國有企業(yè)證照及印章管理辦法

國有企業(yè)證照及印章管理辦法第一章總則第一條為規(guī)范公司印章管理，切實維護公司利益，避免因印章使用不當出現(xiàn)的各類問題，特制定本辦法。第二條凡刻有“XX有限公司”字樣的公司公章和其他公司印章，均適用本辦法。第二章印章的種類第三條公司印章分為公司公章、法定代表人私章、公司業(yè)務專用章、董事會印章、監(jiān)事會印章。第四條公章為刻有“XX有限公司”字樣的印章，代表公司的法定名稱、權(quán)力、憑信和職責。法定代表人私章為刻有公司法定代表人姓名的簽章。第五條公司業(yè)務專用章指刻有“XX有限公司”字樣的，專門適用于合同、財務、發(fā)票、人事、投標、發(fā)貨等專門用途和范圍，經(jīng)過公司授權(quán)，具有相應法律效力的印章。如“XX有限公司合同專用章”、“XX有限公司財務專用章”、“XX有限公司發(fā)票專用章”、“XX有限公司項目授權(quán)專用章”、“XX有限公司投標專用章”等。第六條董事會印章指刻有“XX有限公司董事會”字樣的，專門適用于以董事會名義出具公告、報告、文件的印章。

第七條監(jiān)事會印章指刻有“XX有限公司監(jiān)事會”字樣的，專門適用于以監(jiān)事會名義出具公告、報告、文件的印章。第三章印章的刻制、啟用和注銷第八條公司印章的刻制、發(fā)放、回收、日常保管和使用工作由綜合管理部指定專人負責。公司公章、法定代表人私章、合同專用章、財務專用章和發(fā)票專用章經(jīng)公司總經(jīng)理批準后方能刻制，董事會印章經(jīng)公司董事長批準后方能刻制，監(jiān)事會印章經(jīng)公司監(jiān)事會主席批準后方能刻制。其他各業(yè)務專用章由業(yè)務部門提出申請，經(jīng)部門一級主管批準且報綜合管理部備案(見附件2)后刻制。第九條因工作或業(yè)務需要、印章磨損(損壞)、印章樣式改變、單位名稱變更等需刻制新的公司印章，亦按照第八條規(guī)定執(zhí)行。第十條公司印章統(tǒng)一由綜合管理部到公安機關(guān)指定地點刻制。第十一條新刻制的印章須由綜合管理部驗印登記后方能啟用。第十二條所有印章刻制完成后，均需在審批同意的《印章刻制申請表》(見附件1)和《印章備案登記表》(見附件2)上印上印章模樣，并由綜合管理部歸檔。第十三條公司印章停用的，必須向綜合管理部辦理注銷手續(xù)并將作廢印章交回綜合管理部，由綜合管理部統(tǒng)一處理。董事會印章因特殊原因需要停用的，由董事長決定并簽字同意。由董事會秘書將停用原因、時間通知公司各有關(guān)機構(gòu)及有關(guān)部門，并收回停用的印章由綜合管理部統(tǒng)一處理。監(jiān)事會印章因特殊原因需要停用的，由監(jiān)事會主席決定并簽字同意。由監(jiān)事會主席將停用原因、時間通知公司各有關(guān)機構(gòu)及有關(guān)部門，并收回停用的印章由綜合管理部統(tǒng)一處理。第四章印章的管理和使用第十四條原則上實行印章保管和印章審批分開。公司總經(jīng)理、公司主管領導、董事長、監(jiān)事會主席、部門負責人、法務部門或其他相關(guān)部門是用章審批人。第十五條公司公章、合同專用章由綜合管理部指定的專人保管，財務專用章、發(fā)票專用章、法定代表人私章由財務部門指定專人保管，其他部門業(yè)務專用章由部門主管指定的專人保管。公司董事長是董事會印章管理的主管領導。公司董事長授權(quán)董事會秘書按照本制度的規(guī)定負責日常董事會印章的保管和使用，董事會秘書也可以安排專人負責保管。監(jiān)事會主席是監(jiān)事會印章管理的主管領導。監(jiān)事會主席按照本制度的規(guī)定負責日常監(jiān)事會印章的保管和使用，監(jiān)事會主席也可以安排專人負責保管。印章保管人員領取印章前應簽署《印章保管承諾書》(見附件3)，其他任何人員未經(jīng)批準不得私自動用公司印章。第十六條印章保管人員應嚴格履行保管職責，妥善保管印章，不得擅自轉(zhuǎn)借或交由他人保管。如有毀損或遺失，必須立即向綜合管理部及部門主管報告。第十七條印章持有情況納入印章保管人員離職、離崗時移交工作的一部分，如員工持有印章，須辦理歸還印章手續(xù)后方可辦理離職、離崗手續(xù)。第十八條公司建立《印章借用登記表》制度(見附件4)，對印章保管人員領取和歸還印章情況在表上予以記錄。第十九條任何人員在未經(jīng)批準的情況下，不得將公司公章私自帶離公司總部的辦公區(qū)域。如因特殊情況需在總部以外的地點使用的，則必須經(jīng)一級部門主管及綜合管理部主管批準(具體審批流程見0A系統(tǒng)、公司印章借用申請)，由印章管理員監(jiān)督用印。如要借用公章，還應由臨時公章保管人員簽署《臨時印章保管承諾書》(見附件5)及借章人簽署《印章借用承諾書》(見附件6)后，方能將公章帶離。第二十條公章的使用(一)公章的使用范圍1、以公司名義向主管部門報送的請示、報告、公函等，以公司名義向公司下屬或子公司下發(fā)的文件，以公司名義向外發(fā)出的函件；2、以公司名義對外簽署的合同、協(xié)議等；3、以公司名義頒發(fā)的各種證件、證書、聘書等；

4、以公司名義開具的介紹信和法律文書；

5、以公司名義簽署的勞動合同；6、公司對外的投標材料(在招標方明確要求的情況下);

7、其他情況。(二)公章的使用程序公章的使用由業(yè)務部門或公司分支機構(gòu)申請，經(jīng)公司總經(jīng)理或經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)的部門主管審批且填寫《印章使用登記表》(見附件7)后方可用印。具體使用程序如下：1、以公司名義印發(fā)的文件用印，經(jīng)公司總經(jīng)理或經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)的部門主管審批后方可用??；2、以公司名義簽署的戰(zhàn)略合作框架協(xié)議、重大銷售(合作)合同等用印，需法務部門審批后再報請公司領導決策審批，再經(jīng)公司總經(jīng)理或經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)的代表簽署后方可用印；3、以公司名義頒發(fā)的各種證件、證書、聘書以及公司授權(quán)職能部門代為審批的文件、材料等用印，經(jīng)部門主管審批后抄送公司總經(jīng)理后方可用?。?、涉及公司權(quán)利義務或者對公司利益影響的文件，需經(jīng)法務部門審批后再報請公司領導決策審批；如經(jīng)辦業(yè)務部門無法判定，則統(tǒng)一提交法務部門審批；5、特殊情況下無法事前辦理用印手續(xù)的，必須經(jīng)部門主管審批后方可用印。同時，應在特殊情況結(jié)束后二個工作日內(nèi)補辦用印手續(xù)。第二十一條公司合同專用章的使用(一)使用范圍經(jīng)公司批準刻制的合同專用章，適用于對外簽訂的各種合同、協(xié)議等。(二)使用程序業(yè)務承辦人如需使用合同專用章的，由部門主管審批并須經(jīng)法務部門評審通過(具體審批流程見0A系統(tǒng)蓋章、合同審批申請)后方可在相應的印章保管人員處用印。(三)合同專用章的其他要求1、一般的采購合同(訂單)、銷售合同、行政合同、各種合作協(xié)議等(統(tǒng)稱為合同)應申請加蓋合同專用章。2、合同除應經(jīng)過評審程序外，業(yè)務承辦人還應在合同簽字蓋章處簽字，并填寫簽字日期。第二十二條財務類專用章的使用(一)定義財務類專用章包括財務專用章、發(fā)票專用章、法定代表人私章等。(二)使用范圍就有關(guān)財政、稅務、銀行等方面業(yè)務代表公司用章，或簽發(fā)財務支票時，使用財務類專用章。(三)使用規(guī)定1、財務專用章、發(fā)票專用章、法定代表人私章由會計人員管理，日常使用時必須兩個人同時在場方能使用；2、財務專用章、發(fā)票專用章、法定代表人私章不得外借，如有需要必須由公司總經(jīng)理或財務負責人同意后方可出借；3、財務人員使用支票、收據(jù)、發(fā)票時用一張蓋一張，不得先前加蓋保存；4、財務人員不得用財務類專用章與外界簽訂任何形式的合同、協(xié)議、承諾等法律文件；

5、財務類專用章由財務部門統(tǒng)一管理使用。第二十三條其他業(yè)務部門印章的使用(一)使用范圍以部門名義與公司其他部門及子公司進行工作聯(lián)系，對部門內(nèi)部頒發(fā)通知、下達工作指令時，使用部門印章。(二)使用規(guī)定1、部門印章不得用在公司對外發(fā)出的文件或簽約等，如對方有特殊要求須蓋部門印章的，在取得公司授權(quán)的情況下，且經(jīng)部門負責人批準后方可外發(fā)文件及對外簽約；2、部門印章的使用須經(jīng)部門負責人批準；部門印章須在公司的授權(quán)范圍內(nèi)使用，不得超越公司的授權(quán)權(quán)限。第二十四條董事會印章的使用(一)使用范圍1、董事會印章只能用于董事會的有關(guān)文件(包括但不限于通知、決議、說明、聲明、信函等)的使用。董事會有關(guān)文件的落款部分應當有“XX有限公司董事會”字樣。

2、嚴禁在沒有具體內(nèi)容的空白紙張上加蓋印章。(二)印章的使用程序1、以公司董事會名義發(fā)出的行政文件、重要便函、委托書、有關(guān)報表、信件等需要加蓋董事會印章的，需經(jīng)董事會秘書審批后報董事長批準方可用印。為履行公司信息披露義務，對外進行信息披露事宜加蓋董事會印章的，需將披露內(nèi)容事先向董事長匯報，經(jīng)董事會秘書簽字后方可用印。2、董事會印章保管人必須認真審查和了解用印內(nèi)容，查看審批流程，并負責文件的登記、存檔、保管和查閱。對特殊原因(如相應權(quán)限人出差等)無法履行正常審批手續(xù)的，可由印章使用申請人會同印章保管人，通過電話、短信等方式報相應權(quán)限人批準后蓋章，但印章保管人必須登記備案，并及時補辦審批手續(xù)。3、董事會印章實行登記制度。印章保管人應對用印情況及時進行登記，整理審批手續(xù)存檔，以便查詢。4、董事會印章不得帶出辦公區(qū)以外使用。如特殊情況確需攜帶外出使用時，須經(jīng)董事長同意且由印章保管人與申請人同行，印章保管人負責監(jiān)督董事會印章的使用與登記備案。第二十五條監(jiān)事會印章的使用(一)使用范圍監(jiān)事會印章只能用于監(jiān)事會的有關(guān)文件(包括但不限于通知、決議、說明、聲明、信函等)的使用。監(jiān)事會有關(guān)文件的落款部分應當有“XX有限公司監(jiān)事會”字樣。(二)印章的使用程序1、監(jiān)事會印章的使用實行審批制度，如需用印，應提交監(jiān)事會印章審批流程。2、使用監(jiān)事會印章需經(jīng)監(jiān)事會主席批準。3、印章保管人必須認真審查和了解用印內(nèi)容，每次用印都必須嚴格按照本制度執(zhí)行，并負責文件的登記、存檔和查閱。

4、監(jiān)事會印章不得帶出辦公區(qū)使用。如特殊情況確需攜帶外出使用時，須經(jīng)公司監(jiān)事會主席同意并須與印章保管人同行，由印章保管人負責監(jiān)督印章的使用與登記備案。5、印章保管人因故不能履行職責的，要向臨時印章保管人交代相關(guān)事宜和注意事項；臨時印章保管人應按規(guī)定做好保管、登記等工作，印章使用完畢后及時歸還，并交接代管期間的印章使用情況。第二十六條有下列情況之一的，印章保管人員不得用印。(一)涉及員工個人財產(chǎn)、經(jīng)濟、法律糾紛等方面的證明文件、材料；(二)未經(jīng)公司總經(jīng)理或授權(quán)的部門負責人簽發(fā)批準的文件、材料；

(三)非本公司員工提交或與本公司工作、業(yè)務無關(guān)的文件、材料；(四)空白或內(nèi)容填寫不完整的介紹信、授權(quán)書、證明材料、合同(協(xié)議)、各類型表單等。(五)其他對公司造成不良影響、損害公司合法利益的文件、材料。第二十七條不得在空白介紹信、空白紙張、空白合同以及其他空白文本上蓋章。第二十八條印章保管人員施印前，必須審閱用印內(nèi)容，檢查審批手續(xù)，核對審批的電子文件與蓋章的紙質(zhì)文件是否一致，如發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)文件內(nèi)容有誤或批準權(quán)限不當，應拒絕施印。第五章職責與處罰第二十九條印章保管人員(包括臨時印章保管人員)是印章保管、施印的第一責任人。印章保管人員應嚴格履行本管理辦法規(guī)定的用印程序，不得私自在未經(jīng)批準的文件、材料上施印。第三十條印章保管人員應將印章放在公司指定的保險柜中，確保印章不被他人隨意接觸和使用。同時，未經(jīng)批準不得將印章帶離各自的辦公區(qū)域。第三十一條綜合管理部、法務部將不定期的對公司印章的使用情況進行核查。如發(fā)現(xiàn)印章保管人員未能嚴格履行上述施印、保管職責，導致印章丟失或在未經(jīng)批準的文件材料上施印給公司造成損失的，則公司有權(quán)根據(jù)情節(jié)嚴重程度，對印章保管人員予以處罰。對于因印章保管人員主觀故意或重大過失給公司造成重大損失的，公司有權(quán)解除與印章保管人員的勞動合同，并要求賠償公司遭受的一切損失，同時情節(jié)嚴重，構(gòu)成犯罪的，公司還將依法追究其刑事責任。具體處罰措施如下：第三十二條業(yè)務承辦人應對需要施印的文件、合同等材料的真實性、準確性負責。如業(yè)務承辦人未經(jīng)批準或?qū)嶋H施印的文件、合同與批準的文件、合同不一致的，進而給公司造成損失的，公司有權(quán)對其進行處罰，情節(jié)嚴重的，公司有權(quán)解除與其的勞動合同，并要求賠償公司遭受的一切損失。同時情節(jié)嚴重，構(gòu)成犯罪的，公司還將依法追究其刑事責任。具體處罰措施同上述第三十一條。第六章附則

第三十三條本制度由公司董事會負責解釋，并根據(jù)國家有關(guān)部門或機構(gòu)日后頒布的法律、法規(guī)及規(guī)章或經(jīng)合法程序修改后的公司章程及時修訂。第三十四條本制度自公司董事會審議通過之日起生效實施。附件1.印章刻制申請表附件2.印章備案登記表附件3.長期印章保管承諾書附件4.印章借用登記表附件5.印章借用承諾書附件6.印章使用登記表長期印章保管承諾書

(姓名),

身份證號：

本人

，聯(lián)系方式：

。經(jīng)批準本人負責保管

公司印章?，F(xiàn)就本人保管公司印章事項承諾如下：

一、本人承諾在保管印章期間，本人為施印、保管印章的第一責任人。

二、本人保管印章數(shù)量及種類：

印章種類：□公司公章□法定代表人印章□合同專用章□投標專用章□財務

專用章□子公司公章□子公司合同專用章□其他：

數(shù)

量：枚。

三、保管印章期限：

年

月

日

時起至公司指定新的印章保管人(不包括臨時印章保管人)時止。

四、嚴格遵守公司關(guān)于印章管理的相關(guān)規(guī)定，誠實守信，絕不利用印章?lián)p害公司利

益。在日常保管、使用中，保證將印章放置在固定位置，未經(jīng)批準不私自將印章委托他人保管、不擅自將印章帶離公司辦公區(qū)域。攜帶印章外出時，保證妥善保管印章，印章不使用時(包括夜間)保證將印章放入公司保險柜中。

五、只對經(jīng)公司負責人或公司授權(quán)部門印章使用審批人批準后的文件、材料施印。保證不在任何形式的對任何法人和其他組織及自然人的擔?；蚪栀J文件、任何的空白頁以及其他未經(jīng)審批的文件上施印。

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