2024年會議室規(guī)章制度模版（三篇）

第3頁共3頁2024年會議室規(guī)章制度模版一、制定目標(biāo):本規(guī)定旨在規(guī)范會議時(shí)間的安排，合理調(diào)度會議室資源，確保會議室的正常使用，同時(shí)便于前臺引導(dǎo)客戶至?xí)h室，減少客戶等待時(shí)間，以維護(hù)公司的專業(yè)形象。二、適用范圍:本制度適用于公司辦公大樓內(nèi)所有共享會議室的管理和使用。三、職責(zé):1.行政部前臺文員：全面負(fù)責(zé)會議室的日常管理工作，包括接收會議室使用申請及相關(guān)的協(xié)調(diào)工作，以及會后的整理、清潔檢查和維護(hù)。2.行政部寫字樓清潔工：負(fù)責(zé)會議室的日常5S工作。3.各部門：負(fù)責(zé)會議室的申請并遵守本規(guī)定，包括及時(shí)申請，會議中器材設(shè)備的準(zhǔn)備、保管與維護(hù)，以及會后的5S工作。四、操作流程:1.申請：各部門或個(gè)人使用會議室，需提前填寫《會議室使用申請表》并提交至前臺文員。申請時(shí)間需提前____小時(shí)，特殊情況或緊急會議可電話與前臺協(xié)商，每周固定的例會需在前臺登記備案。2.前臺文員收到申請后，應(yīng)在《會議室使用登記表》上及時(shí)登記，如有沖突，需與申請人協(xié)調(diào)。3.如會議室使用時(shí)間有變動，申請人需及時(shí)通知前臺文員。4.使用完畢，使用者需關(guān)閉所有設(shè)備，清理白板，歸置桌椅，并通知前臺文員。未完成清理工作達(dá)____次以上者，將由行政人事課進(jìn)行相應(yīng)處罰。5.前臺文員需定期檢查會議室的清潔度和設(shè)施完好性，并根據(jù)使用情況提出改進(jìn)建議。五、注意事項(xiàng):1.使用人員需尊重會議室設(shè)施和物品，人為損壞需照價(jià)賠償。2.遵循客戶優(yōu)先，先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門的使用原則。3.未經(jīng)許可，不得擅自操作投影儀等設(shè)備，如有故障，通知電腦部處理。4.前臺文員需定期檢查會議室用品，如白板筆、打印紙等，確保設(shè)施正常。5.會議室僅限于會議或接待客人，禁止進(jìn)行其他活動。接待客人需在會議室進(jìn)行，未經(jīng)許可，員工不得將客人帶入辦公區(qū)。6.會議室禁止吃零食或口香糖，不得隨地吐痰、亂扔垃圾，不得將未飲用完的飲品隨意傾倒，違規(guī)者將被追究責(zé)任。六、相關(guān)表單:1.附件一：[會議室使用申請表]2.附件二：[會議室使用登記表][會議室使用申請表][會議室使用登記表]2024年會議室規(guī)章制度模版（二）一、進(jìn)入會議室前，請確保著裝得體，保持專業(yè)形象。二、在會議室內(nèi)部，應(yīng)保持肅靜，避免嬉笑打鬧或使用不雅言辭。三、使用過程中，請尊重并保護(hù)公共設(shè)施，確保會議室的清潔，使用完畢后將所有設(shè)備歸位。四、未經(jīng)單位許可，任何人均不得擅自將會議室內(nèi)的設(shè)備、工具或辦公用品移作他用。五、會議室為無煙區(qū)域，參會者需維護(hù)公共衛(wèi)生。六、參會者應(yīng)準(zhǔn)時(shí)出席，不得無故遲到或提前離場。如有事務(wù)需提前向會議組織者請假，未經(jīng)許可不得請他人代為參會。七、會議進(jìn)行中，參會者不得未經(jīng)許可中途退出，不得進(jìn)行與會議無關(guān)的交談，不得閱讀非會議相關(guān)的讀物，不得處理個(gè)人事務(wù)。八、會議期間，參會者應(yīng)全神貫注，不得隨意走動，不得從事與會議無關(guān)的活動。請將手機(jī)調(diào)至靜音或震動模式。九、與會議議題無關(guān)的人員，未經(jīng)允許不得擅自進(jìn)入會議室。十、會議室主要用于召開會議、接待訪客、接待上級人員，以及舉辦各類集體活動。2024年會議室規(guī)章制度模版（三）在會議召開之前，管理人員應(yīng)確保完成電源檢查、提供飲用水以及在必要時(shí)準(zhǔn)備水果等準(zhǔn)備工作。(八)會議室的管理應(yīng)遵循嚴(yán)格的物品管理，要求在會議結(jié)束、人員離開時(shí)，立即關(guān)閉電源。(九)參會人員需尊重會議室內(nèi)的公共設(shè)施，任何損壞需照價(jià)賠償，不得挪作他用。第五條：會議室管理制度1、目標(biāo)為確保公司總部會議室的使用和管理規(guī)范化、合理化，為與會人員提供優(yōu)質(zhì)的會議環(huán)境和服務(wù)，預(yù)防設(shè)備損壞，以及體現(xiàn)公司的整體形象，特制定本規(guī)定。2、適用范圍本規(guī)定適用于公司總部的所有類型會議室。3、術(shù)語遵循的原則包括：統(tǒng)一歸口管理、分工負(fù)責(zé)、有效控制、資源共享、快速處理和責(zé)任追究原則。4、職責(zé)4.1公關(guān)傳播部的職責(zé)4.1.1公關(guān)傳播部負(fù)責(zé)制定和修訂《會議室管理操作規(guī)范》，并監(jiān)督制度的執(zhí)行，以確保其有效實(shí)施。4.1.2公關(guān)傳播部負(fù)責(zé)會議室的統(tǒng)一分配，根據(jù)會議性質(zhì)、重要性等因素，將會議室分配給各部門。4.1.3公關(guān)傳播部負(fù)責(zé)日常檢查會議室設(shè)施和流動用品的使用情況，每日進(jìn)行定時(shí)點(diǎn)檢，包括環(huán)境衛(wèi)生和設(shè)施狀態(tài)，并填寫《會議室點(diǎn)檢表》。4.2綜合管理部的職責(zé)4.2.1綜合管理部負(fù)責(zé)會議室管理系統(tǒng)的制作和維護(hù)，指定專人管理并調(diào)試各類電子設(shè)備和設(shè)施。4.2.2綜合管理部負(fù)責(zé)處理公司對會議室設(shè)備的需求，提出規(guī)劃并確保設(shè)備采購到位。4.3各部門的職責(zé)4.3.1各部門需按照預(yù)定流程申請會議室，不得隨意更改已申請的會議。4.3.2各部門的重要接待會議，由公關(guān)傳播部根據(jù)實(shí)際需求安排會務(wù)，日常會議則需自行安排服務(wù)人員。4.3.3各部門在使用會議室時(shí)，有責(zé)任維護(hù)用品和衛(wèi)生，使用完畢后應(yīng)立即歸還鑰匙。5、具體內(nèi)容5.1會議室使用申請流程及規(guī)定5.1.1避免會議沖突，各部門需提前申請會議室，并做好登記，遵循先到先用的原則。如有特殊情況，需雙方協(xié)商解決。5.1.2如有公司級副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)使用會議室，相關(guān)部門需進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整或推遲。5.1.3臨時(shí)召開會議需提前向會議室負(fù)責(zé)人申請，并登記使用情況。5.1.4如取消會議室使用，需提前半天通知管理員。5.1.5申請時(shí)需明確使用時(shí)間、參會人員等信息，如有需要其他部門協(xié)助的事項(xiàng)，需提前聯(lián)系相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)。5.2會議室使用及維護(hù)5.2.1使用人需在會議期間確保設(shè)備完好，提醒參會人員愛護(hù)設(shè)施。5.2.2發(fā)現(xiàn)人為損壞設(shè)施或資源浪費(fèi)，公關(guān)傳播部將對責(zé)任人進(jìn)行賠償，嚴(yán)重者將按公司規(guī)定進(jìn)行處罰。5.2.3會議組織者需保持會議室的環(huán)境衛(wèi)生，會議結(jié)束后負(fù)責(zé)清理廢棄物，恢復(fù)原狀。未做好整理者，三次以上將進(jìn)行通報(bào)批評。5.2.4會議結(jié)束后，組織者需通知管理員清點(diǎn)固定資產(chǎn)，確認(rèn)設(shè)備完好后方可離開。5.2.5如在會前發(fā)現(xiàn)物品損壞或丟失，需立即與公關(guān)傳播部聯(lián)系，否則將承擔(dān)全部責(zé)任。5.2.6會議期間發(fā)生任何事故或意外，由使用部門承擔(dān)責(zé)任。6、考核措施6.1若各職能部門未按規(guī)定私自使用會議室，將對各事業(yè)部綜合管理部負(fù)責(zé)人處以負(fù)激勵(lì)____元/次(緊急性會議需電話通知后方可使用)。6.2設(shè)備破損、物品擺放不整齊、垃圾未清理或鑰匙未及時(shí)歸還，將對會議組織部門負(fù)責(zé)人處以負(fù)激勵(lì)____元/次。