投資集團(tuán)有限公司機(jī)要室管理制度

投資集團(tuán)有限公司機(jī)要室管理制度第一章總則為保障投資集團(tuán)有限公司（以下稱(chēng)“公司”）機(jī)要室的安全管理，提高信息傳遞的效率，確保機(jī)要文件的保密性和完整性，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度，特制定本管理制度。機(jī)要室是公司信息管理的重要部門(mén)，承擔(dān)著機(jī)要文件的收發(fā)、保管、傳遞及相關(guān)管理工作。第二章適用范圍本制度適用于公司所有機(jī)要室工作人員及涉及機(jī)要文件管理的各部門(mén)。所有員工在工作中涉及機(jī)要文件的處理和管理時(shí)，均需遵守本制度。第三章管理規(guī)范第三節(jié)機(jī)要文件的分類(lèi)與管理1.機(jī)要文件分類(lèi)機(jī)要文件根據(jù)內(nèi)容及敏感程度分為：-絕密文件-秘密文件-機(jī)密文件2.文件保管-絕密和秘密文件應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的安全柜中，安全柜需具備防火、防盜等功能。-文件的保管責(zé)任由機(jī)要室管理人員承擔(dān)，每周進(jìn)行一次安全檢查。第四節(jié)文件的收發(fā)與傳遞1.文件收發(fā)-所有機(jī)要文件的收發(fā)需通過(guò)機(jī)要室進(jìn)行，任何部門(mén)不得私自收發(fā)。-收到機(jī)要文件后，機(jī)要室應(yīng)進(jìn)行登記，記錄文件類(lèi)型、發(fā)件單位、接收日期等信息。2.文件傳遞-文件傳遞應(yīng)采用密封方式，確保文件的完整性及保密性。-傳遞過(guò)程中，任何工作人員不得隨意打開(kāi)密封文件。第五節(jié)文件的查閱與借用1.查閱-機(jī)要文件的查閱需經(jīng)機(jī)要室主任批準(zhǔn)，并填寫(xiě)查閱登記表。-查閱人員應(yīng)在查閱后對(duì)文件進(jìn)行復(fù)位，確保文件的完整性。2.借用-機(jī)要文件原則上不外借，特殊情況需經(jīng)公司總裁批準(zhǔn)。-借用期間，借用人應(yīng)負(fù)責(zé)文件的安全和完整，歸還時(shí)需進(jìn)行登記。第四章操作流程第一步：文件的收發(fā)流程1.文件接收-收到文件后，機(jī)要室工作人員應(yīng)立即進(jìn)行登記，并檢查文件的完整性。-確認(rèn)無(wú)誤后，將文件分類(lèi)存檔。2.文件發(fā)送-各部門(mén)如需發(fā)送機(jī)要文件，需填寫(xiě)《機(jī)要文件發(fā)送申請(qǐng)表》，由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。-機(jī)要室工作人員審核后，按規(guī)定程序發(fā)送文件。第二步：文件的管理流程1.文件管理-機(jī)要室應(yīng)定期對(duì)機(jī)要文件進(jìn)行清理和整理，確保文件的易查找性。-每季度進(jìn)行一次文件安全檢查，確認(rèn)文件的完整性和保密性。第三步：文件的監(jiān)督與評(píng)估流程1.監(jiān)督機(jī)制-設(shè)立機(jī)要室內(nèi)外監(jiān)督機(jī)制，定期接受公司審計(jì)部的檢查。-設(shè)立舉報(bào)機(jī)制，任何員工可對(duì)機(jī)要室的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。2.評(píng)估機(jī)制-每年進(jìn)行一次機(jī)要室工作評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括文件安全、管理流程及員工執(zhí)行情況。-評(píng)估結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，向公司高層反饋。第五章監(jiān)督機(jī)制1.監(jiān)督責(zé)任-機(jī)要室主任負(fù)責(zé)對(duì)本制度的實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督，確保各項(xiàng)管理措施落到實(shí)處。-各部門(mén)應(yīng)配合機(jī)要室的監(jiān)督工作，及時(shí)反饋存在的問(wèn)題。2.反饋機(jī)制-建立定期反饋機(jī)制，每季度召開(kāi)一次有關(guān)機(jī)要文件管理的工作會(huì)議，討論存在的問(wèn)題，共同尋求解決方案。附則本制度由投資集團(tuán)有限公司機(jī)要室解釋?zhuān)园l(fā)布之日起實(shí)施。如需修訂，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。---結(jié)語(yǔ)通過(guò)本管理制度的實(shí)施，投資集團(tuán)有限公司將進(jìn)一步加強(qiáng)機(jī)要室的管理，保障機(jī)要文件的安全