供應商檔案管理制度

供應商檔案管理制度1.前言1.1本制度是為了規(guī)范企業(yè)供應商檔案管理，確保供應商信息的準確性、完整性和機密性，促進供應鏈管理的高效運作。1.2本制度適用于全部涉及供應商合作的部門和人員，必需嚴格遵守。2.供應商檔案的建立與更新2.1供應商申請與資質(zhì)審核2.1.1供應商申請須提交供應商申請表，表中應包含供應商基本信息、經(jīng)營范圍、注冊資金、企業(yè)規(guī)模等必需內(nèi)容。2.1.2供應商申請表需經(jīng)過采購部門初審，對其基本信息進行核實，并要求供應商供應相關(guān)資質(zhì)證明。2.1.3審核通過的供應商，需向企業(yè)供應法人營業(yè)執(zhí)照副本、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等相關(guān)證照。2.2供應商檔案的建立與歸檔2.2.1首次合作的供應商，需在供應商管理系統(tǒng)中建立相應的檔案，包含供應商基本信息、注冊資料、經(jīng)營范圍、上次評估日期、評估結(jié)果等。2.2.2供應商檔案的歸檔應依照肯定的分類標準進行，采用電子檔案和實體檔案相結(jié)合的方式，確保檔案的安全性和便于訪問。2.2.3檔案管理人員應定期對供應商檔案進行檢查和更新，確保檔案的時效性和準確性。2.3供應商資信評估2.3.1對供應商資信進行評估，評估內(nèi)容包含供應商的財務(wù)情形、信用記錄、合作歷史、產(chǎn)品質(zhì)量等。2.3.2評估結(jié)果應記錄在供應商檔案中，并依據(jù)評估結(jié)果進行分類管理，對于評估結(jié)果不符合要求的供應商，采購部門應及時調(diào)整或停止合作。3.供應商信息保密管理3.1供應商信息的定義3.1.1供應商信息包含供應商的名稱、住址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品信息等相關(guān)內(nèi)容。3.1.2供應商信息屬于企業(yè)的商業(yè)秘密，不得泄露給未經(jīng)授權(quán)的人員或其他組織。3.2供應商信息的保密責任3.2.1供應商信息的知悉范圍僅限于與供應商合作相關(guān)的合作部門和人員。3.2.2各部門和人員應簽署保密協(xié)議，并接受相關(guān)的保密培訓。3.2.3臨時工、實習生等臨時人員也應遵守供應商信息保密制度。3.3供應商信息的存儲與傳輸3.3.1供應商信息的存儲應采用加密和權(quán)限管理的措施，確保信息的安全性和可控性。3.3.2供應商信息在傳輸過程中應采用安全通道，避開信息泄露的風險。3.3.3離崗人員應及時歸還或刪除相關(guān)供應商信息的存儲介質(zhì)，禁止私自帶出或復制相關(guān)信息。4.供應商績效管理4.1供應商績效評估指標體系4.1.1建立供應商績效評估指標體系，包含交貨按時率、產(chǎn)品質(zhì)量合格率、售后服務(wù)響應時間等。4.1.2指標體系應依據(jù)不同類型的供應商進行細化，并合理權(quán)衡各項指標的緊要性。4.2供應商績效評估的方法與周期4.2.1采用定量和定性相結(jié)合的方法對供應商績效進行評估，如實地考察、質(zhì)量抽樣檢測、用戶滿意度調(diào)查等。4.2.2供應商績效評估應定期進行，建議按季度或年度進行一次評估。4.3供應商績效評估結(jié)果的處理4.3.1對于績效評估結(jié)果不達標的供應商，采購部門應與其進行溝通，并提出改善方案。4.3.2對于績效評估結(jié)果優(yōu)秀的供應商，采購部門應適當予以嘉獎和稱贊，以激勵其連續(xù)改進。5.附則5.1本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)管理層全部，并有權(quán)對本制度進行修訂和增補。5.2本制度自頒布之日起生效，全部相關(guān)人員必需嚴格遵守。5.3違反本制度的，將依照企業(yè)相關(guān)規(guī)定進行處理，包含但不限于通報批判、警告、停止合作等懲罰措施。5.4其他未盡事宜，由企業(yè)管理層依據(jù)需要進行決議。6.附件6.1供應商申請表6.2供應商評