的要求，建立檔案。二、監(jiān)理工作的流程2。1檔案建立2。1.1監(jiān)理資料與信息管理職責(zé)分工監(jiān)理資料分程序資料、內(nèi)部資料、往來資料;程序資料為開停工報(bào)審、方案報(bào)審、工序、材料報(bào)驗(yàn)等；內(nèi)部資料為監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則、月報(bào)、質(zhì)量評(píng)估、總結(jié)等；往來資料為合同管理、業(yè)主來文、政府行政部門檢查記錄等；程序資料應(yīng)由施工單位申報(bào)，專業(yè)監(jiān)理工程師或總監(jiān)理工程師審查完成簽批后，資料員核查后歸檔；內(nèi)部資料由總監(jiān)或?qū)I(yè)監(jiān)理工程師在總監(jiān)指導(dǎo)下完成，總監(jiān)蓋章后，資料員歸檔；往來資料資料員按公司及規(guī)范要求歸檔；2。1。2資料的收發(fā)管理制度2。1。2.1資料的收發(fā)文應(yīng)采用公司配發(fā)的專用收發(fā)文表式;；2.1.2。2資料的收發(fā)文前應(yīng)仔細(xì)核對(duì)收發(fā)文編號(hào)、事由、簽章等是否與收發(fā)內(nèi)容相符；2。1。2。3資料的收發(fā)文時(shí)應(yīng)登記詳細(xì)記錄:收發(fā)文時(shí)間、收文人、事由、往來單位、編號(hào)等。其中收文人應(yīng)本人簽字確認(rèn);2.1.2。4資料的收發(fā)文后應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)負(fù)責(zé)人。2。1。3資料的存放、歸檔管理制度2.1。3。1存檔的工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、有效、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，與工程實(shí)際相符合;2.1.3。2存檔的文件應(yīng)手續(xù)完備，盡量采用原件，如為復(fù)印件應(yīng)加蓋原件審核章,并標(biāo)注原件存放處；2.1。3.3存檔的文件需進(jìn)行審查,字跡清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫材料.復(fù)印件不得出現(xiàn)模糊無法辨認(rèn)的情況。存檔使用的紙張應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)紙，不應(yīng)使用方格紙、作業(yè)紙等；2.1.3.4存檔資料內(nèi)容中有圖有文字的，應(yīng)文字頁在前圖在后.文字頁較多的應(yīng)進(jìn)行編號(hào)；2。1。3。5監(jiān)理四版表示使用的文件編號(hào)需符合在求，例:1208008,代表12年8月第008號(hào)；2。1.3.6資料存放時(shí)應(yīng)按照資料盒名稱分類、盒內(nèi)目錄順序排放。目錄應(yīng)上墻方便查閱，有分類有目錄，按編目歸檔；2.1。3.7資料盒脊背應(yīng)按照公司要求含有：公司名稱標(biāo)識(shí)、項(xiàng)目名稱、資料盒編號(hào)、料盒內(nèi)容標(biāo)注，其布置方式應(yīng)滿足規(guī)范要求；2。1。3。8資料盒脊背應(yīng)準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)化、寬度應(yīng)與資料盒大小相符；2。1.3。9資料在分部工程完成后應(yīng)及時(shí)整理、封存.2。2檔案立卷2.2。1資料員應(yīng)按檔案資料收集范圍及時(shí)收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類裝釘、編制目錄，裝袋（盒）入檔。2。2.2凡檔案資料收集范圍細(xì)目中未編入，但確有使用、保存價(jià)值的其它資料，項(xiàng)目監(jiān)理部可根據(jù)需要決定是否留存。2.3檔案補(bǔ)充2.3。1外來文件、函件由資料員分類編號(hào)登記并形成來文登記,項(xiàng)目監(jiān)理部有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后,即立卷歸檔.2。3。2項(xiàng)目監(jiān)理部發(fā)出的文件，由資料員分類編號(hào)登記并形成發(fā)文記錄，資料齊全經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，即立卷歸檔。2.4檔案查閱項(xiàng)目監(jiān)理部以外人員來項(xiàng)目部查閱資料檔案，必須經(jīng)由項(xiàng)目監(jiān)理部領(lǐng)導(dǎo)同意方可到資料室查閱資料，未經(jīng)同意不得將資料帶出資料室，如若需借出必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意并立下借據(jù)注明借閱時(shí)間，在注明時(shí)間內(nèi)完好無損地歸還資料室。2。5檔案安全保密2。5.1資料室資料柜由專人負(fù)責(zé)管理，保持整潔、干燥，自然通風(fēng)，嚴(yán)禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。2。5。2資料管理人員不得外泄檔案中的機(jī)密，資料室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等，不得亂扔亂拋，應(yīng)按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀.監(jiān)理技術(shù)文件的交付及責(zé)任1、監(jiān)理單位對(duì)工程技術(shù)文件的形成、收集、組卷有組織、審核的責(zé)任,應(yīng)及時(shí)對(duì)工程技術(shù)文件進(jìn)行檢查、審核、簽證、蓋章，組織承包單位完成交工技術(shù)文件的歸檔工作.2、需要移交公司監(jiān)理資料的工程及移交資料內(nèi)容要求：（1)需要移交公司監(jiān)理資料的工程分類：A類：住宅及公用建筑工程（28層及以上，單項(xiàng)面積3萬㎡及以上，小區(qū)建筑面積12萬㎡及以上）。廠房：18米跨度及以上。省、市優(yōu)質(zhì)工程目標(biāo)工程，省文明工地目標(biāo)工程.B類：級(jí)別A類以下工程。（2）移交資料內(nèi)容要求：A類工程按本辦法附表一及附表二中全部資料內(nèi)容；B類工程只需要按照附表四移交公司有關(guān)需要存檔的文件內(nèi)容。工程竣工后，按附表二中案卷題名內(nèi)容進(jìn)行整理，并在每個(gè)檔案盒的側(cè)面貼好案卷題名(200×30毫米標(biāo)簽紙，詳見附表一),每個(gè)案卷（檔案盒）內(nèi)應(yīng)有詳細(xì)文件目錄。（1）對(duì)于群體工程,當(dāng)一個(gè)檔案盒裝不下該案卷文件時(shí),可以分上、中、下冊(cè)或按流水序號(hào)進(jìn)行分冊(cè).(2）檢驗(yàn)批驗(yàn)收記錄及其工序報(bào)驗(yàn)單不需要存檔，水電分項(xiàng)、（子)分部工程驗(yàn)收記錄和土建并入一個(gè)案卷（案卷七）.（3)圖紙不需要交公司，因工程特殊情況確實(shí)需要暫時(shí)留存的設(shè)計(jì)圖紙,應(yīng)折疊整齊交到公司。4、工程完工后，現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理部應(yīng)及時(shí)將監(jiān)理資料整理移交給公司,并填寫好資料交接驗(yàn)收記錄單,辦理移交手續(xù)。5、公司收到項(xiàng)目監(jiān)理部資料后,公司資料員應(yīng)及時(shí)對(duì)每個(gè)案卷進(jìn)行檔號(hào)的編號(hào)，并按附表三填寫好歸檔文件目錄,將資料存入檔案室。檔號(hào)的編寫說明:××××—××-××具體資料流水號(hào)案卷流水號(hào)年度工程流水號(hào)6、需移交檔案館的監(jiān)理資料,由項(xiàng)目監(jiān)理部在竣工驗(yàn)收后按要求及時(shí)將原件移交建設(shè)單位或檔案館,公司保留復(fù)印件.需移交檔案館的資料詳見附表四。7、資料保存期：A類工程保存期為五年，B類工程保存期為三年.四、建立資料管理信息系統(tǒng)在本項(xiàng)目監(jiān)理采用計(jì)算機(jī)建立工程資料系統(tǒng)，形成本工程資料數(shù)據(jù)庫。項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)利用計(jì)算機(jī)建立臺(tái)帳、圖、表等系統(tǒng)文件輔助監(jiān)理工作控制和管理，要求建立的監(jiān)理管理臺(tái)帳有：(1)工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報(bào)驗(yàn)臺(tái)帳；（2）施工試驗(yàn)（土建、安裝等）報(bào)審臺(tái)帳；（3）分項(xiàng)(工序）、分部（部位）的驗(yàn)收臺(tái)帳;(4）工程量、月付款報(bào)審臺(tái)帳；（5)施工進(jìn)度執(zhí)行和控制臺(tái)賬；（6)履行安全監(jiān)理責(zé)任臺(tái)賬;（7）合同執(zhí)行情況的跟蹤及處理過程和管理；（8）現(xiàn)行經(jīng)濟(jì)法規(guī)、資料的查詢；（9）其他.一前上期級(jí)手來續(xù)文二監(jiān)理文件三會(huì)監(jiān)議理紀(jì)月要報(bào)四通聯(lián)知系單單五投進(jìn)資度控控制制六監(jiān)平行理檢查日及旁記站七分單項(xiàng)位分工部程驗(yàn)驗(yàn)收收八材料設(shè)備報(bào)驗(yàn)九資質(zhì)方案審核十樁基工程附表一歸檔文件目錄年份:20xx工程名稱案卷編號(hào)案卷題名備注xxxxx工程20xx—01前期手續(xù)20xx-02上級(jí)來文20xx-03監(jiān)理文件20xx-04會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理月報(bào)20xx-05通知單、聯(lián)系單20xx-06投資控制、進(jìn)度控制20xx-07監(jiān)理日記、平行檢查及旁站記錄…………案卷目錄年份：20xx序號(hào)案卷編號(hào)案卷題名詳細(xì)內(nèi)容頁數(shù)一20xx-01前期施工手續(xù)（１）規(guī)劃許可證（規(guī)劃放線成果圖)(２）施工許可證(３）圖紙審查意見（４）施工合同（５）施工中標(biāo)通知書(直接發(fā)包書）（６）工程開工報(bào)審表A120xx—02上級(jí)來文（１）質(zhì)監(jiān)巡查記錄(２）安監(jiān)巡查記錄（３）上級(jí)主管部門文件及通知二20xx—03監(jiān)理文件（１)監(jiān)理合同、公司安全管理及培訓(xùn)制度(２）監(jiān)理中標(biāo)通知書（直接發(fā)包書）(３）監(jiān)理企業(yè)資質(zhì)、人員上崗證（４）總監(jiān)任命書、總監(jiān)代表授權(quán)書(５)監(jiān)理規(guī)劃、安全監(jiān)理規(guī)劃B12（６）監(jiān)理細(xì)則、巡視旁站制度B13（７)監(jiān)理交底（８）工程監(jiān)理總結(jié)報(bào)告B10（９)工程監(jiān)理質(zhì)量評(píng)估報(bào)告B9（１0)質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見（１1）合同爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見（１2)工程監(jiān)理資料移交單B15三20xx-04會(huì)議紀(jì)要（１）工地例會(huì)B61(２）專題會(huì)議B62（３）監(jiān)理項(xiàng)目部內(nèi)部會(huì)議B63監(jiān)理月報(bào)（１）監(jiān)理月報(bào)B5四20xx-05通知單（１）進(jìn)度控制類B21（２）質(zhì)量控制類B22（３)費(fèi)用控制類B23（４）安全文明類B24（５）設(shè)計(jì)變更類B25（６）建設(shè)單位通知單C1（７）向主管部門質(zhì)量安全報(bào)告單B14聯(lián)系單（１）建設(shè)單位類B31(２）施工單位類B32（３）設(shè)計(jì)單位類B33（４)建設(shè)單位聯(lián)系單C2(5）承包單位通用申報(bào)表A8備忘錄（１）建設(shè)單位類B41（２）施工單位類B42（３）設(shè)計(jì)單位類B43暫停令復(fù)工申請(qǐng)（１）工程暫停令B1（２）復(fù)工申請(qǐng)表A6五20xx-06投資控制(１）工程計(jì)量A4.1（２）工程款支付審批A4。3（３）簽證及索賠A4。2（４）工程款支付證書B8進(jìn)度控制（１）總進(jìn)度計(jì)劃A2.11（２）月（周、旬）進(jìn)度計(jì)劃A2。12(３）延長工期報(bào)審A2。2六20xx—07監(jiān)理日記平行檢查及旁站記錄（１）監(jiān)理日記B7（２）安全監(jiān)理日記B7（１）監(jiān)理平行檢查記錄（２）監(jiān)理旁站記錄B11監(jiān)理日記(１）監(jiān)理日記B7七20xx—08分項(xiàng)、分部驗(yàn)收記錄（１）建筑結(jié)構(gòu)工程分項(xiàng)、分部驗(yàn)收記錄A3.5、A7（２）給排水及暖通分項(xiàng)、分部驗(yàn)收記錄A3.5、A7(３)電氣工程分項(xiàng)、分部驗(yàn)收記錄A3.5、A7（4）分戶驗(yàn)收記錄（住宅工程）單位工程驗(yàn)收記錄（子）單位工程竣工驗(yàn)收記錄A7八20xx-09材料設(shè)備報(bào)驗(yàn)(１）建筑結(jié)構(gòu)材料設(shè)備報(bào)驗(yàn)A3。3（２)給排水材料設(shè)備報(bào)驗(yàn)A3.3（３）電氣工程材料設(shè)備報(bào)驗(yàn)A3。3九十20xx—10 施工管理體系制度（１)安全管理體系報(bào)審表A3.2（２）施工現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理檢查記錄施工方案審核機(jī)械設(shè)備報(bào)驗(yàn)（１）單位工程施工組織設(shè)計(jì)A3.1（２）分項(xiàng)、分部施工方案A3.1(３）安全文明施工專項(xiàng)方案A3.9（４）安全防護(hù)措施費(fèi)使用計(jì)劃A4。4（５）施工起重機(jī)械設(shè)備報(bào)驗(yàn)A3.4資質(zhì)審核（１)總包企業(yè)資質(zhì)報(bào)審A8(２)分包單位資質(zhì)報(bào)審A3.6（３)特殊工種上崗證20xx—11樁基礎(chǔ)工程按江蘇省建設(shè)工程質(zhì)監(jiān)站編制的樁基礎(chǔ)分部資料進(jìn)行整理匯總附表四監(jiān)理文件目錄（需要移交市、區(qū)建筑工程檔案館的監(jiān)理資料)序號(hào)監(jiān)理文件內(nèi)容份數(shù)頁數(shù)1監(jiān)理規(guī)劃2監(jiān)理實(shí)施細(xì)則3監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問題4監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題5工程開工申請(qǐng)表6工程暫停令/復(fù)工審批表7不合格項(xiàng)目通知8質(zhì)量類聯(lián)系單/通知單/備忘錄9質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見10工程延期報(bào)告及審批11合同爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見12合同變更材料13工程竣工(預(yù)）驗(yàn)收質(zhì)量評(píng)估報(bào)告14工程監(jiān)理總結(jié)報(bào)告15工程監(jiān)理資料移交單工程名稱：編號(hào)：B－致：（公司檔案科）我項(xiàng)目監(jiān)理部現(xiàn)將工程監(jiān)理資料移交給公司檔案室,請(qǐng)予以審查、接收。附件：工程監(jiān)理資料清單工程監(jiān)理資料整理歸檔文件項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)（章）：總監(jiān)理工程師：日期:公司檔案科簽收人姓名及時(shí)間項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)簽收人姓名及時(shí)間審查、接收意見：負(fù)責(zé)人：日期：B15工程監(jiān)理資料移交單工程名稱：編號(hào):B15－致：（建設(shè)單位）我方現(xiàn)將工程監(jiān)理資料移交給貴方,請(qǐng)予以審查、接收。附件:工程監(jiān)理資料清單