檔案室各項(xiàng)管理制度

檔案室各項(xiàng)管理制度檔案室管理制度第一章總則為加強(qiáng)檔案室的管理，確保檔案的安全、完整以及高效利用，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及本單位實(shí)際情況，制定本制度。檔案是單位工作的重要組成部分，承載著歷史記錄和重要信息，是進(jìn)行決策、評(píng)估和研究的重要依據(jù)。因此，建立科學(xué)、規(guī)范的檔案管理制度，對(duì)于提高工作效率、保障信息安全、促進(jìn)單位發(fā)展具有重要意義。第二章適用范圍本制度適用于本單位所有檔案的管理，包括但不限于人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、技術(shù)檔案、行政檔案等。所有部門、工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。第三章管理規(guī)范3.1檔案分類與編碼檔案應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和用途進(jìn)行分類，主要分為：1.人事檔案2.財(cái)務(wù)檔案3.業(yè)務(wù)檔案4.技術(shù)檔案5.行政檔案每類檔案應(yīng)制定相應(yīng)的編碼規(guī)則，確保檔案的快速檢索與管理。3.2檔案的收集與歸檔檔案材料的收集與歸檔由各部門負(fù)責(zé)，具體要求如下：1.收集內(nèi)容包括所有相關(guān)的文件、記錄、資料等，確保檔案的完整性。2.所有檔案應(yīng)在產(chǎn)生后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔，歸檔材料必須字跡工整、內(nèi)容完整。3.歸檔材料需由部門負(fù)責(zé)人審核簽字，未經(jīng)審核的材料不得歸檔。3.3檔案的保管檔案的保管由檔案室專人負(fù)責(zé)，具體要求如下：1.檔案必須存放在專用檔案柜中，并采取防火、防潮、防盜等安全措施。2.每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行一次全面檢查，確保檔案的完整性與安全性。3.檔案的交接需填寫(xiě)交接清單，并由雙方簽字確認(rèn)。3.4檔案的查閱與借用1.查閱檔案需經(jīng)過(guò)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，填寫(xiě)查閱登記表。2.外單位人員查閱檔案需提供相關(guān)證明，并經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案原則上不外借，特殊情況需外借時(shí)，須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人及單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.5檔案的轉(zhuǎn)遞檔案轉(zhuǎn)遞工作應(yīng)嚴(yán)格按照以下流程進(jìn)行：1.內(nèi)部調(diào)動(dòng)時(shí)檔案隨人轉(zhuǎn)遞，檔案室需對(duì)轉(zhuǎn)遞的檔案進(jìn)行密封，禁止個(gè)人攜帶。2.轉(zhuǎn)遞的檔案需填寫(xiě)轉(zhuǎn)遞通知單，并通過(guò)機(jī)要途徑轉(zhuǎn)遞。3.對(duì)轉(zhuǎn)進(jìn)的檔案應(yīng)及時(shí)核對(duì)無(wú)誤，并辦理通知單回執(zhí)。第四章操作流程4.1檔案的收集流程1.各部門在檔案產(chǎn)生后一個(gè)月內(nèi)，整理相關(guān)文件材料。2.由部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交檔案室進(jìn)行歸檔。3.檔案室對(duì)提交的材料進(jìn)行整理、編目，并存入檔案柜中。4.2檔案的查閱流程1.申請(qǐng)人填寫(xiě)查閱登記表，提交至檔案室。2.檔案室負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)，批準(zhǔn)后進(jìn)行查閱。3.查閱結(jié)束后，申請(qǐng)人需填寫(xiě)查閱記錄，歸還檔案。4.3檔案的借用流程1.申請(qǐng)人填寫(xiě)借用申請(qǐng)，提交至檔案室。2.檔案室負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)并記錄借用信息。3.借用檔案后，申請(qǐng)人需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，逾期未歸還的，需說(shuō)明原因。4.4檔案的轉(zhuǎn)遞流程1.需轉(zhuǎn)遞檔案的部門填寫(xiě)轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)，提交至檔案室。2.檔案室負(fù)責(zé)人審核后，進(jìn)行密封轉(zhuǎn)遞。3.轉(zhuǎn)遞后，檔案室需記錄轉(zhuǎn)遞信息，并確保接收單位及時(shí)核對(duì)。第五章監(jiān)督機(jī)制5.1監(jiān)督職責(zé)檔案室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督，確保各項(xiàng)制度的落實(shí)。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)本部門檔案管理工作進(jìn)行檢查與反饋。5.2評(píng)估機(jī)制每年對(duì)檔案管理工作進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括檔案的完整性、安全性、利用效率等。評(píng)估結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，并向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。5.3反饋與改進(jìn)檔案管理工作應(yīng)定期收集各部門的反饋意見(jiàn)，及時(shí)調(diào)整和完善管理制度，確保制度的適用性和有效性。第六章附則1.本制度由檔案室負(fù)責(zé)解釋，未盡事宜可依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行補(bǔ)充。2.本制度自頒布之日起實(shí)施，所有員工應(yīng)做到知曉并遵守。3.本制度可根據(jù)