13文件和文檔管理制度

SMK-DG安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)文件文件編號(hào)AQ-ZD-013-B文件頁(yè)碼6/6文件名稱：文件和檔案管理制度作成：文永杰審核人：批準(zhǔn)人：分發(fā)部門：總務(wù)部、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部、生產(chǎn)部、金型治工具部、成型部、品質(zhì)部、技術(shù)部、沖壓表面處理部、制造部更改記錄版本更新日期備件人更改簡(jiǎn)述1.02013.6.1趙甘霖新發(fā)行1.12015.5.6文永杰根據(jù)新《安全生產(chǎn)法》進(jìn)行大范圍修訂1.22017-9-21文永杰安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化項(xiàng)目更新目的范圍職責(zé)程序內(nèi)容相關(guān)文件相關(guān)記錄目的為規(guī)范安全管理體系文件的管理，安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系運(yùn)行中使用的各類文件實(shí)施有效控制，以確保各過(guò)程、環(huán)節(jié)、場(chǎng)所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性，與體系運(yùn)行相關(guān)的部門均使用有效的現(xiàn)行版本文件，防止誤用作廢文件。對(duì)安全記錄檔案進(jìn)行有效控制，以證實(shí)符合規(guī)定要求，為安全管理體系有效運(yùn)行提供客觀證據(jù)，在必要時(shí)實(shí)現(xiàn)可追溯性。范圍本程序包含了文件的編寫、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等子過(guò)程。規(guī)定了各過(guò)程負(fù)責(zé)人的職責(zé)，適用于各過(guò)程管理體系文件的控制。本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過(guò)程。適用于公司各部門的安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系運(yùn)行中形成的所有記錄的控制。職責(zé)安全生產(chǎn)主要負(fù)責(zé)人組織安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行文件的編制，安全生產(chǎn)辦公室協(xié)助安全生產(chǎn)辦公室負(fù)責(zé)符合性評(píng)審、相關(guān)培訓(xùn)。安全生產(chǎn)主要負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)提供相關(guān)資源支持。安全生產(chǎn)辦公室負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)計(jì)劃和制定實(shí)施。程序內(nèi)容確定文件種類為便于文件管理，根據(jù)不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來(lái)文件、綜合管理體系文件。外來(lái)文件：外來(lái)文件系指國(guó)家、地方政府部門發(fā)布的法律、法規(guī)、條例和標(biāo)準(zhǔn)（見法律法規(guī)的識(shí)別與評(píng)價(jià)程序）；上級(jí)部門下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和辦法；相關(guān)方的期望和要求。綜合管理體系文件a.方針、目標(biāo)和指標(biāo)；b.實(shí)現(xiàn)方針、目標(biāo)和指標(biāo)的策劃；c.控制各業(yè)務(wù)過(guò)程的程序、規(guī)定、指導(dǎo)書、表格。資料和記錄相關(guān)的資料包括但不限于：a.各類分析/評(píng)價(jià)/統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)（如OSHA統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)）；b.特種設(shè)備（如壓力容器等）及其附件的安全技術(shù)監(jiān)察（檢測(cè)）資料；c.建設(shè)（工程）項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、HSE預(yù)評(píng)價(jià)報(bào)告、設(shè)計(jì)方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)審查結(jié)論和批復(fù)意見；d.各類檢查、教育培訓(xùn)、演習(xí)及其他活動(dòng)記錄；e.專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)、環(huán)境因素識(shí)別及環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告；f.化學(xué)危險(xiǎn)品安全標(biāo)簽、安全技術(shù)說(shuō)明書、儲(chǔ)存、使用防護(hù)指南；g.?；窇?yīng)建立一欄三卡（職業(yè)危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡）h.設(shè)施的設(shè)計(jì)、運(yùn)行技術(shù)資料；i.供應(yīng)商和承包商檔案；j.作業(yè)許可證等；k.其他資料。提出文件的編制和修改需求公司所有人員都有提出編制和修改文件的權(quán)利，但是必須向過(guò)程負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)。過(guò)程負(fù)責(zé)人確定所管理的過(guò)程的文件需求。指定編寫人如需要編制或修改，對(duì)所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人編寫。管理手冊(cè)由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)編制；部門各過(guò)程管理類文件（管理過(guò)程的程序、規(guī)定、表格）由過(guò)程負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織編制；進(jìn)行編寫按照體系文件編寫的格式要求進(jìn)行文件編寫。文件格式基本內(nèi)容：a.目的：明確編制本文件要達(dá)到的目的b.范圍：本文件使用的范圍，包括活動(dòng)范圍、職能范圍和管理范圍c.定義：需要對(duì)使用人解釋的術(shù)語(yǔ)或詞匯d.職責(zé)：本文件中的主要職責(zé)劃分，包括本文件的責(zé)任部門e.程序/規(guī)定內(nèi)容：針對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)提出具體的要求、職責(zé)、時(shí)限f.相關(guān)文件：編制本文件所依據(jù)的文件或引用的文件g.相關(guān)記錄：本文件涉及到的文件、表格和記錄h.修改記錄：本文件每次修改的主要概要的記錄i.文件概要/流程：規(guī)定類文件的概要及程序文件的流程圖本公司根據(jù)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化文件的管理，需要將安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化文件進(jìn)行編號(hào)，文件的編號(hào)含義如下：□□—□□—□□—□版本號(hào)文件順序號(hào)文件分類編代號(hào)文件類別（AQ）安全生產(chǎn)管理制度編號(hào)為：AQ-ZD-序號(hào)-版本號(hào)安全生產(chǎn)操作規(guī)程編號(hào)為：AQ-GC-序號(hào)-版本號(hào)安全生產(chǎn)相關(guān)表單編號(hào)為：AQ-BD-序號(hào)-版本號(hào)其中：序號(hào)為阿拉伯?dāng)?shù)字，如：01，02，03………等；版本號(hào)為26個(gè)大寫字母，如A，B，C………等。所有文件（包括表格）必須有版本標(biāo)識(shí)，如有文件更新，版本隨之更新。評(píng)審和審批文件評(píng)審。文件由編制人在文件原件編制人欄中簽字，交部門主管審核同意，再送交安全生產(chǎn)主要責(zé)任人批準(zhǔn)。文件批準(zhǔn)人應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行仔細(xì)審核后，如果同意在批準(zhǔn)欄簽字；如果不同意將文件返回文件編寫人（或部門），待修改完畢后再批準(zhǔn)。發(fā)放控制安全生產(chǎn)辦公室發(fā)布綜合管理體系文件,建立外發(fā)文件清單，該清單內(nèi)容包括：文件名稱、編號(hào)、版本、發(fā)放日期、數(shù)量、發(fā)至、接收人等。該文件清單在修改、增加/刪減文件過(guò)程中應(yīng)保持最新狀態(tài)。安全生產(chǎn)辦公室需建立《文件控制清單》，在發(fā)布/修改文件的同時(shí)，文件與文件清單保持一致。使用控制安全生產(chǎn)辦公室組織負(fù)責(zé)更新安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系有關(guān)文件，保證體系文件始終保持最新有效狀態(tài)；每季度備份一次電子版文件。管理體系相關(guān)的文件必須妥善保存；各部門負(fù)責(zé)保管本部門相關(guān)文件；不得在文件上亂涂畫改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識(shí)別和檢索。文件更新文件更改時(shí)，由更改人員持原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)的文件（原件一份、電子一份）、填寫《文件更改通知單》，到安全生產(chǎn)辦公室登記備案后。同時(shí)更新《文件控制清單》，安全生產(chǎn)辦公室保存批準(zhǔn)的文件原件。同時(shí)各部門下發(fā)的綜合管理體系受控書面文件應(yīng)立即回收并更新，填寫《文件與回收記錄》，防止作廢文件非預(yù)期使用。當(dāng)文件在實(shí)施過(guò)程中因組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程、法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等發(fā)生變化時(shí)，原文件編寫單位負(fù)責(zé)組織對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審。如果需要進(jìn)行修改，由原文件編寫單位負(fù)責(zé)提出文件更改申請(qǐng)后組織對(duì)文件進(jìn)行編寫并按原文件的審批程序進(jìn)行審批。安全記錄管理建立記錄清單安全生產(chǎn)辦公室制訂安全記錄臺(tái)帳，使用統(tǒng)一表格。內(nèi)容包括：記錄名稱、保管人、收集方法、保存年限、索引、介質(zhì)、處置、類別等。安全記錄的使用按規(guī)定的項(xiàng)目填寫，所有記錄應(yīng)及時(shí)、真實(shí)，字跡整潔、清楚，不得隨意涂改，不能使用鉛筆填寫。收集定期對(duì)安全記錄進(jìn)行收集并整理記錄，放到指定的地點(diǎn)保存或交檔案室存檔。儲(chǔ)存、保護(hù)記錄可以是紙質(zhì)或電子媒體，對(duì)于電子媒體形式的記錄，必須保證所保存的記錄不被非記錄人員或計(jì)算機(jī)病毒干擾，應(yīng)留有備份。記錄保存要做到防潮