2024年會議室管理制度范例（二篇）

第2頁共2頁2024年會議室管理制度范例一、為優(yōu)化會議室管理，確保其規(guī)范且高效地使用，特此制訂以下會議室管理規(guī)定。二、會議室的管理工作由綜合管理辦公室全權(quán)負責，涵蓋鑰匙保管、使用調(diào)度、設(shè)施設(shè)備的保護以及衛(wèi)生清潔等方面。三、會議室主要服務(wù)于公司內(nèi)部的會議、培訓、招聘及外事接待等事務(wù)。未經(jīng)正式許可，不得擅自提供給外部單位或個人使用。如外部有需求，需事先向綜合管理辦公室提出申請。四、各部門如需使用會議室，需提前一天向綜合管理辦公室提出，填寫《會議室使用申請表》。綜合管理辦公室將依據(jù)任務(wù)的緊急程度進行合理調(diào)度，以便做好必要的會前準備。五、在使用過程中，未經(jīng)辦公室允許，不得隨意移動會議室的設(shè)備或家具，不得將室內(nèi)物品帶出，也不得擅自操作音響、功放、DVD、投影等設(shè)備。如有特殊需求，應(yīng)在預(yù)約時一并提出，由辦公室指派專人進行操作和調(diào)試。六、內(nèi)部會議不提供茶葉、純凈水和紙杯。如承辦部門有相關(guān)需求，需在預(yù)約時提前告知。其他額外需求需自行準備。部門會議的會務(wù)服務(wù)工作請自行負責。在會議室進行懸掛、張貼活動時，需在綜管辦的監(jiān)督下進行，并在使用后立即恢復(fù)原狀，保持墻面整潔。七、會議期間，主辦部門需負責會議室的衛(wèi)生、照明、空調(diào)及設(shè)備的正常使用。請妥善使用各種設(shè)施，如有損壞，將按照公司規(guī)定進行賠償。八、各部門必須嚴格遵守預(yù)約時間使用會議室。如需調(diào)整，需事先征得綜合管理辦公室的同意。九、與會人員需尊重會議室設(shè)施，保持室內(nèi)清潔。十、會議結(jié)束后，負責會議的部門或車間人員應(yīng)立即關(guān)閉會議室門窗，確保空調(diào)、音響等設(shè)備電源關(guān)閉。如因疏忽導(dǎo)致?lián)p失，責任人需承擔相應(yīng)責任。十一、本規(guī)定適用于東會議室(大)及小會議室，全天候開放。十二、本規(guī)定自公布之日起生效。十三、本制度的最終解釋權(quán)歸行政部所有。2024年會議室管理制度范例（二）面的《專題會議紀要》在經(jīng)會議主持人嚴格審核并簽發(fā)后，即開始執(zhí)行，并同步向上級組織進行備案處理。第七節(jié)部門日常管理例會第三十二條公司內(nèi)部所有車間及部門均須確保部門日常管理例會的有效召開，并致力于會議質(zhì)量達到公司既定的標準與目的。公司人力資源部將承擔對各車間、部門會議質(zhì)量、會議時長及會議成效的定期抽查或綜合評估職責。第三十三條部門日常管理例會應(yīng)全面覆蓋以下核心議題：深入傳達并貫徹股份公司及公司級會議、文件精神及領(lǐng)導(dǎo)指示；詳盡了解并總結(jié)本部門及其下屬單位本期工作完成情況，識別存在的問題，并提出針對性的處理建議；精心規(guī)劃下期工作計劃，及時糾正不當?shù)墓ぷ鞣椒ㄅc行為；運用科學的分析方法（如PDCA循環(huán)法）深入剖析部門工作過程中的問題，明確改進措施，制定有效的預(yù)防策略；積極分析并討論員工提出的工作難題，探索并實施相應(yīng)的解決方案與改進措施；以適宜的方式開展批評與自我批評，促進成員間的和諧關(guān)系，營造團結(jié)奮進的良好氛圍；合理安排專題培訓等。第三十四條部門日常管理例會原則上應(yīng)堅持每周召開一次，由部門負責人擔任會議主持，必要時可邀請分管領(lǐng)導(dǎo)參與指導(dǎo)。第三十五條公司所有車間、部門必須妥善保存完整的部門日常管理例會原始簽到記錄及會議記錄，保存期限設(shè)定為____年。第八節(jié)對外接待會議第三十六條對外接待會議主要聚焦于政府機關(guān)及上級領(lǐng)導(dǎo)對公司進行的檢查、指導(dǎo)工作的匯報會議。第三十七條對外接待會議的接待規(guī)格及參與人員將依據(jù)來賓的級別與來訪目的確定，通常由公司總經(jīng)理或相關(guān)分管副總經(jīng)理（總助）負責接待，并邀請相關(guān)部門負責人參加；若涉及業(yè)務(wù)對接，則由公司分管副總經(jīng)理（總助）及指定人員負責接待。第三十八條公司層面的對外接待會議由公司辦公室負責整體的聯(lián)系與組織工作；而涉及業(yè)務(wù)對接及專題內(nèi)容的會議，則由公司對接部門負責具體聯(lián)系與組織，公司辦公室可協(xié)助進行會議室安排及接待等事務(wù)的協(xié)調(diào)。第九節(jié)其他會議第三十九條公司黨委會、黨員大會、職代會（工代會）、董事會、監(jiān)事會及團隊研討等其他會議，將依據(jù)實際情況或部門職責，由公司相關(guān)部門負責相應(yīng)的組織工作。第三章會議的組織、管理和服務(wù)第一節(jié)會議的組織第四十條會議的批準1.臨時召開的公司級內(nèi)部小范圍會議需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意；而公司級大型會議則需獲得總經(jīng)理的批準。2.本制度已明確規(guī)定的會議，將按照既定程序進行審批。第四十一條涉及公司多部門共同參與且需公司領(lǐng)導(dǎo)出席的會議，應(yīng)由會議主要牽頭部門與辦公室進行聯(lián)系，并完成會議情況的備案工作；若需辦公室進行協(xié)調(diào)安排的，將由辦公室統(tǒng)一進行調(diào)度。第四十二條會議組織工作包括但不限于會議通知的發(fā)布、會議時間地點的確定、會議主持人的選定、參會人員的邀請、會場布置與安排、會議設(shè)施的準備、會議材料的撰寫與分發(fā)、會議記錄的制作、會議錄音錄像攝影的安排、會議紀要的撰寫以及會場橫幅、會議宣傳等事項的落實。第四十三條會議通知1.會議通知應(yīng)提前發(fā)出，一般會議應(yīng)至少提前半個工作日通過電話或其他有效方式通知參會人員；大型會議則需至少提前____個工作日下發(fā)正式書面通知。2.會議通知內(nèi)容應(yīng)詳盡，包括但不限于會議時間、地點、參會人員名單、會議主題及要求等。第四十四條會議的準備1.確保會議通知的及時性與準確性，以便應(yīng)到人員能夠按時參會。2.精心落實并安排會場環(huán)境，包括會場布置、設(shè)施檢查及人員與服務(wù)用品的配備。3.做好參會人員的引導(dǎo)與組織工作，確保會議順利進行。4.對于重要接待會議，應(yīng)制定詳盡的會議及接待方案，涵蓋接機接站、車輛調(diào)度、餐飲住宿、橫幅席卡、攝影攝像、公共活動等各項安排。第二節(jié)會議室的管理與服務(wù)第四十五條公司____號、____號會議室由公司辦公室統(tǒng)一負責管理；其他會議室則遵循“誰使用誰管理”的原則，由相關(guān)部門自行負責日常管理工作。第四十六條會議室的日常管理包括但不限于會議室的安排使用、環(huán)境保潔、設(shè)施維護、會議服務(wù)等方面的工作。第四十七條會議室應(yīng)在會議召開前____分鐘完成所有準備工作；會議結(jié)束后____分鐘內(nèi)完成會場清潔工作；特殊情況下可根據(jù)實際情況進行靈活調(diào)