行政專員崗位說明書

第第頁行政專員崗位說明書行政專員崗位說明書一、基本資料1、職務名稱：行政專員2、直接上級：人事行政經(jīng)理3、直接下級：前臺、司機4、所轄部門：人事行政部5、工資等級：詳見薪資等級表（機密）6、工資水平：詳見薪資制度（機密）7、職務等級：專員級8、轄員人數(shù)：05名左右9、定員人數(shù)：1人二、工作內(nèi)容幫忙行政經(jīng)理完成日常管理事務，監(jiān)督執(zhí)行相關(guān)公司管理制度；1、工作職能概要2、職務說明（逐項說明工作任務、職責、權(quán)限）編號工作內(nèi)容及職責權(quán)限幫忙部門經(jīng)理訂立行政工作發(fā)展規(guī)劃、計劃與預算方案；1、公司行政管理各項制度執(zhí)行權(quán)；2、改善公司管理建議權(quán)；3、公司全部職員違反公司行政管理制度懲罰權(quán)；4、公司緊要資質(zhì)證件保管權(quán)，公務車輛調(diào)度權(quán)；5、上級領(lǐng)導授予的其他權(quán)力執(zhí)行公司的各項行政管理制度并執(zhí)行與監(jiān)督，使公司的管理工作規(guī)范化；負責車輛調(diào)度、保養(yǎng)的管理，使車輛能夠安全、高效地利用；幫忙財務部完成每月對辦公用品及固定資產(chǎn)的例行盤點；負責辦公用品和固定資產(chǎn)管理，辦公的采購、發(fā)放管理，各部門所需的基本辦公設施、計算機的采購、發(fā)放、維護、保養(yǎng)；負責辦公區(qū)域日常行為、前臺，依據(jù)管理制度進行相應的獎罰；制作每月的考勤報表并提交財務；負責公司的印鑒、文印的管理和信件的收發(fā)以及報刊訂閱、分發(fā)工作；辦公室、宿舍、食堂的管理；8負責辦公區(qū)域的日常維護。綠化植物、辦公環(huán)境的保潔管理，使公司有一個良好的工作環(huán)；9負責公司通訊設備、物業(yè)及社保等各項費用的繳納管理工作；10幫忙策劃、組織實施全公司員工大會、開展年度總結(jié)評比和稱贊活動；各種員工福利活動，文體活動和公司慶典活動；幫忙對外聯(lián)誼活動；11公司證照年審、歸類建檔及收集各部門文件資料建立公司檔案管理；12每月30日定時提交月度工作總結(jié)與下月工作計劃直屬上級；完成上級臨時交辦的各項工作任務。3、工作關(guān)系：所受監(jiān)督受人事行政經(jīng)理監(jiān)督職位關(guān)系可直接升遷的職位人事行政主管可相互轉(zhuǎn)換的職位人事專員、市場督導、拓展專員三、任職資格：所需學歷及專業(yè)最低學歷專業(yè)其他說明大專以上學歷企業(yè)管理、行政管理其他專業(yè)同等學歷所需技能培訓（方可上崗）培訓時間擬訂需要培訓科目一年以上行政管理、企業(yè)管理、管理技能開發(fā)、公共關(guān)系、管理學、財務知識所需經(jīng)驗2年以上相關(guān)行業(yè)企業(yè)行政管理工作經(jīng)驗。技能技巧1、熟識國家相關(guān)法律法規(guī)；2、通曉行政管理知識，熟識應用辦公軟件和網(wǎng)絡?；舅仞B(yǎng)1、具有推斷分析本領(lǐng)、協(xié)調(diào)本領(lǐng)、實施本領(lǐng)；2、具有很有創(chuàng)新精神，良好的團隊合作意識；3、具備較強的獨立處理事務的本領(lǐng)。個性特征1、待人公平、公正、誠實；2、做事客觀、慎重、嚴謹負責、踏實、敬業(yè)；體能要求：身體健康、無傳染病史，能經(jīng)受快節(jié)奏、滿負荷的工作，每天工作8小時以上四、工作場合：工作時間工作環(huán)境和條件工作均衡性正常工作時間：早8：30晚5：30開放式辦公室；辦公桌、電話機、計算機、文件柜、文件框、計算器滿負荷五、考核標準：實在考核標準參考績效考核方案。篇2:行政專員緊要工作職責行政專員的緊要工作職責：一、行政管理工作1.制度建立與完善：依據(jù)公司發(fā)展的實際情況，訂立出合乎企業(yè)近況的規(guī)章制度，知會各部門及人員，收集合理化建議，并在企業(yè)發(fā)展中及時調(diào)整和完善，使制度更加規(guī)范和合理，提高制度的可執(zhí)行性和有效性，切實可行地提高員工工作自動性和規(guī)范性。2.部門溝通與人員協(xié)調(diào)：了解近期的工作重點、業(yè)務要點及管理方面的思想。準確理解公司領(lǐng)導意圖、做好上情下達的工作。以自動虛心的態(tài)度與其他部門人員充分溝通，盡可能及時了解各項業(yè)務的進展情況，并將信息及時整理反饋給公司領(lǐng)導，有效地幫忙上級推動工作。在日常的工作中，注意與其它部門和同事的協(xié)作，協(xié)調(diào)與各部門之間的關(guān)系，建立服務意識。3.績效考核：全面了解，評估員工工作績效，發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才，提高公司工作效率，考核范圍為公司全體員工?？己嗽瓌t是通過考核全面評價員工的各項工作表現(xiàn)，使員工了解自身的工作表現(xiàn)與取得酬勞、待遇的關(guān)系，獲得努力向上、改善工作的動力。使員工有機會參加公司管理程序，發(fā)表自身的看法?？己四康摹⒖己藢ο?、考核時間、考核指標體系、考核形式應相匹配。以崗位職責為緊要依據(jù)，堅持上下結(jié)合，左右結(jié)合，定性與定量考核相結(jié)合?？己丝刹扇∩霞壴u議、同級同事評議、自我鑒定、下級評議、外部客戶評議等。二、日常行政事務處理1.接聽電話接待來訪：接聽電話要使用文明用語，語言應親切簡練、禮貌和氣，公話嚴禁私用，一律不得撥打信息臺；對來訪者要使用文明用語，熱誠接待，要認真傾聽來訪者的敘述。如未能及時有效地解決，應做好相應的記錄并跟進落實。2.文件制發(fā)及檔案管理：文件制發(fā)后應將文件內(nèi)容轉(zhuǎn)實現(xiàn)應周知的相關(guān)部門和人員，并督導落實。文件制發(fā)后，應先分類整理再按要求進行歸檔，公司內(nèi)部綜合類檔案原則上以半年為周期進行建檔。公司檔案管理的基本原則是：統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理；維護檔案的完整與安全；便于公司和社會對檔案的有效利用。3.例會組織與紀要：按要求布置好人員的座次及發(fā)言次序，發(fā)言要短小精悍，有效地利用時間，討論實質(zhì)性的問題。與會人員均應將移動電話設置為會議狀態(tài)。4.車輛使用及管理：提高汽車使用率，合理使用，降低能耗。公務用車，公司領(lǐng)導人員在市內(nèi)參加各種業(yè)務活動，派車接送；到外地出差，送到火車站或機場。公司其他員工遇有緊急、緊要公務或因路遠等必需用車的情況時可酌情批準派車。公司組織集體活動，酌情布置用車。5.日常制度監(jiān)管：在現(xiàn)有的管理模式中，加大行政督導的執(zhí)行力度，有效地實施行政制度及監(jiān)管，及時調(diào)整管理方式、方法，建立和諧的工作氛圍與高效運作的工作效率。三、外部溝通1.政府職能部門溝通：作為公司與政府部門溝通的窗口，我們應以熱忱態(tài)度與政府部門建立起真誠信任的關(guān)系，端正自身的位置，快捷處理。2.合作伙伴溝通：要注意多方了解與業(yè)務相關(guān)的事務，以做到準確理解對方的意圖、幫忙進行有效的溝通與轉(zhuǎn)達，但在處理事務時注意以公司利益為重。3.重視禮尚往來：節(jié)日禮品、賀卡等，在緊要的節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)或緊要合作伙伴[客戶]的公司紀念日等），應在征求總經(jīng)理看法之后，以禮品或賀信及時致意，維護與合作伙伴的友好關(guān)系。在業(yè)務合作中，適時提示經(jīng)理并依據(jù)經(jīng)理要求為其布置與合作伙伴的定期溝通活動或輕松的就餐，與合作伙伴建立常常性的溝通。以促進相互的了解與進一步的合作。行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁多而雜。企業(yè)行政人員每天都面對著大量的、瑣碎的、不起眼的事務，但是行政工作在企業(yè)中的作用是不行小視的，所以也要求從事這個崗位工作的人員要具備確定的職業(yè)素養(yǎng)。從事行政專員所具備的素養(yǎng)：1.工作態(tài)度：必需對企業(yè)的背景、企業(yè)所在行業(yè)及市場的定位、企業(yè)行政管理系統(tǒng)及企業(yè)文化有所了解。2.工作技能：有電腦、外語、文筆、溝通技能、時間管理、壓力管理、情緒管理等方面的本領(lǐng)。3.業(yè)績方面：領(lǐng)悟上級主管的意圖，工作高效率，有服務意識，工作環(huán)節(jié)“零缺陷”。建議：行政專員是每個公司所必需具備的崗位，以上所介紹的只是通常的工作內(nèi)容，當然實在事務要依據(jù)各個公司的實在情況而定，但不會差的很多。在這里我們愛實習網(wǎng)也給廣闊的高校生伙伴們供應一些工作心得：1.跟上公司的主旋律，注意公司的發(fā)展趨勢；2.尋求晉升空間，行政工作不是你最終想要的，積累了確定的經(jīng)驗，可以設法讓自身能夠勝任更緊要的職位，讓老板賞識你；3.及時充電，你愛好什么想學什么，那就趕忙行動，買些書或者去圖書館看些書，這對自身是有百益而無一害；4.學歷并不代表本領(lǐng)，要適本地改造自身。一開始的形象有好有壞，你可以多問下別人的看法，試著變化自身；5.有責任心，了解公司的企業(yè)文化，有創(chuàng)新意識。責任心固然緊要，但工作的效率也很緊要，所以時刻準備挑戰(zhàn)工作顯現(xiàn)的難題，想問題要全面；6.訂立工作和學習計劃，規(guī)劃自身的人生；7.了解各部門的特點和習慣，針對性地做好料子的準備和溝通工作，可以加速公司決策的進度。行政專員對員工要盡量關(guān)懷和幫忙，同樣老板其實也是普通人，人總會有不適，人總會有脾氣，我們應當予以諒解。一、請寫出企業(yè)常用的公文文種？（5分）二、就你的理解行政工作應包含哪些內(nèi)容？如何才略做好這項工作？（15分）三、公司將于下個月十五日召開半年總結(jié)會，由你來承辦，請制作一份行事歷（即需要做什么，由誰來做，何時完成）。公司組織機構(gòu)如下：市場營銷部、產(chǎn)品研發(fā)部、行政人事部、財務部。（15分）四、請擬一份關(guān)于國慶節(jié)放假的通知。（5分）五、你認為IT行業(yè)的行政工作與其他行業(yè)有何區(qū)別？（5分）六、公司老總在例會說：“上個月公司的電費開支很大，有一些揮霍，大家要注意一下?！蹦銓Υ朔N情形如何辦理？（10分）七、公司擬辦一份公司的內(nèi)刊，以調(diào)動大家工作熱誠，你將如何辦理？（10分）八、從行政方面掌控公司日常的本錢，你覺得從哪幾個方面入手？（10分）九、就一般的企業(yè)而言，如何進行檔案的分類？（10分）十、公司的上級主管于明天到公司考察參觀，你覺得需要做哪些方面的準備工作。（15分）行政部經(jīng)理助理崗位職責職位名稱：行政助理所屬部門：行政部直屬上級：行政經(jīng)理行政助理緊要是幫忙行政經(jīng)理開展工作。行政助理的工作內(nèi)容以公司運營保障為主，工作內(nèi)容較多元化，但較基礎。1、幫忙行政部經(jīng)理完成公司行政事務工作及部門內(nèi)部日常事務工作2、幫忙審核、修訂公司各項管理規(guī)章制度，進行日常行政工作的組織與管理3、各項規(guī)章制度監(jiān)督與執(zhí)行4、參加公司績效管理、考勤等工作5、獎懲治法的執(zhí)行6、幫忙行政部經(jīng)理進行內(nèi)務、安全管理，為其他部門供應及時有效的行政服務7、會務布置：做好會前準備、會議記錄和會后內(nèi)容整理工作8、負責公司快件及傳真的收發(fā)及傳遞9、參加公司行政、采購事務管理10、負責公司各部門辦公用品的領(lǐng)用和分發(fā)工作11、做好料子收集、檔案管理、文書起草、公文訂立、文件收發(fā)等工作12、對外相關(guān)部門聯(lián)絡接待，對內(nèi)接待來訪、接聽來電、解答咨詢及傳遞信息工作13、幫忙辦理面試接待、會議、培訓、公司集體活動組織與布置，節(jié)假日慰問等14、幫忙行政部經(jīng)理做好公司各部門之間的協(xié)調(diào)工作行政助理個人簡歷發(fā)布時間：20**0302行政助理個人簡歷本人概況姓名：***性別：女民族：漢政治面目：團員學歷（學位）：本科專業(yè)：工商管理聯(lián)系電話：12345678移動電話：聯(lián)系住址：北京市朝陽區(qū)**大街108號郵編：EmailAddress：[emailprotected]呼機：579608881234教育背景畢業(yè)院校：北京聯(lián)合高校1992.91996.7工商管理專業(yè)本科另：其他培訓情況優(yōu)秀的英語聽聞讀寫本領(lǐng)，并有確定法語基礎嫻熟操作windows平臺上的各類應用軟件（如Word97、E*cel97、PowerpointAccess等）工作經(jīng)過1999.9至今法國**公司動物營養(yǎng)部市場助理擬訂市場調(diào)查方案，供應市場猜測，完成調(diào)查報告/擬訂廣告計劃，編輯廣告文字與圖片并實施/組織展覽、促銷會議/與政府部門溝通和聯(lián)絡，疏通關(guān)節(jié)/其他行政事務1997.101999.7瑞士大昌洋行行政助理匯總銷售數(shù)據(jù)，完成銷售報表/協(xié)調(diào)公司與北方各區(qū)分銷商關(guān)系/與政府主管部門疏通關(guān)節(jié)，解決問題/庫房管理1996.71997.9華威食品公司行政助理協(xié)調(diào)進口食品的銷售及其服務部門的協(xié)同運作/與政府部門溝通聯(lián)絡，疏通關(guān)節(jié)/負責進口食品的報關(guān)和檢疫工作/開展新產(chǎn)品的市場調(diào)查/其他行政事務個人簡介我先后在國內(nèi)外企業(yè)從事多年行政助理工作，積累了豐富的工作經(jīng)驗，對于行政工作有深刻的理解。我本人工作踏實，認真，具備市場分析本領(lǐng)及銷售經(jīng)驗，而且極富工作和團隊精神，我性格開朗，樂于與人溝通，因此結(jié)交了很多伙伴，具有良好的適應性和嫻熟的溝通技巧，能夠幫忙主管人員出色地完成各項工作。本人性格開朗、虛心、自律、自信（依據(jù)本人情況）。另：最緊要的是本領(lǐng)，信任貴公司會覺得我是此職位的合適人選！期盼與您的面談！個人簡歷怎么寫？這是一間很苦惱的事，由于個人簡歷是求職的第一步，個人求職簡歷寫得好與與否，會直接影響到你。因此我特例出下文—行政助理個人簡歷模塊，僅供參考！姓名：***性別：女民族：漢政治面目：團員學歷（學位）：本科專業(yè)：工商管理聯(lián)系電話：移動電話：聯(lián)系住址：北京市東城區(qū)**大街10號郵編：100007EmailAddress：呼機：教育背景畢業(yè)院校：北京＊＊高校1992.91996.7工商管理專業(yè)本科另：其他培訓情況優(yōu)秀的英語聽聞讀寫本領(lǐng)，并有確定法語基礎嫻熟操作windows平臺上的各類應用軟件（如Word97、E*cel97、PowerpointAccess等）工作經(jīng)過1999.9至今法國**公司動物營養(yǎng)部市場助理擬訂市場調(diào)查方案，供應市場猜測，完成調(diào)查報告/擬訂廣告計劃，編輯廣告文字與圖片并實施/組織展覽、促銷會議/與政府部門溝通和聯(lián)絡，疏通關(guān)節(jié)/其他行政事務1997.101999.7瑞士＊＊洋行行政助理匯總銷售數(shù)據(jù)，完成銷售報表/協(xié)調(diào)公司與北方各區(qū)分銷商關(guān)系/與政府主管部門疏通關(guān)節(jié)，解決問題/庫房管理1996.71997.9＊＊食品公司行政助理協(xié)調(diào)進口食品的銷售及其服